Главная / Работодателю / Подбор личного ассистента (Personal assistant)
«Некоторые люди могут великолепно делать одну вещь, как Микеланджело.
Другие создают вещи, такие как полупроводники или строят 747 самолетов
— этот тип работы требует легионы людей.
Для того чтобы дела шли как надо, вы должны найти неординарных людей»
Стив Джобс, основатель компании Apple.
Личный помощник — это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.
Личный помощник руководителя (Секретарь-референт) — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
Личный помощник руководителя — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности.
Главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность.
Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).
Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо, и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.
Образ Личного помощника руководителя в коллективном сознании ассоциируются с умением варить кофе и печатать на персональном компьютере или отвечать на телефонные звонки. В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своём секретаре («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.
Личный помощник – это, в первую очередь, сильная нервная система, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.
Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:
— планирование рабочего дня руководителя,
— планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;
— взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);
— ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;
— делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);
— прием, учет и распределение документов и корреспонденции;
— информационная поддержка руководителя;
— выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.);
— тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);
— чай/кофе руководителю и его гостям.
Дополнительные обязанности — личные поручения от своего руководителя:
— организация отдыха семьи руководителя;
— заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;
— поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.
Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:
— высшее образование;
— отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/базы данных;
— от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач;
— хорошая/высокая скорость печати, четкая дикция, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, делового общения;
— определенные личностные характеристики;
— определенная степень владения иностранным языком.
Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету», «понимает без слов»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.
Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.
Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.
Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/Административный персонал» составляет 12–15% годового дохода подбираемого кандидата.
Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Личный помощник ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Секретарь — функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Секретарь-помощник — совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Секретарь на ресепшенвыполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,
Секретарь-референт — это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.
Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.
Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!
Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:
1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,
быстрое прохождение процедур в аэропорту.
2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.
3. Виза.
4. Страховка.
5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?
6. Расписание встреч.
7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.
8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.
В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!
О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».
От Александра мы узнали:
— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,
— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?
— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.
Компания «РЖД-тур» приготовила специальный подарок для ассистентов. Но чтобы его получить — участникам завтрака было предложено ответить на вопрос на знание родной страны: какова протяженность Транссибирской магистрали? Ближе всех к правильному ответу оказалась — Анна Диаз и получила ценный приз.
Также на завтрак мы пригласили наших партнеров — Business Avia Club. Lifestyle manager компании Ксения Андреева рассказала участникам завтрака о сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми, привела примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения. Хотим напомнить, что всем участникам PA Club Russia Клуб бизнес-авиации всегда рад помочь в организации путешествий и деловых поездок ваших руководителей!
Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:
Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече — можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.
Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.
Сервис поддержки Ozon.travel
Сделайте вашу поездку удобнее, выберите один из вариантов сервиса поддержки. Поможем с заказом, сообщим об изменениях и будем сопровождать в поездке.
Посмотрите, какой вариант подойдет вам:
«Стандарт» — подходит для привычных маршрутов и невозвратных билетов:
- Ответим на ваши вопросы в онлайн-чате
- Уведомим об изменениях в заказе по e-mail
- Заявки обработаем в течение семи дней
- Сбор до 2500 рублей за каждое изменение в заказе
«Оптимум» — подходит тем, кто привык планировать и держать всё под контролем:
- Проконсультируем и поможем по телефону 24/7
- Обработаем ваши заявки в приоритетном порядке
- Отправим смс-оповещения об изменениях в рейсе
- Сбор до 1000 рублей за каждое изменение в заказе
- Подарим подарки и бонусы* от наших партнеров
«Максимум» — для тех, кто не уверен в датах поездки, меняет документы или планирует изменить заказ:
- Проконсультируем и поможем по телефону 24/7
- Обработаем ваши заявки вне очереди
- Отправим смс-оповещения об изменениях в рейсе
- Внесем изменения в заказе и не возьмем за это наш сбор
- Подарим подарки и бонусы* от наших партнеров
- Начислим бонусы на следующий заказ (бонусы начисляются только авторизованным клиентам, которые ввели логин и пароль при бронировании)
При бронировании сервис поддержки выглядит так:
Обратите внимание, что если вы выбираете уровень «Стандарт», то сможете связаться с нами только через онлайн-чат. Если выбираете «Оптимум» или «Максимум», то обязательно звоните только с того номера телефона, который был указан в заказе для связи.
Сервис поддержки невозвратный, отказаться после оплаты невозможно.
Сборы** Ozon.travel — это комиссия, которую мы берем за обмен и возврат билетов или внесение других изменений в заказ (например, изменение имени и фамилии пассажира).
Сбор Ozon.travel за услугу переоформления билетов:
Тип обмена |
Стоимость для каждого типа сервисной поддержки, руб. |
||
Стандарт |
Оптимум |
Максимум |
|
Билет стоимостью менее 3000 рублей |
Бесплатно |
||
Билет стоимостью более 3000 рублей |
Бесплатно |
||
Изменения в имени/фамилии/паспортных данных пассажира |
Бесплатно |
||
Оформление дополнительных услуг |
10% от стоимости билета, но не менее 100 и не более 500 рублей |
Сбор Ozon.travel за услугу оформления возврата:
Сумма к возврату от авиакомпании, руб. |
Сбор Ozon.travel для каждого типа сервисной поддержки, руб. |
||
Стандарт |
Оптимум |
Максимум |
|
до 300 |
Бесплатно |
||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
Бесплатно |
|||
от 3001 |
Бесплатно |
* после оплаты заказа пришлем письмо с бонусами и промокодами на услуги наших партнеров.
**сборы для физических лиц. Юридические лица обслуживаются по договору.