Согласование документа проводится как внутри организации (внутреннее согласование), так и вне ее (внешнее согласование).

Внутреннее согласованиеоформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник финансово-планового отдела ПодписьА. Г. Петров

Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под визой. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа. Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписью, состоящей из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле.

Верно

Подпись

При визировании распорядительных документов допускается проставлять реквизит «Виза» на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласованиеобычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

ПодписьД.Г.Федоров

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 20.10.89 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава Республики Беларусь

от 12.08.89 № 02-01/180

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на последнем листе документа слева.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

При этом делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

Подпись

После визирования документы подписываются. Подпись – обязательный реквизит документа и состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними – личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института А.П.Петров

Если документ изготовлен не на бланке, в состав наименования должности включается полное название учреждения, например:

Директор хлебозавода № 3 Подпись И.В.Васильев

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах, также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

Начальник Технического управления

Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В реквизите «Подпись» инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровка подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

Подпись является одним из реквизитов, при отсутствии которого, документ не имеет юридической силы. При оформлении документа на бланке в реквизите «Подпись» наименование должности указывается без наименования организации, например:

Директор завода ПодписьЛ.В.Андреев

В документах, оформленных не на бланке, в реквизите «Подпись» наименование должности дастся с указанием наименования организации, например:

Начальник Управления кадров

Министерства транспорта и

коммуникаций

Республики Беларусь Подпись Е.А.Лавникевич

В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться ученые степени и звания, например:

Ректор,

профессор Подпись П.Д.Кухарчик

На документах, принимаемых коллегиальными органами (постановлениях высших органов государственной власти и управления, протоколах и др.), как правило, проставляются две подписи – председателя и секретаря.

Документы финансового характера имеют две подписи. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителям в соответствии с должностными обязанностями, а право второй – главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это, например:

Ректор Подпись П.Д.Кухарчик

Главный бухгалтер Подпись Е.С.Белевич

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись В.Н.Кривцов

Члены комиссии Подпись А.К.Андреев

Подпись М.С.Севрук

Если документ подписывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании исходящих документов, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров, а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Добавлено в закладки: 0

Что такое визирование? Описание и определение термина.

Визирование – это подписание должностным лицом документа, которое означает согласие с содержанием данного документа, подтверждает действие документа, дает разрешение на выполнение описанных в документе процедур, операций, процессов и пр. Визирование может оформляться подписью, скрепляться штампом или печатью. Визирование, проставленное с учетом правил ведения делопроизводства также может обозначать ознакомление должностного лица с содержанием документа без дачи разрешения выполнять предписанные в нем действия. Визирование используется как термин при киносъемке и фотографировании, и обозначает процесс наблюдения за изображением, которое снимается.

Визирование — является заверением документа официальным лицом с помощью простановки подписи, которая удостоверяет, что подписывающий ознакомлен с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может быть осуществлено с помощью штампа или печати. Можно удостоверить согласие с его содержанием или обязывать всех, кому адресован документ, заниматься исполнением или руководствоваться постановлениями, которые в нем изложены. Визирование нужно, чтобы устранить обезлички в процессе управления.

В официальных письмах и служебных записках это выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Зачастую выражение «Визирование» в официальной переписке заменяют на «Согласование».

Визирование документа является согласованием документа внутри организации, когда лицо-исполнитель занимается оформлением документа листом (визой) согласования документа с указанием:

• «Должности»
• «Подписи»
• «Инициалов, фамилии»
• «Даты»

В случае необходимости указанные замечания оформляются на листе (замечания прилагаются на отдельном листе с подписью) следующим образом:

• «Должность»
• «Подпись»
• «Инициалы, фамилия»
• «Дата»
• «Визы»

Их размещают на оборотной стороне последнего листа документа, который визируется, в нижней части, для оригинала. Этот документ сохраняют внутри организации. Для документа, отправляющегося из организации «визы» размещают на лицевой стороне копии документа, который визируется.

Согласование договоров

Чаще всего согласование проходят хозяйственные договоры а также приказы руководителя. Процедура согласования зачастую является добровольной. Исключением может быть разве что центральные органы исполнительной власти, и еще государственные предприятия, учреждения и организации. Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.

Должен ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, которые передаются на подпись руководству? Законодательством такая обязанность не предусматривается, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно потребовать завизирования документа. То же можно отнести к работникам юридической службы или другого структурного подразделения.

Споры по договорам

Нередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы. Конечно же, этот вопросоставляется на усмотрение предприятия. Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним. Это правило было установлено и в упомянутом нами п. 8 Положения о юридической службе.

Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции в визе должны быть: личная подпись, инициалы и фамилия лица, который визирует документ, и дата визирования. При необходимости можно было бы указать наименование должности этого лица. Визу проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если там не хватает места, ее можно проставить на оборотной стороне этого листа.

Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.

Ответственность завизировавших документ

Многих, конечно же, будет беспокоить вопрос об ответственности завизировавших документ лиц о содержании такого документа. Прежде всего может пугать перспектива уголовной ответственности. По свидетельствам практики, при исследовании и анализе документов следователями в процессе дознания или досудебного следствия, они имеют желание пообщаться не только с руководителем, подписавшим документ, но и с теми работниками, чьи визы стоят на этом документе.

К уголовной ответственности за преступления, связанными с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) могут быть привлечены зачастую служебные лица. А на предприятиях служебными являются лица, постоянно или временно занимающие должности, которые связаны с выполнением организационно-распорядительных или же административно-хозяйственных обязанностей, или выполняющих такие обязанности по специальному полномочию.

Организационно-распорядительными обязанностями могут наградить руководителей предприятий и их заместителей, начальников структурных подразделений и их заместителей (может также подразумеваться присутствие главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, начальника юридического отдела или его заместителя) и т.п. А говоря о административно-хозяйственных обязанностях, то их выполнение лежит на начальниках планово-хозяйственных, снабженческих, финансовых отделов и служб, которые заведуют складами и другие.

Субъекты служебных преступлений

Это значит что, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекаются руководители и главные бухгалтера предприятий, особого удивления не вызывает. А вот то что может быть возбуждено уголовное дело относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже из ряда вон выходящее. Это понятно, что обычно бухгалтер не обладает официальными полномочиями руководить работниками, предъявлять требования, а также требовать воплощения в жизнь его воли, распределения обязанностей между работниками и т.п. Кроме того бухгалтер, как правило, не обладает полномочиями в управлении или распоряжении имуществом предприятия, подписании финансовых документов. Таким образом, его нельзя считать служебным лицом предприятия а значит он не может быть субъектом служебных преступлений.

Но и главный бухгалтер, хотя и считающийся служебным лицом предприятия, не может подлежать уголовной ответственности за согласование (визирование) «сомнительного» документа. Потому что ответственность за служебные преступления должна наступать только при условии, что противоправные действия служебного лица обу­словливались его служебным положением и связываются с его властными или служебными полномочиями.

У юристов есть готовый рецепт: «Не знаете, как поступить – поступайте по закону». Но многим из нас, бухгалтеров, не хватает элементарных знаний юриспруденции. Отсюда и правовая безграмотность, ошибки, неумение ориентироваться во множестве требований нормативно-правовых актов и взаимодействовать с контролирующими и правоохранительными органами, выделять основное и второстепенное. Как быть, с чего начинать любому бухгалтеру? С того, что обеспечит ему главное – безопасность деятельности, а именно: с организационных вопросов, которые касаются его непосредственно. А это его полномочия и ответственность! Главному бухгалтеру (бухгалтеру) за свою профессиональную жизнь приходится подписывать множество документов. Какие из них подписываются, а какие просто визируются? Наши публикации в этом номере помогут разобраться, как следует действовать в том или ином случае.

Визирование

Если документооборот в бюджетном учреждении организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование ответственными работниками. Эта процедура более известна как визирование. Поговорим о ней.

Визирование документа – это процесс согласования компетентным лицом проекта документа, составленного другим структурным подразделением или учреждением, которому необходимо соответствующее согласование.

Нередко между работниками бюджетных учреждений возникают споры по поводу необходимости и очередности этого мероприятия. Но больше беспокоят вопросы правомерности и ответственности за визирование документа. В первую очередь пугает перспектива уголовной ответственности за действия, связанные с принятием в дальнейшем незаконных распорядительных решений, которые визировались (подписание договоров, приказов, распоряжений и т. п.), к которой привлекаются преимущественно служебные лица. А это, в частности, такие составы преступлений, как злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 Уголовного кодекса, далее – УК), превышение власти или служебных полномочий (ст. 365 УК), служебная небрежность (ст. 367 УК).

Внимание! Следует различать реквизиты «Подпись» и «Виза». Они имеют разную юридическую силу, по-разному оформляются. Так, виза – это реквизит, который не имеет юридической силы. Он нужен скорее для уверенности и правильного осуществления определенного управленческого действия руководителем бюджетного учреждения, которое является следствием выстроенного им внутреннего контроля в бюджетном учреждении.

Если вы желаете быть уверенными в своих действиях, стоит обратиться к соответствующим правилам.

Основные положения относительно визирования документов указаны в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.11 г. № 1242 (далее – Постановление № 1242, Типовая инструкция № 1242), и в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003), утвержденной приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – Стандарт).

Согласно п. 14 Типовой инструкции № 1242 одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация, реквизиты которой и порядок их расположения определяются ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», то есть Стандартом.

Пунктом 1.1 Стандарта предусмотрено, что он распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п., которые создаются в результате деятельности:

• органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;
• предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности.

Следует заметить, что согласно п. 2 Постановления № 1242 центральные органы исполнительной власти, Совет министров АР Крым, местные органы исполнительной власти должны разработать в соответствии с Типовой инструкцией № 1242 и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления. В п. 3 Постановления № 1242 рекомендуется органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Типовой инструкцией № 1242. Сам по себе такой документ очень полезен, поскольку позволяет избежать многих вопросов относительно того, «кто, что и зачем визирует».

Таким образом, действующим законодательством предлагается единый подход к ведению делопроизводства в государстве.

Виза – это согласование проекта документа.

Обратите внимание, что именно при проведении оценки: целесообразности создания документа; обоснованности; соответствия законодательству, осуществляется согласование проекта документа. Согласование может осуществляться как в учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, поднятые в документе (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

В соответствии с п. 62 Типовой инструкции № 1242 внутреннее согласование документа оформляется путем проставления визы. Виза согласно требованиям упомянутого пункта Типовой инструкции № 1242 включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, визирующего документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением, в том числе визы.

Согласно п. 5.25 Стандарта визу размещают как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

В п. 65 Типовой инструкции № 1242 предусмот­рено, что перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет работник, который создает документ, исходя из его содержания. Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции учреждения. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают согласно компетенции.

Если возникли замечания и предложения к проекту документа, в связи с чем невозможно его согласование из-за несоответствия законодательству, распорядительным документам бюджетного учреждения и должностным инструкциям относительно распределения полномочий и ответственности, нецелесообразности, эти замечания и предложения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, ему необходимо повторное визирование.

О наличии замечаний должностное лицо (инициатор), которое в соответствии с его компетенцией решает вопросы, поднятые в проекте документа, обязательно уведомляет лицо, подписывающее документ, таким образом, как это определено в инструкции по делопроизводству.

Требования делопроизводства к визированию приказов (распоряжений)

В соответствии с п. 84 Типовой инструкции № 1242 приказы (распоряжения) издаются как решения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам подготавливаются и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) визируются работником кадровой службы, который создал документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов – должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители задач, содержащихся в нем, руководителем службы делопроизводства, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, другими должностными лицами, которых касается документ.

Внимание! Юридической службой органа исполнительной власти в соответствии с пп. 3 п. 10 Общего положения о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением КМУ от 26.11.08 г. № 1040 (далее – Общее положение № 1040), или юридической службой (юрисконсультом) предприятия, учреждения и организации согласно пп. 3 п. 11 Общего положения № 1040 обязательно визируются при наличии всех необходимых виз руководителей заинтересованных структурных подразделений проекты приказов нормативно-правового характера, а также приказы по кадровым вопросам (личному составу) и по другим вопросам, определенным инструкцией по делопроизводству учреждения.

Кроме того, юридическая служба органа исполнительной власти в соответствии с пп. 11 п. 10 Общего положения № 1040 согласовывает (визирует) проекты договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений. Юридическая служба (юрисконсульт) предприятия, учреждения и организации обязана согласно пп. 6 п. 11 Общего положения № 1040 согласовывать (визировать) проекты договоров (контрактов) при наличии виз руководителей заинтересованных структурных подразделений или замещающих их лиц.

Также проекты приказов (распоряжений), которые предоставляются для подписания руководителю учреждения, визируются его заместителем в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Окончательное решение о том, кто и что должен визировать, принимает руководитель с учетом компетенции конкретных должностных лиц, но не обходя при этом требования законодательства, собственные распорядительные документы и утвержденные им должностные инструкции.

Внешнее согласование

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжения) также может осуществляться внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями. Указанное актуально при согласовании приказа об учетной политике бюджетного учреждения главным распорядителем бюджетных средств.

Требования относительно внешнего согласования документов изложены в п. 69 Типовой инструкции № 1242, а именно: внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс).

Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и содержит в себе слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/21736-0

Образец 1

СОГЛАСОВАНО
Руководитель бюджетного учреждения
(подпись, инициалы (инициал имени), фамилия)

Дата

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется Лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/21736-1

Образец 2

Лист согласования

Название проекта документа

Наименование должности, подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

• с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;
• органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере (если это предусмотрено нормативно-правовыми актами, решениями органов местного самоуправления и т. п.);
• учреждениями вышестоящего уровня.

Подписание документа

Главному бухгалтеру (бухгалтеру) в профессиональной деятельности приходится сталкиваться с разными документами. Однако при их обработке очень важно знать, кто и при каких обстоятельствах может их подписывать и на основании чего. Но больше главного бухгалтера (бухгалтера) бюджетного учреждения волнует его собственная ответственность и последствия подписания им документов, а также правильность оформления первичных и подтверждающих документов по вопросам хозяйственной деятельности, которые станут основанием для отражения в бухучете и отчетности.

Бухучет как процесс начинается с выявления, измерения и регистрации фактов, действий и событий в целях получения информации о хозяйственных операциях. Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями в бюджетном учреждении осуществляется с помощью документирования, которое является началом и основой бухучета.

«Документ» в переводе с латыни буквально означает «свидетельство, доказательство». В широком значении под документом понимают материальный носитель, который используют в процессе общения, на котором с помощью разных средств и способов зафиксирована в приемлемой для восприятия форме информация.

В ст. 36 Хозяйственного кодекса (далее – ХК) содержится более конкретное определение: «Письменные доказательства – это документы и материалы, которые содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для правильного разрешения спора».

Из этого определения видно, что к письменным доказательствам относятся документы, а принимая во внимание специфику споров в хозяйственной деятельности, а также специфику собственно хозяйственного процесса, именно документы являются наиболее распространенным подвидом письменных доказательств.

Законодательство Украины предусматривает использование в хозяйственном процессе пяти видов доказательств. Но, бесспорно, главное место в этом перечне занимают именно письменные доказательства.

В хозяйственном процессе наиболее широко применяются именно письменные доказательства, которые должны быть оформлены как официальные документы, и одними из которых являются, конечно, первичные документы бухгалтерского учета.

Судебная практика

Интересно, что по этому поводу «думает» Верховный Суд Украины (далее – ВСУ)? Ведь выводы относительно применения норм права, изложенные в его постановлениях, являются обязательными для всех субъектов властных полномочий, которые применяют в своей деятельности нормативно-правовой акт, содержащий соответствующую норму права, а также учитываются другими судами общей юрисдикции при применении таких норм права (ст. 13 Закона от 12.02.15 г. № 192-VIII «Об обеспечении права на справедливый суд»).

Как пример относительно признания документа официальным, который можно по аналогии применить к первичному документу, рассмотрим Постановление ВСУ от 09.07.15 г. по делу относительно Лица-1 по его заявлению о пересмотре постановления Высшего специализированного суда по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 22.01.15 г.

Так, согласно приговору Снегуровского районного суда Николаевской области от 14.05.13 г. Лицо-1 признано виновным в совершении служебной подделки, которая заключалась во внесении в официальные документы заведомо недостоверных сведений, составлении и выдаче им как служебным лицом заведомо недостоверных официальных документов, за пособничество Лицу-2, дело относительно которого закрыто в связи с истечением срока давности.

ВСУ своим постановлением отказал в удовлетворении заявления Лицу-1, исходя из следующего:

1. В соответствии со ст. 1 Закона от 02.10.92 г. № 2657-ХІІ «Об информации» документ – это содержащий информацию материальный носитель, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве, а информация – это любые сведения и/или данные, которые могут быть сохранены на материальных носителях или отражены в электронном виде.

2. В примечании к ст. 358 УК под официальным документом указываются документы, содержащие зафиксированную на любых материальных носителях информацию, которая подтверждает или удостоверяет определенные события, явления или факты, повлекшие или способные повлечь за собой последствия правового характера, или которая может быть использована в качестве документа-доказательства в правоприменительной деятельности, которые составляются, издаются или удостоверяются полномочными (компетентными) лицами органов государственной власти, местного самоуправления, объединений граждан, юридических лиц независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, а также отдельными гражданами, в том числе самозанятыми лицами, которым законом предоставлено право в связи с их профессиональной или служебной деятельностью составлять, издавать или заверять определенные виды документов, составленные с соблюдением определенных законом форм и содержащие предусмотренные законом реквизиты.

Поэтому при установлении признаков официального документа (для бухгалтера – признаков первичного), необходимо руководствоваться следующими критериями:

• документ должен быть составлен, издан или заверен соответствующим лицом в рамках его профессиональной или служебной компетенции по определенной законом форме и с надлежащими реквизитами;
• зафиксированная в таком документе информация должна иметь юридически значимый характер – подтвержденные или удостоверенные ею конкретные события, явления или факты должны иметь или быть способными повлечь за собой последствия правового характера в виде возникновения (реализации), изменения или прекращения определенных прав и/или обязанностей.

Несоответствие документа хотя бы одному из приведенных критериев препятствует признанию его официальным.

Думаем, что мнение ВСУ пригодится бухгалтерам и представителям контролирующих органов при решении спорных вопросов, связанных с документами и правомерностью действий подписавших их должностных лиц.

Также читайте «Требования нормативных актов относительно подписания документов».

Выводы

Очень важно четко соблюдать требования законодательства в части организации бухучета и отчетности, в которой главный бухгалтер бюджетного учреждения играет значимую роль как на этапе представления предложений относительно построения внутреннего контроля (распределение полномочий и ответственности, определение ответственных и материально ответственных лиц, закрепление распорядительными документами должностных инструкций работников и т. п.), так и непосредственно в ходе исполнения им своих полномочий.

Своей подписью на документах, фиксирующих факты осуществления хозяйственных операций, главный бухгалтер подтверждает, что эти операции в бюджетном учреждении осуществлены в соответствии с законодательством. Подпись главного бухгалтера в отчетности является основным инструментом подтверждения достоверности, правильности и законности отраженных в ней хозяйственных операций и является свидетельством его ответственности за составленные документы.

Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

Оформление писем

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?) (например, Приказ о создании аттестационной комиссии) или чего? (кого?) (например, Должностная инструкция маркетолога).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Оформлять текст документа можно в виде:

• анкеты. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например «имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков;
• таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф;
• связного текста. Связный текст в основном состоит из двух частей:
• в первой части указывают причины, основания, цели составления документа;
• во второй, заключительной, части — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование предприятия — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В письмах используют следующие формы изложения:

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ. Если документ оформлен не на бланке предприятия, то наименование должности должно быть полное. Если документ оформлен на бланке предприятия, то наименование должности должно быть сокращенное;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Правила визирования документа

Визирование — это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

• виза согласования;
• виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах — на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Заверение копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись:

• «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
• при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.

Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
• наименования должности лица, утверждающего документ;
• подписи;
• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
• даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости — содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф — это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.

Поэтому в Инструкцию по делопроизводству организации можно включить обязательность полистного визирования многостраничных документов и документов с приложениями, которые оформляются по наиболее значимым для организации вопросам деятельности. К ним относятся, например:

• учредительные и иные корпоративные документы (Устав, изменения в него, Положения о филиалах, Положение об общем собрании участников и пр.);
• локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников и пр.);
• документы, издаваемые совместно с профсоюзной организацией (коллективный договор, Положение о комиссии по трудовым спорам) или по согласованию с ней (Правила внутреннего трудового распорядка);
• а также договоры (в своей инструкции вы можете определить, все ли договоры парафировать с вашей стороны, а если не все, то каких разновидностей);
• доверенности;
• документы с грифами ограничения доступа и т.п.

При этом необходимо установить, кто из руководителей или сотрудников-исполнителей имеет право визировать подготовленные проекты соответствующих документов, а также правила оформления парафа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 состав атрибутов парафа и примеры его оформления не устанавливает, но в деловом обороте сложились следующие варианты:

• самый распространенный – это проставление только личного росчерка (Пример 1);
• реже к нему добавляют его расшифровку (в виде И.О. Фамилии) и
• совсем экзотическим вариантом становится добавление сюда еще и даты;
• практически никогда параф не оформляется с полным составом атрибутов визы, т.е. с наименованием должности, личным росчерком, расшифровкой и датой визирования.

Рисунок 1

Свернуть Показать

Рисунок 2

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Местоположение парафа – нижнее поле документа. Если он многосторонний (например, договор), то обычно одна сторона ставит подпись слева, а другая – справа (Пример 1). На договорах для парафа порой делают заготовки с указанием, какой стороне принадлежит данный росчерк, в виде соответствующих родовых слов, которые берутся из преамбулы договора (Пример 2).

Технически это удобно сделать в MS Word при помощи нижнего колонтитула. Для его создания на вкладке верхнего меню «Вставка» выбираете команду «Нижний колонтитул», далее раскрывается меню, в котором выбираете нужный вам вариант (Рисунок 1). После этого курсор оказывается в пустом нижнем поле документа (Рисунок 2), где вы с клавиатуры набиваете заготовку для парафа. Чтобы выйти из нижнего колонтитула, сохранив его, обратно в текст документа, достаточно нажать клавишу «Esc».

В вопросе отдельно упоминаются листы и страницы документа. Как правило, документы печатаются только на 1 стороне листа, тогда на каждом оказывается лишь 1 страница текста. Параф располагается на лицевой стороне листа там же, где и текст. Если вы все-таки столкнетесь с документом, распечатанным на двух сторонах листов, то достаточно будет парафировать лишь одну сторону каждого листа для защиты его от подмены (если иное особо не оговорено в самом документе).

Если в тексте подписываемого договора не указано, какое лицо его должно парафировать (например, только то, которое его подписывает, – как в Примере 1), то парафировать документ может и другой человек (например, юрист все проверяет и парафирует, а гендиректор потом спокойно подписывает).

Как организовать процедуру визирования документов в компании, решают юристы компании сообразно бизнес-процессам и общей картине.

Опытные коллеги полагают, что какая бы ни была выбрана система визирования, её следует закрепляться приказом, иначе в документообороте компании может наступить хаос.

Юридический отдел и бухгалтерия

Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются юристы на практике, является вопрос, когда именно следует визировать документы по финансовой части: до бухгалтерии или после.

По большому счёту, разнообразие моментов, когда надо визировать те или иные документы, таково, что юридический отдел компании вправе выбрать ту систему визирования, которая в условиях компании будет оптимальной — виза может быть одна, их может быть несколько, на каждом листе или только в конце документа. Но при этом, если подписи должен ставить не только юрист компании , имеет смысл ему это делать первым, поскольку так подтверждается, что документ рассмотрен и с юридических позиций проверен, остальные службы могут заниматься этим документом в дальнейшем, бухгалтерия, в том числе. Представители финансового отдела обычно не соглашаются визировать документ, если в юридическом этого ещё не сделали. Единственный нюанс, который может быть разночтением между бухгалтером и юристом, это неправильно подсчитанные размеры налогов. Если юрист подписал документ, а затем бухгалтер проверил цифры и обнаружил ошибку в расчётах, нужно будет пересчитывать, вносить исправления и снова визировать у юристов.

Криминальный аспект визирования

На практике иногда возникают ситуации, когда юристу предлагается подписать документ, который содержит в себе противозаконные схемы. Какие это может иметь последствия?

Юрист должен отдавать себе отчет в том, что его подпись — это некая индульгенция, пусть и частичная, для руководителя компании: если начнётся следствие по уголовному делу, и руководителя будут допрашивать, он покажет, что юрист подтвердил добросовестность предложенных систем. Всем известна ситуация, когда юрист компании «Юкос» была привлечена к уголовной ответственности как лицо, которое, по версии суда и следствия, оказывало содействие в выстраивании схем уклонения от налогов.

Поэтому следует сразу определиться: если руководитель пытается получить подпись юриста, чтобы сослаться на него и снять ответственность с себя, юрист подписывать сомнительные документы не должен. А если подпись юриста нужна руководителю как подтверждение, что всё законно, то при подписании документа имеет смысл составить юридическое заключение. В этом заключении должны быть рассмотрены все аспекты. При обнаружении противозаконных моментов их следует обязательно указать, не подписывая в этом случае документ — тогда, если всё-таки компания вступит в противоборство с государством, и заключение будет изъято следственными или налоговыми органами, будет понятно, что юрист свою работу сделал, предупредил о последствиях, а руководитель действовал уже на свой риск. Нужно подтверждение, что юрист предупредил руководителя об уголовной, административной, гражданской ответственности, которую повлечёт применение схемы, если в неё не будут внесены соответствующие изменения, делающие схему законной.

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов — от создания или получения до исполнения или отправки — обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза — это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура — визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации — процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист — провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов — это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов — это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

• должность;
• подпись;
• расшифровка Ф.И.О.;
• дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Как я согласовываю документы

Уверен, у каждого бывали случаи, а порой и очень часто, когда вы пытаетесь согласовать какой-нибудь большой документ, с несколькими сотрудниками, но у всех постоянно не находится времени чтобы прочитать, поставить резолюцию или внести свои замечания.

Для меня, как и для многих моих коллег, процесс согласования документов является очень демотивирующим, особенно в тех случаях, когда над документом (скажем договор или ТЗ), поработали от души и он получился на славу.

Действительно неприятно, что ты рвал волосы на своей жопе и на жопе других сотрудников, чтобы состряпать приятное и качественное ТЗ, а на твою работу вот так просто плюют, отговариваясь большой загруженностью, более важными делами или еще чем-либо. Не знаю, как вы справляетесь с этим, но лично я нашел для себя простое решение.

По-мне, так люди долго согласовывают такие документы по двум причинам 1) им впадлу неохота разбираться во всем документе, 2) не охота брать на себя ответственность за весь документ.

1. Лично я могу понять чувства сотрудника, например, из инженерного отдела, когда ему на согласование приходит ТЗ на 60-ти листах (и не дай бог полностью оформленных по ГОСТу), из которых его часть — это пара параграфов в начале документа, и один в конце. Прежде всего, ему надо прочитать все. Потом ему надо определить свою часть. Потом надо немножко посомневаться, будет ли он нести какую-то ответственность, за какой-то пункт, который вроде к нему не относится, но вроде и относится. Потом он посмотрит список согласующих, увидит что там есть сотрудник службы разработки, к которому этот пункт тоже может относится и в результате решит, что подождет пока согласует разработчик. Скорее всего разработчик подумает такие же думы и будет ждать пока согласует инженер. Ну, а найти отговорку почему не согласовано во время, для обоих не займет много времени.

Если смотреть чисто технически, то оба конечно козлы, но с другой стороны я их действительно могу понять. Для них основная работа – это делать, а не согласовывать, а если неосновная работа занимает больше 10% времени, то ее можно и отложить.

Чтобы избежать такой шляпы, я всегда при согласовании документов выписываю параграфы (номера пунктов) для каждого согласующего. Если хорошо знаком с документом, то на это требуется около 5-10 минут, то есть никаких мегатитанических усилий и действительно ускоряет работу по согласованию документов. В результате рассылка на согласование документа выглядит так:

Добрый день коллеги.

В рамках проекта На поставку мега решения для компании Уралмегакомпани прошу вас согласовать Техническое задание:

Иванов : Пункты 1.11, 1.14-1.17, Раздел 2, Раздел 3. Особое внимание уделить, спецификации на модуль…

Петров …

Прошу согласовать документ, до 01.01.2010, Подписи листа согласования будут собираться 02.01.2010, Согласование с Заказчиком должно начаться не позднее 03.01.2010.

С уважением…

При такой постановке отвертеться намного труднее, чем просто выслать документ с требованием согласования его. Для исполнителя это тоже на много проще, ему уже не надо читать все, и не надо ломать голову, что его, а что нет. Он точно знает, за что он подписывается, и если будет косяк в какой-то другой части документа, то к нему никаких вопросов или претензий уже не будет. Ну, и самое главное плюс, он видит, что проджект не только постоянно катается на лифте, и безостановочно гоняет чаи, но и немножко думает о нем.

2. Если речь идет о внутреннем согласовании, после которого документ пойдет на утверждение клиенту, все хуже. Одно дело согласовывать внутренние документы, а другое внешние, тут ответственность уже побольше – можно за неаккуратность и по шапке хорошенько получить. Поэтому такие документы согласуются еще дольше.

Чтобы такого не происходило, я обычно всех заранее предупреждаю, когда документ уйдет заказчику и ровно за один день пробегаюсь с обходным листочком по всем согласующим, с требованием подписать его немедленно.

Если кто-то (практически все) говорит, что еще не прочитал, то я обычно говорю, что подписать надо сейчас, а документ будет отправлен завтра вечером, так что у тебя есть еще 1.5 дня, чтобы с ним ознакомиться, и если в нем будет что-то некорректно или требующее редакции, то документ будет исправлен и только после этого отправлен.

Вы можете мне не верить, но для меня это работает, я еще не разу не получал отказа подписать лист согласования, так как на это просто нет оснований и не разу не отправлял несогласованный документ или не в срок из-за задержки в согласовании.

В 40% случаев (это конечно приблизительная цифра), люди либо остаются после работы, либо забирают документы домой и согласовывают их там.