Проверка отдела кадров что проверяют

Передать в отдел кадров часть персонифицированной отчетности – совсем не то же самое, что возложить обязанности кадровика на бухгалтера. Возможно ли эффективное совмещение функций в одном лице, и что включить в должностную инструкцию – читайте в нашей статье.

Что должен знать и уметь бухгалтер по кадрам?

Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии. Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП. Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики.

Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:

  • трудовое и миграционное законодательство;
  • законодательства о защите персонифицированной информации и пенсионном обеспечении.

Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:

  • оформить трудовые книжки и договоры материальной ответственности;
  • вести различные регистрационные журналы, в том числе по учету трудовых книжек;
  • вести персонифицированный учет.

Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.

Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Права сотрудника

По новой редакции п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (введена с 26 июля 2019 года Федеральным законом от 26.07.2019 № 247-ФЗ) бухгалтер-кадровик получил право направлять письменные требования. В частности, о необходимости предоставления документов первичного учета рабочего времени и расчетов по оплате труда. Например, таких, как:

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (учета рабочего времени);
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Также бухгалтер-кадровик может потребовать предоставить ему для разноски в 1С:ЗУП платежные поручения об оплате НДФЛ и страховых взносов.

При отсутствии реакции на свои просьбы, а также в других спорных случаях бухгалтер-кадровик имеет право напрямую обратиться к руководству с просьбой о содействии.

Также руководство не должно препятствовать реализации права:

  • на получении информации об очередных проектах, связанных с персоналом и, соответственно, с непосредственными обязанностями бухгалтера-кадровика;
  • самостоятельной инициации бухгалтером повышения эффективности его труда.

Последний момент очень острый, так как большинство бухгалтеров считают несправедливым возложение на них обязанностей кадровика, в том числе в силу отсутствия у них специальных знаний. Даже подспудное недовольство чревато напряженностью рабочей обстановки, большим количеством ошибок – как в бухгалтерских, так и в кадровых документах.

Обязанности бухгалтера-кадровика

Первоочередная обязанность бухгалтера-кадровика – формирование первичных учетных документов для:

  • учета рабочего времени;
  • расчетов по оплате труда и оплате договоров гражданско-правового характера с физическими лицами, незарегистрированными в качестве ИП иди самозанятых.

Однако, кроме сугубо кадрового делопроизводства, на таком универсальном специалисте могу лежать и другие обязанности:

  • формирование локально-нормативных актов по персоналу компании;
  • разрешение трудовых конфликтов и спорных ситуаций;
  • миграционный и воинский учет.

Конкретный перечень и состав обязанностей зависит от конкретных условий.

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика – образец 2019

Совмещение должностей бухгалтера и кадровика в одном лице не прописано ни в одном стандарте, поэтому составление должностной инструкции такого работника целиком и полностью зависит от:

  • реального состояния дел в компании;
  • пожеланий (требований) руководства.

Должностные инструкции – это не обязательное условие трудовых отношений, а, скорее, добрая воля. Однако, чтобы расставить все точки над i в таком непростом симбиозе двух смежных отраслей, инструкцию лучше все-таки составить. Например, так, как в представленном ниже образце.

Скачать должностную инструкцию бухгалтера-кадровика

Грамотная должностная инструкция сослужит хорошую службу, когда у компании возникнут неприятности из-за:

  • проверок Роструда или Роскомнадзора;
  • разбирательства с прокуратурой (налоговой инспекцией, полицией, миграционной службой).

К сожалению, такие проблемы обычны для компаний, считающих, что бухгалтер-кадровик будет вести кадровое делопроизводство качественно. Как правило, таким сотрудникам не хватает ни времени, ни знаний, ни понимания важности кадровой работы.

Многие бухгалтеры даже не понимают, что заполнение трудовых книжек – самая малая толика возложенных на них обязанностей кадровика. Мы советуем не тратить время на разработку должностной инструкции, если для вашей компании характерны:

  • частые изменения условий труда (например, командировки или работа вахтовым методом);
  • постоянное расширение соцпакета;
  • высокая текучка;
  • большой процент низкоквалифицированного персонала;
  • привлечение для выполнения ряда функций кадровика, кроме бухгалтера, еще и сотрудника HR-отдела.

Также не обойтись силами бухгалтера-кадровика, если в компании запланировано сокращение штата в целом. Более того, здесь необходим специалист с опытом решения конфликтных ситуаций.

Помните, что переложить штрафы, полученные компанией, на бухгалтера-кадровика – задача почти нереальная. Между тем, доверившись нашей компании, вы фактически получаете страховку от всех неприятностей. Причем не только потому, что мы применяем риск-ориентированных подход, но и потому, что наша ответственность – застрахована. Оказание услуг по кадровому производству – наш профиль.

Наш аутсорсинг кадровой службы весьма разнообразен: от удаленного обслуживания до внедрения в компанию нашего кадровика (импланта). Он не будет состоять в вашем штате, и для него вам не нужно разрабатывать должностную инструкцию.

Заказать услугу

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему
законодательству
Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки Зарегистрироваться

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Информация Комментарии выключены

В Украине проверку правильности ведения кадрового делопроизводства и соблюдение трудового законодательства осуществляет ряд надзорных органов:

центр занятости,

фонды социального страхования,

инспекции по охране труда,

основной контроль осуществляет Департамент надзора за соблюдением законодательства о труде Министерства труда Украины.

Не соблюдение различных аспектов законодательства о труде ведет к материальной, административной и уголовной ответственности.

Данные кадрового учета являются основой для правильного расчета заработной платы и влияют на полноту и своевременность её выплаты.

Реализация государственными инспекторами труда возложенных на них задач осуществляется путем проведения проверок работодателей.

Законом Украины установлены определенные особенности осуществления проверок. Государственный инспектор имеет право беспрепятственно в любое время без предварительного уведомления о начале проверки осуществлять проверку кадровой документации учреждения.

Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, видов его деятельности и штатной численности кадров.

На крупных предприятиях кадровой службой руководит зам. директора по кадрам, которому подчиняется непосредственно отдел кадров.

Если на предприятии такая должность не предусмотрена, то кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров. Начальник отдела кадров всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через начальника отдела кадров координирует кадровую работу на предприятии.

Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:

коллективный договор;

правила внутреннего трудового распорядка;

штатное расписание;

должностные инструкции;

положения об отделах и службах предприятия.

В ходе проверки инспектор имеет право не только знакомиться с информацией, документами или другими материалами работодателя, но и получать их заверенные копии, с учетом того, что он также может требовать от работодателя или его работников необходимые объяснения по вопросам ведения кадровой документации.

По результатам проведенной проверки государственный инспектор труда имеет право вносить работодателю предложения относительно привлечения к дисциплинарной ответственности должностных лиц, виновных в нарушении законодательства о ведении кадрового делопроизводства.

После проведения проверки государственный инспектор обязан обеспечить контроль над выполнением выданного им предписания.

Многие руководители и кадровики пренебрегают аудитом кадрового учета, считая его ненужной процедурой, в то время как аудит кадровой документации является необходимой профилактикой, позволяющей держать кадровые документы в порядке и не запускать дела.

Аудит кадровых документов как самостоятельную услугу имеет смысл заказывать в нескольких случаях:

1. Если вы новый руководитель кадровой службы и принимаете дела. Кадровый аудит позволит Вам понять, насколько грамотно и качественно велся аудит кадрового делопроизводство компании до Вас, что нужно исправить и на какие участки кадровой работы необходимо обратить особое внимание.

2. Если Вы — руководитель компании, у вас сменялись кадровики или кадровое делопроизводство вел «в нагрузку» бухгалтер или секретарь, и вы хотите быть уверены, что ваши кадры в порядке и в случае проверки инспекции по труду предприятие не понесет значительных потерь.

Кроме того, кадровый аудит компании является обязательным этапом нашей работы с любым новым клиентом: прежде, чем принимать Вашу компанию на обслуживание (восстановление кадровой документации или ведение кадрового делопроизводства), и вы и мы должны четко понимать, в каком состоянии нахотится кадровый учет в вашей компании. Результаты кадрового аудита являются основой для расчета стоимости работ по восстановлению кадровой документации и/или ведению кадрового делопроизводства.

В рамках кадрового аудита мы проводим:

  1. Проверку наличия и правильности составления обязательных (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных, Положение об о плате труда) и желательных локальных нормативных актов. Проверка кадрового делопроизводства.
  2. Проверку правильности ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, наличия и правильности ведения книг учета движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек, восстановление недостающих записей
  3. Проверку правильности и полноты оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, в том числе правильность оформления назначений должностных лиц (Генерального директора / Главного врача). Доработка шаблона трудового договора.
  4. Проверку наличия и правильности ведения:
    1. штатных расписаний,
    2. графиков отпусков,
    3. кадровых приказов и приказов по общей деятельности, имеющих отношение к кадрам,
    4. графиков работы, табелей учета рабочего времени
    5. документов-оснований к кадровым приказам (заявления сотрудников, решения учредителей)
    6. карточкек по форме Т-2
    7. других журналов учета (приказов, больничных, командировочных и др.)
    8. иных кадровых документов.

Как проводится аудит

Проведение кадрового аудита начинается с визита наших специалистов на Ваше предприятие, сбора и анализа имеющихся кадровых документов. Дальнейший анализ данных может проходить как на территории Клиента, так и на нашей территории, если у Клиента невозможно организовать рабочее место для наших специалистов – в этом случае мы забираем кадровые документы для анализа по акту. В зависимости от целей проведения кадрового аудита, глубины проверки и численности персонала Компании, мы можем проводить сплошной или выборочный кадровый аудит. От этих же факторов зависит и длительность (продолжительность) кадрового аудита организации. В среднем для небольшого предприятия до ста человек, кадровый аудит занимает 1-2 недели.

Результат

По результатам кадрового аудита мы составляем справку-отчет, содержащую сведения о результатах проверки и рекомендации по исправлению и восстановлению кадровых документов.

Стоимость кадрового аудита

Стоимость услуг кадрового аудита организации/компании зависит от количества сотрудников компании, глубины аудита (за сколько лет работы ведется проверка) и дополнительных факторов сложности, таких, например, как наличие сотрудников, работающих во вредных условиях труда, иностранных работников, специфические режимы работы (например по графикам сменности и т.п.). Стоимость работ рассчитывается индивидуально для каждого клиента по результатам первичных переговоров и отражается в коммерческом предложении.

Редакция ИПС «Нормативка.by» приглашает к сотрудничеству

  • специалистов профильных министерств и ведомств;
  • экономистов, бухгалтеров, работающих в различных отраслях экономики;
  • специалистов банков, страховых, лизинговых и консалтинговых компаний;
  • аттестованных аудиторов;
  • экспертов-экологов;
  • экспертов по сметному делу;
  • судей экономических и общих судов, адвокатов, практикующих юристов во всех отраслях права;
  • преподавателей и ученых.

К рассмотрению редакцией ИПС «Нормативка.by» принимаются материалы тематической направленности информационно-правовых комплектов ИПС «Нормативка.by»:

  • «Всё для бухгалтера (экономиста)»;
  • «Всё для юриста»;
  • «Всё для кадровика»;
  • «Всё для эколога»;
  • «Всё по охране труда».

Редакционная политика построена на принципах актуальности и практичности публикуемых материалов, в которых на конкретных примерах рассматриваются ситуации, встречающиеся в повседневной работе.

Все поступающие материалы редактируются и согласовываются с авторами.

Редакция ИПС «Нормативка.by» предлагает достойные авторские гонорары.

Контактное лицо: Абрамович Татьяна (t.abramovich@normativka.by)

Требования к материалам, представляемым для размещения в ИПС «Нормативка.by»

К рассмотрению редакцией ИПС «Нормативка.by» принимаются материалы, подготовленные в соответствии со следующими требованиями:

  1. представленные автором материалы должны соответствовать:
    • тематической направленности информационно-правовых комплектов ИПС «Нормативка.by»;
    • нормам современного русского (белорусского) языка (орфография, синтаксис, пунктуация);
    • специализированной, в том числе бухгалтерской и юридической, терминологии;
    • принципам изложения текста с использованием официально-делового (научно-делового) стиля;
    • требованиям к оформлению текстов, установленным редакцией ИПС «Нормативка.by»;
  2. материалы, подготовленные в редакторе MS Word, направляются в редакцию в электронном виде (на адрес электронной почты соответствующего редактора);
  3. информация о персональных данных автора (в виде сканкопии, фотографического изображения) представляется в отдельном файле с указанием фамилии, имени и отчества (если есть), должности и места работы (учебы), ученой степени и (или) звания (при наличии), паспортных данных (номер, идентификационный номер, кем и когда выдан), контактной информации (место жительства, контактный телефон, адрес электронной почты для обратной связи). В случае соавторства вышеуказанная информация представляется по каждому из авторов.
    Представляя материал для размещения (опубликования) в ИПС «Нормативка.by», автор несет ответственность за корректность и достоверность всех сведений о себе, а также гарантирует отсутствие в представленных материалах плагиата и иных форм неправомерного заимствования (в случае заимствования — надлежащее оформление всех его элементов, включая текст, таблицы, схемы, иллюстративный материал);
  4. наряду с материалом автором представляется портретное фото в электронном виде в формате PNG размером 64 на 64 dpi;
  5. если материал одновременно направляется в другие профильные издания (печатные, электронные, базы и банки данных) либо уже был опубликован ранее, автор(ы) должен(ы) проинформировать об этом редакцию ИПС «Нормативка.by»;
  6. в случае выявления редакцией ИПС «Нормативка.by» при подготовке к размещению редакцией несоответствия материалов указанным требованиям автору(ам) может быть предложено доработать (переработать) материал в разумные сроки с учетом замечаний и предложений либо отказано в опубликовании;
  7. редакторы ИПС «Нормативка.by» проводят независимое рецензирование представленных материалов;
  8. доработанный (переработанный) автором(ами) материал может быть представлен повторно. Вопрос о его опубликовании решается по предложению эксперта, ответственного за соответствующее направление. Датой поступления материала считается день получения редакцией его окончательного варианта в электронном виде;
  9. с автором заключается договор исключительной либо неисключительной лицензии. Редакция может использовать представленный автором материал в соответствии с переданными ей по договору имущественными правами;
  10. после опубликования материала в ИПС «Нормативка.by» автору выплачивается авторское вознаграждение (гонорар).

Рекомендации по оформлению материалов

  • Объем материалов — как правило, до 14 000 знаков с пробелами. При этом редакция оставляет за собой право в одностороннем порядке сокращать объем материала в случае превышения установленного количества знаков.
  • Языки публикуемых материалов — белорусский, русский.
  • Правила оформления: все поля — 20 мм, шрифт — Times New Roman 14 пт, одинарный межстрочный интервал.
  • Полужирным начертанием (с двойным межстрочным интервалом) оформляются следующие элементы:
    • заголовок материала (должен быть лаконичным, четко сформулированным и отражать его основное содержание);
    • фамилия, имя, отчество автора с указанием должности, места работы, ученой степени и (или) звания. При подготовке материала в соавторстве данные о каждом авторе указываются с новой строки;
    • развернутая аннотация материала (14 пт, курсив), пригодная для опубликования как в рамках материала, так и обособленно от него.

Ссылки на правовые акты должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные правилами нормотворческой техники: вид акта (закон Республики Беларусь, декрет Президента Республики Беларусь, указ Президента Республики Беларусь, постановление Совета Министров Республики Беларусь и др.), название; дата принятия (издания) и его регистрационный номер.

Иллюстративный материал помещается в текст в формате JPG, PNG после первой ссылки на него в тексте. Каждая иллюстрация (рисунок) должна иметь название, которое помещается под рисунком (подрисуночная подпись). Если материал содержит 2 и более рисунка, то они нумеруются арабскими цифрами (например, Рис. 2). Номер помещается перед названием.

Ссылки нумеруются согласно порядку цитирования в тексте. Использование сносок не допускается.

Дополнительные требования к авторским материалам

В материале должны быть отражены степень и глубина проработки затронутых автором вопросов c указанием существующих подходов, отражение официальной позиции государственных (контролирующих) и судебных органов по освещаемой тематике и т.п.

Редакция ИПС «Нормативка.by принимает к рассмотрению практикоориентированные материалы, имеющие прикладной характер. Научно-исследовательские статьи принимаются в порядке исключения.

Материал должен иметь следующую структуру:

  • введение (вводная часть), содержащее обоснование актуальности темы исследования, круг ранее не решенных вопросов;
  • основная часть, подробно освещающая рассматриваемые вопросы;
  • заключение с четко сформулированными выводами и предложениями по использованию их в практической деятельности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *