Срок хранения должностных инструкций

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.06.2020 по делу N 88-10163/2020
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периода работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указал, что спорные периоды необоснованно включены в выслугу лет в календарном исчислении, тогда как указанные периоды подлежат включению в выслугу лет в льготном исчислении.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Доводы жалобы ответчика о том, что факт доказывания непосредственного исполнения обязанностей по осуществлению функций по охране и конвоированию подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений лежит на истце, а у ответчика отсутствует возможность предоставления должностных инструкций по замещаемым истцом должностям в связи с их уничтожением по истечении срока хранения, не опровергают правильность выводов судов о характере выполняемых истцом служебных обязанностей исходя из наименования его должности и места прохождения службы, не свидетельствуют о неправильном применении судами положений статьи 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В текущем делопроизводстве создаются дела, документы в которых накапливаются в течение нескольких лет. Такие дела принято называть переходящими. Это прежде всего личные дела работников, в которых откладываются документы на протяжении всего периода деятельности человека в каждой конкретной организации. Как известно, личные дела имеют свой отдельный номер, устанавливаемый в соответствии с книгой (журналом) регистрации личных дел работников. После увольнения работника при подготовке личных дел к передаче на хранение в архив они могут быть сформированы двумя способами:

· каждое личное дело формируется и подшивается (переплетается) отдельно и тогда при оформлении обложки сохраняется его номер по книге регистрации личных дел;

· все личные дела работников формируются в один или несколько томов по алфавитному принципу по году увольнения (в этом случае дело будет иметь индекс, присвоенный личным делам по номенклатуре дел).

Однако существуют некоторые документы, при формировании которых в дела и последующей подготовке к передаче на хранение в архив организации иногда возникают вопросы, ответы на которые не предусмотрены в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству. В частности, дело с должностными инструкциями работникам. В соответствии с Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, должностные инструкции работникам хранятся 50 лет после замены новыми. В отделе кадров хранятся оригиналы должностных инструкций. В некоторых организациях, как показывает практика, должностные инструкции хранятся в личных делах работников. Однако это неправильно, поскольку подобное положение вещей не предусмотрено Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Кроме того, должностные инструкции не являются именными, они рассчитаны только на должностное лицо по штатному расписанию.

Как правило, в текущем делопроизводстве отдела кадров в одном деле хранятся должностные инструкции работникам независимо от даты их утверждения. Только после того, как должностные инструкции утратили свое действие, то есть заменены на новые, они изымаются из дела и формируются в дело или дела для передачи на хранение в архив. Возникает закономерный вопрос: утратившие свое действие должностные инструкции должны формироваться в дела по году их утверждения или по году замены новыми? Если по году утверждения, а это было, например, 5 лет назад, за это время дела уже сданы в архив и на них составлены описи, то делать это нецелесообразно по уже названным причинам и главное по той причине, что срок хранения этих документов исчисляется «после замены новыми», то есть с даты, когда должностные инструкции утратили свое действие. Следовательно, все должностные инструкции, утратившие свое действие в конкретном календарном году, должны быть сформированы в одно дело. Заголовок такого дела на обложке может быть сформулирован следующим образом «Должностные инструкции работникам, утратившим действие в 2012 году». Стало быть, заголовок такого дела будет включен в годовой раздел описи за 2012 год. Тут же возникает вопрос: в какую сводную опись дел необходимо включить такое дело? Думаю, дело необходимо включить в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения, но не в опись дел по личному составу.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • Типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению. При этом устаревшая типовая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.
  • Индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет, созданные после 01.01.2003 — 50 лет (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность типовая ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. Индивидуальная ДИ в зависимости от года издания — через 75 или 50 соответственно.

Должностные лица и организации, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Еще больше информации о порядке составления и хранения должностных инструкций вы найдете в путеводителе по кадровым вопросам, составленном КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

***

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75/50 лет. Типовые ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *