Составление и оформление товарной накладной

Для того, чтобы продать или отпустить товар другому предприятию, необходимо составить в двух экземплярах документ для учета торговых операций.

К таким документам относится товарная накладная.

Она должна быть оформлена со всеми данными продавца, покупателя и подписями сторон.

Во избежание проблем с налоговой инспекцией рекомендуется составлять ее по форме ТОРГ-12.

Документ составляется в двух экземплярах: оригинал остается в организации, продающей ТМЦ (товарно-материальные ценности), а копия вместе с товаром поступает в принимающую организацию.

Современные технологии позволяют оформлять документы не только на бумаге под копирку, но также в электронном виде в программе Excel.

Документ выпускается в одном экземпляре и заверяется электронной подписью.

Один файл хранится у продавца, а второй отсылается покупателю.

Документы в электронном виде, составленные в программе Excel, позволяют экономить время на оформление, создав образец бланка для организации с уже заполненными полями реквизитов поставщика, наименованиями товаров и их артикулами.

Поэтому для заполнения электронной формы требуется минимум времени.

Электронные подписи уменьшают время, затрачиваемое на подписание документов.

Освоить ведение документации в Excel может начинающий пользователь ПК.

Оформление

ТОРГ-12 — это первичный документ бухгалтерского учета товаров в организации.

Списание и оприходование ТМЦ совершается согласно товарной накладной.

В ней обязательно указываются реквизиты продавца и покупателя, подписи с обеих сторон.

Рассмотрим подробно правила оформления.

В верхней части бланка заполняются следующие поля:

• организация-грузоотправитель;
• структурное подразделение;
• грузополучатель;
• поставщик;
• плательщик;
• основание;
• номер и дата.

Если грузоотправитель и поставщик — это одна организация, то эти поля будут одинаковы.

В них приводятся следующие данные:

• наименование организации;
• адрес;
• контактная информация;
• банковские реквизиты.

В этом видео показано, как составляется товарная накладная в формате Excel.

Приятного просмотра!

Такие же данные приводятся в полях «Грузополучатель» и » Поставщик», которые могут совпадать, если они представляют одну организацию.

В поле «Основание» необходимо указать документ, на основании которого производится отпуск товара.

Это может быть договор, соглашение или другая юридическая форма.

Номер и дата договора указываются соответственно в полях «Номер» и «Дата».

Если поставщик и грузоотправитель представляют собой две организации, то в графе транспортная накладная приводится номер и дата договора с грузоотправителем.

Основная часть товарной накладной — это таблица с перечнем поставляемых товаров.

Для каждого товара заполняется наименование, артикул, сорт, количество, масса, стоимость единицы товара, итоговая сумма с НДС.

ТОРГ-12 визируется следующими лицами со стороны поставщика:

• руководитель организации, отпускающей ТМЦ;
• бухгалтер продавца товара;
• лицо, непосредственно отпускающее товар.

Допускается подпись только лица, отпускающего товар.

Но при этом на него руководитель должен оформить доверенность и выпустить приказ с перечнем лиц, имеющих право подписывать товарные накладные.

Аналогичные подписи, кроме бухгалтера, ставят от грузополучателя и лица, принявшего груз.

Если товар получают по доверенности, то приводится ее номер и кем она выдана.

Принимать груз и быть грузополучателем может быть одно лицо, имеющее доверенность на прием ТМЦ и на подпись первичных документов.

Особенности документа в электронном виде

После принятия закона «О бухгалтерском учете» допускается произвольная форма первичных документов, к которым относится товарная накладная, с обязательным указанием реквизитов обеих сторон.

Но форма ТОРГ-12 по-прежнему рекомендуется к использованию.

Если оформляется бумажная товарная накладная, то водитель получает второй экземпляр вместе с другими документами на груз.

Но современное законодательство не требует наличия у водителя ТОРГ-12.

При ведении первичной документации в электронном виде копия накладной с подписями поставщика отправляется по e-mail.

Служебная записка о премировании, образец находится у нас на сайте.

, вы сможете найти пример бизнес плана.

Из данной статьи, вы узнаете как расшифровывается свидетельство ОГРН.

Получатель груза заверяет второй файл накладной своими электронными подписями.

Поэтому водителю выдается ТТН с перечислением товаров и их количества.

Если перевозчиком товара выступает другая организация, а не грузополучатель, то в электронной форме продавец в графе «Груз принял» заполняет номер ТТН, в которой приводятся данные экспедитора.

Если возникает необходимость исправлений в товарной накладной, выписанной на бумаге, то они вносятся путем зачеркиваний (дополнений) с указанием даты и подписями сторон.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

Исправление электронной версии возможно только выпуском соответствующего акта, который прилагается к товарной накладной.

При ведении документации в электронном виде в договоре между поставщиком и получателем обязательно прописывается метод оформления исправлений в первичную документацию.

Заключение

ТОРГ-12, относящаяся к первичной документации бухучета, должна храниться в организации не менее пяти лет.

На основании товарных накладных ведется книга учета доходов и расходов (ИП), составляются отчеты о продаже (приобретении) ТМЦ.

Электронная форма ТОРГ-12 хранится на отдельном компьютере бухгалтера или уполномоченного по отпуску товара.

Крупные компании хранят первичную документацию на специальном сервере или дублируют ее на сервер для хранения.

Бланк ТОРГ-12 2017-2018 года

Предлагаем бесплатно скачать унифицированный бланк накладной ТОРГ-12, действительной в 2017 и 2018 году.

Как заполнять накладную ТОРГ-12?

В товарную накладную по форме ТОРГ-12 вносятся следующие сведения:

• Информация о грузоотправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, структурное подразделение, коды ОКПО и ОКДП.
• Информация о грузополучателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
• Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
• Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
• Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: договора, заказа-наряда.
• Номер и дата составления товарной накладной.
• Данные о товарах: наименования, единицы измерения, коды по ОКЕИ, вид упаковки, количество, масса брутто и нетто, цена, сумма без НДС, ставка и сумма НДС, сумма с НДС.
• Информация о количестве мест и общей массе товаров.
• Информация о приложениях.
• Информация о сопроводительной документации на грузы.
• Информация о лицах, которые разрешают и осуществляют отпуск и приемку товаров (ФИО, должности) и их подписи с расшифровками.
• Подпись главного бухгалтера грузоотправителя.
• Печати грузоотправителя и грузополучателя.

Образец заполнения ТОРГ-12 2017-2018 года

Не допустить ошибок при заполнении товарной накладной вам помогут шаблоны оформления ТОРГ-12, которые доступны для бесплатного скачивания в разных форматах.

Оформление бланков ТОРГ-12 отнимает много времени? Воспользуйтесь сервисом КУБ, который предназначен для автоматического заполнения документов и их систематизированного хранения.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Создание товарной накладной в Excel на PHPExcel

// Подключаем PHPExcel. require_once __DIR__ . ‘/PHPExcel/Classes/PHPExcel.php’; require_once __DIR__ . ‘/PHPExcel/Classes/PHPExcel/Writer/Excel2007.php’; // Создаем экземпляр класса PHPExcel. $xls = new PHPExcel(); // Писать будем в первый лист. $xls->setActiveSheetIndex(0); $sheet = $xls->getActiveSheet(); // Задаем ширину столбцов (ширина задается в количестве символов). $sheet->getColumnDimension(‘A’)->setWidth(12); $sheet->getColumnDimension(‘B’)->setWidth(17); $sheet->getColumnDimension(‘C’)->setWidth(60); $sheet->getColumnDimension(‘D’)->setWidth(10); $sheet->getColumnDimension(‘E’)->setWidth(6); $sheet->getColumnDimension(‘F’)->setWidth(10); $sheet->getColumnDimension(‘G’)->setWidth(10); // Для удобства заводим переменную $line, в ней будем считать номер строки. $line = 1; // Заголовок накладной. $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘Товарная накладная № 1 от ‘ . date(‘d.m.Y H:i’)); // Объединяем ячейки по горизонтали. $sheet->mergeCells(«A{$line}:G{$line}»); // Делаем выравнивание по центру вертикали и горизонтали. $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_CENTER); $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getAlignment()->setVertical(PHPExcel_Style_Alignment::VERTICAL_CENTER); // Делаем текст жирным и увеличиваем шрифт. $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getFont()->setSize(18); // Пропускаем строку после заголовка. $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», »); $sheet->mergeCells(«A{$line}:G{$line}»); // Информация о поставщике. $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘Поставщик:’); $sheet->setCellValue(«B{$line}», htmlspecialchars_decode(‘ООО Рога’)); $sheet->getStyle(«B{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->mergeCells(«B{$line}:G{$line}»); $line++; $sheet->setCellValue(«B{$line}», ‘Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д.24, тел: 8 (923) 123-45-67’); $sheet->mergeCells(«B{$line}:G{$line}»); // Информация о покупателе. $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘Покупатель:’); $sheet->setCellValue(«B{$line}», ‘Иванов Иван Иванович’); $sheet->getStyle(«B{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->mergeCells(«B{$line}:G{$line}»); $line++; $sheet->setCellValue(«B{$line}», ‘Тел 9 (999) 999-99-99’); $sheet->mergeCells(«B{$line}:G{$line}»); // Пропускаем строку. $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», »); $sheet->mergeCells(«A{$line}:G{$line}»); // Далее идет таблица с товарами. // Запоминаем строку с которой начинается таблица чтобы потом сделать рамку. $line++; $start_table = $line; // Шапка таблицы. $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘п/п’); $sheet->setCellValue(«B{$line}», ‘Артикул’); $sheet->setCellValue(«C{$line}», ‘Название’); $sheet->setCellValue(«D{$line}», ‘Кол-во’); $sheet->setCellValue(«E{$line}», ‘Ед.’); $sheet->setCellValue(«F{$line}», ‘Цена’); $sheet->setCellValue(«G{$line}», ‘Сумма’); // Стили для текста в шапки таблицы. $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getAlignment()->setWrapText(true); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_LEFT); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getAlignment()->setVertical(PHPExcel_Style_Alignment::VERTICAL_CENTER); // В данном примере товары представлены в виде массива. $prods = array( array( ‘sku’ => ‘8545775’, ‘name’ => ‘Боксерские перчатки GREEN HILL Super Star (без марки AIBA)’, ‘price’ => ‘6060’, ‘count’ => ‘2’ ), array( ‘sku’ => ‘865645’, ‘name’ => ‘Боксерский мешок 120X35, 46 кг’, ‘price’ => ‘9900’, ‘count’ => ‘1’ ), array( ‘sku’ => ‘865643’, ‘name’ => ‘Кронштейн для боксерского мешка’, ‘price’ => ‘4800’, ‘count’ => ‘3’ ), ); // Далее в цикле выводим товары. foreach ($prods as $i => $prod) { $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», ++$i); $sheet->setCellValue(«B{$line}», $prod); $sheet->setCellValue(«C{$line}», $prod); $sheet->setCellValue(«D{$line}», $prod); $sheet->setCellValue(«E{$line}», ‘шт.’); $sheet->setCellValue(«F{$line}», number_format($prod, 2, ‘,’, ‘ ‘)); $sheet->setCellValue(«G{$line}», number_format($prod * $prod, 2, ‘,’, ‘ ‘)); // Выравнивание текста в