С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждый документ должен давать сведения, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах»).

Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами.

Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции и наз­начения документа. Например, в расходном кассовом ордере должно быть указано, кому надлежит выплатить деньги, какую сумму, за что или на какие цели; в наряде следует отразить, когда выполнялась работа, где (на каком участке), кто её выполнял, объем работы, расценки и начисленную сумму в порядке оплаты труда и т.п.

Количество и состав реквизитов разных документов могут быть различными. Однако некоторые из них являются общими для всех бух­галтерских документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При отсутствии хотя бы одного из указанных общих и обязатель­ных реквизитов бухгалтерский документ теряет свою юридическую силу и не может служить основанием для проведения или подтверждения со­вершения хозяйственной операции.

По состоянию на сегодняшний момент Госкомстатом РФ разработаны и утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 «Об утверждении дополнений к указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России» (с изм. и доп. от 21 января 2003 г.), организациям предоставлено право вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, кроме форм по учету кассовых операций.

Основное требование, предъявляемое к документации, — полнота характеристики операции и краткость её изложения. Для выполнения этого требования, а также для сокращения и облегчения учетной работы в практике, как правило, применяются типовые формы документов.

При документации операций следует соблюдать определенные пра­вила, требующие:

• составления документов в момент совершения операции на основе достоверных данных, полученных в результате наблюдения;

• составления документов при помощи счетно-пишущих машин, а при отсутствии их — от руки темными чернилами, ясным, разборчивым почерком, без помарок. Некоторые документы, например денежные и банковские, заполняются только чернилами от руки или на пишущей машинке;

• соблюдения установленных типовых форм документов и реквизитов;

• изложения содержания хозяйственных операций в документах с исчерпывающей точностью и предельной ясностью, исключающими двусмысленное толкование;

• применения только общепринятых сокращений слов и названий;

• четкого и разборчивого написания количественных и стоимостных показателей операций с указанием денежных сумм цифрами и прописью;

• полного заполнения всех реквизитов типовых форм документов. При отсутствии надобности в тех или иных показателях соответствующие строки и графы документа прочеркиваются;

• заверения документов подписями только уполномоченных на то лиц.

Строгое соблюдение этих правил позволяет избежать возможных ошибок, недоразумений и злоупотреблений. Необходимо учитывать, что ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные учетные и сводные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов. Осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

В документе не должно быть никаких подчисток, помарок и ошибок. При наличии их документ считается недействительным. Ошибки в документах исправляются в установленном порядке.

Неправильно написанные цифры или слова исправляют путем зачеркивания их и написания над ними правильного числа или слова. Излишне написанные текст или цифры аккуратно зачеркивают. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Такой способ исправления ошибок называется корректурным.

Документ с ошибкой, полученный от другой организации, подле­жит возврату, для исправления не допускается. При обнаружении ошибок документ составляется заново.

Классифицирование документов – процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Род (класс) – это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов.

Последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. основано на принципе дихотомии, например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

Вид – второй уровень деления, при котором родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе по признаку общности функционального назначения. Вид – это классификационная дефиниция более высокого уровня по отношению к конкретному документу.

В соответствии с определенным видом исторически складывался общий порядок оформления групп документов, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Разные виды документов имеют разный набор информационных элементов (реквизитов). Поскольку основной функцией документа является запечатление, придание юридической силы и сохранение официальной информации, отсутствие или неправильное оформление в документе этих информационных элементов может сделать его сомнительным или недействительным для системы управления в целом.

Наименования многих видов документов сформировались достаточно давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. С течением времени в употреблении документов происходили существенные изменения: переслали употребляться одни виды, им на смену приходили другие. Так, например, в 1990-х гг. в федеральных органах исполнительской власти получил распространение такой вид документа, как поручение. Переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к письму, которым оформляются внешние связи организации; к докладной, объяснительной и служебной запискам, используемым для различной по управленческому смыслу внутренней переписки.

Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественного делопроизводства в настоящее время. Названия видов документов не формулируются авторами конкретных документов произвольно, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в действующий Общероссийский классификатор управленческой документации включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов.

Работники служб документационного обеспечения должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением конкретных видов документов в соответствующей структуре управления.

Документы одного вида могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Например, внутри вида документа «акт» выделяют его разновидности: акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, акт ликвидации организации и др. Поэтому важное значение для оформления конкретного документа имеет и его принадлежность к той или иной системе документации.

Все многообразие документов, применяемых для документирования управленческой деятельности, можно классифицировать и по другим основаниям (признакам). На рис. 2.1 представлены некоторые критерии классификации.

Документы можно классифицировать по назначению. Распорядительная деятельность оформляется изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Организационная деятельность находит отражение в уставах, положениях, правилах, инструкциях и др. Информационный обмен в системах управления осуществляется посредством писем, телефонограмм, справок, отчетов и т.д.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами с обязательным оформлением (удостоверением) в установленном порядке.

Среди официальных документов следует выделить группы личных документов: удостоверяющих личность (паспорт, пропуск), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Рис. 2.1. Классификация документов

В зависимости от сферы применения официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

По количеству затронутых в них вопросов документы можно разделить на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса, например, объяснительные записки, акты, большинство писем. Сложные документы включают несколько вопросов и могут относиться к нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям. К таким документам можно отнести протоколы, постановления, приказы.

По уникальности текста документы могут быть индивидуальными, типовыми и трафаретными.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный выполнению конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся, как правило, литературным языком.

Типовые документы используются для документирования однотипных повторяющихся ситуаций и составляются на основе образца, например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др. Метод типизации используется, как правило, при разработке типовых текстов, т.е. эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации: анкеты, справки, унифицированные бланки документов.

По способу документирования (фиксации информации) можно выделить: письменные (текстовые, табличные), графические (документы, выполненные графическим способом), фонодокументы (зафиксированные путем записи звука), видеодокументы (зафиксированные с помощью фото- и видеотехники), цифровые (компьютерные записи документной информации), изобразительные (фиксирующие информацию посредством художественного изображения объекта).

В зависимости от роли в системе управления документы можно разделить на входящие (поступившие в организацию), исходящие (отправляемые из организации), внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

По ограничению доступа (степени гласности) документы разделяются на секретные, конфиденциальные и открытые (несекретные). Документы ограниченного доступа снабжаются дополнительными пометами и грифами; использование и работа с ними осуществляются по особым технологиям и требуют специального разрешения и персонала.

По степени подлинности (юридической значимости) документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал (за исключением чертежей). Составленные в нескольких экземплярах подлинники называются «умноженными»; все они обладают одинаковой юридической силой, например, договора.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат», например, трудовой книжки, аттестата. Дубликаты создаются взамен утраченного или испорченного подлинника, на которых, в целях предотвращения их одновременного использования делается отметка «Выдан дубликат».

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия, как правило, полностью воспроизводит содержание документа и все содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике. Для документов, изготовленных с помощью печатающих устройств, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или часть текста документа (выписки). Для каждого вида копий применяется своя технология заверения, незаверенные копии не имеют юридической силы.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам.

Помещено в тему: Образцы документов

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»

(ООО «Бугорок»)

ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1

Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий

18 января 2012 г.
26 июня 2012 г.

На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»

(ОАО «Прилив»)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28

Карапузов Максим Андреевич

06 апреля 2007 г.
17 августа 2012 г.

На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:

05-08

Том 1

Приказы о командировках

2012 год

Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.

Евгения Полоса

К записи 123 комментария

Надежда | 18 08 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно вносятся изменения на титульном листе в личном деле работника?

admin | 21 08 2016

Здравствуйте! Если изменений немного, то можно просто исправить данные путем зачеркивания. При большом количестве исправлений лучше оформить новый титульный лист.

Ольга | 20 10 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста.

«Крайние даты» — вы имеете ввиду Дату первого документа который в папку вложили?

У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в 2014 году, а документы вложили туда 2015 года. Вот и вопрос: НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ПИСАТЬ ДАТУ ТОГО ДОКУМЕНТА, КОТОРЫЙ В ПАПКУ ВЛОЖЕН ИЛИ ДАТУ ЗАВЕДЕНИЯ ПО НОМЕНКЛАТУРЕ? СПАСИБО!

admin | 24 10 2016

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в 2014 году, вложен документ 2015 года, это должно быть отражено на обложке дела.

Светлана | 10 01 2017

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, какая разница между «архивный шифр» и «архивный шифр дела». Какие данные куда вносятся. На разных сайтах, разная информация и ничего не понятно.

admin | 12 01 2017

Здравствуйте! Архивный шифр состоит из номера фонда, который присваивается организации архивным учреждением, номера описи и номера дела. При упорядочении дел в организации на каждом деле проставляется архивный номер или номер дела. Полностью архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела) проставляется на делах при передаче дел в государственный или муниципальный архив. По сути, архивный шифр и архивный шифр дела – это одно и то же.

Давид | 21 02 2017

А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела 02-54 стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?

Спасибо.

admin | 21 02 2017

Это просто цифры для примера. Могут быть любыми. Здесь такие …

Маргарита | 18 04 2019

Пример состоит из двух частей:

02 — индекс подразделения (отдела, группы) учреждения, организации. Все зависит от того как разработана Ваша номенклатура дел. В принципе, она должна соответствовать штатному расписанию учреждения, организации. Например, отдел (группа) кадров, бухгалтерия и т.д.

56 — номер по порядку дела согласно номенклатуре.

Вера | 10 05 2017

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, обложка дела постоянного хранения должна быть подписана «от руки» или можно использовать редактор Word, распечатать ее и приклеить? На предыдущей работе, когда я сдавала дела в муниципальный архив, обязательное требование было — подписывать обложки «от руки». Но наша организация не является источником комплектования муниципального архива.

admin | 15 05 2017

Здравствуйте! При оформлении дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не допускаются наклейки на обложку дела, т.к. при длительном хранении наклейки не сохраняются. Поэтому обложка оформляется «от руки». Если есть возможность распечатать саму обложку (без наклейки) – используйте редактор Word.

Светлана | 23 05 2017

Здравствуйте! При оформлении обложки журнала по охране труда, где ставить литеры в соответствии с номенклатурой дел?

admin | 26 05 2017

Здравствуйте! Индекс дела по номенклатуре указывается на обложке дела после наименования структурного подразделения, слева.

Алена | 23 10 2018

Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты. В делах с актами о несчастных случаях связанных с производством какую дату правильно указать где «Начато» дату утверждения или дату когда несчастный случай фактически произошел?

admin | 26 10 2018

Здравствуйте! Указывается дата самого раннего и дата самого позднего документа.

Наталья | 08 11 2018

Здравствуйте! Подскажите, если номенклатурное дело переходящее (3 года) и оно было переименовано во 2-й год, то на обложке должно быть новое название или сначала старое, а потом новое? В этом случае сдача дела в архив производится по его названию при открытии или по названию переименованному?

admin | 12 11 2018

Здравствуйте! Новое название дела пишется после (ниже) старого, старое название заключается в скобки.

Светлана | 01 03 2019

Здравствуйте! Допускается ли в документах постоянного срока хранения, конкретно производственных приказах, при архивно-технической обработке оставлять/подшивать копии документов, являющиеся приложением к приказу. Следует ли уже при оформлении приказов в реквизите Приложение писать: Копия письма Минэнерго от 00.00.0000 № 000.

Спасибо, вопрос очень принципиальный, потому как прикладывают акты проверок, приказы вышестоящих организаций и т.п. Иными словами, допускается ли в документы постоянного СХ подшивать копии?

admin | 04 03 2019

Здравствуйте! Вы путаете два понятия – приложение к приказу и основание для издания приказа. Приложением к приказу является документ, утвержденный этим приказом. Например, если инструкция по делопроизводству утверждена приказом, на ней в правом верхнем углу стоит отметка: «Приложение №1 к приказу…» — это приложение. Приказ или письмо вышестоящей организации не может являться приложением к приказу, это основание для издания приказа. Такие документы должны формироваться в отдельные дела. В деле с приказами по основной деятельности формируются подлинники приказов и приложения к ним, тоже подлинники.

Способы предоставления документов

• лично или через представителя,
• направлены по почте заказным письмом;
• по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

• на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
• в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

С 02.06.2016 года налоговым органам дополнительно предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы (п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 г. № 130-ФЗ).
На данный момент такие требования еще не утверждены.

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Если документы были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Если документы составлены в электронной форме по неустановленным ФНС форматам, такие документы распечатываются и представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

• счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
• корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Внимание! До 1 июля 2017 года налогоплательщики вправе создавать электронные счета-фактуры как в соответствии с ранее существующим форматом, так и в соответствии с новым.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

• договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
• спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
• акта приемки-сдачи работ (услуг);
• счета-фактуры, в том числе корректировочного;
• товарно-транспортной накладной;
• товарной накладной (ТОРГ-12);
• грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
• отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Со 2 июня 2016 года узаконена возможность представления в электронном виде скан-образов документов, составленных на бумажном носителе.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Сканированные копии документов направляются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).