Содержание
- Вход можно осуществить любым из четырех способов:
- Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей
- Принцип работы системы
- Виды документов
- Юридическая значимость
- Легальность применения электронных документов
- Безопасность передачи документов в Диадоке
- Что дает электронный документооборот Диадок
- Плюсы ЭДО
- Основные возможности Диадок
- Компании, использующие Диадок
- Что дальше?
Чтобы начать обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, а также актами, накладными и договорами, необходимо войти в сервис Контур.Диадок.
Вход можно осуществить любым из четырех способов:
1. В системе Контур.Экстерн открыть меню «Новое» и выбрать «Первичка» > «Все документы».
У пользователей Контур.Экстерн, которые подключались в 78 и 47 регионах, пункт «Первичка» будет отсутствовать. Для входа в Диадок следует воспользоваться одним из способов, приведенных ниже.
2. Перейти на портал сервисов по адресу https://kontur.ru и в верхнем правом углу нажать на кнопку «Войти в сервисы». В открывшемся окне выбрать раздел «Диадок».
3. На сайте www.diadoc.ru в правом верхнем углу нажать «Войти».
4. В адресной строке браузера ввести прямую ссылку для входа в Диадок – https://diadoc.kontur.ru.
Если вход в Диадок осуществляется через портал kontur.ru, сайт системы или с помощью прямой ссылки, то при входе появится окно, в котором следует выбрать сертификат нужной организации.
- Если у организации нет сертификата для работы в системе, то для его получения следует заполнить заявку на сайте Диадок или самостоятельно обратиться в ближайший сервисный центр.
Пока сертификат не получен, организацию можно зарегистрировать в тестовом режиме. В тестовом режиме документы помечаются как тестовые и не имеют юридической силы. Все остальные возможности доступны в полном объеме.
Чтобы формализованные документы (счета-фактуры, накладные и акты в XML формате) имели юридическую силу и их можно было принимать к учету, следует отправить заявление участника электронного документооборота в ФНС России. Формирование и отправка заявления описаны в следующей инструкции. После подписания заявления организации присваивается уникальный идентификатор участника электронного документооборота. На один ИНН выдается один идентификатор участника. Просмотреть идентификатор можно в меню «Реквизиты организации».
Вход в Диадок выполнен. Отобразится основная страница системы — страница входящих документов.
Далее следует перейти к настройке системы для дальнейшей работы.
Абсолютно каждой организации при подключении к Диадоку предоставляется возможность отправить 50 бесплатных документов.Документы плюсуются к приобретенному тарифу.
Всем клиентам Контур.Экстерна доступна возможность отправить бесплатно 50 документов в Диадоке. Для отправки документов следует просто войти в Диадок (тариф приобретать не нужно).
Документы можно тратить в течение неограниченного периода. Если лимит бесплатных документов будет израсходован, а пакетный тариф не оплачен, то пользователь автоматически будет переведен на постоплатную систему. К сожалению, количество обработанных документов в системе не отображается. Уточнить эту информацию можно, обратившись на горячую линию Диадока по телефону 8 800 500 10 18.
Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей
Диадок — это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.
Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.
Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:
- после отправки через Диадок документы не нужно распечатывать и «довысылать» на бумаге;
- электронные документы, использующиеся в Диадоке, можно представить по требованию налоговой инспекции или в суде.
— Принцип работы системы | — Легальность применения электронных документов | — Плюсы ЭДО |
— Виды документов | — Безопасность передачи документов в Диадоке | — Основные возможности Диадок |
— Юридическая значимость | — Что дает электронный документооборот Диадок? | — Компании, использующие Диадок |
Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.
Принцип работы системы
Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.
Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.
Виды документов
Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.
- Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры).
- Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения).
- Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).
В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.
Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.
Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.
Юридическая значимость
Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:
- Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Согласно Федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ с КЭП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.
- В КЭП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата.
- КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа.
- Диадок обеспечивает передачу документов согласно текущему законодательству. Так, электронный счет-фактура должен быть выставлен согласно порядку и только в утвержденном формате (ст. 169 НК РФ). Диадок обеспечивает передачу электронных документов по порядку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 №174н. А также проверяет файлы счетов-фактур на соответствие формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.
Легальность применения электронных документов
На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:
- Гражданский и Налоговый кодексы РФ.
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (от 10.01.2002 № 1-ФЗ) – с 1 июня 2012 года его полностью заменит усовершенствованный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011№ 63-ФЗ).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете»(от 21.11.1996 №129-ФЗ).
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.
На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.
До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.
- Процесс обмена электронными счетами-фактурами между организациями регламентируется Минфином (Приказ от 25.04.2011№50Н).
- Процесс представления компаниями электронных документов в налоговую описан в Порядке, разработанном Федеральной налоговой службой (Приказ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).
Безопасность передачи документов в Диадоке
Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.
- Вход в Диадок осуществляется по сертификату электронной подписи (в некоторых случаях предусмотрен вход по логину и паролю), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
- Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что гарантирует их защиту).
- Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.
При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.
Что дает электронный документооборот Диадок
Бухгалтеру:
- Упрощение взаимодействия с КО — ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов
- Экономия времени и денег — электронные документы не требуют дублирования на бумаге
- Высокая скорость корректировки документов — мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы
- Работа в привычной учетной системе — отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.)
- Прозрачность контроля документооборота — онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи)
- Круглосуточный доступ к документам — легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам.
Финансовому директору:
- Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %
- Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису силами СКБ Контура
- Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов
- Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов
- Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами
- Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур
- Снижение нагрузки на топ-менеджмент, которому приходится подписывать массово большое количество документов.
- Нет привязки к рабочему мету, подписывать и согласовывать документы можно из любого места, где есть доступ к интернету, или со смартфона.
IT-руководителю:
- Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании
- Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)
- Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения
- Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие
- Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
- Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее
- Возможность доработки кастомных форм документов
Плюсы ЭДО
Сокращение непроизводственных издержек
Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:
— Бумага
— Картриджи для принтера и копира
— Аренда архива
— Зарплата архивариуса
— Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.
Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.
Снижение налоговых рисков
С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.
Основные возможности Диадок
- Отправка и прием документов в электронном виде.
- Хранение документов на серверах СКБ Контур.
- Работа с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
- Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
- Выгрузка документов в систему отчетности.
- Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
- Роуминг с другими операторами ЭДО (можно отправлять и получать электронные документы, если к/а подключен к другому оператору, к примеру, Сбис).
- Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
- Общение с контрагентами в сервисе через чат
Компании, использующие Диадок
На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.
Некоторые из наших клиентов:
- Министерство образования Свердловской области,
- Городское здравоохранение г. Екатеринбурга,
- MetroCash&Carry,
- KraftFoods,
- Nestle,
- Русал,
- Мегафон,
- торговые сети «Звездный», «Монетка» и др.
Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании.
Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок:
- Бесшовная интеграция с любым программным обеспечением, используемым в организации (1С, SAP, Oracle и т.д.).
- Доработка необходимых модулей системы под специализированные потребности заказчика.
Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.
Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.
Что дальше?
Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.
Все, что нужно для начала работы:
сертификат ЭЦП, |
|
лицензия на право использования «КриптоПро», |
|
доступ в Интернет, |
|
заявление о присоединении к регламенту. |