Штатное расписание — нормативный акт, в котором закреплены состав и штатная численность компании, а также фонд заработной платы. Если этот документ правильно составлен, он:

• Существенно упрощает ведение кадрового учёта;
• Является подтверждением расходов для ФНС.

ВАЖНО: Многие работодатели считают, что штатное расписание не является обязательным документом — это неверно. Да, в Трудовом Кодексе нет прямого требования о наличии штатного расписания, но есть вполне недвусмысленная ссылка на него в 15-й статье и статье 57 ч. 2.

Там указано, что, если в условиях трудового договора указана должность работника (а она указана всегда), эта должность должна соответствовать штатному расписанию. Соответственно, при любой проверке у вас это расписание попросят. Кроме того, штатное расписание необходимо для успешного прохождения налоговых проверок и проверок из Фонда социального страхования.

Отсутствие штатного расписания проверяющие обычно трактуют как нарушение ТК РФ и выставляют штраф в размере 50 000 рублей. Именно поэтому мы настоятельно рекомендуем разработать и утвердить штатное расписание сразу же при открытии организации, а впоследствии поддерживать его актуальность.

Как составить штатное расписание?

Обычно для разработки этого документа используется унифицированный бланк Т-3. Эта форма в данный момент является рекомендованной, а не обязательной, но тем не менее, её очень удобно использовать: просто заполняете бланк и не переживаете о возможных ошибках.

Вам нужно будет заполнить:

Шапку. Стандартная для форм первичной учётной документации шапка:

• Наименование организации (в точном соответствии со свидетельством о регистрации);
• ОКПО;
• Номер документа;
• Дату вступления документа в силу (указывается в поле «Штатное расписание на период»);

Содержательную часть (таблицу). Графы пронумерованы, поэтому с ними очень удобно работать:

• Графа 1, «Наименование». Указываете название структурного подразделения компании. Располагать подразделения лучше всего согласно их иерархии;
• Графа 2, «Код». Код подразделения (внутренний код, который присвоен руководителем);
• Графа 3, «Должность». Должность и разряд/класс/категория квалификации. Указываются согласно Общероссийскому классификатору профессий. Обратите внимание: в трудовом договоре, штатном расписании и трудовой книжке должно быть указано одно и то же название должности;
• Графа 4, «Кол-во штатных единиц». Число штатных единиц по данной должности. Неполные единицы указываются в дробных числах (например, «3,5»). Учтите, что вакантные должности тоже указываются;
• Графа 5, «Тарифная ставка». Оклад, доля, процент от выручки – в любом случае вы должны указать сумму в рублёвом эквиваленте, которая будет не меньше, чем МРОТ;
• Графы 6, 7, 8, «Надбавки». Премии, поощрительные выплаты, доплаты. Также могут быть процентными надбавками или фиксированными суммами;
• Графа 9, «Всего». Общая сумма заработка сотрудника (оклад + все надбавки), в рублях;
• Графа 10, «Примечания». Чаще всего остаётся незаполненной.

Подпишитесь на блог и получите скидку

на ближайшее мероприятие! Получить скидку

Итого. Сумма всех показателей по вертикальным столбцам таблицы: общее число штатных единиц, сумма окладов, сумма надбавок и общий ежемесячный фонд заработной платы.
Документ подписывают начальник ОК и главный бухгалтер, заверять его печатью не обязательно. Утверждает штатное расписание руководитель организации, выпуская соответствующий приказ.

Как внести изменения в штатное расписание?

Мы рекомендуем составлять штатное расписание на полгода-год. Если нужно скорректировать документ в середине выбранного периода, можно воспользоваться двумя вариантами:

• Составить приказ руководителя «Об изменении штатного расписания» с указанием соответствующих корректировок;
• Составить новое штатное расписание (на основе действующего) и ввести его в действие с начала следующего месяца.

Кстати, мы специализируемся на Управленческом учете

Аккуратно составьте штатное расписание, поддерживайте его в актуальном состоянии, и у проверяющих инстанций не будет к вам никаких вопросов.

В данной статье дано разъяснение о правильности отображения в штатном расписании сезонных работников, об изменениях к штатному расписанию в случае введения новых штатных единиц.

В организации работают два кочегара. На отопительный сезон нужны еще два. Можно ли принять их по гражданско-правовому договору? Должны ли в штатном расписании быть четыре единицы с примечанием, что две должности вводятся на отопительный сезон? Как в штатном расписании предприятия отображать сезонных работников?

Частью 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятиям предоставлено правосамостоятельно определять свою организационную структуру, устанавливать численность работников и штатное расписание.

В номенклатурном перечне названий унифицированных форм документов Государственного классификатора Украины ДК 010-98 «Государственный классификатор управленческой документации», утвержденного приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31 декабря 1998 года № 1024 (дальше – ГКУД), предусмотрены такие документы, как: «Структура и штатная численность аппарата управления предприятия» (код 0202019), «Штатное расписание аппарата управления предприятия» (код 0202022), «Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность аппарата управления предприятия» (код 0202040), «Приказ о внесении изменений в штатное расписание аппарата управления предприятия» (код 0202042).

ГКУД является составной частью государственной системы классификации и кодированиятехнико-экономической и социальной информации. Он используется во время сбора и обработки документов посоответствующим унифицированным формам всеми органами государственного и хозяйственного управления, а также подведомственными предприятиями и организациями в процессе выполнения соответствующих управленческих функций согласно действующемузаконодательству.

Таким образом, предприятие должно фиксировать факт использования своего права относительно самостоятельного определения организационной структуры, установления численности работников и штатного расписания указаннымидокументами, которые, в т.ч. и штатное расписание, являются локальными нормативными актами предприятия. Кроме того, необходимость обязательного наличия штатного расписания опосредовано подтверждается и тем, что приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41 утвержден Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов. Этот Перечень определяет сроки хранения документов, которые касаются штатов, а именно:

·штатных расписаний и перечней изменений к ним:

– по месту составления –постоянно в организациях, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда (далее-НАФ), и на протяжениитрех лет в организациях, в деятельности которых не образуются документы НАФ;

– в других организациях – на протяжениитрех лет;

·проектов штатных расписаний, документов (справки, выводы, отзывы) по их разработке – на протяжениитрех лет;

·переписка об утверждении и изменении штатов – на протяженииодного года.

Законодательством не утверждены унифицированная типовая формы и методология составления и утверждения штатного расписания, которые были бы обязательными для предприятий, учреждений и организаций всех организационно-правовых форм, видов деятельности и форм собственности. Вместе с тем, приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении документов, применяемых в процессе исполнения бюджета» от 28 января 2002 года № 57 утверждены формы штатного расписания, которые являются обязательными для соблюдения бюджетными учреждениями. Исходя из правила аналогии законодательства, другие субъекты ведения хозяйства также могут использовать упомянутые формы документов в своей работе.

В соответствии с отмеченными формами в штатном расписании должны устанавливаться:

– названия структурных подразделений предприятия и должностей в этих подразделах;

– количество каждой штатной должности;

– размер должностного оклада;

– размеры и названия конкретных надбавок и доплат по каждой из штатных должностей, при условии, что они должны ежемесячно выплачиваться работникам;

– месячный и годовой фонды оплаты труда по каждой из штатных должностей.

Учитывая, что в соответствии с статьей 97 КЗоТ Украины и статьей 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24 марта 1995 года № 108/95-ВР право устанавливать работникам конкретные размеры должностных окладов, надбавок, доплат и других составляющих заработной платы предоставлено владельцу или уполномоченному им органу, штатное расписание предприятия должно утверждаться должностным лицом, которое в соответствии с уставными документами субъекта ведения хозяйства имеет право заключать и расторгать трудовые договоры с работниками. По большей части таким должностным лицом являетсяруководитель предприятия, учреждения или организации. Типовое штатное расписание утверждено приказом Министерства финансов Украины от 28 января 2002 года № 57 (дополнение).

Обращаем внимание, что руководитель хозяйствующего субъекта утверждает штатное расписание единолично, без согласования с выборным профсоюзным органом или, в случае его отсутствия, с другим органом или представителем, уполномоченным представлять интересы трудового коллектива. Согласование может иметь место лишь с органами управления, предусмотренными уставом предприятия или положением об учреждении или организации. Штатное расписание вводится в действие приказом руководителя предприятия.

Законодательством не установлена периодичность утверждения штатного расписания предприятия или внесения изменений к нему. Вместе с тем, поскольку планирование финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования осуществляется, как правило, на календарный год, то и штатное расписание целесообразно утверждать и вводить в действие приказом руководителя предприятия в начале года и распространять его действие на календарный год.

Изменения к штатному расписаниювносятся в случае введения новых штатных единиц, изменения наименований должностей, размеров должностных окладов, надбавок или доплат, установленных в штатном расписании. Если структура предприятия на протяжении года претерпевает изменения (ликвидируются структурные подразделения или появляются новые, изменяются наименования значительного количества штатных должностей и тому подобное), целесообразно утверждать и вводить в действие новое штатное расписание. Внесение изменений к действующему штатному расписанию оформляется соответствующимиприказами.

Следует отметить, что при составлении штатного расписания наименования профессий и должностей определяются в соответствии с Национальным классификатором Украины ДК 003:2005 «Классификатор профессий» с учетом внесенных к нему изменений и дополнений. В частности, профессиональное название работы «Кочегар» в отмеченном классификаторе отсутствует. Есть названия работ «Истопник» (код 9141) и «Оператор котельной» (код 8162.2). Следовательно, название должности должно быть приведено в соответствие с Классификатором профессий.

Традиционно сложилось, что штатное расписание является элементом планирования рабочей силы, которая нужна хозяйствующему субъекту для выполнения его уставных задач и функций. Наличие в штатном расписании определенной штатной должности прямо не обязывает руководителя предприятия заключать трудовой договор с работником. Однако какой-нибудь гражданин имеет право претендовать на вакантную должность и настаивать на заключении с ним трудового договора на выполнение работы, что отвечает вакантной должности.

Статьей 22 КЗоТ установлензапрет относительно необоснованного отказа в приеме на работу, а также другие условия прямого или непрямого ограничения прав гражданина при заключении трудового договора. В соответствии с статьей 184 КзоТ, собственник или уполномоченный им орган обязанв письменной форме сообщать беременным женщинам; женщинам, имеющим детей в возрасте до трех лет; одиноким матерям, имеющим ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, причины своего отказа в заключении трудового договора.

Таким образом, количество штатных должностей должно отвечать объемам выполняемых предприятием работ. При изменении объема работ, в т.ч. и в связи с сезонными или другими циклическими колебаниями,владелец имеет возможность в любой момент внести изменения в штатное расписание.

С учетом изложенного, в ситуации когда есть потребность заключать с определенными работниками трудовые договора на период отопительного сезона, по нашему мнению, в штатном расписании, которое утверждается и вводится в действие в начале календарного года, следует отобразить все штатные должности с учетом работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры на период отопительного сезона. Когда отопление не нужно и, соответственно, отсутствуют необходимые объемы работ для работников определенной профессии или должности, в штатное расписание приказом по предприятию следует вносить изменения в части уменьшения количества штатных единиц работников соответствующей профессии (должности).

Вместе с тем, предусматривать в штатном расписании субъекта хозяйствования определенные штатные должности с примечанием о том, что они вводятся на период отопительного сезона, законодательством не запрещено. Однако такая форма на практике мало применяется, поскольку изменения к штатному расписанию могут вноситься владельцем или уполномоченным им органом в любое время в соответствии с текущими потребностями.

Принимать граждан для выполнения работ, отнесенных к виду экономической деятельности хозяйствующего субъекта, на условиях гражданско-правовых договоров подряда с соблюдением норм законодательства практически невозможно. Одним из главных отличий трудового договора от договора гражданско-правового является то, чтопри выполнении трудового договора работа выполняется в пределах профессии и квалификации на рабочем месте, созданном работодателем. При выполнении работына условиях гражданско-правового договора подряда работа выполняется на собственный риск исполнителя в удобное для него время и удобным для него способом. Таким образом, предприятие лишено возможности контролировать и непосредственно влиять на осуществление работником своей трудовой функции, а именно на процесс выполнения функциональных обязанностей истопника или оператора котельной.

Однако предприятие продолжает нести ответственность за правильную эксплуатацию собственного оборудования, при помощи которого производится и подается потребителям тепловая энергия. Перевести эту обязанность на других граждан, которые не являются его работниками, субъект хозяйствования может лишь вместе с передачей им в пользование (аренду) этого оборудования. Таким образом, договор подряда на выполнение работ по производству и снабжению тепловой энергией может быть заключен с гражданином лишь после заключения с ним договора аренды соответствующего оборудования.

По материалам журнала «Довідниккадровика».

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

• появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
• изменили название должности, переименовали отдел;
• изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
• ликвидируют отделы и вакантные позиции;
• проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

• в шапке документа указывают наименование предприятия;
• ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
• слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
• указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
• указывают предложения по решению описанных вопросов;
• закрепляют ответственных за исполнение приказа;
• при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
• подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

Скачать

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Работник согласен	Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.
Работник не согласен	Работодатель предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Скачать

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Скачать

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей

Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

• дату, с которой данное изменение вступает в силу;
• название должностей, которые исключаются;
• количество штатных единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

Приказ на исключение вакантных должностей, образец

Скачать

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
2. Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Скачать

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Наименование должности (профессии, специальности) работника указывается в кадровых документах (трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке и др.) в соответствии со штатным расписанием работодателя. Работодатель вправе самостоятельно выбирать наименования должностей (профессий), включаемых в штатное расписание.

Если Трудовой кодекс РФ (иные федеральные законы) предусматривает определенные льготы, компенсации или устанавливает ограничения для выполнения работ по отдельным должностям (профессиям, специальностям), то наименование этих должностей (профессий, специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках и профессиональных стандартах (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Наименования должностей (профессий, специальностей), для которых льгот или ограничений законодательством не предусмотрено, могут не соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам. В отношении таких должностей работодатель вправе вводить в штатное расписание (и соответственно указывать в трудовом договоре с работником, трудовой книжке и других кадровых документах) любые наименования по своему усмотрению (например, «директор по продажам», «директор по транспорту и логистике», «директор департамента продаж», и т.п.). Эти выводы следуют из определения Верховного Суда РФ от 25.03.2003 № КАС03-90, письма Роструда от 07.05.2010 № 1357-6-1.

Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык (ч. 1 ст. 68 Конституции РФ). Кадровые документы организации, в том числе штатное расписание, следует вести именно на нем с указанием наименований должностей на русском языке (ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»).

Согласно п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, предусмотрено, что трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может, наряду с государственным языком РФ, вестись и на государственном языке этой республики.

Поэтому в трудовые книжки работников не вносятся записи на языке, не являющимся государственным языком РФ либо государственным языком республики в составе РФ.

Учитывая изложенное, считаем, что при присвоении наименований должностям работодателю необходимо использовать наименования только на русском языке (например, не PR-менеджер, а специалист по связям с общественностью, не IT-специалист, а специалист по информационным технологиям, не web-программист, а веб-программист, и т. д.). Использовать в названии должности иностранные слова не следует.

Например, вместо наименования должности Директор департамента COD (Cash On Delivery) нужно использовать аналогичное по смыслу наименование должности с учетом специфики работы, выполняемой конкретным работником (например, «директор по транспорту и логистике» или «директор департамента продаж» и т.п.).

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.