Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

В этом разделе, а также в трех последующих, рассматриваются основные базовые процессы создания ПО: формирование спецификации, разработка, аттестация и модернизация программных систем. Первый из этих процессов, формирование спецификации, предназначен для определения сервисов, которыми будет обладать проектируемое ПО, а также ограничений, накладываемых на функциональные возможности и разработку программной системы. Этот процесс в настоящее время обычно называют «разработка требований» (requirements engineering). Разработка требований часто является критическим этапом в создании ПО, поскольку ошибки, допущенные на этом этапе, ведут к возникновению проблем на этапах проектирования и разработки.

Схема процесса разработки требований показана на рис. 3.8. Результатом его выполнения является разработка документации, формализующей требования, предъявляемые к системе, т.е. создание системной спецификации. В этой документации требования обычно представлены на двух уровнях детализации. На самом верхнем уровне представлены требования, определяемые конечными пользователями или заказчиками ПО; но для разработчиков необходима более детализированная системная спецификация.

Рис. 3.8. Процесс разработки требований

Процесс разработки требований включает четыре основных этапа.

1. Предварительные исследования. Оценивается степень удовлетворенности пользователей существующими программными продуктами и аппаратными средствами, а также экономическая эффективность будущей системы и возможность уложиться в существующие бюджетные ограничения при ее разработке. Этот этап должен быть по возможности коротким и дешевым.

2. Формирование и анализ требований. Формируются системные требования путем изучения существующих аналогичных систем, обсуждения будущей системы с потенциальными пользователями и заказчиками, анализа задач, которые должна решать система, и т.п. Этот этап может включать разработку нескольких моделей системы и ее прототипов, что помогает сформировать функциональные требования к системе.

3. Специфицирование требований. Осуществляется перевод всей совокупности информации, собранной на предыдущем этапе, в документ, определяющий множество требований. Этот документ обычно содержит два типа требований: пользовательские – обобщенные представления заказчиков и конечных пользователей о системе; системные – детальное описание функциональных показателей системы.

4. Утверждение требований. Проверяется выполнимость, согласованность и полнота множества требований. В процессе формирования ограничений неизбежно возникновение каких-либо ошибок. На этом этапе они должны быть по возможности выявлены и устранены.

Конечно, процесс разработки требований трудно уложить в описанную последовательность этапов. Например, анализ требований выполняется на протяжении всего процесса их разработки, поэтому внесение новых или изменение уже сформулированных требований возможно на любом этапе. Как правило, этапы разработки требований перекрываются во времени.

3.4. Проектирование и реализация программного обеспечения

Реализация программного обеспечения – это процесс перевода системной спецификации в работоспособную систему. Этап реализации всегда включает процессы проектирования и программирования, но если для разработки ПО применяется эволюционный подход, этап реализации также может включать процесс внесения изменений в системную спецификацию.

На этапе проектирования ПО определяется его структура, данные, которые являются частью системы, интерфейсы взаимодействия системных компонентов и иногда используемые алгоритмы. Проектировщики сразу никогда не получают законченный результат – процесс проектирования обычно проходит через разработку нескольких промежуточных версий ПО. Проектирование предполагает последовательную формализацию и детализацию создаваемого ПО с возможностью внесения изменений в решения, принятые на более ранних стадиях проектирования.

Процесс проектирования может включать разработку нескольких моделей системы различных уровней обобщения. Поскольку проектирование – это процесс декомпозиции, такие модели помогают выявить ошибки, допущенные на ранних стадиях проектирования, а следовательно, позволяют внести изменения в ранее созданные модели. На рис. 3.9 показана схема процесса проектирования ПО с указанием результата каждого этапа проектирования. Эта схема построена в предположении, что все этапы процесса проектирования выполняются последовательно. На практике эти этапы перекрываются вследствие неизбежных обратных связей от одного этапа к предыдущему и повторного выполнения некоторых проектных работ.

Результатом каждого этапа проектирования является спецификация, необходимая для выполнения следующего этапа. Эта спецификация может быть абстрактной и формальной, т.е. такой, какая необходима для детализации системных требований; но она может быть и частью разрабатываемой системы. Так как процесс проектирования непрерывен, спецификации постепенно становятся все более детализированными. Конечными результатами процесса проектирования являются точные спецификации на алгоритмы и структуры данных, которые будут реализованы на следующем этапе создания ПО.

Ниже перечислены отдельные этапы процесса проектирования.

1. Архитектурное проектирование. Определяются и документируются подсистемы и взаимосвязи между ними.

2. Обобщенная спецификация. Для каждой подсистемы разрабатывается обобщенная спецификация на ее сервисы и ограничения.

3. Проектирование интерфейсов. Для каждой подсистемы определяется и документируется ее интерфейс. Спецификации на эти интерфейсы должны быть точно выраженными и однозначными, чтобы использование подсистем не требовало знаний о том, как они реализуют свои функции. На этом этапе можно применить методы формальных спецификаций.

4. Компонентное проектирование. Проводится распределение системных функций (сервисов) по различным компонентам и их интерфейсам.

5. Проектирование структур данных. Детально разрабатываются структуры данных, необходимые для реализации программной системы.

6. Проектирование алгоритмов. Детально разрабатываются алгоритмы, предназначенные для реализации системных сервисов.

Рис. 3.9. Обобщенная схема процесса проектирования

Описанная схема процесса проектирования является достаточно общей и на практике может (и должна) адаптироваться применительно к разработке конкретного программного продукта. Например, два последних этапа, проектирование структур данных и алгоритмов, могут быть как составными частями процесса проектирования, так и входить в процесс реализации ПО. Если для создания программной системы используются некоторые уже готовые компоненты, это может наложить ограничения на архитектуру системы и интерфейсы системных модулей. Это означает, что количество компонентов, требующих проектирования, значительно уменьшится. Если в процессе проектирования используется метод проб и ошибок, то системные интерфейсы могут разрабатываться после определения структур данных.

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

Бланк спецификации на поставку товаров (word)

Образец заполненной спецификации (word)

Основное назначение

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТГРУЗКЕ ТОВАРА

1. По прибытии транспортного средства фиксируется время его прибытия, проверяется правильность сопроводительных документов, доверенности на получателя
2. Каждое транспортное средство должно быть тщательно осмотрено:
— техническое состояние;
— не нарушены ли запирающие и блокирующие приспособления;
— имеются ли в наличии пломбы (ЗПУ) для пломбировки.
3. Кладовщик подбирает заказ в соответствии с заявкой на отгрузку, (форма заявки прилагается), завизированный заведующим складом
4. Кладовщик сопровождает отгрузку заказа, контролирует качество загружаемого товара и устраняет недостатки, для чего:
— путем внешнего осмотра определить наличие пересортицы, боя, при обнаружении таковых немедленно устранить путем замены
— поддоны/коробки с ненарушенной заводской упаковкой не открываются -поддоны/коробки с нарушенной заводской упаковкой открываются и пересчитываются поштучно, все возникшие недостатки устраняются
— загрузка должна выполняться таким образом, чтобы при необходимости по ее окончании была возможность пересчитать загруженный товар (количество коробок в верхних рядах должно соответствовать количеству коробок в нижних рядах).
5. Кладовщик пересчитывает загруженный товар, оформляет акт отгрузки, подписывает и передает его офис-менеджеру (форма акта отгрузки прилагается)
6. Офис-менеджер вводит спецификацию расхода в БД на основании акта отгрузки, визирует акт отгрузки
7. Офис-менеджер распечатывает спецификацию расхода, визирует и передает кладовщику оба документа для сверки.
8. Кладовщик сверяет количество в акте отгрузки и спецификации расхода, визирует и передает спецификацию офис-менеджеру
9. Офис-менеджер оформляет расходную накладную в БД на основании, заверенной кладовщиком спецификации расхода
10. Офис-менеджер распечатывает расходную накладную, визирует расходную накладную, передает заведующему складом.
11. Заведующий складом осуществляет контроль цены и ассортимента в расходной накладной, подписывает и ставит печать на расходной накладной
12. Расходная накладная передается представителю Покупателя (лицо на которое оформлена доверенность) для подписи и забирает один экземпляр
13. Кладовщик архивирует акт отгрузки до проведения ежемесячной инвентаризации и сдачи отчета
14. Офис-менеджер архивирует спецификацию расхода и оригиналы расходной накладной до проведения ежемесячной инвентаризации и сдачи отчета
15. Транспортное средство должно быть правильно закрыто и опломбировано (повешены ЗПУ). Оттиски пломб (№ ЗПУ) должны быть внесены в отгрузочные документы. В ТТН вносится время убытия транспортного средства.

11.5.1 Спецификация составляется на каждый сборочный чертеж в соответствии с ГОСТ 2.108-68″ЕСКД. Спецификация».

11.5.2 Спецификацию выполняют на отдельных листах формата А4 и размещают в конце ПЗ в приложениях (после основных приложений). В содержании спецификации не указываются, а записываются в ведомость проекта.

Спецификации имеют собственную нумерацию листов. Код спецификации – СП. При наличии места на чертеже сборочной единицы, выполненном на листе формата А1, спецификацию допускается размещать над основной надписью чертежа.

11.5.3 В спецификацию вносят составные части изделия, а также конструкторские документы, относящиеся к нему. Спецификация в общем виде состоит из разделов, которые располагают в следующей последовательности:

— документация;

— комплексы;

— сборочные единицы;

— детали;

— стандартные изделия;

— прочие изделия;

— материалы;

— комплекты.

11.5.4 В графе «Формат» указывают форматы документов, обозначения которых записывают в графе «Обозначения». Если документ выполнен на нескольких листах, то в графе проставляют «звездочку», а в графе «Примечание» перечисляют все форматы. Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают «БЧ» (без чертежа);

11.5.5 В графе «Зона» указывают обозначение зоны, в которой находится записываема составная часть (при разбивке поля чертежа на зоны по ГОСТ 2.104).

11.5.6 В графе «Поз.» указывают порядковые номера составных частей, входящих в изделие. Для раздела «Документация» графу не заполняют.

11.5.7 В графе «Обозначение» указывают:

— в разделе «Документация» — обозначения записываемых документов по ГОСТ 2.201-80;

— в разделах «Сборочные единицы» и «Детали» — обозначения основных конструкторских документов на записываемые в эти разделы изделия;

— в разделах «Стандартные изделия», «Прочие материалы» и «Материалы» графу не заполняют;

11.5.8 в графе «Наименование» записывают следующие данные.

В разделе «Документация» — сначала документы на специфицируемые изделия, а затем документы на неспецифицируемые составные части.

В разделах «Сборочные единицы» и «Детали» — наименования изделий, непосредственно входящих в специфицируемое изделие. В наименованиях, состоящих из нескольких слов, на первом месте помещают имя существительное, например: «Колесо зубчатое».

В разделе «Стандартные изделия» — наименования и обозначение изделий в соответствии со стандартом на эти изделия.

В разделе «Прочие изделия» записывают изделия и условные обозначения изделий в соответствии с документами на их поставку.

В разделе «Материалы» — обозначение материалов, установленные в стандартах или ТУ на эти материалы.

Наименование каждого раздела записывают в виде заголовка «Наименование» и подчеркивают.

11.5.9 В графе «Кол.» указывают количество составных частей на одно специфицируемое изделие; в разделе «Материалы» – общее количество материалов на одно изделия с указанием единиц физической величины;

11.5.10 В графе «Примечание» указывают дополнительные сведения, относящиеся к записанным в спецификации изделиям, материалам и документам.

Рисунок 3 – Размеры таблицы спецификации

11.5.11 Перенос слов в строках запрещен. Точки в конце не ставятся.

11.5.12 Пример оформления спецификации приведен в приложении настоящего Положения.