Служебная документация

Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений

Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.

По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.

В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов;
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале;
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Содержание журнала регистрации служебных документов

Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления;
  • должность и фамилия вносящего запись;
  • краткое содержание записки или представления.

Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 5 лет согласно ст. 182 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

К служебным документам относятся текстовые и графические документы, выполненные любым способом: напечатанные, написанные от руки, нарисованные, начерченные, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

В ходе своей служебной деятельности командирам подразделений придется иметь дело (как составлять и оформлять, так и пользоваться) не со всеми вышеуказанными документами, а только с некоторыми из них: приказом, приказанием, указанием, планом, отчётом, докладом, протоколом, актом, заявкой, рапортом, донесением, служебным письмом, справкой, предписанием, командировочным удостоверением, отпускным билетом и другими. Кроме служебных документов, существуют служебные издания, к которым относятся (за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи): наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные пособия, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую подготовку воинских частей.

При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их использованию.

Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала.

Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При оформлении служебных документов на отдельных листах применяется бумага форматов АЗ (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ согласно правилам оформления служебных документов.

Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников);

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении.

При составлении служебных документов рекомендуется: а) пользоваться простыми предложениями;
б) не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки как указанно в образце.

Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью «Для телеграмм».

В соответствии с современными требованиями составления служебных документов пишутся с прописной буквы:

а) все слова в названиях следующих органов государственной власти Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;

б) первое слово в названиях федеральных органов исполнительной власти (Министерство обороны Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по связи и информатизации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации).

При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: _______.» с указанием наименования, даты и номера документа.

При ответах на запросы и поручения после наименование адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: «На № 137 от 09.12.16 г.»

Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись «Срочно — доставить к _____» (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи».

В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей применяются в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов .

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

Служебный документ должен иметь следующие реквизиты:

наименование министерства — автора документа;
название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дату, индекс (номер), текст, визы, подпись, отметку об исполнении служебного документа и направлении его в дело.

Министерство обороны имеет наименования: полное — Министерство обороны Российской Федерации (далее именуется — Министерство обороны) и сокращенное — Минобороны России.

В служебном документе (кроме писем) указывается название вида документа — приказ, директива, приказание, инструкция и т. д.

Служебный документ формата А4 (210×297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса. Служебный документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем? «: «О выделении …», «Об утверждении …», «О командировании …».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается: в служебных письмах — от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148×210 мм).

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Индекс (номер) служебного документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива служебных документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел, кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего служебный документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Отметка об исполнении служебного документа и направлений, его в дело включает:

а) краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату;

б) подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

На оборотной стороне последнего листа служебного документа в левом нижнем углу печатаются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
Например:
Исп. фамилия, имя, отчество (орган военного управления) т. 293-79-80.
В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как:
наименование структурного подразделения — автора документа;
резолюция;
отметка о заверении копий;
печать;
гриф внешнего согласования;
отметка о наличии приложения;
адресат;
индекс объекта почтовой связи;
почтовый и телеграфный адрес;
номер абонентского телеграфа;
номер телефона;
место составления или издания;
отметка о поступлении;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка «Проект».

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Уважаемые коллеги, мы выпустили «пустой» журнал — с незаполненными шапками граф.

Если Вы решили завести журнал учета/регистрации каких-либо документов или событий, который трудно найти в продаже, Вы можете приобрести наш «пустой» журнал и заполнить «шапки» его граф по-своему.

Образцы заполнения содержательной части журналов мы приводим ниже:

  • Журнал регистрации справок, выданных работникам
  • Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам
  • Журнал регистрации служебных заданий
  • Журнал регистрации актов
  • Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)
  • Журнал регистрации и учета личных карточек
  • Журнал регистрации выдачи СТД-Р

Журнал «пустой» — с незаполненными шапками граф выпущен в удобном формате (А4, книжный).

Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ).

Бумага белая качественная 80 г. 72 страницы

Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Более 2100 строк для записей. Ширина граф удобная.

Титульная страница «пустого» журнала — с незаполненными шапками граф выглядит следующим образом:

Таким образом, на титульной странице «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф самостоятельно заполняется наименование работодателя, а также пишется, что регистрируется/учитывается в журнале. Приведем примеры.

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Пример 6

Пример 7

Пример 8

Пример 9

Пример 10

Пример 11

Пример 12

Графа «Начат: «___»_________20___г.» заполняется при открытии журнала. Графа «Окончен: «___»_________20___г.» заполняется при закрытии журнала.

На второй и третьей страницах журнала размещен раздел «Работники, ответственные за ведение журнала».

Остальные страницы журнала содержат пустые графы – по 5 граф на каждой странице. Первая графа немного уже, остальные – одинаковой ширины. Помимо строки-«шапки» на каждой странице 30 строк для заполнения.

Если Вы хотите вести журнал, имеющий мало граф (1-5), то можно делать записи на каждой странице. Если Вы планируете вести журнал, имеющий больше граф (6-10), то можно его вести «на разворот», строки на страницах слева и справа находятся ровно друг напротив друга.

Примеры заполнения содержательной части «пустого» журнал — с незаполненными шапками граф

Пример 1. Журнал регистрации справок, выданных работникам

Пример 2. Журнал регистрации служебных заданий

Пример 3. Журнал регистрации и учета документов, выданных работникам

Пример 4. Журнал регистрации актов

Пример 5. Журнал регистрации служебных записок (докладных записок, объяснительных записок и пр.)

Пример 6. Журнал регистрации и учета личных дел

Пример 7. Журнал регистрации и учета личных карточек

Пример 8. Журнал регистрации выдачи СТД-Р

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

«Пустой» журнал — с незаполненными шапками граф пронумеровывается самостоятельно. Кроме того, журнал прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации (или иным полномочным лицом), если это установлено у работодателя на локальном уровне (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). В таком случае на последней странице журнала об этом можно сделать соответствующие записи.

Пояснительная записка к проекту Приказа МВД России «Об утверждении Порядка передачи в Пенсионный фонд Российской Федерации (России) сведений о периоде сотрудничества по контракту лиц с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность»
(подготовлен МВД России 27.09.2017 г.)

Текст проекта

Досье на проект

Проект приказа МВД России «Об утверждении Порядка передачи в Пенсионный фонд Российской Федерации (России) сведений о периоде сотрудничества по контракту лиц с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность» (далее — проект приказа) разработан в связи с принятием Федерального закона от 29 июня 2015 года N 173-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части пенсионного обеспечения некоторых категорий граждан», в соответствии с которым граждане, сотрудничавшие по контракту с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, в качестве основного рода занятий, имеют право на пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Полномочия Министра внутренних дел Российской Федерации на издание приказа предусмотрены подпунктом 3 пункта 20 Положения о Министерстве внутренних дел Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 21 декабря 2016 г. N 699.

Проектом приказа утверждается Порядок передачи в Пенсионный фонд Российской Федерации (России) сведений о периоде сотрудничества по контракту лиц с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность.

Целью разработки проекта приказа является реализация мер по пенсионному обеспечению лиц, сотрудничавших с органами внутренних дел по контракту.

Проект приказа прошел предварительное согласование с Пенсионным фондом Российской Федерации (России).

Реализация требований нормативного правового акта не потребует увеличения численности существующих или образования новых структурных подразделений МВД России, а также дополнительного финансирования из средств федерального бюджета и материально-технического обеспечения.

Издание представляемого нормативного правового акта не повлечет за собой необходимость изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *