Скажите, пожалуйста, сколько лет должны храниться в фонде газеты и журналы?

Категория: Библиотечное дело Статус: Готов

Ответ

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Библиотека любой территории должна иметь возможность получать местные газеты и журналы, в том числе не менее 1 экземпляра региональной периодики (газеты, журналы); не менее 2 экземпляров общегосударственных ежедневных полноформатных газет; не менее 1 экземпляра общегосударственной воскресной полноформатной газеты. Объем фонда периодических изданий определяется из расчета 10 изданий на 1000 жителей; базовая обеспеченность библиотеки периодикой — не менее 150 наименований.

Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность. Определение сроков хранения периодических изданий – один из важнейших аспектов управления фондом. Срок хранения каждого названия периодических изданий должен определяться Комиссией по сохранности фонда библиотеки и утверждаться на 1-3 года. Можно выделить 3 основные группы периодики:

— документы постоянного (бессрочного) хранения (журналы и газеты, поступившие по системе обязательного экземпляра);

— документы длительного хранения (журналы и газеты с ценной информацией долговременного использования);

— документы временного хранения (журналы и газеты с быстроустаревающей информацией, периодика для абонемента).

Для документов длительного хранения может быть рекомендована следующая хронологическая глубина: для газетных фондов – 3 — 5 лет, журнальных – до 10 лет. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5 — 10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Основным же показателем в определении сроков хранения является читательский спрос.

Литературно-художественные журналы относятся к документам длительного хранения.

Необходимо помнить, что при определении срока хранения издания текущий год не учитывается.

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Следует также отметить, что для учета периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, законодатели установили специальные нормы (п. 377 Инструкции N 157н) — издания учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) — один рубль. При этом согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги» КОСГУ, в отличие от других объектов библиотечного фонда, приобретение которых осуществляется по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств».

Приказ Минкультуры РФ от 20.02.2008 N 32 «Об утверждении нормативов минимального ресурсного обеспечения услуг сельских учреждений культуры (общедоступных библиотек и культурно-досуговых учреждений)»

Приказ Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. N 1077 г. «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»

Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 16.11.2016) «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»

Версия для печати

Молоко, твердый сыр, зелень, лак для ногтей… А что лежит в дверце вашего холодильника?

Холодильники сохраняют нашу пищу свежей, но хранить в них косметику…? Существует множество причин для хранения бьюти-продуктов в более прохладном месте. Так, теплый воздух от обогревателей или солнца способен вызывать распад формул состава, что негативно сказывается потом на состоянии волос и кожи.

Конечно, нужно привыкнуть оставлять тушь рядом со сливками, но узнав все плюсы такого хранения, вы захотите иметь отдельную полочку для косметики, подвинув недельные запасы провизии.

Давайте посмотрим, что говорят об этом специалисты.

Зачем охлаждать?

По словам Джули Фредриксон, генерального директора и основателя Stowaway Cosmetics, хранение декоративной и ухаживающей косметики в прохладном, темном и сухом месте – отличный способ предотвратить разложение продукта. Особенно это касается кремов и продуктов на водной основе..

В своем холодильнике я храню ВВ-кремы, консилеры и помады, – продолжает Джули. – А вот с косметикой на масляной основе рекомендую поосторожничать. Например, кокосовое масло быстро затвердеет при охлаждении, и вам понадобится больше усилий, чтобы равномерно его распределить.

Если вы любите органическую косметику, тогда поводов хранить ее в холодильнике еще больше. Это немного продлевает срок годности продуктов без консервантов. В любом случае, не рекомендуется использовать такую косметику, спустя 3 месяца после открытия, даже, если вы честно держали ее в холодильнике. «Еда» для вашей кожи должна быть свежей, не так ли?

Что хранить в холодильнике?

Тепло и солнечный свет меняют структуру и состав ингредиентов, поэтому было бы разумнее переместить в холодильник некоторые продукты со своего туалетного столика.

Подводка для век

Оказывается, добиться более четкой линии вдоль века можно, поместив карандаш в морозилку на 20 минут. По словам основательницы бренда Pixi Петры Стрэнд, после заморозки, вы получите острый кончик, который не сломается во время заточки.

Крем для глаз

Бонни Ндоки, косметолог и владелица компании Facials Bonnie, рекомендует всем своим пациентам держать кремы для глаз в холодильнике. Это повышает их эффективность и помогает уменьшить отечность век.

Парфюм

Многие из нас привыкли оставлять духи на прикроватном столике или в ванной. Последний вариант – худшее, что можно придумать, ведь прямой контакт с паром, теплом и влагой способен испортить духи за пару недель! А вот спрятав флакончик в холодильник, вы продлите жизнь любимому аромату.

Косметика с витамином С

Если какой-либо из ваших бьюти-продуктов содержит витамин С, поставьте его в холодильник прямо сейчас. Витамин С – лучшее средство для тусклой кожи, защищающее от стрессов, пигментации и вредного воздействия окружающей среды. Но если кремы и сыворотки ранить неправильно, формула меняется принципиально, делая продукт бесполезным.

Увлажняющие средства

Для чувствительной кожи лучше использовать охлажденные кремы, в том числе и солнцезащитные. Это мгновенно успокоит кожу и снимет покраснения, подобно компрессу.

Лак для ногтей

Любой, кому когда-либо приходилось иметь дело с загустевшим лаком для ногтей, знает, насколько сложно им пользоваться. Хранение вашего любимого оттенка в холодильнике обеспечит легкость применения надолго!

Тоник

Поставьте тоник в холодильник, и вы обеспечите своей коже освежающий уход, особенно в летнюю пору. «Такой глоток бодрости моментально затянет поры и придаст коже здоровый вид», – обещает известный нью-йоркский косметолог Эллисон Трай.

Маски

Еще один бьюти-секрет от звездного косметолога Рене Руло: для дополнительного охлаждения и успокаивающего эффекта поместите маски в холодильник за один час до использования. Это также снимет отечность лица.

Губная помада

Летняя жара быстро «поспособствует» тому, что помада в стике сломается или расплавится, а жидкая – слишком быстро загустеет. Если вы хотите сохранить свой любимый оттенок в целости, найдите ему место в своем холодильнике.

Срок хранения внутренних и международных посылок, отправлений EMS и крупногабаритных почтовых отправлений составляет 30 дней. Почтовые переводы и письменная корреспонденция, в т.ч. мелкие пакеты хранятся в отделении 30 дней. Отправления с пометками «Судебное» и «Административное» – 7 дней.

Исчисление срока хранения начинается со следующего рабочего дня ОПС, следующего за днем поступления отправления или почтового перевода в место вручения.

Срок хранения регистрируемых почтовых отправлений можно продлить на срок до 2 месяцев со дня поступления в отделение с помощью дополнительной услуги1. Для этого адресат (или его доверенное лицо) должен подать в отделение, куда на его адрес поступают посылки или письма, письменное заявление с указанием паспортных данных.2

На поступившее в отделение отправление, сотрудники почтовой службы приносят адресату извещение, по которому адресат и получит отправление или перевод, имея при себе документ, удостоверяющий личность.

При наличии простой электронной подписи (ПЭП) вручение происходит без бумажного извещения — при получении в отделении заказного письма или посылки достаточно назвать свою фамилию или номер отправления, а также номер телефона, указанный при регистрации. На этот номер придет СМС с кодом, который надо назвать оператору, чтобы получить отправление.

По истечении сроков хранения регистрируемые отправления (посылки, заказные и ценные письма, заказные и ценные бандероли, заказные открытки, экспресс-отправления EMS) пересылают по обратному адресу за счет отправителя. Если отправитель не забирает возвращенное отправление в течение срока хранения — отправление считается «невостребованным» и хранится 6 месяцев, после чего уничтожается.

Простые письма, бандероли, открытки не возвращаются отправителю. Они считаются невостребованными и хранятся 6 месяцев, после чего уничтожаются.

«Хранение и получение в ОПС почтовых отправлений и ППИ (в соответствии с заявлением / распоряжением)» является дополнительной платной услугой, которая оплачивается по Тарифам, установленным Предприятием.

В соответствии с п. 34 Правил оказания услуг почтовой связи продление срока хранения почтового отправления/почтового перевода адресатом возможно только в случае, если такая возможность предусмотрена в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи, заключенного с отправителем. При отсутствии на оболочке / в информационной системе ОПС отметки «Срок хранения не подлежит продлению» адресат может написать заявление на продление срока хранения.

-формирование дел;

-организацию выдачи и хранения документов;

-проверку наличия документов;

-архивное хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

— с разрешения руководства предприятия;

— с ограниченным количеством копий;

— в специально выделенном помещении;

— в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

— с немедленным уничтожением бракованных копий.

Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:

— изъятие конфиденциальных документов из дел;

— перемещение их одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов»;

— несанкционированный вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

— ставится в известность руководитель предприятия:

— служба безопасности;

— принимаются меры к розыску документа.

на утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка об утрате в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальных документы для архивного хранения или уничтожения.

Хранение документов. Конфиденциальность хранения. Сроки хранения документов.

Архивное хранение документов вне офиса имеет ряд преимуществ, среди которых особенно стоит отметить следующие:

· Экономия дорогостоящего офисного пространства

· Удобный и быстрый доступ (особенно важно при частых проверках с необходимостью выемки документов)

Обеспечение конфиденциальности хранения

Доступ к хранящимся документам имеют только уполномоченные представители вашей Компании и компании Архив-Профи. Отсутствие информации о вашей компании на коробах и опломбирование всех коробов значительно затрудняет несанкционированный доступ к документам. В хранилище отсутствует какая-либо электронная информация о хранящихся документах. Хранение документов конфиденциально.

Первое, что необходимо сделать для сдачи документов в архив, это определить сроки хранения этих документов. Сроки хранения документов определяются в результате экспертизы ценности документов как научной так и практической. В ходе экспертизы проводится отбор документов на хранение и устанавливаются сроки их хранения.

Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:

кратковременные сроки хранения — менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);

долговременные сроки хранения — более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);

ряд документов не хранят — они подлежат уничтожению.

Какие преимущества в использовании услуг организаций, которые предлагают внеофисное хранение документов? Таких преимуществ множество.

Во-первых, самая важная информация вашего предприятия будет защищена. Подобные компании осуществляют правовую, экономическую и техническую защиту документов. Ваши документы надежно защищены от атаки конкурентов, рейдеров или внезапного визита контролирующих органов. Очень часто правоохранительные органы при обыске или проверке не имеют возможности проверить все документы, поэтому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить обратно их бывает очень сложно, а порой пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет вам юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных или контролирующих органов может применить мотивированный отказ от выдачи документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива.

Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов. Зачастую большинство документов вам второй так и не понадобится, а именно те, которые нужны, найти невероятно сложно. Очень часто в организации не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а классификация документов становится все сложнее. Никто не имеет представления о том, что уже есть в архиве, а поэтому постоянно создаются новые папки, которые дублируют информацию, которая уже есть. На поиск в результате тратиться огромное количество времени и сил. Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение к услугам внеофисного хранения документов. При этом вы можете быть уверены в том, что вся информация о вашей фирме конфиденциальна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.

Специалисты компании помогут подготовить документы для хранения, займутся составлением описей, систематизацией и упаковкой документов, после чего они будут вывезены в место хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в результате которой будет произведен отбор документов, в зависимости от сроков хранения — временного и постоянного, после чего определяется период, на протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это может быть как небольшой срок (до 5 лет), так и более длительный (10, 30, 75 лет и более).

Подчеркнём, что хранения бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники хранилища. При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Уничтожение конфиденциальных документов производится с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия; в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Процедуры при подготовке документов к сдаче в архивы

По истечении времени хранения дел в структурных подразделениях и службе ДОУ учреждения, фирмы (один-два года) и миновании текущей управленческой значимости хранимых документов дела передаются в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы).

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

1. проведение экспертизы ценности документов;

2. оформление дел;

3. составление описей дел;

4. составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа”, начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

1. определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел;

2. систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения;

3. корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив;

4. корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений. Персональный состав экспертной комиссии утверждается приказом первого руководителя учреждения, фирмы. В комиссию включаются наиболее квалифицированные работники, имеющие большой опыт работы в сфере деятельности учреждения, фирмы, а также руководители службы ДОУ, ведомственного архива и бухгалтерии. Комиссия состоит из трех-пяти человек и работает под председательством одного из заместителей первого руководителя.