Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.

Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.

Общие правила оформления резолюции

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.

Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе. Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату… Допускается оформление резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение (резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую последовательность и состав элементов резолюции.

Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии.

Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения. Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних нормативных документах компании.

Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.

Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус (вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов (например, Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).

Особенности практики

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

— резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

— резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;

— резолюция проставляется, как правило, на самом документе;

— резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

— резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.

При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Характер резолюций

Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:

— Прошу предложений.

— Прошу решить и подготовить необходимые документы.

— Прошу совместного решения.

— Прошу предложений о сотрудничестве.

— Прошу подготовить распоряжение.

— Прошу согласовать позиции.

— Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.

— Прошу представить план реализации.

Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.

Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:

— Оплатить. Это важно.

— Согласен. Опасно.

— Прошу учесть. Интересно.

— Разумно.

— Надо решить. Предлагайте.

— Что это?

— Зачем?

Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.

Нестандартные резолюции

Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.

В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.

Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.

Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.

Памятка секретаря

Секретарь должен:

…помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.

…понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.

…направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.

…изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).

…постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.

…опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.

…кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.

…укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.

Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рас­смотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным ли­цом, и содержащая принятое решение».* Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на получен­ном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевре­менность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подпи­си, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Вы­делить 300 тыс. руб», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три час­ти: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручает­ся — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я.Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.98

Личная подпись 28.07.98

* Юридический энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1984, с. 319.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указан­ное первым, является ответственным за исполнение документа и орга­низует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руко­водителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специаль­но указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолю­ции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, поря­док подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.

ГалкинуА.А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и час­то является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резо­люция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допуска­ет оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

К содержанию книги: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Делопроизводство

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …

Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Резолюция директора на заявлении о приеме на работу образец

———————————————————
>>><<<
———————————————————
Проверено, вирусов нет!
———————————————————
И хотя писать заявление о приёме на работу не обязательно (за некоторым. «ЛютиК»;; при поступлении на должность генерального директора решение о таком. Пример размещения резолюции руководителя на заявлении. Образцы документов. Оформление приема на работу осуществляется в соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ. Заявление о приеме на работу (может отсутствовать, так как согласно статье 16 ТК РФ. Директору НИИ АК. службами руководитель организации проставляет на нем резолюцию. Директор ставит на этом заявлении свою резолюцию (над словом. на работу к ИП, нужно писать заявление о приеме на работу? Образец заявления о приеме на работу. Резолюция Наименование должности. фамилия и инициалы. руководителя организации. Фамилия, имя. Как правильно написать заявление на прием на работу?. Заявление о приеме на работу, бланк такого заявления в этой статье не упоминаются. Именно он в своей резолюции и должен написать, на какую должность и с какого. Как оформить прием на работу генерального директора. Образец заявления о приеме на работу 2017. ставится итоговая резолюция руководителя предприятия либо равнозначного лица, отметка кадровой. Ольга Бургсталлер, директор HR-департамента CAF Group. Заявление о приеме на работу – важный документ внутреннего. работу, так как на нем видны все визы и резолюции руководителей. На конкретных примерах продемонстрированы правила составления резолюции. Отмечается, в каких случаях какие упрощенные способы оформления. Примерная форма заявления о приеме на работу. Резолюция директора. Прошу принять меня на работу на должность учителя математики с. Образец заполнения заявления о приёме на работу нового сотрудника 2017. а так же ставится резолюция руководителя организации — принять на. Для работника пометка и подпись директора на заявлении. Оформленное заявление о приёме на работу подтверждает. должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник. Поэтому в качестве резолюции начальник обычно пишет «Принять на работу» и указывает. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию. Директору ООО «Пальмира». Софьянову. В дальнейшем на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении и направлении его в дело. приказ (распоряжение) о приеме на работу ( форма № П-1);. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. ОАО «Стайлинг» Директору. Подразделения Резолюция. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение. Заявление о приеме на работу, написанное от руки, с визой(-ами) непосредственного(-ых) руководителя(-ей) и резолюцией Ректора (образец на. В заявлении о приеме на работу должен быть указан адрес проживания работника. работника ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Генеральному директору. ДОВЕРЕННОСТЬ | Секретарское дело | Образец заявления в суд. Про заявление о приеме на работу в Трудовом кодексе ничего не сказано. Но многие. на работу, так как на нем видны все визы и резолюции руководителей. Прием сотрудника на постоянной основе образец. Заявление о приеме на работу: образец, законодательные нормы, функции. На заявление накладывается резолюция, после чего оно передаётся в. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по. продолжения работы · Заявление директора о досрочном прекращении с. Очевидно, что заявление о приеме на работу — это лишний документ, так как. нет (если только Кодексом не предусмотрена обязательная письменная форма. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию.

