Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты. Скачайте образец, чтобы заполнить правильно!

Товарная накладная — вид первичного документа, с помощью которого оформляют отгрузку материальных ценностей.

Если товар продается с НДС, к накладной прикладывается счет-фактура.

Компаниям разрешено разрабатывать свои формы первичной документации. На практике ТОРГ-12 редко заменяют иным документом, так как унифицированную форму использовать очень удобно.

Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 содержит все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.

В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемого товара, его количество, цену и общую стоимость.

В графе «Основание» продавец чаще всего указывает номер и дату договора поставки.

Накладная будет недействительной при отсутствии в ней подписей ответственных лиц.

Со стороны продавца подписать накладную должны три лица: ответственный за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и руководитель. На практике очень часто можно увидеть, что за всех трех лиц ставит подпись один человек. Такой вариант вполне оправдан. Главное, оформить приказ или доверенность на право подписи документа.

Передавайте контрагентам электронные накладные ТОРГ-12 бесплатно — по акции «Безлимит на 2 месяца» от системы Диадок

Попробовать

Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принял» и «Груз получил». Первую подпись чаще всего ставит представитель транспортной компании, доставляющей груз покупателю. В графе «Груз получил» расписывается материально ответственное лицо. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.

Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компании могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от применения печати, в ТОРГ-12 ее можно не ставить.

Накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. Если груз перевозит транспортная компания, тогда дополнительно оформляется транспортная накладная.

Нужно заполнить все обязательные реквизиты ТОРГ-12. Безопаснее указать сроки отгрузки и получения товара по накладной. В случае судебных разбирательств сроки в ТОРГ-12 могут сыграть важную роль.

При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 из нее нельзя удалять какие-либо реквизиты, зато можно добавить свои.

ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если накладная электронная, она должна быть заверена электронными подписями.

Вместо накладной компания вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет в себе ТОРГ-12 и счет-фактуру. Используя УПД, можно значительно сократить документооборот.

Товарная накладная. Образец заполнения

Накладную можно заполнить в бухгалтерской программе. Также существуют специальные сервисы, где можно заполнить товарную накладную онлайн.

Чтобы развеять все вопросы по заполнению документа, приведем пример. ООО «РОС» отгрузило в адрес ООО «Пам» подшипники в количестве 6 штук. Каждый подшипник стоит 74 рубля без НДС. Общая сумма накладной составляет 523,92 рубля. От продавца ответственным лицом по доверенности является менеджер Синицын Т. П. Именно он подписал ТОРГ-12 в отведенных графах. Товар был лично получен у поставщика на складе Печкиным Р. О. по доверенности № 4 от 14.02.2017.

Скачать образец

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 28 сентября 2017 г.

Для того, чтобы покупатель смог принять к вычету НДС, предъявленный продавцом, ему необходимо иметь счет-фактуру (п. 1 ст. 169 НК РФ). Форма счета-фактуры и правила его заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры предусмотрен ст.169 НК РФ. При этом ни НК РФ, ни Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не запрещают вводить в форму счета-фактуры дополнительные реквизиты (Письмо Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17). Учитывая, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичной учетной документации (к примеру, накладной по форме ТОРГ-12) не является обязательным, ФНС разработала на основе формы счета-фактуры форму универсального передаточного документа (УПД), которая может одновременно выполнять функцию счета-фактуры и первичного учетного документа, заменяющего собой унифицированный бланк (Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Эта форма носит лишь рекомендательный характер и может использоваться организациями и ИП либо как документ, объединяющий в себе и счет-фактуру, и передаточный документ, либо только как передаточный документ. О форме УПД и некоторых вопросах его применения мы расскажем в нашей консультации, а также приведем пример заполнения этой формы.

Форма УПД: скачать

Форма УПД приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (Приложение № 1).

Скачать бланк универсального передаточного документа по форме, приведенной в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, в формате Word можно здесь.

Напоминаем, что с 01.07.2017 форма счета-фактуры дополнилась новым реквизитом. Это идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625).

А с 01.10.2017 применяется уже обновленная форма счета-фактуры (Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981). В новой форме не только откорректированы наименования строки 8 и графы 11 счета-фактуры, но и добавлена новая графа 1а. Подробнее об этом мы рассказывали в отдельном материале.

Несмотря на то, что в форму УПД подобные изменения не вносились, во избежание налоговых рисков налогоплательщику необходимо самостоятельно дополнить форму УПД с учетом внесенных поправок (Письмо ФНС от14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).

Кто может применять УПД

Перечень операций, для оформления которых может использоваться УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так, организации и ИП могут применять УПД для оформления, в частности, следующих фактов хозяйственной жизни:

• отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу);
• отгрузка товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров;
• передача имущественных прав;
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• отгрузка (передача) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

При этом приведенный перечень операций, которые можно оформлять УПД, не является исчерпывающим (Письмо ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Свое решение применять УПД в бухгалтерском учете организация должна закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета. А если универсальный передаточный документ будет использоваться также вместо счета-фактуры, это необходимо предусмотреть и в Учетной политике в целях налогообложения.

Образец заполнения УПД

Рекомендации по заполнению УПД приведены в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Покажем на условном примере образец заполнения универсального передаточного документа, используемого одновременно как счет-фактура и передаточный документ (статус УПД «1»). При этом в форму УПД был включен реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Одним из самых важных первичных учетных документов является товарная накладная. На основании нее оформляется отпуск со склада товарно-материальных ценностей и производится учет соответствующих операций. Современная система бухучета позволяет формировать как электронные, так и бумажные варианты товарных накладных с их последующим хранением. Общепринятым является использование компьютерных программ для формирования формы ТОРГ-12, при необходимости можно распечатать товарную накладную из Excel.

Товарная накладная подписывается руководителем организации (либо уполномоченным по соответствующему документу лицом) и главным бухгалтером. Правильно составлять данный документ в двух экземплярах, один является достаточным основанием для списания товаров и остается у продавца. Другой есть основанием для оприходования ценностей, передается покупателю.

Подписи в товарной накладной обязаны проставить следующие лица:

• три представителя продавца – сам руководитель, бухгалтер и погрузчик. Для крупных организаций распространена практика оформления права данных подписей одним лицом – «оператором»;
• ответственный за прем товара представитель покупателя. Так называемый «грузополучатель» должен быть уполномочен официально (либо на основании Устава, либо по доверенности). Для его подписи в товарной накладной предусмотрена графа «груз получил»;
• лицо, фактически принимающее груз. В графе «груз принял» ставит подпись материально-ответственное лицо, принимающее груз по факту. Кроме представителя организации покупателя таким лицом может быть сотрудник компании доставки товара.

Письмом ФНС N ММВ-20-3/ от 21.10.2013 утвержден к применению универсальный передаточный документ (УПД) который совмещает в себе и товарную накладную и счет фактуру.

Сколько экземпляров

Два экземпляра. Один – продавцу, второй – покупателю.

Кто заполняет

Сотрудник организации-продавца, ответственный за учет товаров

Кто подписывает

От продавца:

• сотрудник, разрешивший отпуск груза;

• сотрудник, отпустивший груз;

• главный бухгалтер.

От покупателя – представитель покупателя (грузополучателя), принявший груз.

Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, товар ему выдают при наличии доверенности от организации-покупателя. Реквизиты доверенности отражают в накладной в поле «По доверенности №».

Как заполнять

– Пример заполнения ТОРГ-12 при отгрузке товара со склада поставщика представителю покупателя по доверенности

– Пример заполнения ТОРГ-12 при передаче товаров посредником заказчику

Когда оформляют

При продаже товаров оптом или в розницу. Составляют на дату отпуска товаров со склада (списания со счета 41)

На основании каких документов

Договор купли-продажи

Для чего нужен бухгалтерии

У продавца – подтверждает реализацию товара. На основании товарной накладной продавец:

• списывает товарно-материальные ценности с учета (со счета 41);

• отражает в учете выручку от реализации.

У покупателя:

• подтверждает оприходование товаров для вычета входного НДС;

• подтверждает расходы на приобретение товаров в целях расчета налога на прибыль или единого налога при упрощенке.

Бухгалтерия | 06.07.2019 | 23372

Товарная накладная – это документ первичного учета, на основании которого производится передача товарно-материальных ценностей и ведется их учет. Также, товарная накладная является основанием для списания товара продавцом, и его оприходования контрагентом.

Согласно закону №402 о бухучете и №63 об электронной подписи, товарная накладная может быть сформирована как в бумажном варианте так и в электронном.

Порядок оформления бумажного и электронного варианта имеет некоторые отличия.

Товарная накладная особенности формы

В 2013 году, унифицированная форма товарной накладной была отменена. Однако большинство организаций и предпринимателей все еще используют ранее утвержденные формы ТОРГ-12. Это не является нарушением. Однако с 01.01.13г. любая организация вправе утверждать собственную форму товарных накладных.

Утверждая собственную форму ТОРГ-12, необходимо помнить, что существует регламент обязательных данных, которые необходимо указывать в товарной накладной. В противном случае она не сможет быть применена к бухучету.

Данные, указываемые в ТОРГ-12

• Дата составления;
• Наименование документа;
• Наименование организации или ИП;
• Подписи лиц (ст2 п6 ФЗ «О бухгалтерском учете»);
• Содержание факта хоз. деятельности;
• Сумма денежного либо натурального факта хоз. деятельности;
• ФИО и должности лиц, совершающих сделку.

Составление и подпись

Первичная документация, в том числе и товарная накладная, должна быть подписана руководителем организации, ее главным бухгалтером, либо доверенным лицом. В последнем случае, руководителем оформляется доверенность, на имя доверенного лица, по предварительному согласованию с главным бухгалтером.

Общее количество подписей, в товарной накладной зависит от порядка, принятого в организациях. Общее количество подписей может составлять – пять штук. Минимальное количество – две, по одной от каждой организации ( в случае ведения электронной отчетности).

Со стороны продавца:

• Руководитель
• Бухгалтер
• Ответственный за отгрузку ТМЦ

Со стороны покупателя:

• Ответственный за прием товара (строка «груз получил грузополучатель»)
• Лицо, фактически принимающее груз (строка «груз принял»)

Транспортировка

Водитель должен передать товарную накладную грузополучателю наряду с другими документами, но в пути, он не обязан иметь с собой ТОРГ-12. Для проверок в пути, водителю выписывается товарно-транспортная накладная.

Исправления

В случае обнаружения ошибок в товарной накладной, исправления вносятся вручную (вычеркивается лишняя позиция, либо исправляется количество в позиции) и подписывается обеими сторонами.

Часто, исправления вносятся не по правилам бухгалтерского учета, распечатывая новую накладную задним числом, хотя законодательно в этом нет никакой необходимости.

Прием товара

Прием товара осуществляется путем сверки позиций в накладной, с фактическим количеством и номенклатурой прихода. В случае же электронной накладной, ответственный за прием должен иметь доступ в интернет, для сверки. Также он должен иметь доступ к этим документам и их обработке.

Хранение и учет

Относительно учета и хранения товарных накладных законодательного регламента нет.

Чаще всего организации, составляют товарный отчет, на складе, и к нему прикладывают товарные накладные в хронологическом порядке.

ООО и ИП, работающие по УСН, составляют книгу учета «расход-доход» основанную на первичных документах. Такую книгу можно вести и в электронном формате, однако в конце отчетного периода ее необходимо распечатать и хранить в архиве в бумажном варианте.

Организации, ведущие электронную отчетность, могут хранить оригиналы первичной документации только в электронном виде на сервере организации.