1С:Предприятие 7.7 в канцеляриях государственных учреждений
Работа государственных учреждений сопровождается, как правило, интенсивным документооборотом. При этом значительная часть документов содержит поручения, предписания, запросы и другие аналогичные документы, работа с которыми требует жесткого контроля срока исполнения. Контролировать необходимо как исполнение поручения учреждением в целом, так и каждым работником учреждения в цепочке непосредственных исполнителей. В то же время в некоторых государственных учреждениях управляют документооборотом вручную или с помощью минимальной автоматизации на основе программ MS Word и MS Excel.
В основе автоматизированной системы находится документ «Регистрационная карточка», который используется для регистрации каждого элемента входящей, исходящей и внутренней корреспонденции – каждого письма, каждой телефонограммы и служебной записки и т.д. К «Регистрационной карточке» можно прикрепить файлы любого формата, например, MS Word, MS Excel, сканированные тексты или изображения. Также в «Регистрационной карточке» фиксируются наложенные на элемент корреспонденции резолюции с указанием необходимых мероприятий, исполнителей и сроков исполнения.
В программе реализован полный контроль исполнения поручений. Предусмотрен контроль поручений сотрудникам организации, поручений полученных от вышестоящих организаций и переадресованных должностным лицам нижестоящих организаций. При этом вся цепочка исполнения поручения от автора поручения до конкретного исполнителя отслеживается автоматически. Это позволяет существенно снизить просрочки исполнения поручений, а также определить их причину. Кроме того, программа автоматически сообщает исполнителям о поручениях, срок исполнения которых подходит к концу. В системе ведется учет контрольных карточек вышестоящих организаций. Реализовано оперативное информирование руководства о состоянии исполнения конкретных поручений, а также загруженности и исполнительной дисциплине сотрудников организации.
Программа «Канцелярия государственных предприятий» предназначается для отделов делопроизводства (канцелярии) крупных компаний. Также, она может применяться в любых отделах предприятия для контроля за исполнением поручений.
Для подготовки документов, необходимых, например, при подготовке к судебному разбирательству, возможна подборка всех документов по заданной тематике. В системе реализован быстрый поиск документов по любому признаку — по отправителю, исполнителю, содержанию, резолюции и другим параметрам. Программа содержит большое количество разнообразных отчетов
Первое внедрение программного продукта было выполнено в «Главинвестстрой Республики Татарстан» (руководитель – Халитов Р.Ш.). Это учреждение контролирует строительство сотен объектов по всей территории республики с общим объемом финансирования несколько миллиардов рублей в год и является крупнейшим заказчиком строительства. Канцелярия «Главинвестстрой» обрабатывает около 15000 входящих и исходящих документов в год. Изначально в учреждении уже активно использовалась система комплексной автоматизации бухгалтерского и управленческого учета на базе 1С, поэтому стояла еще и задача интеграции документооборота в существующую систему.
Основные усилия при внедрении системы были направлены на автоматизацию работы с документами государственных учреждений и, особенно с поручениями вышестоящих инстанций. Заметим, что в конфигурации понятия «документ» и «поручение» принято считать синонимами. Программа анализирует всю историю перемещения поручения по цепочке, включающую, например, Президента Республики Татарстан, республиканские Кабинет министров, Министерство строительства и Главинвестстрой. Следующая цепочка, в свою очередь, состоит из руководителя Главинвестстроя и отделов организации. При работе со сложным комплексным запросом исполнителями поручения могут быть одновременно несколько сотрудников и отделов. Все наложенные резолюции, информация о состоявшихся или запланированных мероприятиях, а также созданные в электронном виде документы хранятся в системе, и это позволяет быстро получить развернутую информацию о состоянии любого поручения.
В Республике Татарстан принято отвечать на любой запрос, как от физических, так и от юридических лиц, в течение 30 дней, независимо от количества инстанций, которые будут участвовать в подготовке ответа. Для выполнения этого требования в системе предусмотрен контроль трех временных параметров. Во-первых, контролируются количество дней, прошедших с момента поступления запроса. Во-вторых, срок, установленный вышестоящей организацией, для исполнения поручения нижестоящей организацией. В-третьих, контролируется срок, установленный начальником, для выполнения поручения конкретному исполнителю.
Система позволяет автоматизировать упреждающий контроль сроков исполнения поручений и в результате избавиться от просрочек. Для упреждающего контроля в программе предусмотрены несколько отчетов и система напоминаний непосредственным исполнителям. К наиболее часто используемым отчетам относятся «Оперативный отчет о текущем состоянии неисполненных поручений» и «Отчет о важности поручений». В «Оперативном отчете о текущем состоянии неисполненных поручений» представлена информация об истории и текущем состоянии поручений, обо всех резолюциях и исполнителях. Поручения в отчете упорядочены по крайним срокам исполнения — чем ближе срок исполнения, тем строка с информацией о поручении в отчете выше. Данный отчет формируется, как правило, только для контрольных поручений. С помощью «Отчета о важности поручений» можно получить информацию о ведомствах, контролирующих каждое поручение.
Система напоминаний непосредственным исполнителям автоматически формирует для каждого исполнителя упорядоченный по срокам список поручений, которые за ним числятся. Далее исполнитель может быстро, без подключения к информационной базе, получить всю информацию о каждом поручении.
Также с помощью программы можно получить статистические данные о деятельности учреждения. В отчете «Статистика по исполнителям» отражается общее количество выданных, исполненных и просроченных поручений в разрезе сотрудников. Выводятся как сводные данные, так и данные в разрезе «значимости» поручений. С помощью этого отчета руководитель оценивает загруженность и исполнительную дисциплину каждого из сотрудников, а также использует данные отчета для определения размера премий.
В программе были реализованы все требования, характерные для ведения делопроизводства с использованием бумажных носителей. Так, например, в системе реализована печать журнала, в котором исполнители расписываются за получение тех или иных документов с указанными сроками исполнения. После выдачи документов и сбора подписей листы этого журнала подшиваются.
Несмотря на обширные функциональные возможности, программа оказалась проста в эксплуатации и была освоена сотрудниками канцелярии «Главинвестстрой» после минимального курса обучения.
Заметим, что программный продукт «Канцелярия государственных предприятий» также успешно используется во многих коммерческих организациях. Программа может применяться для учета как входящих и исходящих писем, так внутренних документов – приказов, служебных записок и т.д. При этом программу могут использовать не только канцелярии, но и все отделы организации. Начальник отдела, например, может с ее помощью контролировать исполнительную дисциплину сотрудников своего отдела, а также использовать ее для самоконтроля.
В процессе дальнейшего развития в программе был реализован обмен данными, который можно использовать для обмена как между подразделениями одной организации, так и в масштабах министерств и ведомств. При выгрузке исходящий документ становится входящим с сохранением всей истории и характеристик документов и это значительно облегчает работу операторов. Набор сервисных возможностей программы включает проверку орфографии на компьютерах, на которых установлен MS Word, возможность интеграции со сканером, быстрый поиск по любому реквизиту, отбор по любому вопросу, а также разнообразные отчеты. Для сотрудников, на компьютерах которых конфигурация отсутствует, предусмотрена выгрузка данных в MS Excel.
Для работы с конфигурацией необходимо наличие любой компоненты системы программ «1С:Предприятие 7.7» — «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» или «Расчет».
Конфигурация «Канцелярия государственных предприятий» получила от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
В настоящее время «Канцелярия государственных предприятий» внедрена более чем в 50 учреждениях и организациях Республики Татарстан. К ним относятся «Главинвестстрой», Государственный Жилищный Фонд при Президенте Республики Татарстан, Счетная палата, ХОЗУ Кабинета министров, ГУП БТИ Минстройжилкомхоза, ОАО «Татстрой», ОАО «ТАИФ-СТ», ОАО «Чувашнефтепродукт», ЗАО «Казанский ГИПРО НИИ Авиапром», ФГУ «Татарстанский центр стандартизации, метрологии и сертификации», ГУП «Медицинская техника и фармация Татарстана»…