16 декабря Генеральная Ассамблея ООН консенсусом одобрила внесенный по инициативе Российской Федерации проект резолюции, призванный положить начало формированию глобальной системы противодействия современным угрозам и вызовам. С предложением о создании указанной системы выступил в ходе 57-й сессии Генеральной Ассамблеи ООН Министр иностранных дел Российской Федерации И.С.Иванов. В соавторы резолюции вошло значительное число государств, разделяющих стремление России к безопасному миру под эгидой ООН. Будущая система видится глобальной, всеобъемлющей по охвату, обеспечивающей принятие комплексных решений, универсальной по составу участников. Она должна быть эталоном международной законности.

Принятие резолюции идёт в русле масштабных процессов дальнейшей адаптации ООН для нахождения ответов на угрозы и вызовы XXI века и придаёт этому процессу дополнительный импульс. Резолюция призывает все государства мира, все международные организации и другие многосторонние институты сообщить свои мнения и соображения относительно формирования под эгидой ООН глобальной системы реагирования на угрозы и вызовы XXI века и содержит поручение Генеральному секретарю ООН обобщить их в своём докладе о последующих мерах по итогам Саммита тысячелетия, который должен быть представлен Генеральной Ассамблее на её 58-й сессии.

Россия намерена принимать самое деятельное участие в реализации положений, заложенных в данной резолюции, и в целом в процессе создания указанной глобальной системы.

по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница |

Резолюции на документах: требования к содержанию и правила оформления

Каждому работнику отдела кадров при работе со служебными документами приходится иметь дело с таким реквизитом, как резолюция. Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция указывается на внутренних или входящих документах, в первую очередь тех, которые требуют исполнения, поступают из вышестоящих органов. Кроме служебных документов резолюции накладываются на обращения граждан. Зачастую именно в зависимости от содержания резолюции решается тот или иной служебный вопрос, та или иная просьба, рассматривается заявление, жалоба человека.

Таким образом, резолюция появляется на документе после его рассмотрения руководителем. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

Требования к оформлению резолюции и ее составным элементам закреплены в нормативных актах: Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

В состав резолюции входят следующие элементы:

фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей);

задание (содержание действий);

срок его исполнения;

подпись руководителя;

дата резолюции.

В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

В процессе деятельности организаций могут возникать самые разные управленческие ситуации, требующие принятия решений, не имеющих аналогов в прошлом. В других случаях при повторяющихся ситуациях управленческие решения могут быть типизированы и сведены к определенному набору возможных вариантов. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: К руководству, К исполнению,

К сведению. Например:

Сенкевичу В.А.
К сведению
Подпись автора резолюции
Дата

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения , резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Зайченко И.В.
Подпись автора резолюции
Дата

Резолюции с конкретными указаниями выражаются глаголом в повелительном наклонении или в неопределенной форме и адресуются подчиненным лицам. Например:

Нигматову П.Н.
Срочно примите меры по обеспечению…
Подпись автора резолюции
Дата

или:

Сидорчику В.Н.
Прошу подготовить ответ к 21.01.2004
Подпись автора резолюции
Дата

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне», «Для ответа после разговора со мной» и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Например:

Илюмжиновой Э.Н.
Байкулову А.Е.
Прошу подготовить заключение до 03.02.2004
Подпись автора резолюции
Дата
Считаю, что проект требует доработки в части,
касающейся организации работы с документами
в отделе кадров

Если в резолюции определено несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов.

Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом, например: 29.01.2004.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением (ответственный за контроль). Например:

Сидоренко Т.В.
Подготовить предложения к 09.03.2004
Бурикову О.В.
Для контроля
Подпись автора резолюции
Дата

Если на контроль берется не весь документ, а его отдельные пункты, в резолюции следует указывать номера контролируемых пунктов.

Например:

Линнику П.А.
К исполнению
Бурикову О.В.
Для контроля пп. 3, 7
Подпись автора резолюции
Дата

Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Она включает в себя букву К либо слово Контроль, которые проставляются специальным штемпелем или от руки с использованием пасты или карандаша красного цвета. Оформляется отметка о контроле на левом поле документа на уровне заголовка или пункта, взятого на контроль.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей. Например:

Заболотису А.И.
Прошу подготовить бюджетную
заявку по науке до 15.07.2003
Подпись автора резолюции
Дата
(первая резолюция)
Нигматову П.Н.
Подготовить проект сводного плана НИР
на 2004 год до 01.07.2003
Заговорной Т.Г.
Подготовить финансовые расчеты
к бюджетной заявке до 14.07.2003
Подпись Заболотиса А.И.
Дата
(вторая резолюция)

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах, заявлениях и иных адресуемых документах – между реквизитами «адресат» и «текст». Например, резолюция, оформленная на заявлении работника о переводе на другую работу, будет расположена следующим образом:

Отдел документоведенияДиректору Белорусского научно-
ЗАЯВЛЕНИЕ исследовательского института
27.10.2003 № 9документоведения и архивного дела
Федорову В.В.
Тарасенко Е.Л.
Подготовить приказ о переводе с 03.11.2003
по трудовому договору на 2 года
Подпись Федорова В.В.
28.10.2003
Прошу перевести меня с 03.11.2003 на должность ведущего научного сотрудника отдела документоведения в связи с присвоением мне ученой степени кандидата исторических наук и рекомендацией аттестационной комиссии института (протокол от 17.10.2003 № 4).
Старший научный сотрудникПодписьЕ.П.Шпилевая

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. При этом помимо подписи указываются инициалы и фамилия автора резолюции. Резолюцию, оформленную подобным образом, в разговорной речи иногда называют «рефераткой» (этот сленговый термин особенно популярен в органах государственного управления). Например:

А.Н.Михайлову
А.П.Петровой
Н.П.Корзун
Прошу рассмотреть и решить вопрос
При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке
Подпись Инициалы, фамилия
Дата

Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму, в которой учтен документ (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Необходимо отметить, что рассмотрение документов руководителем и оформление резолюций – достаточно сложный вопрос, имеющий много нюансов как организационного, так и психологического плана.

Очень часто исполнение поступающих в организацию документов начинается именно с оформления резолюций. В связи с этим значение резолюции как средства управления в ряде случаев абсолютизируется. Во многих организациях основная масса поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.

Такой порядок работы с документами имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним, занимая подчас до 80 % от общего срока исполнения. С другой стороны, подсчитано, что на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю. В результате стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации. Из практики известен забавный случай, когда руководитель, будучи не в состоянии рассмотреть огромную массу документов, накопившихся у него на столе в течение нескольких месяцев, написал на каждом из них резолюцию одного содержания: «В корзину».

В связи с этим возникают вопросы: все ли документы следует представлять на рассмотрение руководителю и на всех ли документах должна быть резолюция? Как избежать появления на документах резолюций, подобных той, что приведена выше, сэкономить время и облегчить труд руководителя?

Решение этих вопросов зависит от действующей в организации системы документооборота, порядка приема, первичной обработки и предварительного рассмотрения документов.

Очень важным этапом здесь является предварительное рассмотрение поступивших документов. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, ответственный за этот участок работы, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (т.к. в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа. Рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение. Например, непосредственно в кадровую службу следует направлять присылаемые органами статистики запросы и формы отчетности по кадрам, сведения от подведомственных организаций о наличии вакансий, документы, связанные с назначением пенсий работникам, бронированием военнообязанных и т.д.

Руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. Для регулирования этого вопроса можно составлять примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. Такими, как правило, являются декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы органов местного управления и самоуправления, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в том числе коллективные, обращения граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя организации, телеграммы, телефонограммы, электронные послания по экстремальным вопросам, требующим решения руководителя.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Поэтому для большей информированности руководителя организации можно составлять список с указанием, какая корреспонденция поступила за день, за неделю, кому передана, что по ней сделано, т.е. руководитель может ознакомиться с документами, которые представляют для него интерес. Кроме того, нужно иметь в виду, что руководитель будет иметь с ними дело, подписывая ответы на эти документы.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Можно формализовать наносимые резолюции, поскольку многие из них носят типизированный, повторяющийся характер и, за небольшим исключением, могут быть сведены к 10-15 определенным вариантам. Эти возможные варианты печатаются на листке бумаги. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, и этот листок-резолюция следует дальше вместе с самим документом. Например:

Ткач Г.Б.
Отказать в связи с отсутствием средств
Оплатить за счет внебюджетных средств
Подпись автора резолюции
Дата

Учитывая, что от содержания резолюции во многом зависит исполнение документа, положительное или отрицательное решение вопроса, многие руководители при оформлении резолюций используют различные системы условных обозначений, позволяющие им маневрировать в условиях официального характера работы с документами, прежде всего с обращениями граждан и при проведении личных приемов. Например, в одной из организаций положительная резолюция на документе, которая оформлялась непосредственно на глазах у посетителя, не выполнялась, если в конце ее не было приписано слово «Информируйте». В другой организации любая резолюция выполнялась только в том случае, когда она была оформлена чернилами черного, а не фиолетового цвета.

Подобных примеров можно привести немало. Возможно, эти тонкости, выработанные практикой, помогут и руководителям, оформляющим резолюции, и кадровикам при решении непростых вопросов работы с персоналом.

В заключение приведем несколько возможных вариантов текстов резолюций, встречающихся в деятельности кадровой службы:

Подготовить приказ о приеме на работу с 01.12.2003 по контракту на 2 года с трехмесячным предварительным испытанием…

Подготовить приказ о награждении Почетной грамотой…

Подготовьте приказ об объявлении Явлинской М.М. замечания…

Обеспечьте подготовку и проведение аттестации до…

Разработать программу и учебный план курсов повышения квалификации работников… до…

Для подготовки необходимых документов к заседанию коллегии Министерства…

Для подготовки ответа заявителю с учетом рекомендаций…