Титульный лист трудовой книжки

Нормативная база по вопросу заполнения титульного листа трудовой книжки

Где раздобыть информацию о правильном внесении информации на титульный лист? Работа с трудовыми книжками регламентируется нормами ТК РФ, а также подзаконными актами, принятыми Правительством РФ и федеральными органами исполнительной власти. Например:

1. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • новые формы бланка трудовой и вкладыша в нее, введенные в действие с 01.01.2004;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

В названном постановлении указывается, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат. 

2. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, которым утверждены:

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция);
  • форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой и вкладыша в нее;
  • форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Посмотрите видео по теме:

3. Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», которым утверждены:

  • образцы оформления титульного листа бланка и вкладыша;
  • Порядок обеспечения работодателей бланками.

Сложные ситуации возникают при оформлении трудовой впервые, а также при необходимости изменить или исправить какие-либо сведения на ее первой странице.

К основным проблемам ведения трудовых книжек относятся:

  • наличие у работников трудовых книжек, оформленных не на бланках установленного образца или на бланках, которые уже не применяются, потому что заменены новыми;
  • несоответствие личных данных работника в титульном листе трудовой книжки его данным в паспорте и др.

Как же исправить первую страницу книжки трудовой книжки или ошибки в записях во вкладыше? В этой статье мы рассмотрим некоторые такие ситуации и подскажем, как следует действовать.

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Оформление титульного листа трудовой книжки

Трудовая книжка — сложный по структуре и составу информации многостраничный документ, который включает:

  • твердую обложку, выполняющую не только защитную, но и информационную функции (содержит ссылки на изменения и дополнения, вносимые на первую страницу книжки);
  • первую страницу, содержащую сведения о владельце;
  • разделы для внесения сведений о выполняемой работе и награждениях за успехи в труде.

Обратите внимание!

Оформление новой трудовой взамен утраченной, включая оформления титульного листа, осуществляется в порядке, аналогичном оформлению книжки работнику, принятому на работу впервые.

Трудовая оформляется при заключении работником трудового договора впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Последний случай не следует путать с ситуацией, когда работник, утративший трудовую книжку, желает ее восстановить. И обращается за оформлением дубликата по последнему месту работы (а не в организацию, куда он намерен трудоустроиться).

Таким образом, в ТК РФ при оформлении приема на работу предусмотрены две различные ситуации:

Ситуация 1. У работника есть книжка, которую нужно проверить, зарегистрировать и дополнить записью о приеме на новое место работы.

Ситуация 2. У работника отсутствует трудовая книжка и ее необходимо оформить. 

Какие данные вносятся на титульный лист трудовой книжки

Первичное оформление начинается с заполнения первой страницы бланка, куда вписываются сведения о работнике (п. 9 Правил, п. 2.1.-2.4. Инструкции):

  • фамилия, имя, отчество;
  • день рождения;
  • образование;
  • профессия, специальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения на первой странице указываются на основании паспорта — основного документа, удостоверяющего личность. Эти сведения указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год. Отметим, что Инструкция требует записывать даты во всех разделах трудовых книжек, включая первую страницу, арабскими цифрами (по две цифры для обозначения числа и месяца и четыре цифры — для года).

Например: дата рождения — 09.04.1983.

Данные об образовании на титульном листе трудовой книжке

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации:

  • аттестата об основном общем образовании или о среднем общем образовании для выпускников школы;
  • диплома о начальном, среднем, высшем и послевузовском профессиональном образовании (в т. ч. диплома бакалавра, специалиста с высшим профессиональным образованием, магистра, а также диплома о неполном высшем профессиональном образовании).

Основанием для внесение данных на листе трудовой книжке в разделе трудовой книжки «Профессия, специальность» служат документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). При внесении информации в эту строку необходимо учитывать некоторые ее особенности, не отраженные в Инструкции.

К нам на работу устроились два студента. Один имеет диплом бакалавра. Второй учится на втором курсе и никакой профессии или специальности не имеет. Как следует заполнить строку «Профессия, специальность» в оформляемых для них титульных листах трудовых книжек, и нужно ли вообще это делать?

Обратите внимание: диплом бакалавра свидетельствует о присуждении выпускнику вуза «степени бакалавра» по определенному «направлению» его профессиональной подготовки. А не о «присвоении квалификации» по определенной «специальности» как это указано в дипломе специалиста. Строго говоря, такой диплом не свидетельствует о наличии у работника специальности.

Работнику, не имеющему никакой профессии или специальности (например, выпускнику школы или студенту), нередко ошибочно вписывают на первый лист информацию о выполняемой им работе (например, курьер).

В перечисленных случаях строка «Профессия, специальность» должна оставаться незаполненной до времени получения работником профессии или специальности.

Многие практики не учитывают различие в терминах «специальность» и «квалификация». И воспринимают их как одно и то же, отсюда — типичная, часто встречающаяся ошибка: вместо наименования специальности вносят присвоенную выпускнику образовательного учреждения квалификацию.

Например, вместо специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит» на первой странице записывают квалификацию «экономист».

Вместе с тем хотелось бы подчеркнуть. Что описанная ошибка происходит не столько от отсутствия знаний у специалистов кадровых служб, сколько от невозможности буквально выполнить все требования Инструкции. Так как записи должны производиться «без каких-либо сокращений», а наименование специальности требует для записи много места.

В титульном листе трудовой книжки этого места явно недостаточно, поэтому сделать правильную (точную) запись не всегда возможно. Так что в некоторых ситуациях указание квалификации вместо специальности в соответствующей строке титульного листа объясняется «нестыковкой» между:

  • требованиями Инструкции,
  • размерами бланка,
  • наименованиями, содержащимися в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО).

Дата выдачи трудовой книжки и подпись лица ее выдавшего

Время записи на первой странице обычно не совпадает с числом начала работы (работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней). Здесь следует обратить внимание на еще одну «нестыковку» между требованиями Инструкции и бланком трудовой книжки. Несмотря на норму в п. 1.1. Инструкции о записи дат во всех разделах трудовых книжек цифрами, для «даты заполнения» оставлена строка: «___ » ____________________ 20__ г., явно требующая смешанного, буквенно-цифрового обозначения даты.

Что следует понимать под «заверением» титульного листа подписью работника?

Внесенные в титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью. Важно подчеркнуть, что работник, прежде чем расписаться в титульном листе трудовой книжки, должен проверить правильность внесенных сведений. Всегда обращайте внимание работника на этот момент, так как исправление ошибок в этой части трудовой книжки не допускается. Если работник обнаружит какую-либо неточность, испорченный бланк нужно будет уничтожить и оформить трудовую книжку заново.

В соответствии п. 35 Правил и п. 2.2 Инструкции на титульном листе в частности должна наличествовать печать организации. Однако обязанность организаций иметь круглую печать отменена. Ее использование необходимо только в случаях, установленных федеральным законодательством.

Требование заверять печатью сведения в трудовых книжках закреплено на подзаконном уровне. Так, указанная обязанность предусмотрена упомянутыми подзаконными актами, которые приняты во исполнение положений федерального закона (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1).

В связи с чем полагаем возможным заверять данные печатью работодателя, содержащей информацию о его наименовании и месте его нахождения. Это фактически позволяет подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Однако если печати в компании нет (сведения о ее наличии не внесены в Устав и она не применяется при оформлении документов, будь то трудовые книжки или гражданские договоры), это не должно повлечь негативных последствий. В том числе признания недействительными всех документов, оформленных без печати. Организация действует в рамках, предусмотренных федеральным законодательством, и это не может быть признано незаконным.

Аналогичной позиции придерживается и Роструд (письмо Роструда от 20.01.2014 № ПГ/13282-6-1).

Итак, первая страница трудовой оформлена. Теперь вам необходимо поставить свою подпись. По поводу внесения данного реквизита у практиков неизбежно возникают следующие вопросы.

Во-первых, в бланке трудовой 2003 г. реквизит называется «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», а в п. 2.2. Инструкции — «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек». Очевидно, что реквизит должен был именоваться одинаково.

Во-вторых, в титульном листе трудовой книжки указано, что названная подпись должна быть проставлена «разборчиво». Однако по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» подпись — это «собственноручная роспись», т. е. она, естественно, не может быть разборчивой.

Cовет!
При оформлении реквизита «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», ставьте не личную подпись, а разборчиво пишите свою фамилию

В трудовых книжках можно увидеть, как по-разному понимают практики указание «подпись разборчиво»:

  • ставят неразборчивую личную подпись;
  • ставят личную подпись и ее расшифровку;
  • не ставят подпись, а пишут фамилию.

В связи с этим мы рекомендуем при подписании титульного листа трудовой книжки ставить не личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Также отметим, что в этой строке не требуется указывать расшифровку подписи.

Рассмотрев все реквизиты титульного листа трудовой книжки, приведем примеры его оформления.

Пример неправильного оформления титульного листа трудовой книжки

Увеличить изображение

Пример правильного оформления титульного листа трудовой книжки

Увеличить изображение

Изменения в титульном листе трудовой книжке

Внесенные на первую страницу сведения о работнике со временем могут изменяться.

Как правильно внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

В пункте 26 Правил и п. 2.3. Инструкции указывается, что изменения записей в титульных листах о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы. Такие изменения вносятся на основании:

  • паспорта,
  • свидетельства о рождении,
  • о браке,
  • о расторжении брака,
  • об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Необходимо дать ссылку на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение», на наш взгляд, уместен применительно к фамилии, имени и отчеству. Они, действительно, могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа).

Что же касается даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении на первую страницу трудовой книжки изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая. На первой странице трудовой 2003 г. это необходимо сделать выше или рядом, на той же строке. Кстати, при внесении данных на первую страницу рекомендуется вписывать фамилию как можно ближе к левому краю строки. Иначе в дальнейшем, в случае ее изменения, не будет возможности вписать другую фамилию.

Пример оформления изменений фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Увеличить изображение

Как правильно оформить ссылку на внесенные изменения в титульном листе трудовой книжки?

Ссылка на документ, на основании которого внесены изменения

Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Внесение таких данных на ее титульном листе не допускается. Они заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.

В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное изменение можно показать так:

Вариант 1. Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…

Вариант 2. Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…

Первый вариант записи об изменении в титульном листе трудовой книжки предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые. Второй — когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак.

Обратите внимание: изменение фамилии в бланке образца 1973 г. делается несколько иначе. Там в титульном листе трудовой книжки для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб.

Пример неправильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Увеличить изображение

Пример правильного изменения фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Увеличить изображение

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, работники осваивают новые профессии и специальности. Эти данные также должны быть отображены на титульном листе тудовой книжки?

Как правильно дополнить записи об образовании, профессии и специальности?

Дополнение записей об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4. Инструкции).

В пункте 2.4. Инструкции не сказано о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий дополнение сведений об образовании или профессии, специальности на титульном листе трудовой книжки. Полагаем, что такую ссылку сделать необходимо.

На практике могут возникнуть различные ситуации, требующие дополнения указанных сведений в титульном листе трудовой книжки.

Ситуация 1. Работник получает образование нового уровня по полученной ранее специальности. В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняется только строка «Образование».

Пример дополнения сведений об образовании в титульном листе трудовой книжки

Увеличить изображение

Ситуация 2. Работник получает второе образование соответствующего уровня и получает вторую профессию (специальность). В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняется только строка «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений о профессии, специальности в титульном листе трудовой книжки

Увеличить изображение

Ситуация 3. Работник получает образование соответствующего уровня впервые и приобретает новую профессию (специальность). В этой ситуации на титульном листе трудовой книжки заполняются строки «Образование» и «Профессия, специальность».

Пример дополнения сведений об образовании, профессии и специальности в титульном листе трудовой книжки

Увеличить изображение

Исправления на титульном листе трудовой книжки

Обратите внимание!

По фамилии, имени, отчеству и дате рождения, указанным на титульном листе книжки, при сравнении их с паспортными данными, определяется принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

При оформлении впервые очень важно правильно внести фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии работника.

Поскольку бланк заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей в титульном листе книжки. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Можно ли исправлять неправильные записи в титульном листе трудовой книжки?

В пункте 27 Правил говорится об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (а не на основании паспорта — личного документа гражданина). Т. е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях).

Аналогично в Инструкции (п. 1.2.) сказано о признании недействительными и исправлении только записей в разделах книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Обратите внимание!

Ошибки в титульном листе трудовой исправить невозможно, бланк трудовой книжки в 2019 признается испорченным и подлежит замене на новый.

Это позволяет сделать вывод о том, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. А значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый бланк. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил, где говорится об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3. Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных.

Уничтожение испорченного бланка трудовой книжки

При оформлении трудовой книжки работнице, впервые поступающей на работу, я допустила ошибку: написала имя «Наталья», в то время как в паспорте работницы указано имя «Наталия». Как следует поступить в такой ситуации?

Допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. Пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных в результате заполнения трудовой книжки и вкладышей в нее с составлением соответствующего акта.

Оформление титульного листа

Бланк состоит из обложки, титульника, в котором указываются сведения о владельце и разделов для внесения сведениях о работе и награждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки требует аккуратности. Внесением сведений занимается сотрудник, ответственный за заполнение, ведение и хранение бланков. Он назначается приказом руководителя. Согласно п. 9 Правил, и п. 2.1.-2.4. Инструкции, в титульник вносятся следующие данные о работнике:

  • ФИО работника;

  • дата рождения;

  • образование;

  • профессия, специальность.

ФИО и дата рождения списываются с паспорта. Эти сведения вносятся без сокращений. Дата рождения записывается в формате: дд/мм/гг. Все даты вносятся в бланк арабскими цифрами.

Информация об образовании и профессии списывается с диплома.

Если человек к моменту трудоустройства не имеет законченного образования (например, если он является студентом), в бланк информация о профессии вносится после получения им диплома. До этого момента строка, в которой указываются эти сведения, остается незаполненной.

Работник должен ознакомиться с внесенными сведениями и заверить их достоверность личной подписью. В случае, если допущена ошибка при заполнении титульного листа трудовой книжки, бланк уничтожается и заводится новый. Плата за документ в этом случае с гражданина не берется.

Если информация внесена правильно, в нужной строке указывается фамилия сотрудника, ответственного за заполнение, ставится печать компании. Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе пишется арабскими цифрами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *