Запрос справки о фонде оплаты труда

Цитата (Портал «Налог-Налог» 15.01.2015): Малые и средние фирмы могут столкнуться с необходимостью предоставить справку о величине фонда оплаты труда на предприятии.
Справка о размере фонда оплаты труда предприятия может требоваться в нескольких случаях, в частности:
при обращении за заемными средствами или при предоставлении гарантий возврата кредита (оформление поручительства) предприятием;
при подтверждении легального характера банковских операций – обналичивания крупных сумм с расчетного счета организации, чтобы пройти проверку на соответствие требованиям закона о противодействии коррупции и отмыванию преступных доходов (п. 2 ст. 7 № 115-ФЗ от 07.08.2001г.);
при проведении проверок со стороны контролирующих органов, например, ФСС, ПФР или налоговой службы. Для учреждений, получающих средства из бюджета, оформление этой бумаги является общепринятой практикой, а вот хозрасчетные организации встречаются с ней редко.
Несмотря на такое забвение, данные указываемые в данном документе пригодятся и для внутреннего пользования – при принятии управленческих решений по планированию предстоящих затрат компании.
Разница между справкой о зарплате и о ежемесячном фонде
Основное отличие одного документа от другого в том, что справка о размере заработной платы содержит сведения об определенном работнике, а справка о величине фонда оплаты труда – данные обо всех сотрудниках предприятия. Причем справка о ФОТ может содержать как плановую информацию в соответствии со штатным расписанием, так и информацию о фактически начисленном за определенный месяц фонде оплаты труда. Предварительные прогнозные расчеты необходимы для планирования, а конкретный размер суммы, идущей на расчеты с персоналом за месяц – для отчетности.
Кто оформляет?
Оформлением справки о размере фонда оплаты труда занимает полномочный работник бухгалтерии предприятия. Подписать такую форму должен главный бухгалтер или руководитель организации, заверив ее печатью фирмы. Образец бланка справки о размере ФОТ.
Как заполнить?
Справка о размере ФОТ не имеет унифицированной формы, единой для всех организаций. Та инстанция, которая ее запрашивает, и разрабатывает собственные бланки с требованием к содержанию этого документа. Так, в ряде банков могут предложить свои формы для заполнения, у ФСС – свой типовой бланк, как и у бюджетных распорядителей. Если же такой формы для предоставления информации о ФОТ нет, то предприятию можно составить документ в виде письма с указанием данных о совокупном размере заработной платы и других платежей за месяц или другой запрашиваемый период. Фонд оплаты труда формируется за счет начисленных выплат сотрудникам, в состав которых входят: непосредственно заработная плата; также дополнительные выплаты работникам компании. Понадобится сообщить в этой бумаге все соответствующие сведения о зарплате и дополнительных отчислениях.
Инструкция по составлению
Что должно быть в документе:
наименование отправителя запроса, для которого и готовится эта информация;
наименование организации, ФОТ которой характеризуется;
название документа, в котором указан период, охватываемый справкой и дата ее составления;
таблица с разбивкой годового ФОТ по различным видам выплат персоналу:
сумма всех окладов, доплаты и надбавки, компенсационные выплаты, премии и стимулирующие выплаты на весь коллектив;
среднемесячный объем по каждому из видов выплат;
подпись уполномоченного сотрудника (руководителя организации или главного бухгалтера), дата и печать.
При заполнении справки о ФОТ на предстоящий период (месяц, квартал, год) необходимо использовать расчеты выплат персоналу с учетом штатного расписания, трудового распорядка и устоявшихся норм работы. Оптимально указывать все возможные отчисления и выплаты работникам, чтобы не допустить перерасхода фонда оплаты труда из-за того, что часть предстоящих затрат упущена при планировании. Если заполняется документ о размере фактического ФОТ на текущий месяц, то данные берутся из бухгалтерского учета и в расчет включена совокупность начисленной заработной платы и сумма других средств, причитающихся сотрудникам.
Куда предоставляется?
Запрашивать такой документ с данными о величине фонда оплаты труда вправе кредитные организации (банки), осуществляющие обслуживание счетов коммерческих предприятий. Также Фонд социального страхования может потребовать предоставления данной информации в письменном виде. Особенности оформления бумаги о фонде оплаты труда персонала, которая нужна для предъявления организацией по запросу проверяющих органов, отличают ее от привычных справок о размере заработной платы, которые нужны для личных нужд самих сотрудников. Составлением и той, и другой справки занимаются сотрудники бухгалтерии, да и данные используются из бухучета, но применение у них совершенно различное. Справка о ФОТ содержит информацию о зарплатах и других выплатах персоналу за весь действующий коллектив (или запланированный по штатному расписанию коллектив), а справка о величине з/пл за определенные периоды требуется непосредственно работнику для решения самых разных вопросов. Грамотное составление этой документальной формы позволит избежать проблем с планированием фонда оплаты труда, выполнением норм и планов, а также с подготовкой соответствующей отчетности по запросу заинтересованных инстанций.

Сведения о зарплате — только с разрешения работника. Статьи по предмету Трудовое право

Вернуться к списку статей по юриспруденции

СВЕДЕНИЯ О ЗАРПЛАТЕ — ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЯ РАБОТНИКА
Т. ЖУКОВА
Я работодатель, обязана ли я выдать справку (для центра занятости) о заработной плате работника без его письменного заявления?
Е.Слободенюк, г. Мурманск
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и т.д. Таким образом, сведения о заработной плате относятся к сведениям о персональных данных.
По общему правилу (ст. 88 ТК РФ) работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия данного работника, за исключением случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других ситуациях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Также работодатель не имеет права сообщать персональные данные работника без его письменного согласия в коммерческих целях. Работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных, если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение такой информации или же отсутствует письменное согласие работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. В таком случае выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
Предоставление персональных данных работника в рамках действующего законодательства РФ возможно:
1) самому работнику, в том числе без письменного запроса о предоставлении данных, поскольку согласие работника отражается проставлением подписи при получении документа;
2) третьим лицам при предъявлении письменного согласия работника;
3) третьим лицам, обладающим правом получения таких данных в силу закона без согласия работника.
В первых двух случаях ситуация вполне ясна. Что касается третьего случая, то законодательно определен перечень лиц и органов, которым могут передаваться персональные данные без согласия работника. Например, при несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) — также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ.
Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ).
Согласно ст. 61 Основ законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан (утв. ВС РФ 22.07.1993 N 5487-1) передача работодателю сведений, составляющих врачебную тайну, допускается с согласия гражданина или его законного представителя. Исключением являются случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий.
Федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи передачи персональных данных без согласия работника, однако в настоящий момент учреждения службы занятости населения однозначно не наделены правом получения персональных данных работника без его согласия.
Заметим, что обязанность работодателя обеспечивать защиту персональных данных работника подтверждается судебной практикой. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 14.01.2010 N КА-А40/14463-09 указано, что работодатель правомерно не представил акционерам общества копию трудового договора с генеральным директором, поскольку ст. 88 ТК РФ установлен запрет на передачу персональных данных работника третьей стороне, а в соответствии со ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих защиту персональных данных, несут административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Наша компания оказывает помощь по написанию курсовых и дипломных работ, а также магистерских диссертаций по предмету Трудовое право, предлагаем вам воспользоваться нашими услугами. На все работы дается гарантия.

Для чего нужна справка

Справка о зарплате является официальным документом организации, подтверждающим доход сотрудника за конкретный период, необходимый для расчета различных пособий и платежей, оформления кредитов и т. д.

Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника предприятие обязано в течение 3 дней оформить и выдать этот документ. При этом в заявлении нужно отразить – какого рода должна быть информация, и куда она представляется.

В настоящее время многие компетентные органы запрашивают стандартный документ по форме 2-НДФЛ, либо дают пустой образец справки с места работы, который нужно заполнить. Это позволяет сэкономить время и затраты как работнику, так и ответственным лицам на предприятии.

Однако бывают ситуации когда необходимо представить сведения в свободном форме. В этом случае в компании должен существовать разработанный бланк, который бухгалтер использует по мере возникновения потребности. Многие специализированные программы по бухгалтерскому учету позволяют автоматически формировать данный документ, для этого надо выбрать расчетный период и работника.

Куда составляется справка о заработной плате

Основными органами, требующими подтверждения дохода работника, являются кредитные учреждения, налоговые органы, служба занятости, комитет по труду и социальной защите населения, судебные приставы, отдел миграционной службы и т. д.

Кредитные учреждения запрашивают справки по форме 2-НДФЛ при оформлении работником различных кредитов и займов, в качестве подтверждения его платежеспособности. В этих справках содержится информация о начисленном доходе, удержанном НДФЛ. В последнее время банки, как и многие другие учреждения, стали использовать собственный бланк, который выдается лицу, оформляющему заем, для заполнения на предприятии. Он дополнен такими разделами, как полные банковские реквизиты работодателя, прочие удержания (например, алименты), размер зарплаты на руки и другие.

Справку 2-НДФЛ необходимо представлять при подаче годовой декларации 3-НДФЛ в налоговую в случаях предусмотренных законом, а также для оформления вычетов, возвратов налога и т.д.

Справка о зарплате в центр занятости составляется для уволенных работников с целью оформления ими пособия по безработице. Образец справки о доходах разрабатывается и применяется службой занятости отдельно в каждом регионе.

На практике многие работники оформляют в КТСЗН справки для получения субсидий, бесплатной молочной кухни для новорожденных, бесплатных обедов в школах, получения социальных стипендий и т. д. Для оформления этих справок используются стандартные бланки предприятия. Основное требование: период, который отражается в них, должен быть 3 или 6 месяцев, и действителен данный документ в течение месяца.

Служба судебных приставов запрашивает справки с места работы лиц, по которым ведутся исполнительные дела, с целью проверки правильности удержаний по исполнительным листам. Данные справки должны содержать информацию о начисленном доходе, удержанном НДФЛ, размере алиментов.

При оформлении загранпаспорта в отделе миграционной службы или виз в посольствах иностранных государств также необходимо представить справку о своей заработной плате. В этом случае указывается общий начисленный доход за последние 12 месяцев.

Справка о фонде оплаты труда

Приложение 25 к Порядку исполнения бюджета Луховицкого муниципального района Московской области по расходам, учета бюджетных обязательств, приостановления санкционирования оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения

Согласовано Утверждаю ________________________________ ___________________________________ (должность руководителя главного (должность руководителя получателя распорядителя (распорядителя) бюджетных средств) бюджетных средств) ___________ ____________________ ____________ ______________________ (подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.) «___» ____________ 200__ г. «____» ____________ 200__ г. М.П. М.П. СПРАВКА О ФОНДЕ ОПЛАТЫ ТРУДА В РАСЧЕТЕ НА 200__ ГОД ПО СОСТОЯНИЮ НА «___» ________ 200__ Г. ___________________________________________________________________________ (наименование получателя бюджетных средств) ————————————————————————— ¦N ¦Код классификации ¦Вид выплаты ¦Основание ¦Сумма ¦ ¦п/п¦расходов бюджетов ¦по оплате труда ¦для осуществления¦выплаты¦ ¦ +————————+ ¦выплаты 1 ¦в год ¦ ¦ ¦ППП¦РзПРз¦КЦСР¦КВР¦КОСГУ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+——+——————+——————+——-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6 ¦7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦Итого по коду 2 ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦Среднемесячная сумма выплаты по коду 3 с «__» ________ 200__ ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦Итого по коду 2 ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦Среднемесячная сумма выплаты по коду 3 с «__» ________ 200__ ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—+——+—-+—+—+—+——————+——————+——-+ ¦Итого по коду 2 ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦Среднемесячная сумма выплаты по коду 3 с «__» ________ 200__ ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦Всего фонд оплаты труда на год ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦Справочно: ¦ ¦ ¦Сумма средств на оплату труда из иных источников ¦ ¦ +——————————————————————+——-+ ¦ ¦В том числе за счет средств ¦ ¦ +—+————————————————————-+——-+ ¦ ¦В том числе за счет средств ¦ ¦ —-+————————————————————-+——— Исполнитель: ___________ __________________ _________________________ (должность) (подпись, дата) (Ф.И.О.) ——————————— 1 Указываются раздел, пункт, подпункт, номер, дата нормативного документа, являющегося основанием для осуществления выплаты. 2 Значение показателя не должно превышать утвержденных бюджетных ассигнований. 3 В случае изменения среднемесячной суммы выплаты расчет указанной выплаты с новой даты осуществляется по формуле: SUM — к x С р С’ = ————, р 12 — к где: SUM — сумма утвержденных бюджетных ассигнований; к — количество месяцев до начала изменений; С’ — среднемесячная сумма выплаты по коду до начала изменений. р

Источник — Постановление администрации Луховицкого муниципального района МО от 02.11.2009 № 199