Уточнение даты получения дохода в документе «Возврат НДФЛ»

Для проверки корректности отражения информации по возврату НДФЛ и его перечислению можно сформировать отчет Анализ НДФЛ по месяцам (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам — Анализ НДФЛ по месяцам) с группировкой по Сотруднику и Месяцу налогового периода.

В целом сумма уплаченного НДФЛ по сотруднику Возвращаемый И.П. – нулевая, но есть положительная и отрицательная сумма за январь и февраль соответственно:

Получается, что в программе:

• за январь 2017 г.: зафиксирован удержанный, но не возвращенный НДФЛ. Осталась сумма уплаченного налога;
• за февраль 2017 г.: зафиксирован удержанный и излишне возвращенный НДФЛ. Появилась отрицательная сумма уплаченного налога.

Если необходимо, чтобы:

• сумма возвращенного НДФЛ соответствовала сумме удержанного налога не только в целом за период, но и за каждый месяц;
• сумма уплаченного НДФЛ стала нулевой не только в целом за период, но и за каждый месяц,

то необходимо исправить вручную информацию в документе Возврат НДФЛ, разбив общую сумму 2 600 руб. (автоматически попавшую на февраль) на два периода: январь и февраль по 1 300 руб.:

После этого необходимо обновить информацию по налогу в документе Ведомость в банк, нажав соответствующую кнопку Обновить налог.

Далее перепровести документ Перечисление НДФЛ в бюджет.

В результате в регистре накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ отрицательное перечисление по сотруднику будет разбито на 2 строки — за январь и февраль:

В отчете Анализ НДФЛ по месяцам перечисленный НДФЛ в целом за период и за каждый месяц станет нулевым. Суммы возвращенного и перечисленного НДФЛ будут совпадать не только в целом за период, но и за каждый месяц:

Отражение возврата НДФЛ в отчетах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, Регистрах налогового учета по НДФЛ

В справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (Налоги и взносы – 2-НДФЛ для передачи в ИФНС) возврат НДФЛ отдельно не отражается, сумма возврата уменьшает сумму удержанного налога. Из-за уменьшения перечисленной суммы налога в бюджет на сумму возвращенного НДФЛ сотруднику, перечисленный до этой операции налог также уменьшается.

В результате в рассматриваемом примере после регистрации возврата налога в справке 2-НДФЛ налог исчисленный, удержанный и перечисленный будут равны нулю:

В расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 г. сумма возвращенного НДФЛ отразится в строке 090 Раздела 1. В Разделе 2 суммы возврата НДФЛ не отражаются.

В Регистре налогового учета по НДФЛ (Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам — Регистр налогового учета по НДФЛ) операция возврата НДФЛ отражается следующим образом:

• в Разделе 4 – в таблице «Возвращено излишне удержанного налога» показаны суммы возвращенного НДФЛ:
• в Разделе 4 – в таблице «Перечислено налога» отражаются изначально перечисленные суммы НДФЛ в бюджет и такие же отрицательные цифры из-за уменьшения суммы перечисляемого в бюджет налога за счет средств налогоплательщика, которому был произведен возврат НДФЛ :
• в Разделе 6 для рассматриваемого примера отражаются нулевые суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ:

В релизе 3.1.2.213 в Регистре налогового учета по НДФЛ ошибочно заполняется колонка Сумма налога, не удержанная налоговым агентом, в которой отражается сумма возвращенного НДФЛ. Это зарегистрированная ошибка программы 1С:ЗУП, которая будет исправлена в следующих релизах.

Самая распространенная ситуация, когда у работника в течение года может возникнуть переплата по НДФЛ, — это когда он подает работодателю вместе с выданным налоговой инспекцией уведомлением <1> заявление о возврате удержанного НДФЛ в связи с предоставлением ему имущественного вычета по приобретенному жилью (квартире, комнате, жилому дому или доле в них) <2>. Ведь многим хочется не платить НДФЛ сразу после приобретения квартиры.

Это выгоднее и проще, чем дожидаться окончания года и подавать декларацию по форме 3-НДФЛ и заявление на возврат налога в налоговую инспекцию по месту жительства.
При этом у бухгалтера организации возникает вопрос: какова процедура возврата уже удержанного в течение года налога и за счет каких средств это можно сделать? Ну что ж, давайте разбираться.

Пересчитываем налог

ШАГ 1. Убедитесь, что в уведомлении о подтверждении налоговым органом права работника на имущественный налоговый вычет правильно указаны все реквизиты вашей организации (наименование, ИНН, КПП), а также фамилия, имя, отчество и паспортные данные вашего работника. Если в данных допущены какие-то ошибки, то попросите работника принести правильное уведомление.

ШАГ 2. Перенесите указанную в уведомлении сумму имущественного вычета в налоговую карточку 1-НДФЛ <3>, заведенную на этого работника. Если вы используете стандартную форму 1-НДФЛ, то вам нужно добавить в раздел 3 карточки сотрудника новую строку «Имущественный налоговый вычет» сразу после строки «Стандартные налоговые вычеты».
В уведомлении по отдельным строкам указываются сумма вычета, приходящаяся на стоимость жилья, и сумма вычета, приходящаяся на проценты по целевым займам (кредитам), взятым на приобретение жилья. Если ваш работник принес уведомление, в котором указаны две суммы, то, сложив их, вы получите общую сумму вычета, которую надо перенести в карточку 1-НДФЛ.

Примечание. Если работник только начинает применять имущественный вычет, то в уведомлении может быть указан максимальный размер вычета (без учета процентов по целевым займам (кредитам)) 1 млн руб. или 2 млн руб. — зависит от того, когда возникло право на вычет <4>. А если работник уже заявлял вычет в одном из прошлых годов, то в уведомлении будет указана сумма остатка неиспользованного вычета, перенесенная на 2009 г. В любом случае правильность указанных в уведомлении сумм вы не контролируете.

ШАГ 3. Получите от работника заявление в произвольной форме о предоставлении ему имущественного вычета и о возврате излишне удержанного НДФЛ <5>.

ШАГ 4. В месяце, в котором работник принес уведомление и заявление, пересчитайте налог с начала календарного года <6>. При этом в месяце предоставления имущественного вычета в разделе 3 стандартной карточки 1-НДФЛ по строке «Долг по налогу за налоговым агентом» надо указать сумму излишне удержанного НДФЛ.
Далее с этого месяца не удерживайте НДФЛ из доходов работника. Если сумма имущественного вычета превышает годовой доход работника, то налог не надо будет удерживать до конца года.

Если же сумма вычета не превышает годового дохода работника, то с того месяца, в котором сумма исчисленного с начала года дохода превысит сумму вычета, надо будет исчислять и удерживать НДФЛ (при условии, что весь излишне удержанный НДФЛ был возвращен работнику — см. ниже).

ШАГ 5. В бухгалтерском учете отсторнируйте сумму ранее удержанного с работника НДФЛ <7>: Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДФЛ по ставке 13%».

Возвращаем налог работнику

Налоговым кодексом РФ не определено, за счет каких средств нужно возвращать работнику НДФЛ, если он подал работодателю заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ. Рассмотрим возможные варианты.

ВАРИАНТ 1. Возвращаем налог за счет текущих платежей по НДФЛ по другим работникам

Поскольку удержанный с работника налог уже перечислен в бюджет, то вы можете вернуть ему налог за счет сумм НДФЛ, удержанных в текущем месяце с доходов других работников организации. То есть НДФЛ за текущий месяц, подлежащий уплате в бюджет, вы уменьшаете на сумму переплаты работника. Таким образом, вы фактически делаете зачет самостоятельно.
При этом сумма возвращенного налога отражается в разделе 3 стандартной карточки 1-НДФЛ по строке «Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога» в месяце, в котором налог возвращен работнику (выдан из кассы, перечислен на зарплатную карточку). А в бухучете делается проводка: Дт 70 — Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».

Организации применяют этот вариант, обосновывая его тем, что уплата НДФЛ не носит персонифицированного характера. Ведь вы перечисляете НДФЛ в бюджет одной платежкой за всех работников. Сумма перечисленного налога, приходящаяся на каждого работника, не отражается ни в карточке 1-НДФЛ, ни в справке 2-НДФЛ <8>, которая ежегодно представляется в налоговый орган <9>, ни в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ, заполняемой ИФНС по вашей организации как налоговому агенту. Заметим, что в этой карточке указывается только общая сумма НДФЛ, перечисляемая вами за всех работников. Причем эта сумма НДФЛ всегда числится как переплата. Начисления налога и пени в ней могут появиться только после проведения налоговой инспекцией выездной проверки на основании решения <10>. Так что даже если вы не будете платить НДФЛ за текущий месяц, недоимка в карточке не появится.
Специалисты московского УФНС не имеют ничего против такого возврата <11>.

Вы не сможете вернуть работнику в текущем месяце всю сумму излишне удержанного налога за счет сумм НДФЛ, удержанных в текущем месяце с доходов других работников организации, только если они не перекрывают сумму долга перед работником. В этом случае вы можете вернуть налог за счет собственных средств. Ведь никакой ответственности за это не предусмотрено. Но поскольку организации это невыгодно, то вернуть работнику оставшуюся сумму излишне удержанного налога лучше в следующих месяцах.
Итак, подытожим плюсы и минусы первого варианта.
(+) При этом варианте работник сразу получает излишне удержанный НДФЛ. Вам же не нужно обращаться в налоговый орган с заявлением о возврате налога.

(?) Минфин против возврата работнику излишне удержанного налога за счет текущего НДФЛ, удержанного с других работников <12> (подробнее см. ниже), и не исключено, что некоторые налоговые инспекции займут позицию финансового органа. Но даже если это случится, то налоговая инспекция не сможет предъявить вам никаких претензий, так как:
— во-первых, вы вернули работнику излишне удержанный с него налог в связи с предоставлением ему имущественного вычета на основании уведомления, выданного налоговой инспекцией;
— во-вторых, в бюджете не будет недоимки по НДФЛ.

ВАРИАНТ 2. Возвращаем налог из бюджета

Минфин считает, что нельзя возвращать работнику излишне удержанный налог за счет текущего НДФЛ, удержанного с других работников. Более того, финансовое ведомство указало, что поскольку ст. 231 НК РФ особый порядок зачета или возврата налоговым агентом сумм излишне удержанного налога не определен, то применяется общий порядок возврата или зачета, установленный ст. 78 НК РФ <12>.
Давайте представим, как будет выглядеть эта процедура на практике <13>.
ШАГ 1. Получив от работника, с которого излишне удержан НДФЛ, заявление о возврате налога, налог ему вы не возвращаете. Вы подаете в свою налоговую инспекцию заявление о возврате из бюджета НДФЛ, излишне удержанного у работника <14>. К этому заявлению прилагаете копии документов: заявления работника о возврате налога, уведомления о предоставлении ему имущественного вычета, карточки 1-НДФЛ, где указана сумма долга, числящаяся за налоговым агентом <15>.
ШАГ 2. Вы по-прежнему продолжаете платить в бюджет удержанный с других работников НДФЛ.
ШАГ 3. После получения на расчетный счет денег из бюджета вы вернете налог работнику.
У такого порядка возврата налога есть и достоинства, и недостатки.

(+) В этом случае никакие претензии со стороны налоговиков вам точно не грозят.
(-) Неизвестно, сколько времени будет ждать возврата НДФЛ работник, так как возврат налога из бюджета на расчетный счет организации может затянуться надолго.
В то же время организация может вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику и не дожидаясь, пока налоговая инспекция перечислит ей деньги на расчетный счет, поскольку НК РФ это допускает <16>. То есть организация вернет работнику НДФЛ за счет собственных средств. Но тогда процедура возврата налога будет немного другая.

ШАГ 1. Получив от работника, с которого излишне удержан НДФЛ, заявление о возврате налога, вы возвращаете ему налог за счет собственных средств.
ШАГ 2. Вы по-прежнему продолжаете платить в бюджет удержанный с других работников НДФЛ.
ШАГ 3. Подаете в свою налоговую инспекцию заявление о возврате из бюджета НДФЛ, излишне удержанного у работника, приложив к нему все документы <17>.
ШАГ 4. После получения на расчетный счет денег из бюджета закрываете переплату налога, числящуюся по счету 68.
Теперь посмотрим, в чем же плюсы и минусы такой процедуры возврата.

(+) Никаких претензий со стороны налоговой инспекции не будет. Работник быстро получает излишне удержанный НДФЛ.
(-) Вы отвлекаете из оборота деньги организации.
Однако при применении варианта 2 непонятно, зачем организация должна продолжать перечислять НДФЛ в бюджет в ожидании возврата из бюджета денег, которые нужно вернуть работнику.

ВАРИАНТ 3. Делаем зачет налога в счет предстоящей уплаты НДФЛ этим работником

Минфин России считает, что излишне удержанный налог можно не только вернуть непосредственно работнику, но и зачесть в счет предстоящих платежей по НДФЛ в порядке ст. 78 НК РФ <18>. Хотя п. 1 ст. 231 НК РФ говорит именно о возврате налога работнику.
Однако на практике этот вариант будет работать только в том случае, если:
— сумма имущественного вычета не превышает сумму годового дохода работника;
— работник принес уведомление из налоговой инспекции в начале года, то есть из его доходов удержана небольшая сумма НДФЛ, например за 1 или 2 месяца.
Давайте посмотрим, хорош ли вариант 3.
(+) В этом случае не будет никаких споров с налоговой инспекцией.
(-) Период получения вычета работником растягивается на несколько месяцев в течение года. Кроме того, вариант 3 не всегда можно применить.

* * *
С учетом приведенных нами плюсов и минусов выберите наиболее удобный для вас вариант возврата НДФЛ работнику. Самый простой для вас вариант — вернуть налог за счет налога с других работников за текущий месяц. А самый «бесконфликтный» — сделать зачет налога в счет предстоящих платежей по этому работнику.

———————————
<1> приложение к Приказу ФНС России от 07.12.2004 N САЭ-3-04/147@
<2> подп. 2 п. 1, п. 3 ст. 220 НК РФ
<3> утв. Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583; п. 1 ст. 230 НК РФ
<4> подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ
<5> п. 1 ст. 231 НК РФ; Письмо ФНС России от 03.09.2008 N 3-5-04/469@; Письма Минфина России от 02.04.2007 N 03-04-06-01/103, от 13.02.2007 N 03-04-06-01/35, от 26.06.2006 N 03-05-01-04/188; Информационные сообщения ФНС России от 06.04.2005, от 18.03.2005
<6> п. 3 ст. 210, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина России от 02.04.2007 N 03-04-06-01/103, от 13.02.2007 N 03-04-06-01/35, от 26.06.2006 N 03-05-01-04/188; Информационные сообщения ФНС России от 06.04.2005, от 18.03.2005
<7> План счетов и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н
<8> утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@
<9> п. 2 ст. 230 НК РФ
<10> п. 4 разд. VII, п. 1 разд. IX Рекомендаций по порядку ведения в налоговых органах базы данных «Расчеты с бюджетом», утв. Приказом ФНС России от 16.03.2007 N ММ-3-10/138@ (ред. от 11.01.2008)
<11> Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2007 N 28-11/113476
<12> Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-04-06-01/3
<13> п. 1 ст. 231, ст. 78 НК РФ
<14> пп. 6, 14 ст. 78 НК РФ
<15> Постановление ФАС Уральского округа от 22.07.2008 N Ф09-5055/08-С2
<16> Письмо Минфина России от 03.04.2009 N 03-04-06-01/76
<17> пп. 6, 14 ст. 78 НК РФ
<18> Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-04-06-01/3

Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» N 09, 2009