За последние 10 лет рынок продаж изменился кардинально. В прошлом на 1 продавца приходилось около 100 клиентов. Сегодня все почти наоборот.

Построение отдела продаж – сильного, замотивированного и обученного, — залог процветания компании. Главенствующий фактор успеха команды — наличие грамотного руководителя и квалифицированных сотрудников.

Задачи отдела продаж

Главные задачи отдела продаж:

• продвижение продукции на рынок;
• работа по привлечению клиентов;
• обеспечение качественного сервиса;
• поддержка лояльности клиентов.

С чего начинается построение отдела продаж

Статистика гласит, что из 100 компаний у шестидесяти присутствует собственный отдел продаж, и всего в 25 из них имеется руководитель. Чаще всего, владелец бизнеса самостоятельно занимается продажами и приносит больше 80% прибыли, в то время как остальной коллектив – 20%.

Это в корне неверное построение отдела продаж! Грамотный руководитель должен организовать отдел продаж и делегировать специально обученным сотрудникам функции по привлечению клиентов и системный контроль над подразделением. Из этого можно сделать вывод, что первым шагом в построении отдела продаж является поиск грамотных сотрудников.

Классическая структура отдела продаж выглядит так:

1. На первой ступени иерархической лестницы находятся рядовые менеджеры.
2. Работу менеджеров координирует начальник отдела.
3. Начальник отдела продаж подчиняется коммерческому директору.
4. Последний подотчетен генеральному директору.

В обязанности менеджера по продажам входит привлечение клиентов, непосредственная работа с ними, обработка заявок, ведение отчетности. Для того чтобы каждый сотрудник четко знал, как работать с клиентами, стоит разработать регламент компании, включающий следующие правила:

• привлечение новых клиентов;
• подготовка коммерческого предложения;
• взаимодействие с отделом закупок, техническим блоком;
• клиентская поддержка.

Основные функции руководителя отдела продаж сводятся к тому, чтобы обеспечить эффективное планирование, осуществить контроль и другие административные функции. Руководитель не обязан быть лучшим продавцом, однако должен разбираться во всех нюансах продаж и умело расставлять приоритеты.

Определение кадровой политики

В первую очередь необходимо решить основной вопрос: квалификация сотрудников. Если ставка будет делаться на молодых и амбициозных, начинающих ребят, потребуется тратить средства и время на обучение вновь прибывшего персонала. И, тем не менее, большинство владельцев бизнеса предпочитают набирать «зеленых» менеджеров, поскольку из них можно вылепить настоящих профессионалов «под себя».

Есть и другой вариант – нанять квалифицированного сотрудника. Однако вопреки расхожему мнению, утверждающему, будто все, что требуется – это дать инструменты продаж в руки опытного менеджера и наблюдать за результатом, на деле все оказывается не так радужно. Как правило, уже сложившиеся профессионалы требуют особых привилегий и более высокий оклад. Кроме того, с ними сложнее ужиться в коллективе. Но, несмотря на больший опыт и «звездность», даже у самого лучшего менеджера может случиться профессиональное выгорание, и он принесет компании не больше пользы, нежели новичок.

Внедрение инструментов управления отделом продаж

1. Система контроля. Контролировать и координировать работу необходимо даже в том случае, если в штате работают самые успешные менеджеры. Однако чтобы исключить рутину и ускорить процесс обработки данных, стоит внедрить систему автоматического контроля. С такой функцией идеально справятся CRM системы.
2. Система мотивации. Специалисту необходимо создать условия для того, чтобы он хотел развиваться. Это может быть как материальная мотивация, так и любая другая, к примеру, включающая элемент соревнования.

После того, как будет сформирована команда, определены цели и задачи, необходимо разработать план развития отдела продаж. Для этого прописываются регламенты работы каждого сотрудника, составляется система показателей и отчетности, позволяющая руководителю в любой момент проконтролировать работу сотрудников.

Это поможет оценить эффективность работы каждого отдельного специалиста, ведь, как утверждает Роман Пивоваров — психолог, маркетолог и автор многочисленных тренингов: «Технологии работают. Не работают люди». Из чего можно сделать вывод, что отдел продаж, на вооружении которого будет масса техник, сможет работать эффективно только в том случае, если в этом будет заинтересован не только руководитель, но и менеджеры по продажам.

(наименование работодателя)				(гриф утверждения)
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ СБЫТА
	№
(дата)		(номер)		(отметка об учете мнения представительного органа работников)

1. Общие положения

1.1. Наименование подразделения – Отдел сбыта.

Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения.

1.2.1. Отдел сбыта создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения.

1.3.1. Отдел сбыта возглавляет начальник, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Отдел сбыта подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения.

1.4.1. Состав отдела сбыта определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат отдела сбыта состоит из __ (количество) работников.

1.4.4. Работники отдела сбыта принимаются на работу и переводятся на должности отдела сбыта приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению начальника отдела сбыта.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность отдел сбыта осуществляет на основе:

— Устава предприятия (учреждения, организации);

— настоящего Положения;

— действующего законодательства.

2. Задачи и функции

2.1.Задачи отдела сбыта.

2.1.1. Формирование и осуществление политики предприятия (учреждения, организации) по сбыту и контроль за ее выполнением.

2.1.2. Рациональная организация сбыта продукции предприятия (учреждения, организации), поставка ее потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2.1.3. Планирование и выполнение планов поставок.

2.1.4.Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) в направлении сбыта.

2.2.Функции отдела сбыта.

2.2.1. Составление планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.

2.2.2. Планирование и выполнение планов поставок. в зависимости от сроков, объема, количества и качества продукции в соответствии с заключенными договорами.

2.2.3. Организация подготовки и заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок

2.2.4. Принятие мер по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.

2.2.5. Обеспечение контроля выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.

2.2.6. Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции.

2.2.7. Осуществление деятельности по сбыту в соответствии с заказами и заключенными договорами, обеспечение поставки выпускаемой продукции потребителям (заказчикам) в установленные сроки и полном объеме.

2.2.8. Организация приемки готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовка к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.

2.2.9. Осуществление разработки и внедрения стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции.

2.2.10. Проведение мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.

2.2.11. Участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по сбыту продукции.

2.2.12. Организация оптовой торговли выпускаемой продукции.

2.2.13. Принятие мер по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

2.2.14. Участие в рассмотрении претензий потребителей, ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.

2.2.15. Обеспечение учета выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.

2.2.16. Координация деятельности складов готовой продукции.

2.2.17. Участие в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса и перспектив развития рынков сбыта.

2.2.18. Разработка и осуществление мероприятий по увеличению объемов сбыта.

3. Права и обязанности

3.1. Отдел сбыта по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.1.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.1.3. Представлять предприятие (учреждение, организацию) в отношениях с государственными и муниципальными органами, другими предприятиями, учреждениями, организациями.

3.1.4. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.1.5. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях по вопросам, касающихся направления сбыта.

3.1.6. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.1.7. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

3.2. Отдел сбыта обязан:

3.2.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.2.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.2.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.2.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.2.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом сбыта своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела сбыта в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

(наименование работодателя)				(гриф утверждения)
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ
	№
(дата)		(номер)		(отметка об учете мнения представительного органа работников)

1. Общие положения

1.1.Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением организации.

1.2. Отдел продаж формируется приказом директора организации.

1.3. Отдел продаж ликвидируется приказом директора организации.

1.4. Отдел продаж возглавляет начальник, который назначается директором организации и подчиняется непосредственно директору организации.

1.5. Сотрудники отдела продаж принимаются на работу и переводятся на должности отдела директором по представлению начальника отдела продаж.

1.6. Отдел продаж в своей деятельности руководствуется:

— действующими законодательными и нормативными актами;

— уставом организации;

— настоящим положением;

— ________________________

1.7. На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

1.8.

2. Структура отдела

2.1. Структуру и численность отдела продаж определяет директор организации приказом по согласованию с начальником отдела продаж и отделом кадров.

2.2. Отдел состоит из одного структурного подразделения, возглавляемого начальником отдела.

При этом в отдел продаж входят сотрудники, занимающие должности:

2.3. Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела продаж по согласованию с директором организации, отделом кадров.

2.4.

3. Задачи и функции отдела продаж

3.1. Задачи отдела:

3.1.1. Продажа товаров организации.

3.1.2. Планирование и прогнозирование продаж товаров организации.

3.1.3. Формирование спроса на товары организации.

3.1.4. Изучение конъюнктуры рынка.

3.1.5. Оформление документации по сделкам с покупателями и поставщиками.

3.2. Функции отдела:

3.2.1. Участие в подготовке прогнозов, планов продаж товаров.

3.2.2. Участие в разработке ценовой политики, схем скидок в зависимости от различных факторов.

3.2.3. Обеспечение согласованности планов снабжения организации товарами и планов сбыта товаров.

3.2.4. Контроль за состоянием запасов товаров на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов товаров на складе.

3.2.5. Выявление потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и т.д.) и установление деловых контактов для дальнейших продаж.

3.2.6. Ведение переговоров с покупателями, согласование условий поставки, заключение договоров поставки.

3.2.7. Оформление документации на поставку товаров покупателям.

3.2.8. Определение формы и способа оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки.

3.2.9. Обеспечение подготовки партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме.

3.2.10. Обеспечение своевременного поступления оплаты за реализованные товары.

3.2.11. Проведение анализа покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов покупателей по предлагаемым товарам и оказываемых дополнительных услугах (доставка до склада покупателя и др.)

3.2.12. Рассмотрение поступающих жалоб и пожеланий клиентов, подготовка ответов на них.

3.2.13. Создание и ведение информационной базы данных о количестве покупателей каждого вида товара, покупателях, ценах, формах оплаты по сделкам, конкурентах.

4. Права отдела продаж:

4.2. Участвовать в совещаниях организации, проводимым, в том числе по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.3. Запрашивать от других структурных подразделений организации информацию, документы и материалы, касающиеся деятельности отдела и необходимые для надлежащего исполнения им своих функций.

4.4. Вести переписку с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими структурными подразделениями организации и с другими организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством организации.

4.5. Представительствовать от имени организации в отношениях с органами государственной власти и местного самоуправления, с другими организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела и не требующим согласования с руководством организации.

4.6. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся работы отдела.

4.7. Визировать следующие документы, разрабатываемые в организации: _______________ ___________________________________________________.

4.8. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела, представления о применении мер поощрения и взыскания к работникам отдела.

4.9. _____________________________________________________.

5. Взаимоотношения с подразделениями организации

Для реализации поставленных задач и выполнения функций отдел продаж взаимодействует со структурными подразделениями организации по следующим вопросам:

5.1. С директором организации — по вопросам:

-определения стратегии продаж на будущий период, разработки планов продаж;

-отчетности о продажах;

-_________________________________________.

5.2. С юридическим отделом по вопросам:

— разработки и заключения договоров и иных документов по сделкам продаж;

-взыскания дебиторской задолженности;

-проведения экспертиз некачественной продукции, товаров;

— _________________________________________

5.3. С отделом сервиса по вопросам:

— согласования сроков и порядка доставки товаров;

— организации послепродажного обслуживания;

— ____________________________________________

5.4. С отделом рекламы и маркетинга по вопросам:

— совместного проведения рекламных акций;

— изучения спроса и предложения;

— изучения сведений о конкурентоспособности товаров организации;

— _____________________________________________

5.5. С Бухгалтерией по вопросам:

— учета реализованных товаров;

— предоставления отчетов по затратам и прибыли;

— ______________________________________________

5.6. С отделом кадров по вопросам:

-подбора, обучения персонала для отдела сервиса;

-трудовой дисциплины, применения к работникам мер поощрения и взыскания, привлечения к материальной ответственности;

-мотивации и аттестации персонала отдела сервиса;

— __________________________________________

5.7. С _____________________________________ — по вопросам:

(наименование должности или отдела)

-__________________________________,

-__________________________________.

6. Ответственность

6.1. Ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей отдела продаж несет начальник отдела.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

6.3. Начальник отдела продаж, так же как и сотрудники данного отдела, несут ответственность за:

— предоставление руководству и структурным подразделениям организации недостоверной информации о работе отдела и в рамках компетенции отдела,

— предоставление органам государственной власти, органам местного самоуправления, другим организациям недостоверной информации о работе отдела и организации и информации в рамках компетенции отдела,

— недобросовестное исполнение должностных обязанностей,

— нарушение производственной и трудовой дисциплины;

— несоблюдение Устава, локальных нормативных актов организации и должностных инструкций;

— необеспечение сохранности вверенного отделу продаж имущества;

—

Подписи, визы согласования