Скрепление печатью

Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

Министерство финансов России в напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде. При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать.

Как следует из требований статьи 93 Налогового кодекса РФ, если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст. Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.

При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.

Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе.

При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны «обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования». При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.

Прошивка (шнуровка) документов: от А до Я

Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.

Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.

Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.

Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;

— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

— п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

— обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);

— прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;

— копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;

— прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке

Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:

1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.

2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

4. Отмеряем длину нитки равную 70 см (чуть больше длины вашего предплечья) и продеваем в иголку;

5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;

6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1;

8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.

9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.

10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа.

12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей. При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки.

13. На указанном листе бумаги делаем надпись «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах» так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Вопрос: Учредительными документами юрлица закреплено, что оно не использует печать. Контрагент направил ему для подписания договор с реквизитами «М.П.»
и скрепленный своей печатью. Будет ли такой договор считаться заключенным, если юрлицо не проставит печать?

Ответ: Да, если соглашением сторон не предусмотрены последствия нескрепления договора печатью.

Декрет от 23.11.2017 N 7 предоставил субъектам хозяйствования право не использовать печать в своей деятельности <*>.

Однако и до вступления в силу Декрета от 23.11.2017 N 7 большинство сделок могли быть заключены без скрепления печатью. Так, сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами <*>. При этом законодательством и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и др.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки, т.е. лишение стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства,
не являющиеся свидетельскими показаниями <*>.

На основании вышеуказанного можно сделать вывод, что, если в тексте договора не установлены дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, а именно не установлена необходимость скрепления сделки печатями сторон, проставление печати на договоре не требуется.

Наличие в договоре аббревиатуры «М.П.», традиционно используемой для обозначения места проставления оттиска печати и расшифровываемой как «место печати», по нашему мнению, не свидетельствует о наличии явно выраженного соглашения сторон об обязательном скреплении документа печатью. При этом основным аргументом, подтверждающим отсутствие такого соглашения, на наш взгляд должен послужить тот факт, что одна из сторон договора не использует печать в соответствии с учредительными документами, а следовательно, не могла изъявить желание включить в договор положения об обязательном его скреплении печатью, что подтверждает отсутствие соглашения сторон.

Впрочем, пока судебной практикой не будет выработана устойчивая позиция по указанному вопросу, рекомендуем проставлять печать при ее наличии во избежание негативных последствий. Однако отметим, что даже если договором установлена необходимость скрепления сделки печатями сторон, но при этом не предусмотрены последствия несоблюдения этого требования, отсутствие оттиска печати на договоре не влечет его недействительность.

В заключение отметим, что Законом от 17.07.2018 N 135-З, вступающим в силу 01.02.2019, из ч. 3 п. 1 ст. 161 ГК слова «скрепление печатью» исключены <*>. На наш взгляд, тот факт, что перечень дополнительных требований к форме сделки и после 01.02.2019 останется неисчерпывающим, по-прежнему позволяет сторонам прийти к соглашению о необходимости скрепления сделки печатью.

Центральным документом, необходимым для регистрации общества с ограниченной ответственностью является устав ООО. Почему так? Во-первых потому, что данный документ является единственным учредительным документом общества. Во-вторых потому, что данный документ заявителем готовится самостоятельно, а не просто заполняется по установленной форме. Как, например, обстоит дело с заявлением на регистрацию коммерческой организации.

– В интернете существуют уже несколько ресурсов, предлагающих подготовить устав ООО бесплатно. Конечно данное предложение является довольно заманчивым, однако здесь стоит понимать две вещи. Во-первых, если у Вас есть индивидуальные требования к уставу ООО, никто учитывать их не будет, так как обычно документы на таких сайтах готовятся программой по шаблону. То есть следует забыть о таких механизмах защиты прав учредителей как ограничение полномочий директора, установление более высокого кворума общего собрания участников по сравнению с действующим согласно законодательству.

– Но тут нужно справедливо заметить, что большинство учредителей в Беларуси устав своей компании даже не читают, независимо от того, кто его готовил – юрист-лицензиат, адвокат, бесплатный ресурс или сам учредитель, поменяв паспортные данные в первом попавшемся образце. Так может таким учредителям легче скачать готовый документ? Тут стоит вспомнить об ответственности исполнителя за качество оказываемых услуг.

– Сколько бы авторы бесплатных материалов не уверяли Вас в их качестве и правильности. Факт остается фактом, за бесплатно скачанный устав ООО никто ответственности перед Вами не несёт. Ведь Вы за него ничего не заплатили, а значит какие-либо договорные отношения между Вами и владельцем ресурса отсутствуют. Потому, как говорится, выбор за Вами. Ответственность же за предоставление устава, противоречащего законодательству, весьма высока, об этом подробно даже нет смысла писать.

– Кроме того, некоторые образцы прямо содержат ссылку на то, что устав не соответствует последней редакции Закона Республики Беларусь «О хозяйственных обществах”. Но в спешке данную информацию пользователь может не заметить. Обращаясь же за разработкой устава ООО к юристу-лицензиату или адвокату Вы получаете документ, за качество которого исполнитель несёт ответственность согласно договору.

Алгоритм регистрации ООО Вы можете найти . Надеемся, что данный материал помог Вам разобраться с таким вопросом, как устав ООО. Если нет, звоните нам, с радостью ответим на все Ваши вопросы.

Программа «Spu_orb» предоставляет возможность подготовки отчетных документов для сдачи в Пенсионный фонд России.

Здесь Вы имеете возможность вводить, распечатывать и выгружать пачки документов для ПФР.

Программа работает со следующими формами документов:

Также программа обеспечивает дополнительные возможности:

  • Работа с любым количеством предприятий
  • Импорт данных из файлов ПФР формата XML
  • Импорт данных из файлов DBF
  • Импорт классификатора адресов ФНС (КЛАДР и ФИАС)
  • Формирование и печать форм из уже готовых пачек документов ПФР формата XML
  • Формирование и печать пустых бланков документов ПФР
  • Калькулятор расчета взносов для индивидуальных предпринимателей
  • Администрирование, ведение журнала действий пользователей программы

Программа работает на компьютерах под управлением операционных систем семейства Windows (2000/XP/Vista/7/8/10). Разрешение экрана должно быть не менее 800х600.

Данная программа распространяется свободно и бесплатно.

Для установки программы скачайте ниже приложенный архив на свой компьютер. Распакуйте его и запустите файл установки Setup_Spu_orb.exe. Далее следуйте указаниям мастера по установке программы.

Программу «Spu_orb» версии 2.105 от 09.09.2020г. можно скачать по ниже приведенной ссылке:

Вы можете скачать следующие документы по программе отдельно (также они поставляются вместе с программой):
Скачать описание изменений версий программы «Spu_orb» (1Мб)

Программа проверки «CheckPFR»
Страница для скачивания программы проверки «CheckPFR»

Программа проверки «CheckXML»
По методическим вопросам касательно заполнения форм документов, расчета сумм, сверки сумм и т.п. обращайтесь по следующим телефонам или в свои отделы в управлении ПФ:
Горячая линия отделов Персонифицированного учета и Администрирования страховых взносов: (3532) 98-20-00
По техническим вопросам (ошибки при установке программы, ошибки при запуске программы, аварийное прекращение работы программы, ошибки по работе базы данных, дублирование информации) обращайтесь по следующему телефону:
Отдел информационных технологий: (3532) 98-00-49.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *