Travel поддержка руководителя

Главная / Работодателю / Подбор личного ассистента (Personal assistant)

«Некоторые люди могут великолепно делать одну вещь, как Микеланджело.

Другие создают вещи, такие как полупроводники или строят 747 самолетов

— этот тип работы требует легионы людей.

Для того чтобы дела шли как надо, вы должны найти неординарных людей»

Стив Джобс, основатель компании Apple.

Личный помощник — это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник руководителя (Секретарь-референт) — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Личный помощник руководителя — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности.

Главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность.

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо, и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ Личного помощника руководителя в коллективном сознании ассоциируются с умением варить кофе и печатать на персональном компьютере или отвечать на телефонные звонки. В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своём секретаре («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.

Личный помощник – это, в первую очередь, сильная нервная система, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

— планирование рабочего дня руководителя,

— планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

— взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

— ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

— делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

— прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

— информационная поддержка руководителя;

— выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.);

— тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

— чай/кофе руководителю и его гостям.

Дополнительные обязанности — личные поручения от своего руководителя:

— организация отдыха семьи руководителя;

— заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

— поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

— высшее образование;

— отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/базы данных;

— от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач;

— хорошая/высокая скорость печати, четкая дикция, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, делового общения;

— определенные личностные характеристики;

— определенная степень владения иностранным языком.

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету», «понимает без слов»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/Административный персонал» составляет 12–15% годового дохода подбираемого кандидата.

Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Личный помощник ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Секретарь — функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Секретарь-помощник — совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Секретарь на ресепшенвыполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,

Секретарь-референт — это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.

Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.

Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!

Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:

1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,

быстрое прохождение процедур в аэропорту.

2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.

3. Виза.

4. Страховка.

5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?

6. Расписание встреч.

7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.

8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.

В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!

О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».

От Александра мы узнали:

— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,

— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?

— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.

Компания «РЖД-тур» приготовила специальный подарок для ассистентов. Но чтобы его получить — участникам завтрака было предложено ответить на вопрос на знание родной страны: какова протяженность Транссибирской магистрали? Ближе всех к правильному ответу оказалась — Анна Диаз и получила ценный приз.

Также на завтрак мы пригласили наших партнеров — Business Avia Club. Lifestyle manager компании Ксения Андреева рассказала участникам завтрака о сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми, привела примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения. Хотим напомнить, что всем участникам PA Club Russia Клуб бизнес-авиации всегда рад помочь в организации путешествий и деловых поездок ваших руководителей!

Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:

Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече — можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.

Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.

Сервис поддержки Ozon.travel

Сделайте вашу поездку удобнее, выберите один из вариантов сервиса поддержки. Поможем с заказом, сообщим об изменениях и будем сопровождать в поездке.

Посмотрите, какой вариант подойдет вам:

«Стандарт» — подходит для привычных маршрутов и невозвратных билетов:

  • Ответим на ваши вопросы в онлайн-чате
  • Уведомим об изменениях в заказе по e-mail
  • Заявки обработаем в течение семи дней
  • Сбор до 2500 рублей за каждое изменение в заказе

«Оптимум» — подходит тем, кто привык планировать и держать всё под контролем:

  • Проконсультируем и поможем по телефону 24/7
  • Обработаем ваши заявки в приоритетном порядке
  • Отправим смс-оповещения об изменениях в рейсе
  • Сбор до 1000 рублей за каждое изменение в заказе
  • Подарим подарки и бонусы* от наших партнеров

«Максимум» — для тех, кто не уверен в датах поездки, меняет документы или планирует изменить заказ:

  • Проконсультируем и поможем по телефону 24/7
  • Обработаем ваши заявки вне очереди
  • Отправим смс-оповещения об изменениях в рейсе
  • Внесем изменения в заказе и не возьмем за это наш сбор
  • Подарим подарки и бонусы* от наших партнеров
  • Начислим бонусы на следующий заказ (бонусы начисляются только авторизованным клиентам, которые ввели логин и пароль при бронировании)

При бронировании сервис поддержки выглядит так:

Обратите внимание, что если вы выбираете уровень «Стандарт», то сможете связаться с нами только через онлайн-чат. Если выбираете «Оптимум» или «Максимум», то обязательно звоните только с того номера телефона, который был указан в заказе для связи.

Сервис поддержки невозвратный, отказаться после оплаты невозможно.

Сборы** Ozon.travel — это комиссия, которую мы берем за обмен и возврат билетов или внесение других изменений в заказ (например, изменение имени и фамилии пассажира).

Сбор Ozon.travel за услугу переоформления билетов:

Тип обмена

Стоимость для каждого типа сервисной поддержки, руб.

Стандарт

Оптимум

Максимум

Билет стоимостью менее 3000 рублей

Бесплатно

Билет стоимостью более 3000 рублей

Бесплатно

Изменения в имени/фамилии/паспортных данных пассажира

Бесплатно

Оформление дополнительных услуг

10% от стоимости билета, но не менее 100 и не более 500 рублей

Сбор Ozon.travel за услугу оформления возврата:

Сумма к возврату от авиакомпании, руб.

Сбор Ozon.travel для каждого типа сервисной поддержки, руб.

Стандарт

Оптимум

Максимум

до 300

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

Бесплатно

от 3001

Бесплатно

* после оплаты заказа пришлем письмо с бонусами и промокодами на услуги наших партнеров.

**сборы для физических лиц. Юридические лица обслуживаются по договору.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *