Причин для отмены командировки может быть достаточно много. Вот лишь самые популярные из них:

• отпала необходимость в поездке – например, переговоры с партнером зашли в тупик и вылетать на подписание договора больше не требуется;
• сроки командировки изменились – одна из самых частых причин отмены командировки это ее фактический перенос на другие даты;
• болезнь или отпуск сотрудника – если работник заболел или ему потребовалось уйти в отпуск, взять отгул, то командировку также придется отменить;
• форс-мажор – нередко поездки отменяются из-за того, что в месте назначения происходят природные катаклизмы, вроде ураганов.

Ниже мы подробнее рассмотрим процесс отмены командировки в различных ситуациях.

Причины отмены командировки

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить. Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать. Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.

В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.

Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью

В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.

Отмена командировки в связи с болезнью работника

Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.

И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.

Отмена поездки в связи с форс-мажором

Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.

Документы для оформления отмены командировки

Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.

Приказ об отмене командировки

В настоящее время оформление приказа об отмене командировки – не обязательно. Составлять документ можно в произвольной форме, потому что унифицированного шаблона для него нет. Конечно, в компании может быть разработан собственный шаблон приказа об отмене командировки обязательный к использования в рамка именно этой организации.

Обычно оформляют один экземпляр приказа об отмене командировки, но их может быть и больше. Подписывать приказ должен директор компании, а также те сотрудники, на которых распространяется действие документа. Печать на документ не обязательна, если это не требуют локальные нормативные акты фирмы.

В приказ должна попасть следующая информация:

• название компании;
• номер, дата и место составления документа;
• описание причин отмены поездки;
• должности и ФИО сотрудников, затронутых действием приказа;
• ссылка на номер приказа о командировке, действие которого нужно отменить;
• также в тексте указывается сотрудник, ответственный за исполнение приказа.

Приказ об отмене командировки образец

Служебная записка об отмене командировки

Этот документ является основанием для составления приказа об отмене командировки. Для него также не существует унифицированного бланка, так что готовить его можно в произвольном формате.

Составить записку может как сам сотрудник, который должен был поехать в командировку, так и его руководитель.

Служебная записка об отмене командировки образец

Как видно, по текущим нормам в отмене командировки нет ничего сложного – для этого достаточно подготовить служебную записку и приказ. Главное предусмотреть возможные причины отмены или переноса деловой поездки в локальных нормативных документах.

Сотрудникам организаций нередко приходится выезжать в различные служебные поездки. Но иногда запланированные командировки по разным причинам отменяются. Для того, чтобы грамотно провести отмену рабочей поездки, необходимо создать специальный приказ.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об отмене командировки .docСкачать образец приказа об отмене командировки .doc

По каким причинам может быть отменена командировка

Поводов, по которым заранее назначенная командировка впоследствии отменяется, может найтись довольно много. Наиболее распространенные:

• отсутствие актуальности поездки;
• перенос ее сроков;
• уход работника на больничный, незапланированный отпуск или отгулы (например, по семейным обстоятельствам);
• непредвиденные или чрезвычайные ситуации и т.п.

Зачем нужен приказ

Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.

Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.

Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.

Надо ли указывать в документе причину отказа от командировки

Поскольку ключевым условием создания приказа является внесение в него обоснования и основания, указание в нем реальной причины отказа от командировки (она рассматривается как обоснование) становится обязательным.

Также в приказ следует внести и основание, т.е. ссылку на пункт закона или внутреннюю бумагу предприятия (служебную записку, акт и т.п.), имеющую прямое отношение к данному распоряжению.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме. Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Оформление документа

Оформление документа также может быть свободным. Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом.

Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре, но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Кто должен подписать приказ об отмене командировки

Любой приказ всегда исходит от главного лица предприятия – директора (или сотрудника, временно исполняющего его обязанности), соответственно, под документом в первую очередь должна стоять именно его подпись.

Также в распоряжении должны расписаться все работники, которые в нем указаны (т.е. те, кого распоряжение касается напрямую и те, кто ответственны за исполнение приказа).

Удостоверять готовый приказ печатью надо только тогда, когда это является условием, высказанным руководством организации.

Регистрация распоряжения

Информацию о выпущенном приказе надо внести в специальный журнал учета – он имеется в каждой организации и лежит обычно у секретаря. В журнал вполне достаточно вписать название и номер распоряжения, дату его выпуска. В случае необходимости, сведения, взятые из журнала, позволят не только подтвердить факт создания документа, но и без труда найти нужный приказ.

Хранение приказа

К распорядительной документации предъявляются определенные требования по хранению. В частности, после создания приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных лиц, документ следует подшить в папку с другими такими же актами. В ней он должен находиться в течение срока, прописанного в локальных бумагах фирмы или же период, установленный российским законодательством.

После того, как актуальность данного документа закончится, его можно передать в архив или же уничтожить (также с соблюдением указанной в законе процедуры).

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк. Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

• название организации (полное или сокращенное – неважно);
• наименование самого документа;
• его номер, дату и место его формирования.

Далее переходите к основной части. Тут напишите:

• обоснование и основание для создания распоряжения
• должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки
• указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
• ответственного за исполнение данного приказа сотрудника

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 329 «Полномочия суда кассационной инстанции» КАС РФ
(О.М. Кабанов)На основании ст. 328, ст. 329 КАС РФ по кассационной жалобе представителя ответчика — федерального казенного учреждения «Управление финансового обеспечения Министерства обороны Российской Федерации по субъекту Российской Федерации» военнослужащему отказано в выплате суточных в иностранной валюте за период его нахождения за границей, судебные акты предыдущих инстанций отменены в части признания незаконным бездействия начальника ФКУ, связанного с невыплатой суточных в иностранной валюте, и возложения на должностное лицо обязанности произвести ему эту выплату, так как оформление приказов командования о направлении военнослужащего в командировку и выдача ему командировочного удостоверения в данном конкретном случае не могут повлечь возникновение у него права на получение суточных в иностранной валюте за период нахождения на территории иностранного государства и изменить существо реально имевших место правоотношений по выполнению истцом специальных задач вне пункта постоянной дислокации воинской части в составе маневренной группы.

Многие предприятия и организации направляют своих сотрудников в служебные поездки. Зачастую обстоятельства меняются, и приходится изменять сроки командировки, перенося отъезд на другую дату.

При этом составляется приказ руководителя, порядок составления и прочие нюансы которого мы рассмотрим сегодня.

Что говорит закон?

Действующим законодательством определяется порядок направления работников в служебные поездки.

В то же время, не существует документа, который регламентировал бы порядок оформления переноса служебной поездки. На практике сложился определенный порядок действий, который применяют руководители организаций в таких ситуациях.

Таким образом, форму приказа и процедуру его заполнения необходимо закрепить в локальных нормативно-правовых актах предприятия.

Запрещается вносить изменения в основной приказ о направлении в командировку.

Необходимо создание нового документа, в котором будут отражены основные положения и аспекты переноса сроков.

Направление работников в командировки регламентируется Положением об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.

Данный нормативно-правовой акт был утвержден Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Когда нужен?

Приказ о переносе командировки требуется в следующих случаях:

• В связи с производственной необходимостью. Например, сотрудник должен был поехать в другой город для заключения контракта с поставщиками, а контрагенты, в свою очередь, не смогли приехать вовремя или же перенесли сроки своего приезда.
• Из-за семейных или личных обстоятельств командированного сотрудника, которые будут препятствовать служебной поездке в определенные сроки. В зависимости от причин, руководитель организации вправе на свое усмотрение перенести сроки командировки или вовсе отменить поездку.
• Из-за обстоятельств непреодолимой силы, стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций. Эти и другие аспекты могут создать условия, невозможные для осуществления выезда в служебную командировку. В зависимости от серьезности сложившейся ситуации, руководитель может издать соответствующий приказ о переносе командировки на другой срок.

Пример:

Васильев С.А. должен был отправиться в служебную командировку 16 мая 2020 года. Однако из-за сильного наводнения было затруднено движение автомобильного транспорта.Что необходимо делать в этой ситуации?

Решение:

• Этап 1. Сдаются билеты на автобус. Соответствующие документы прикладываются к служебной записке.
• Этап 2. Составляется служебная записка руководителем структурного подразделения, в котором Васильев осуществляет трудовую деятельность, с приложением документов о возврате билетов.
• Этап 3. На основании записки издается приказ, в котором указываются новые сроки командировки.

Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте из нашей статьи.

Возможно ли увольнение многодетного отца за прогул? Читайте .

Оформляем приказ о переносе командировки на другой срок

Для переноса служебной поездки на другую дату следует подготовить приказ. Рассмотрим основные нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации.

Основания для издания

Основанием для издания приказа о переносе командировки на другой срок является служебная записка от руководителя структурного подразделения, в котором осуществляет трудовую деятельность командированный сотрудник.

На основании служебной записки подготавливается приказ. В записке обязательно должна быть указана причина, по которой производится изменение сроков.

В приказе делается соответствующая ссылка на документ, служащий основанием для издания.

Требования к документу

Поскольку унифицированной формы данного документа не существует, руководители вправе составлять приказ в свободной форме.

При необходимости, порядок и процедуру составления можно включить в соответствующие локальные нормативно-правовые акты организации. Там же можно определить основные положения, содержание такого документа и его форму.

Пункты и их описания

Тем не менее, существует ряд нюансов, которые необходимо указать в приказе о переносе сроков командировки:

• полное наименование организации или предприятия;
• название документа, дату составления и порядковый номер;
• наименование приказа – «приказ о переносе командировки”;
• основание для издания – служебная записка;
• ФИО руководителя и подпись;
• ФИО лиц, обязанных ознакомиться с документом.

В тексте приказа должны быть указаны:

• причины, по которым производится перенос сроков;
• ФИО командированного сотрудника, должность;
• новые сроки командировки;
• если были куплены билеты, оплачена гостиница и др., следует указать порядок их сдачи и компенсации стоимости работнику.

Образец составления:

Приказ о переносе сроков командировки

Какими документами сопровождается?

Приказ о переносе сроков командировки сопровождается следующей документацией:

• служебной запиской;
• документацией о понесенных издержках (купленных билетах, оплаченных номерах в гостинице и др.).

Кем подписывается?

Приказ о переносе служебной поездки подписывает руководитель организации или предприятия. Им же принимается окончательное решение.

Перед подписанием директор предприятия должен решить вопрос совместно с руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, учесть все нюансы и целесообразность переноса сроков, и только после этого подписать приказ и отдать на исполнение.

О том, как оформить продление командировки, читайте в нашей статье.

Про составление авансового отчета по командировке можно узнать .

Что грозит за подделку трудовой книжки? Информация — .

Ознакомление работника

С приказом об изменении сроков командировки сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

При этом сообщить сотруднику об изменениях можно любым доступным средством связи, в том числе с использованием телекоммуникационных сетей.

При необходимости работник может получить копию данного приказа.

Как и сколько хранится?

Приказы, которые составляются и подписываются в организациях и на предприятиях, делятся на несколько разновидностей.

Приказы о командировках, об отмене, переносе сроков относятся к документации по личному (кадровому) составу.

Согласно действующему законодательству приказы о личном составе имеют два срока хранения:

• 75 лет;
• 5 лет.

Приказы о командировке должны храниться либо 75, либо 5 лет, в зависимости от их типа:

Наименование документа	Срок хранения
Приказы о направлении, отмене, переносе сроков в заграничную командировку	75 лет
Приказы о направлении, отмене, переносе сроков в служебную поездку внутри страны	5 лет

Приказ о переносе командировки является основным документом, регулирующим изменение сроков служебной поездки.

Отсутствует унифицированная форма, что позволяет руководителям организации составлять документ по собственному усмотрению. Тем не менее, нужно включить определенный перечень пунктов, необходимых для правильного и законного регулирования данного вопроса.

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При направлении сотрудника в командировку за пределы РФ ему дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов, обязательной медицинской страховки, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

В связи с тяжелой эпидемиологической обстановкой и угрозой распространения коронавирусной инфекции Роспотребнадзором и Главным санитарным врачом РФ даны указания по ограничению командировок сотрудников организаций (подробнее см. и ).

Если принято решение отменить запланированную командировку или отозвать сотрудника из командировки, издайте приказ, в котором:

• укажите причину отмены командировки или отзыва из командировки сотрудника;
• определите сроки возврата денежных средств сотрудником, если он не успел уехать в командировку;
• определите сроки сдачи билетов, отмены брони на гостиницу;
• определите сроки отзыва сотрудника из командировки, если он на момент издания приказа находится в командировке.

Обратите внимание, что на сайте Минтранса РФ размещена информация по возврату ж/д и авиабилетов в связи вынужденной отменой поездки из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки.

Бухгалтерский учет

В общем случае суммы, удержанные при возврате билетов и аннулировании гостиничной брони (комиссии, сборы и т.п.), при отмене командировки признаются в составе прочих расходов организации как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99).

Если командировка отменена из-за с пандемии коронавируса, то расходы, понесенные в связи с ее отменой, могут быть признаны на основании п. 13 ПБУ 10/99 в составе прочих расходов как расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами. К таким расходам относятся:

• суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов (комиссии, невозвратные сборы и пр., в том числе стоимость невозвратных билетов);
• суммы, удержанные отелем при отмене брони или отказе от проживания в уже оплаченном номере;
• стоимость полученной визы, медицинской страховки и аналогичные затраты.

Такие расходы при наличии приказа об отмене командировки признаются на дату (п. 16, п. 18, п. 19 ПБУ 10/99):

• возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
• приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
• утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Авансовый отчет по произведенным расходам работник должен представить в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Бухгалтерские записи:

• Дт 60 Кт 50.3 (60) – возвращены билеты перевозчику (если они оплачены организацией)
• Дт 60 Кт 19 – НДС со стоимости возвращенных билетов отнесен на расчеты с перевозчиком
• Дт 91.2 Кт 60 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные организацией)
• Дт 91.2 Кт 71 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные сотрудником)
• Дт 51 Кт 60 – получены денежные средства за возврат билетов от перевозчика, возвратная часть за отмену гостиничной брони
• Дт 71 Кт 51 (50) – возмещены работнику понесенные им расходы
• Дт 51 (50) Кт 71 – возвращены работником денежные средства, выданные ему на командировку

Налог на прибыль

Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальным подтверждением обоснованности затрат в данном случае (помимо прочих документов) будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

Расходы следует признавать на дату (пп. 3, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
• приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
• утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 высказал мнение, что возмещение сотруднику расходов по оплате визы и медицинской страховки (вне зависимости от того, отменилась командировка или нет) не подлежит обложению страховыми взносами. Эти рекомендации даны в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, однако они применимы и сейчас (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).