Сметы | 25.01.2020 | 55844

Перед тем, как осуществить какие-либо затраты, практически всегда происходит их планирование. По сути, определение примерных сумм, направляемых на те или иные статьи затрат и является составлением сметы предстоящих расходов. Причем это может касаться как решения повседневных вопросов в жизни человека, так и, в еще большей степени, деятельности предприятий и организаций. Планированием затрат в той или иной форме занимаются практически все.

Определение сметы расходов

Под сметой расходов обычно понимается расчет всех затрат, необходимых для выполнения запланированных работ, выпуска изделия, реализации мероприятий, связанных с достижением намеченных целей организации и других подобных ситуациях. Иногда составление документа выполняется на добровольной основе. Однако, достаточно часто разработка сметы расходов, а также последующее ее утверждение и согласование являются требованием российского законодательства. Например, составление баланса расходов и доходов (являющегося разновидностью сметы расходов) – одно из обязательных условий работы любой некоммерческой организации. Учитывая, что их число достаточно велико, становится понятным, почему вопросу, как составить смету расходов грамотно и максимально точно, уделяется столько внимания.

К числу некоммерческих организаций (НКО) относятся:

• образовательные (университет, детский сад или школа), культурные (музей, национальный парк или выставка) медицинские (поликлиника, стоматологический центр и т.д.) государственные и частные учреждения;
• ТСЖ, жилищно-строительные и потребительские кооперативы;
• организации по защите прав граждан;
• органы местного и государственного управления;
• благотворительные фонды и организации;
• религиозные объединения;
• подразделения министерства обороны, МЧС и МВД.

Для всех вышеперечисленных организаций необходимо ежегодное составление сметы расходов и доходов, а также итогового документа, содержащего информацию об ее исполнении. Особо строгие требования предъявляются к государственным казенным учреждениям, которые частично или в полной мере финансируются из бюджета. В этом случае четко прописывается вся процедура составления, начиная от сроков разработки рассматриваемого документа и заканчивая требованиями по его утверждению и согласованию.

Область применения сметы расходов

Учитывая большое количество некоммерческих организаций, примеры которых были приведены выше, становится понятным актуальность вопроса грамотного составления смет расходов и последующего их исполнения. Во многом качеством этих процессов определяется уровень и степень контроля над распределением значительной части государственного бюджета. Неудивительно, что наиболее подробно регламентируются и контролируются именно те некоммерческие организации, в финансировании которых присутствуют в той или иной степени бюджетные средства.

Вместе с тем, не следует забывать и о том, что сметы расходов составляются не только там, где присутствует государственное финансирование. В качестве примера можно привести ситуацию, сталкиваться с которой в реальной жизни приходилось практически каждому. Уровень затрат на коммунальные платежи в домах, которых находятся под управлением ТСЖ, определяется, в том числе, и путем составления сметы расходов на будущий год, а также анализа исполнения документа, разработанного в прошедшем календарном периоде.

В этом случае смета расходов должна быть не только максимально точной, что важно для жильцов дома, не желающих переплачивать, но и доступной и легкой для проверки. Не секрет, что некоторые представители коммунальных служб предпочитают умышленно усложнить выполняемые расчеты – так гораздо проще запутать плательщиков и предъявить им большие, чем необходимо, суммы к оплате.

Не менее важной областью применения сметы расходов является их составление в коммерческих организациях, в частности, на промышленных предприятиях любой формы собственности. В этом случае целью оформления документа обычно выступает расчет себестоимости выпускаемой продукции, необходимый для определения цены реализации. Очевидно, что в современных рыночных условиях важность грамотного выполнения этого процесса сложно переоценить.

Пример составления сметы расходов

Как уже отмечалось выше, наиболее высокие требования по составлению сметы расходов предъявляются к бюджетным учреждениям. Поэтому вполне логичным будет рассмотреть конкретный пример именного такого расчета, так как выполнение других вариантов в большинстве случаев значительно проще.

В качестве подобного простого примера можно привести вариант заполненной сметы расходов и доходов некоммерческой организации.

Документ состоит из двух основных частей. В первой из них указаны источники формирования доходов, а во второй – направления их расходования с четким указанием сумм по статьям затрат и реализуемым программ и распределения по кварталам. В результате после изучения сметы создается четкое представление как об основных параметрах деятельности организации на планируемый календарный период.

Как видно из приведенного примера, оформление, согласование и утверждение рассматриваемого документа выполняется в произвольной форме. Гораздо выше требования, предъявляемые при составлении сметы расходов и доходов бюджетным учреждением, бланк и пример заполнения которой приведены ниже.

Нормативными актами четко прописывается форма документа, его структура, а также то, как составить смету расходов таким образом, чтобы это соответствовало действующему российскому законодательству. При этом шапка документа выглядит следующим образом.

Расчетная часть документа состоит из четырех разделов: в первых трех содержатся данные об основных расходах организации, которые суммируются в итоговом четвертом.

В рассматриваемом примере нет затрат по второму и третьему разделу, поэтому итоговый практически повторяет данные первого разделв в несколько измененном формате. Смета расходов подписывается тем, кто ее составлял, проверял и руководителем бюджетного учреждения.

Поможем составить смету

Составление смет

Если ваш бизнес нуждается в простом и эффективном приложении для составления строительных и иных смет, то, описываемое ниже приложение для Excel, должно вас заинтересовать.

Функциональность

1. Составление смет из готовых элементов

2. Хранение нескольких смет в одном файле Excel

3. Экспорт во внешнюю таблицу Excel для отправки клиенту, дальнейшего редактирования или печати

4. Приложение оптимизировано с целью сокращения ручных операций

5. Ведение сопутствующих справочников помещений, объектов ремонта, видов работ, конечных (элементарных) работ

Условия работы

Программа должна работать в MS Office 2007 и лучше. Обязательно включайте макросы.

Интерфейс пользователя

Основой является многостраничная форма, запускаемая с листа Старт, которая ведёт вас по этапам хорошо структурированного процесса создания сметы. Этапы следующие:

1. Ввод информации о назначении составляемой сметы.

2. Выбор ремонтируемых помещений. Ввод их площадей.

3. По каждому помещению указывается, так называемые, объекты ремонта, — то есть, что именно будет ремонтироваться: пол, стены, потолок, электрика, сантехника…

4. По каждому помещению и объекту ремонта выбирается набор видов работ. Например, для «ванная — пол» можно выбрать «плитка напольная». Каждый вид работ автоматически подтягивает за собой набор элементарных работ (технологических операций), из которых состоит тот же процесс укладки плитки.

5. Финальный просмотр и редактирование набора работ

6. Эспорт во внешнюю таблицу, печать, отправка по почте.

Страница Сметы

Экран предназначен для получения информации о наборе смет, которые уже созданы и хранятся в данном файле, а также тут сосредоточены возможности по манипулированию сметами: редактирование информации по смете, удаление более ненужных смет, экспорт во внешнюю таблицу.

В разделе Сохраненные сметы можно и нужно выбирать смету, с которой вы собираетесь работать.

Кнопка Создать добавляет новую смету, активируя поля для ввода информации: Клиент, Сметчик, Адрес, Комментарий. После заполнения данных полей следует нажать кнопку Сохранить.

Кнопка Изменить активирует возможность для внесения изменений в поля Клиент, Сметчик, Адрес, Комментарий. После изменения данных полей также надо нажать Сохранить.

Кнопка Удалить удаляет подсвеченную смету.

Подсветив нужную смету, переходите на следующий экран.

Страница Помещения

На этом экране необходимо выбрать помещения, которые будут ремонтироваться. По каждому помещению можно указать пользовательское имя, которое поможет понять, о чём идёт речь. Например, если в доме 2 ванных, то вы можете указать им дополнительные имена, к примеру, «верхняя» и «нижняя». Эта информация будет указываться на последующих экранах программы. По этой же причине нет особого смысла иметь отдельные типы помещений, как то: «гостиная», «спальня» и другие. Проще иметь тип «помещение», а в пользовательском имени указывать его конкретное назначение.

Список выбора Доступные помещения отображает все варианты помещений, имеющихся в соответствующем справочнике настроек программы. Выбор нужного помещения осуществляется при помощи кнопки со значком «больше» (находится справа от списка).

Список выбора Выбранные помещения показывает, что вы уже добавили в эту смету, какие пользовательские имена присвоили, а также какие площади указали. Удалить помещение из этого списка можно при помощи квадратной кнопки со значком «меньше».

Поля ввода площадей находятся внизу. Рекомендуется кликнуть мышью на поле Пользовательское имя, ввести имя, нажать кливишу табуляции на клавиатуре, тем самым вводится и имя и курсор переводится на следующее поле. Там вы вводите площадь и опять нажимаете табуляцию и так далее.

Не рекомендуется переходить на следующие экраны, не введя площади помещений.

Если вы хотите, чтобы помещения появлялись в смете в определенном порядке, то вы можете его установить при помощи соответствующих кнопок справа от списка.

Страница Объекты

Данный экран позволяет для каждого помещения, выбранного на предыдущем шаге, указать объекты ремонта: пол, стены, потолок и др.

В списке Выбранные помещения становимся на помещение, для которого нужно выбрать объект ремонта.

В списке Доступные объекты выбираем нужный и добавляем его уже знакомыми вам кнопками в список справа.

Список Выбранные объекты показывает объекты только для текущего помещения. Также возможна сортировка, если это необходимо.

Страница Виды работ

На этом экране для каждой комбинации помещение — объект выбираются виды работ. Этот экран сильно экономит время за счёт того, что вы видите только те работы, которые применимы к выбранному объекту. То есть, выбрав «ванная — пол», вы увидите только виды работы, характерные для пола ванной, а не длинный список всех возможных работ. Приёмы работы тут аналогичны предыдущим. Пройдитесь по всем комбинациям помещения — объекты (крайний левый список), чтобы убедиться, что вы везде что-то выбрали (в крайнем правом списке).

Страница Конечные работы

Тут вы финально просматриваете список конечных элементарных работ, убеждаетесь, что есть цены и что есть количества.

Верхний список содержит все выбранные ранее комбинации помещения — объекты — виды работ.

Список Выбранные работы во второй колонке содержит цену (как правило, за квадратный метр), а в третьей колонке — количество (как правило, площадь соответствующего помещения). Внимание: если на этапе выбора помещения не указать площади, то тут в колонке количества вы увидите нули и вынуждены будете вручную их указывать, либо можно вернуться и ввести площади для помещений, а затем удалить и выбрать заново все пострадавшие виды работ.

Чтобы ввести другое количество, надо встать на нужную строку списка и нажать Enter. Далее в появившемся окне ввести нужное количество и нажать Enter 2 раза. Используйте клавиатуру, не надо тискать мышку без особой необходимости.

Цены здесь изменить нельзя. Если у вас несколько наборов цен, то единственный вариант иметь несколько таких файлов с разными уровнями цен. Однако, вы сможете исправить что угодно во внешнем Excel файле после экспорта сметы.

Экспорт сметы

Проверив смету, возвращайтесь на первый экран и нажимайте кнопку Сформировать смету. Откроется ещё один Excel файл, который содержит проэкспортированную смету в формате, пригодном для отправки клиенту. Этот файл сохраняется в той же папке, что и файл по работе со сметами.

Тут можно менять что угодно, но разумеется это уже никак не повлияет на смету, запечатленную в основном хранилище. Поэтому рекомедую редактировать конечные сметы только в крайнем случае, так как это ведет к росту ручных операций. Если вы знаете, что у вас в настройках главного файла что-то не то в справочниках, то надо наводить порядок именно в них, а не вносить ручные изменения в конечных сметах.

Справочники помещений, объектов и видов работ

В первую очередь обратите внимание на то, как надо удялять строки из таблиц справочников. Встаём на строку, которую следует удалить, нажимаем на ней правую кнопку мыши, выбираем Удалить — Строки таблицы.

Новые строки просто добавляются под таблицей и таблица их сама втягивает в себя и форматирует.

Столбец KEY вообще не трогайте, он обслуживается автоматически.

Порядок следования строк регулируется значением в поле Порядок. Если вы добавили новую строку в конец таблицы, то оставьте пустым поле KEY, а в поле Порядок укажите, например, 15, если хотите, чтобы эта строка стояла между строками, имеющими порядок 10 и 20. Если после этого перейти на другой лист и вернуться, то вы увидите, что ваша новая строка получила уникальный номер KEY и встала там, где вы запланировали, однако значения столбца Порядок пересчитались, чтобы между строками была разница равная 10.

Справочник Помещения — следует добавлять только такие помещения, для которых характерны какие-то уникальные виды работ. Например, если вы в своем арсенале имеете работы, которые подходят только для кухни и нигде более не применяются, то вы можете создать отдельный тип помещения «кухня». Если же таких работ нет, то рекомендуется использовать универсальный тип Помещение.

Справочник Объекты — изменяйте только в случае крайней необходимости, он уже содержит всё, что необходимо.

Справочник Виды работ — содержит все укрупненные виды работ, которые вы предлагаете своим клиентам. Например вид работ «наклейка обоев» по технологии подразумевает под собой несколько операций по грунтовке, штукатурке, шпаклёвке, поклейке и т.д. Поэтому вводится понятие вид работ, которое однозначно определяет под собой несколько элементарных операций. При составлении сметы мы для ускорения дела оперируем готовыми «блоками» видов работ, которые состоят из отдельных кирпичиков работ.

Помещение и объект с именами _ВСЕ_ (KEY=0) является зарезервированными, трогать их нельзя.

Справочник конечных работ

Все элементарные работы указываются в этом справочнике. Тут и только тут мы указываем цену за квадратный метр или за операцию. Обратите внимание на поле Количество из:

1. Значения Площадь потолка, Площадь пола, Площадь стен — обязательно указывать для работ, которые относятся к объектам Потолок, Пол, Стены. Если у вас есть работа по шпатлевке, и вы её делаете и для потолка, и для пола, и для стен, да ещё и по одной и той же цене, то вы всё равно должны создать 3 разных работы с разными типом в поле Количество из. В имени работы есть смысл указать што это шпатлевание потолка, шпатлевание стен и т.д.

2. Ручной ввод (0) — это такая работа, которая будет добавлена в смету, но получит количество 0 (ноль). Применяется для редко встречающихся, но теоретически возможных работ. Такие работы вы потом руками проинициализируете нужным количеством, либо вообще удалите.

3. Ручной ввод (1) — это, как правило, операции (не площадные работы) типа установка унитаза, ванны и пр. Работа добавляется в смету с количеством 1.

Если работа участвует в нескольких видах работ, то в справочники собственно работ её надо иметь в единственном экземпляре, чтобы не плодить дублирующиеся записи.

Сопоставление помещений и объектов ремонта

До этого момента мы создавали разрозненные справочники. Сейчас настал момент их сопоставления. Тут мы сопоставляем помещения и объекты ремонта в этих помещениях. Делается это для облегчения последующего процесса составления смет. Например, объекты Сантехника не надо привязывать к жилым помещениям, чтобы по выбранному помещению вы видели только те объекты, которые вы готовы ремонтировать.

Можно использовать служебные значения _ВСЕ_ как для помещений, так и для объектов. Например, «Ванная — _ВСЕ_» — означает, что для ванных могут применяться любые описанные объекты ремонта.

Сопоставление видов работ, помещений и объектов ремонта

Это (смотри предыдущий рисунок), можно сказать, самый главный справочник. Он определяет для каких комбинаций «помещение — объект ремонта» могут применяться определенные виды работ. Например, вид работ «обои» применяется только к помещениям, да ещё обычно только к стенам. Поэтому надо внести запись: Обои — Помещение — Стены. Таким образом, на экране Виды работ вы для комбинации Помещение — Стены увидите доступный вид работ Обои. А если не сопоставите в данном справочнике, то не увидите ничего.

Сопоставление видов работ и конечных работ

Над определить из каких работ состоят виды работ. Тут, кажется, всё ясно.

В случае проблем

Если вам кажется, что программа ведет себя странно, то первым делом закройте форму работу со сметами (только форму, а не весь файл) и откройте её заново.

Не забывайте сохранять основной файл при выходе из Excel.

Если вы внесли изменения в справочники, то это НЕ ВЛИЯЕТ на ранее сохраненные сметы. Они остаются такими ми же, какими были на момент своего создания. И это хорошо.

При внесении изменений в смету на экранах Помещения и правее все производимые изменения сохраняются автоматически. Кнопку Сохранить на экране Сметы нажимать не надо, однако, при выходе из Excel не забудьте сохранить файл.

Файл для скачивания

Версия 0.30

Как приобрести программу

1. Скачанная программа работает в полнофункциональном режиме с ограничением в 50 запусков. То есть на 51-й раз программа перестанет запускаться.

2. Продолжить работу можно, приобретя код активации. Стоимость кода 1000 руб на 1 компьютер. Код привязывается к аппаратуре компьютера, поэтому программа не запустится на другом ПК с чужим кодом.

3. При запуске программа создаёт в той же папке файл hello.txt, содержащий зашифрованный идентификатор вашего компьютера. На основе этого кода я создаю вам ответный код. Он присылается вам в файле reply.txt, который вы кладёте в то же место и программа начинает работать без ограничений по запускам.

4. При приобретении более 5 экземпляров скидка 20%, более 10 — скидка 40%.

5. Если вы сменили компьютер, то обновить код вы можете за 25% стоимости не ранее, чем через год после приобретения предыдущего кода.

6. Процедура покупки:

   • Оплата по этим реквизитам в комментарии к платежу хорошо бы указать ваш адрес электронной почты

   • Письмо на почту db@perfect-excel.ru с вашего адреса (адрес будет вашим дальнейшим идентификатором)

   • Тема (subject) письма должна быть «SMETA»

   • Тело письма должно содержать первой строкой дату и время совершения платежа, например: «12.05.2017 13:43»

   • Вложение: файл hello.txt

   • Ответным письмом вы получите файл reply.txt. Его надо положить в ту же папку, что и SMETA.XLSM.