Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

• Журнал регистрации приказов по основной деятельности
• Журнал регистрации приказов
• Журнал регистрации локальных нормативных актов

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

• Приказ О вступлении в должность руководителя
• Приказ О возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера
• Приказ О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора
• Приказ О наделении правом подписи
• Приказ О досрочном сложении полномочий директора
• Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
• Приказ О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
• Приказ О предоставлении права подписи кадровых документов
• Приказ О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
• Приказ О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства
• Приказ О назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда
• Приказ О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании
• Приказ О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения

Организационная структура и штатное расписание

• Приказ О введении в действие штатного расписания
• Приказ О разработке штатного расписания на 2016 год
• Приказ Об утверждении штатного расписания
• Приказ О внесении изменений в штатное расписание, создание нового подразделения
• Приказ О внесении изменений в штатное расписание, введение новой должности
• Приказ О внесении изменений в штатное расписание, увеличение кол-ва штатных единиц
• Приказ О создании обособленного подразделения

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

• Приказ О введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»
• Приказ О введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству
• Приказ О введении в действие Инструкции по организации охраны труда
• Приказ О внесении изменений в унифицированную форму №Т-1

Регламенты и процедуры

• Приказ О порядке выдачи работникам трудовых книжек (новый)
• Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны (подробный)
• Приказ Об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
• Приказ Об использовании мобильной связи
• Приказ Об утверждении перечня материально ответственных лиц
• Приказ О заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности
• Приказ О регламенте ознакомления с локальными нормативными актами
• Приказ Об организации работы с печатью отдела кадров фирмы
• Приказ О проведении коллективных переговоров
• Приказ Об организации приема-передачи дел и инвентаризации
• Приказ О действии работников при обнаружении пожара
• Приказ О порядке проведения противопожарных инструктажей
• Приказ О запрещении курения

Режим работы компании

• Приказ О графике работы организации в майские праздники
• Приказ О введении неполной рабочей недели
• Приказ О досрочной отмене неполной рабочей недели

Охрана труда и техника безопасности

• Приказ О введении Инструкции по организации охраны труда
• Приказ О назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда
• Приказ О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании
• Приказ О действии работников при обнаружении пожара
• Приказ О порядке проведения противопожарных инструктажей
• Приказ О запрещении курения
• Приказ О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения
• Приказ Об установлении противопожарного режима

>
Ваше право

Виды и формы

Нередко у специалистов в сфере делопроизводства появляются сложности касательно того, куда отнести этот документ – к локальным актам или к бумагам по личному составу. Ключевой принцип функционирования является следующим: если документация способствует регулированию трудовых отношений между фирмой и конкретными сотрудниками, то можно отнести документ к личному составу.

Если речь ведется о компании в целом, то это нормативный акт об основной деятельности компании, даже если в нем названы ответственные лица и имеются персональные поручения для определенных сотрудников.

Рассмотрим несколько разновидностей приказов по основной деятельности, к перечню относятся следующие распорядительные бумаги о:

вступлении руководителя в должность;

возложении на главного начальника определенных обязанностей;

назначении временного руководителя, который будет занимать должность в течение определенного кратковременного периода;

наделении правом подписи;

назначении ответственного лица за операции по хранению, учету, выдаче трудовых книг;

утверждении штатного расписания рабочего времени;

формировании подразделения, которое будет функционировать обособленно;

вводе в действие новой редакции инструктажа и внутренних правил;

вариантах выдачи сотрудникам трудовых книг;

обеспечении защиты и охраны конфиденциальных материалов;

применении сотовой связи;

факте утверждения перечня материально ответственных сотрудников;

формировании соглашений, связанных с полной материальной ответственностью;

графике работы по выходным и некоторым предпраздничным дням.

Это далеко не весь список распоряжений, существующих в рамках деятельности предприятий в настоящее время. Но есть несколько иных признаков классификации, которые применяются на практике достаточно часто.

По функциональному назначению:

по вопросам ежедневной работы организации – об утверждении нормативно-правовой документации, о формировании структурных элементов, о подготовке рабочих мест;

по задачам, возникающим внезапно – об организации ликвидационных вопросов, по итогам внеплановых проверок, об отстранении сотрудников от рабочей деятельности;

по кадровому составу – об основных задачах, связанных с управленческой деятельностью и менеджментом, о распределении обязательств между сотрудниками.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

номер регистрации;

дата, в которую документ был подписан;

название и краткая структура;

данные об ответственных лицах;

исполнительские отметки;

примечания.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.

Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.

Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.

Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто.

Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.

Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.

Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.

Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Приказы по основной деятельности — что это за документы?

Приказы по основной деятельности входят в одну из укрупненных документальных групп приказов, оформляемых внутри компании в процессе ее хозяйственной деятельности.

Общая группировка приказов такова:

ПОД (приказы по основной деятельности);

ПЛС (приказы по личному составу);

ПАД (приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Такая градация общепринята в делопроизводстве, однако тем, кто с ней не знаком, сложно разграничить те сферы деятельности компании, для которых используется та или иная группа приказов.

Для внесения ясности ниже приведем краткую характеристику каждой группы, чтобы вычленить сферу деятельности компании, для организации которой оформляются приказы:

ПЛС — группа приказов, непосредственно связанная с личным составом компании. В нее входят приказы по приему, увольнению, перемещению сотрудников, «отпускные» и «стимулирующие» приказы, распоряжения о дисциплинарных наказаниях, отправке работников в командировки и др.;

ПАД — совокупность распоряжений администрации компании, связанных с решением вопросов по эксплуатации имущества, транспортному обеспечению, внутренней связи и охране;

ПОД — остальные приказы, не вошедшие в первые 2 группы.

Знакомьтесь с группой ПЛС с помощью материалов нашего сайта:

Подробно расшифруем группу ПОД в следующем разделе.

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

структурные;

нормативные;

организационные;

надзорные;

отчетные;

финансовые;

обеспечительные;

информационные.

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

Изучайте внутрифирменные локальные акты по материалам нашего сайта:

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

об утверждении штатного расписания;

о создании структурных подразделений;

о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;

другие аналогичные приказы.

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;

о проведении контрольных мероприятий по охране труда;

о проведении аттестации сотрудников и др.

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Приказы по основной деятельности: образцы-2017-2018

Общий вид ПОД имеет стандартную форму и обычно включает 3 компонента:

заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);

содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);

завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

О введении в действие управленческого документооборота

В целях совершенствования управленческой отчетности компании и упорядочения системы документооборота

1. Утвердить положение «Об управленческом документообороте» и ввести его в действие с 01.01.2018.
2. Всем начальникам подразделений проработать положение с подконтрольным персоналом.
3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора компании по общим вопросам Самольенко М. Н.

Генеральный директор /подпись/ Демьянов З. С.

Зам. директора по общим вопросам /подпись/ Самольенко М. Н. 29.12.2017

Начальники отделов /по перечню/

Подобным образом строятся и иные ПОД. Все без исключения приказы данного вида по структуре будут аналогичны указанному выше образцу, за исключением названия приказа и содержания 2-го раздела.

Публичное акционерное общество «Триатлон»

О создании комиссии по сомнительным долгам

В целях организации своевременного выявления сомнительных и безнадежных долгов, обоснованного формирования резерва по сомнительным долгам, а также получения достоверной информации о дебиторской задолженности

4. Сформировать комиссию по сомнительным долгам в составе:

финансового директора Касимовой Г. Л.;

главного экономиста Светлова П. Н.;

специалиста 1-й категории отдела по работе с контрагентами Цветова А. А.;

бухгалтера по учету расчетов с контрагентами Гуляевой Н. Н.

Комиссии в указанном составе проводить ежеквартально оценку имеющейся дебиторской задолженности, своевременно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом) предоставлять в отдел налоговой и бухгалтерской отчетности информацию о сомнительных и безнадежных долгах.

Отбор сомнительных и безнадежных долгов производить с учетом сложившейся практики работы с каждым в отдельности контрагентом и с учетом критериев отбора, указанных в инструкции от 20.12.2017 № 167.

Результаты работы оформлять протоколом.

Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Завьялову Н. Г.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер /подпись/ Завьялова Н. Г.

Финансовый директор /подпись/ Касимова Г. Л.

Главный экономист /подпись/ Светлов П. Н.

Специалист 1-й категории отдела по работе с контрагентами /подпись/ Цветова А. А.

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами /подпись/ Гуляева Н. Н.

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года.

Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа. Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Назначение данного вида приказа

На любом, даже небольшом, предприятии разрабатывается и принимается множество приказов, касающихся отдельного направления в его работе. Цель этих документов – закрепить и донести до всех сотрудников обязательные для исполнения ими задачи.

В связи с этим приказы делятся на акты:

• по вопросам административно-хозяйственным – в области бухгалтерского учета, в сфере документооборота, и т.д.;
• по личному составу;
• по основной деятельности.

Каждый из указанных приказов отвечает за свою область регулирования, а потому к их разработке подходят по-разному. Кроме того, такая классификация нормативных актов позволяет разрабатывать положения, имеющие узкую специализацию. Иными словами, если приказ, например, по бухгалтерскому учету будет вмешиваться в работу кадровой службы, это повлечет за собой неразбериху в делах.

Тем более приказ – это акт, которому подчиняются все сотрудники на предприятии. Поэтому проектирование таких документов носит строго целевой характер.

Особое место в локальных приказах занимает группа, регулирующая основную деятельность, поскольку с их помощью управляются процессы, связанные с получением предприятием прибыли – со сбытом и выпуском продукции (или услуг).

Поэтому группа данных нормативных актов охватывает решение множество вопросов, в частности:

• о планировании деятельности предприятия;
• ее финансирования;
• аспекты снабжения и сбыта продукции (услуг);
• организационные вопросы;
• другие производственные вопросы.

Поскольку на приказы по основной деятельности возлагается такая ответственная роль, они должны четко отвечать на три основных вопроса независимо от регулируемого ими направления:

• что необходимо сделать;
• за какое время это следует выполнить;
• кто из сотрудников предприятия будет отвечать за реализацию поставленной задачи.

Если приказ дает четкие распоряжения по всем указанным аспектам, тогда он оказывает эффективное действие. Но для этого его разработкой должны заниматься специалисты, отвечающие за то направление в работе предприятия, которое подлежит отражению в приказе.

Порядок разработки

Подготовка данных актов состоит из нескольких этапов:

• инициирование разработки нормативного акта по конкретному направлению деятельности компании. Как правило, это может произойти на совещании, в виде внесения рационализаторского предложения, в форме докладной записки, и т.д. Причем, выступить в роли инициатора может как руководитель отдела или службы предприятия, так и сотрудники данного отдела, первоначально изложив свои соображения по организации работы конкретного направления своему непосредственному руководителю;
• после того, как высшим руководством компании дано письменное распоряжение на разработку приказа, приступают к сбору информации, которая позволит решить поднятые вопросы в отношении конкретного направления деятельности фирмы. Сбор информации может быть возложен, как на сотрудников, выступивших инициаторами разработки приказа, так и на иных специалистов, работающих в этой же сфере. Назначение специалистов осуществляется, как правило, распоряжением высшего руководства предприятия;
• подготовка проекта приказа и его согласование. На этом этапе может произойти неоднократная корректировка содержания документа, пока оно не будет доведено до эффективного и реального к реализации;
• проверка юридической правильности составленного документа. В этом случае юристы предприятия или приглашенные специалисты делают правовой анализ, т.е. выявляют соответствие приказа внутренней системе нормативных актов и действующему законодательству. Принимаемый приказ не должен им противоречить;
• проверка оформления. На этом этапе проверяется наличие всех обязательных реквизитов документа, отсутствие ошибок в его тексте, и т.д.
• подписание руководителем фирмы;
• доведение содержания приказа до его исполнителей или до всех сотрудников фирмы. Это осуществляется путем опубликования документа или ознакомления непосредственных исполнителей под роспись.

>Оформление

У приказа по основной деятельности нет строго унифицированной формы, однако его