Расходы по корпоративной карте

На каком бухгалтерском счете отразить движения по карте

Корпоративной называют пластиковую карту, которую выпустил банк по заявлению организации на имя сотрудника данной организации (по желанию работодателя таких карт может быть несколько). При помощи корпоративной карты работник делает всевозможные траты в служебных целях, например, покупает товары для офиса, оплачивает гостиницу во время командировки и проч. Корпоративные карты можно условно разделить на две категории.

Первая категория — это карты, привязанные к расчетному счету. Они позволяют снимать деньги непосредственно с расчетного счета организации или вносить их на этот счет. Движения средств по таким картам отражаются на бухгалтерском счете 51 «Расчетные счета».

Вторая категория — это карты, привязанные к специальному карточному счету, который компания открывает в банке отдельно от расчетного счета. Движение денег происходит следующим образом: сначала нужная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается ею посредством корпоративной карты. Обычно для карточного счета используется счет 55 «Специальные счета в банках», и аналитика ведется отдельно по каждому сотруднику-держателю карты. Но некоторые компании предпочитают отражать операции по карточному счету на счете 51, открыв для этого отдельный субсчет. На наш взгляд, этот вариант также приемлем.

Нужно ли приходовать деньги в кассу

По сути, оплата расходов компании посредством корпоративной карты мало чем отличается от оплаты наличными, полученными в кассе под отчет. А саму корпоративную карту часто называют кэш-картой (Cash-Card), что в переводе с английского означает «карта для наличных расчетов». По этой причине бухгалтеры нередко сомневаются, каким образом показать в бухучете перевод денег с банковского счета на корпоративную карту. Нужно ли сначала оприходовать деньги в кассу, а затем провести выдачу денег сотруднику, либо можно сразу показать перевод средств сотруднику, минуя кассу? Ответ на этот вопрос зависит от того, как работник распорядился картой.

Если сотрудник расплатился при помощи карты, то есть перевел деньги с корпоративной карты напрямую поставщику, то оприходовать средства в кассу не нужно. И даже если держатель карты сначала снял деньги через банкомат, а потом расплатился наличными, но в кассу деньги не сдавал, счет 50 «Касса» все равно не будет задействован.

При этом формально сотрудник получил деньги под отчет, поэтому их следует провести по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Пример 1

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Карасев. Посредством карты он перевел 11 800 руб. (в т. ч. НДС по ставке 18% – 1 800 руб.) в счет оплаты канцтоваров для отдела продаж. В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 11 800 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела продаж» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 800 руб. — учтен НДС.

Ведите бухучет в веб-сервисе

Затем Карасев снял через банкомат 5 900 руб., и за наличный расчет приобрел канцтовары для отдела закупок (стоимость товаров 5 000 руб. и НДС по ставке 18% – 900 руб.). В подтверждение данных расходов Карасев представил в бухгалтерию чеки, накладную и счет-фактуру.
Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 5 900 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Карасеву;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары отдела закупок» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 900 руб. — учтен НДС.

Но если сотрудник с помощью корпоративной карты снял деньги со счета и принес всю сумму (или часть средств) в кассу организации, необходимо сначала показать передачу средств под отчет, а потом отразить их на счете 50 «Касса».

Пример 2

Держателем корпоративной карты, привязанной к специальному карточному счету, является сотрудник Пискарев. На его карту было перечислено 50 000 руб. Пискарев снял эту сумму и сдал в кассу организации.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта Пискарева» КРЕДИТ 51 — 50 000 руб. — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту Пискарева;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Карта Пискарева» — 50 000 руб. — снято Пискаревым с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 — 50 000 руб. — оприходовано в кассу организации.

Снятие наличных отражено в выписке банка с опозданием

Часто бухгалтеры сталкиваются с такой проблемой: сотрудник снял деньги в банкомате, но банк отразил эту операцию в выписке не сразу, а спустя несколько дней. В результате в квитанции из банкомата стоит дата фактического снятия денег, а в банковской выписке — другая, более поздняя дата. В такой ситуации не понятно, каким числом отразить операцию в бухучете: датой, указанной в квитанции, или датой, указанной в банковской выписке. Ни один из этих вариантов не является идеальным, ведь в первом случае остаток по счету 51 (или 55) не будет соответствовать выписке, а во втором случае дата снятия наличных не совпадет с датой, которая отражена в квитанции.

Многие специалисты полагают, что при подобных обстоятельствах следует использовать счет 57 «Переводы в пути». На дату фактического снятия денег надо показать соответствующую сумму по кредиту счета 57 в корреспонденции со счетом 71. И на дату, отраженную в банковской выписке, показать эту же сумму по дебету счета 57 в корреспонденции со счетом 51 (или 55).

На наш взгляд, у данного метода есть один весьма существенный недостаток. Дело в том, что бухгалтерский счет 57 является активным. Это значит, что сальдо на данном счете может быть только дебетовым. Но если использовать счет 57 так, как указано выше, сальдо на дату фактического снятия денег окажется кредитовым, что, строго говоря, является нарушением.

Мы предлагаем отказаться от счета 57 и заменить его счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», открыв для него субсчета, соответствующие держателям карт.

Пример 3

Держателем корпоративной карты, привязанной к расчетному счету компании, является сотрудник Сомов. 30 апреля Сомов снял через банкомат 30 000 руб. Банк отразил эту операцию в выписке от 5 мая. Бухгалтер сделал проводки:

Применение корпоративных банковских карт

Отличие корпоративной банковской карты от обычной состоит в том, что она привязана к счету юридического лица — расчетному или отдельному карточному. По сути дела, везде, где требуется выдать деньги сотруднику под отчет, компания может просто воспользоваться корпоративной картой, которая может быть как дебетовой, так и кредитной, именной или на предъявителя. Это позволяет упростить и оптимизировать те расходы компании, которые аналогичны расходам обычного физического лица. Необходимо купить, например, подарок кому-то из сотрудников на день рождения, организовать маленький праздник в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси — список можно продолжать бесконечно.

Особенности оформления и обслуживания

Выпуск и выдача корпоративных карт производятся в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденным ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П. Если предприятию нужна корпоративная карта, руководитель должен обратиться в банк с заявлением. К заявлению, как правило, требуется приложить следующие документы (конкретный список каждый банк устанавливает на свое усмотрение):

  • Учредительные документы предприятия.
  • Выписка из ЕГРЮЛ.
  • Заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты.
  • Паспорт держателя карты.
  • Доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте.

После рассмотрения заявления и пакета документов в случае положительного решения банка подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт. В договоре отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться данными платежными инструментами. По каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например не более 50 000 рублей в месяц.

Порядок использования корпоративных банковских карт

Каким образом будут использоваться корпоративные банковские карты, определяет исключительно руководство предприятия. Порядок использования фиксируется в локальном нормативном документе — Положении, которое дает ответы на следующие вопросы:

  • Порядок пользования PIN-кодом карты. PIN-код — конфиденциальная информация, разглашение которой любым третьим лицам недопустимо.
  • Сроки предоставления отчета о расходе денежных средств по карте. Например, в течение пяти рабочих дней сотрудник обязан отчитаться директору организации и/или главному бухгалтеру и приложить к отчету чеки.
  • Санкции при непредставлении отчета. Списанные с карты суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, производившего расчеты.
  • Учет корпоративных карт (оформленные карты, выдача и возврат карт). Как правило, создается специальный журнал учета.
  • Меры на случай утраты или хищения корпоративной банковской карты. Карта должна быть немедленно заблокирована, для этого следует связаться с банком. Если держатель карты не успел этого сделать вовремя и компания понесла ущерб, сумма ущерба взыскивается с держателя карты.

Важно!

Общее правило: оплата по карте проводится только безналичным расчетом.

Факт расчетов с помощью корпоративной банковской карты будет отображен в выписке по счету, к которому она привязана. Проводка списания средств формируется на дату банковской выписки.

Преимущества корпоративных банковских карт

Руководителям предприятий можно порекомендовать этот платежный инструмент в силу следующих его плюсов:

  1. Есть возможность делать онлайн-покупки с предоплатой.
  2. Средства компании доступны в любое время суток, можно снимать наличные в банкомате.
  3. В случае сомнительных операций или потери карты, ее можно заблокировать и сохранить средства.
  4. Можно быстро осуществить платеж на сумму более 100 тысяч рублей (это порог для наличных расчетов, осуществляемых юридическими лицами).
  5. Можно расплачиваться картой за границей, с автоматической конвертацией валют.
  6. По карте можно установить лимит расходов.
  7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
  8. В режиме реального времени работает SMS-информирование обо всех операциях по карте.
  9. Информировать налоговые органы и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт не требуется, как и об открытии карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Таким образом, сокращается время на выдачу денежных средств сотрудникам, упрощается отчетность, повышается безопасность пользования деньгами компании.

Обзор предложений

Карта является только платежным инструментом, она обязательно привязана к банковскому счету. Без открытого счета карта не выдается. Однако предприятию совсем не обязательно оформлять корпоративные карты в том банке, где у него есть расчетный счет. Достаточно изучить предложения банков и открыть отдельный карточный счет там, где по корпоративным картам предлагаются наиболее выгодные условия оформления и обслуживания. В качестве примера рассмотрим предложения по обслуживанию корпоративных карт от трех известных российских банков.

Сбербанк

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2500 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Можно вносить наличные через банкомат, не более 100 000 рублей, с комиссией 0,3% от суммы. Снимать наличные можно через банкоматы Сбербанка (комиссия составит 1,4%, но не менее 250 рублей) или через банкоматы других банков (комиссия составит 3%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 170 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 5 000 000 рублей в месяц. SMS-информирование — 60 рублей в месяц. Управление средствами по карте в приложении «Сбербанк-онлайн» бесплатно. Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты можно заполнить и отослать онлайн.

«Россельхозбанк»

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить 2000 рублей в год. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Наличные через банкомат вносить нельзя. Снимать наличные можно через банкоматы «Россельхозбанка» (комиссия составит 1%) или через банкоматы других банков (комиссия составит 2%, но не менее 300 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 300 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 500 000 рублей в месяц. SMS-информирование стоит 60 рублей в месяц, онлайн-банкинг — бесплатно. Карта и ПИН-код выдаются в том офисе банка, где открыт расчетный счет. Заявку на оформление корпоративной карты необходимо предоставить в банк в письменном виде и в двух экземплярах.

«ЮниКредит Банк»

Обслуживание корпоративной банковской карты будет стоить всего 1200 рублей в год. Некоторые пакетные предложения дают возможность получить бесплатное обслуживание корпоративных карт в течение года при открытии расчетного счета. Количество карт, привязанных к одному счету, не ограничивается. Внесение наличных на корпоративную карту через банкомат не разрешается. Снимать наличные можно через банкоматы «ЮниКредит Банка» (комиссия составит 0,5%) или через банкоматы других банков (комиссия составит 1%, но не менее 85 рублей). Лимит, устанавливаемый банком по каждой карте, — 50 000 рублей в день. По всем привязанным к одному счету картам лимит, устанавливаемый банком, — 500 000 рублей в месяц. SMS-информирование имеет ценовой градиент: отчет об операциях, полученный сообщением, стоит 250 рублей. Сумма вносится единоразово при подключении услуги. Пароль для входа в онлайн-банкинг предоставляется бесплатно. Пользование онлайн-банкингом также бесплатно. Заявку на оформление корпоративной карты можно скачать на сайте банка (раздел «Транзакционные продукты — Карточные решения»). Заполненная заявка подается в письменном виде в тот офис «ЮниКредит Банка», где открывался расчетный счет. Там же затем будет выдана карта и ПИН-код. Все возникшие вопросы по оформлению и обслуживанию корпоративной банковской карты можно задать в онлайн-чате на сайте банка: чат работает круглосуточно, оператор отвечает сразу.

Как можно увидеть, чем больше возможностей по карте предоставляет банк, тем дороже годовое обслуживание. В зависимости от выбранной платежной системы, по корпоративным картам ваше предприятие будет иметь скидки и дополнительные преимущества Mastercard Business или Visa Business. Кроме того, вы можете оформить корпоративные карты Mastercard Gold или Visa Gold. Их обслуживание стоит значительно дороже, но они дают дополнительные возможности при аренде автотранспорта, бронировании номеров в отелях, пользовании услугами в аэропортах. Удобен вариант оформления карт класса Gold для руководства компании и класса Business для остальных сотрудников.

Корпоративная банковская карта упрощает взаимодействие руководства и сотрудников по финансовым вопросам, делает его менее формальным, сокращает количество бюрократических процедур. При этом безопасность использования денежных средств повышается. Таким образом, высвобождаются ресурсы на выполнение бизнес-задач, повышается эффективность работы, растет лояльность сотрудников.

*Информация действительна на 1 апреля 2018 года, не является публичной офертой.

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

  • только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
  • кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
  • дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

  • Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
  • Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

  • Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).
  • Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
  • Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт

Кт

Примечание

Пополнение корпоративной карты

Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету

Использование кредитных средств банка

Для кредитной карты и овердрафта

Списана оплата услуг или комиссия банка по карте

  1. Сотрудником оплачены расходы картой по безналу.
  2. Сотрудником получены наличные по карте

Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк

25, 26, 44, 60, 76

Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам

Проводка делается на дату принятия отчета

Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов

  1. В случае если нет оперативного контроля.
  2. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)

Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника

На дату получения отчета банка

Начислены проценты за пользование кредитными средствами

Для кредитных карт и овердрафта

Погашен кредит по кредитной карте

Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *