Когда выписывается
Авансовый счет-фактура и отгрузочный отличаются друг от друга по двум характеристикам:
| время составления | на предоплату предъявляется сразу после перечисления аванса, когда документ стандартной формы выставляется только после осуществления полной сделки |
| заполнение данных | в авансовом не обязательно заполнение подробных данных о товаре, в нее вносится больше информации о платеже |
Когда выписывать счет-фактуру на аванс не нужно:
- срок изготовления отгружаемых товаров составляет более 6 месяцев;
- товар, согласно статье НК РФ № 149, не облагается налогом;
- товар, согласно статье НК РФ № 164, облагается по ставке 0%;
- заказчик освобожден от уплаты НДС.
Покупателю
Сроки предоставления счетов-фактур составляют 5 рабочих дней после перевода денежных средств в счет аванса на отгрузку. Продавец может составить документ до осуществления фактической продажи.
Если последний день приходится на выходные или официальный праздничный день, документ отсылается не позднее, чем на следующий рабочий день, идущий за ними.
Заказчику
При оказании исполнителем услуг, которые были оплачены при помощи предоплаты, заказчику точно также, не позднее, чем через 5 рабочих дней, от получения денежных средств, должен быть выставлен счет-фактура. Правила оформления и передачи документов остаются неизменными.
Если с организацией, поставляющей услуги, заключен долгосрочный договор, например на предоставление интернета, тогда счет-фактура может быть предъявлен заказчику не за каждую совершенную оплату, а за целый период. В таком случае суммируются все совершенные платежи, и высчитывается размер НДС.
Как оформить и образец
Счет-фактура имеет установленную законодательством форму бланка, который состоит из заглавной и табличной части, имеющие поля для заполнения.
Каждая организация в праве немного видоизменить бланк, для собственного удобства, главное, чтобы все обязательные реквизиты были сохранены.
Бланк можноскачать по ссылке.
Начинается заполнение бланка с заглавной части, в которой построчно указываются следующие данные:
| № строки | |
| 1 | Номер по порядку, согласно регистрационным данным, и дата, когда была выставлена с/ф |
| 1а | В случае сдачи корректировки, указывается номер и дата осуществления исправления |
| 2 | Наименование организации поставщика |
| 2а | Адрес регистрации продавца |
| 2б | КПП и ИНН продавца |
| 3 | Данные о грузоотправителе, при оформлении авансового с/ф не прописывается |
| 4 | Данные о грузополучателе, при выставлении авансового с/ф не прописывается |
| 5 | Дата и номер документа, на основании которого происходит расчет НДС |
| 6 | Наименование заказчика |
| 6а | Адрес заказчика |
| 6б | КПП и ИНН заказчика |
| 7 | Название валюты, в которой происходит оплата, присвоенный ей код |
| 8 | При необходимости, указываются данные государственного договора |
После заполнения верхней части документа можно переходить к оформлению таблицы. Каждая из колонок имеет наименование и номер, что упрощает ее заполнение:
| № графы | |
| 1 | Полное название товара или услуги, при выставлении документа на аванс прописывается формулировка «Аванс в счет … «, далее указывается, на что конкретно была внесена предоплата, а также номер и дата договора, на основании которого совершается данная операция |
| 1а | Код на вид товара, при выплате аванса не указывается |
| 2 | Код единиц, применяемых для измерения товара, при внесении предоплаты поле остается пустым |
| 2а | Условное сокращенное обозначение единиц измерения, в документе на аванс не указывается |
| 3 | Количество, в авансовом с/ф не прописывается |
| 4 | Цена, определенная на единицу товара, не пишется в бланке на аванс |
| 5 | Общая стоимость всего количества товаров, без учета НДС, не указывается при выплате аванса |
| 6 | Размер акциза в том числе, при выплате аванса не указывается |
| 7 | Ставка НДС |
| 8 | Сумма НДС от стоимости товара, подлежащая к уплате в бюджет |
| 9 | Общая стоимость всех товаров, вместе с НДС |
| 10 | Код, присвоенный стране-производителю товара, в с/ф на аванс не указывается |
| 10а | Наименование страны-производителя, в с/ф на аванс не указывается |
| 11 | Номер таможенной декларации, при внесении предоплаты не указывается |
Ниже всех столбцов располагается строка «Всего к оплате», в ней необходимо посчитать общую сумму налога (сложить все значения столбца 8), а также указать общую стоимость товаров, включая налог (сложить все значения столбца 9).
После таблицы, ниже, документ содержит поле, в котором располагаются подписи с расшифровками и указанием должностей, руководства организации и главного бухгалтера. При наличии полномочий, вместо указанных лиц, подписи могут поставить другие ответственные лица. Также в данном поле проставляются печати.
Счет-фактура составляется в двух экземплярах, первый из которых хранится у поставщика, а второй отдается заказчику.
Образец:
Регистрация
При правильном ведении бухгалтерского учета, все операции, совершенные с денежными средствами обязательно регистрируются в соответствующей документации. Счета-фактуры на аванс, фиксируются в книгах покупок и продаж обеими сторонами сделки.
Ведение этих книг должно быть обязательным, так как представители налоговых служб, во время проверки, спрашивают именно их.
Записи в книге продаж:
| продавцом | как только перевод денежных средств поступает на счет, наступает 5 дней, в течение которых должен быть отправлен документ, информация о котором сразу записывается в книгу продаж |
| покупателем | налоговые отчисления будут совершаться по стандартному счету-фактуре, который должен быть выставлен после отгрузки продукции, что касается с/ф на аванс, сразу после передачи продавцом он должен быть занесен в книгу продаж, для дальнейшего восстановления НДС |
Занесение данных в книгу покупок:
| продавцом | после зачисления аванса, на его сумму происходит отгрузка продукции, после это у него появляется возможность принять выставленный налог на добавленную стоимость и занести данные в книгу покупок |
| заказчиком | как только был переведен аванс и на данном основании принят счет-фактура, он может выплатить предъявленный поставщиком НДС и занести информацию в книгу покупок |
Для занесения счетов-фактур, которые сопровождают предоплату, в книги покупок и продаж существуют специально установленные коды КВО, которые также должны в них проставляться:
| 02 | пишется при получении аванса, продавцом в книгу продаж, а заказчик заносит данный код в книгу покупок |
| 22 | указывается после получения товара, оплаченного в счет аванса, заказчиком в книге покупок |
| 21 | для восстановления затребованного к вычету НДС с суммы заплаченного аванса, счет-фактура, принятая заказчиком, регистрируется в книге продаж с этим кодом |
| 01 | ставится в книге продаж продавцом и в книге покупок заказчиком, при выписывании стандартного счета-фактуры |
Кроме занесения данных в книги покупок и продаж, они также автоматически регистрируются в программе 1С, при выставлении необходимых настроек. Это позволяет без проблем просмотреть полученные и выставленные другим организациям счета-фактуры, установив ограничения по датам, суммам или наименованию контрагентов.
Счет-фактура позволяет контролировать начисление и уплату НДС в бюджет, что дает возможность правильно распределять все операции.
Для того чтобы избежать ошибок которые может обнаружить налоговая служба, ведение и регистрация всей документации должно обязательно осуществляться по всем установленным законом правилам.