ячейках. $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_CENTER); $sheet->getStyle(«B{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_LEFT); $sheet->getStyle(«C{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_LEFT); $sheet->getStyle(«D{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_RIGHT); $sheet->getStyle(«E{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_LEFT); $sheet->getStyle(«F{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_RIGHT); $sheet->getStyle(«G{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_RIGHT); // Подсчет «Итого». @$total += $prod * $prod; } // Добавляем рамку к таблице. $sheet->getStyle(«A{$start_table}:G{$line}»)->applyFromArray( array( ‘borders’ => array( ‘allborders’ => array( ‘style’ => PHPExcel_Style_Border::BORDER_THIN ) ) ) ); // Итого. $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘Итого:’); $sheet->mergeCells(«A{$line}:F{$line}»); $sheet->setCellValue(«G{$line}», number_format($total, 2, ‘,’, ‘ ‘)); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_RIGHT); // НДС (18% от итого). $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», ‘В том числе НДС:’); $sheet->mergeCells(«A{$line}:F{$line}»); $sheet->setCellValue(«G{$line}», number_format(($total / 100) * 18, 2, ‘,’, ‘ ‘)); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->getStyle(«A{$line}:G{$line}»)->getAlignment()->setHorizontal(PHPExcel_Style_Alignment::HORIZONTAL_RIGHT); // Всего наименований. $line++; $sheet->setCellValue( «A{$line}», ‘Всего наименований ‘ . count($prods) . ‘, на сумму ‘ . number_format($total, 2, ‘,’, ‘ ‘) . ‘ руб.’ ); $sheet->mergeCells(«A{$line}:G{$line}»); // Сумма прописью. // Здесь используется функция для получение суммы прописью, взято с https://habrahabr.ru/post/53210/ function num2str($num) { $nul = ‘ноль’; $ten = array( array( », ‘один’, ‘два’, ‘три’, ‘четыре’, ‘пять’, ‘шесть’, ‘семь’, ‘восемь’, ‘девять’ ), array( », ‘одна’, ‘две’, ‘три’, ‘четыре’, ‘пять’, ‘шесть’, ‘семь’, ‘восемь’, ‘девять’ ), ); $a20 = array( ‘десять’, ‘одиннадцать’, ‘двенадцать’, ‘тринадцать’, ‘четырнадцать’, ‘пятнадцать’, ‘шестнадцать’, ‘семнадцать’, ‘восемнадцать’, ‘девятнадцать’ ); $tens = array( 2 => ‘двадцать’, ‘тридцать’, ‘сорок’, ‘пятьдесят’, ‘шестьдесят’, ‘семьдесят’, ‘восемьдесят’, ‘девяносто’ ); $hundred = array( », ‘сто’, ‘двести’, ‘триста’, ‘четыреста’, ‘пятьсот’, ‘шестьсот’, ‘семьсот’, ‘восемьсот’, ‘девятьсот’ ); $unit = array( array(‘копейка’, ‘копейки’, ‘копеек’, 1), array(‘рубль’, ‘рубля’, ‘рублей’, 0), array(‘тысяча’, ‘тысячи’, ‘тысяч’, 1), array(‘миллион’, ‘миллиона’, ‘миллионов’, 0), array(‘миллиард’, ‘милиарда’, ‘миллиардов’, 0), ); list($rub,$kop) = explode(‘.’,sprintf(«%015.2f», floatval($num))); $out = array(); if (intval($rub) > 0) { foreach(str_split($rub, 3) as $uk => $v) { if (!intval($v)) continue; $uk = sizeof($unit) — $uk — 1; $gender = $unit; list($i1,$i2,$i3) = array_map(‘intval’, str_split($v, 1)); $out = $hundred; if ($i2 > 1) $out = $tens . ‘ ‘ . $ten; else $out= $i2 > 0 ? $a20 : $ten; if ($uk > 1) $out = morph($v, $unit, $unit, $unit); } } else { $out = $nul; } $out = morph(intval($rub), $unit, $unit, $unit); $out = $kop . ‘ ‘ . morph($kop,$unit, $unit, $unit); return trim(preg_replace(‘/ {2,}/’, ‘ ‘, join(‘ ‘,$out))); } function morph($n, $f1, $f2, $f5) { $n = abs(intval($n)) % 100; if ($n > 10 && $n < 20) return $f5; $n = $n % 10; if ($n > 1 && $n < 5) return $f2; if ($n == 1) return $f1; return $f5; } // Еще нужно у суммы прописью сделать первую букву заглавной. Т.к. скрипт в UTF-8 функция ucfirst не работает, поэтому используется аналог — mb_ucfirst. if (!function_exists(‘mb_ucfirst’)) { function mb_ucfirst($str, $enc = ‘utf-8’) { return mb_strtoupper(mb_substr($str, 0, 1, $enc), $enc) . mb_substr($str, 1, mb_strlen($str, $enc), $enc); } } $line++; $sheet->setCellValue(«A{$line}», mb_ucfirst(num2str($total))); $sheet->getStyle(«A{$line}»)->getFont()->setBold(true); $sheet->mergeCells(«A{$line}:G{$line}»); // Файл готов, отдаем его браузеру на скачивание. header(«Expires: Mon, 1 Apr 1974 05:00:00 GMT»); header(«Last-Modified: » . gmdate(«D,d M YH:i:s») . » GMT»); header(«Cache-Control: no-cache, must-revalidate»); header(«Pragma: no-cache»); header(«Content-type: application/vnd.ms-excel» ); header(«Content-Disposition: attachment; filename=order.xlsx»); $objWriter = new PHPExcel_Writer_Excel2007($xls); $objWriter->save(‘php://output’); // Или сохраняем на сервере. $objWriter = new PHPExcel_Writer_Excel2007($xls); $objWriter->save(__DIR__ . ‘/order.xlsx’);