Срок хранения документов по заработной плате

Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.

Учет документации

В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.

Сроки хранения

Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
• лицевые счета работников;
• документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
• документы на все другие выплаты работникам.

Изменения в архивном деле

В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.