Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

• из кассы наличными деньгами;
• через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
• через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Чем грозят ошибки в платежках на подотчет

Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может перечислить денежные средства на административно-хозяйственные расходы сотруднику в безналичном порядке, закрепив такую возможность в своей учетной политике. Аналогичный порядок в отношении командировочных расходов может быть закреплен в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Обоснование позиции:
I. В общем случае порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У).
Такая выдача производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Также в абзаце третьем п. 6.3 Указания N 3210-У прямо указано, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.
Однако данная норма предусмотрена для осуществления наличных денежных расчетов и не регулирует вопросы проведения безналичных расчётов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами (косвенно данный вывод подтверждается письмами Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют. Не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно (смотрите также постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12). ФАС Северо-Кавказского округа в постановлениях от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А указал, что порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
В этой связи полагаем, что порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть утверждены организацией в своей учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организаций”, ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).
II. Согласно части второй ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Кроме того, в силу ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (абзац второй п. 11 Положения).
Таким образом, перечисление денежных средств в безналичном порядке как на административно-хозяйственные, так и на командировочные расходы сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме, законодательством не запрещено.

Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
– Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

12 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника. Это заявление нужно составлять при каждом запросе подотчета. Если рабочими обязанностями сотрудника предусмотрено постоянное использование подотчетных денег, то целесообразно утвердить отдельный приказ об их регулярной выдаче. В таком случае сотруднику не придется каждый раз подавать заявление на выдачу подотчетных денег.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

• цель получения подотчетных денег;
• сумма запрашиваемого подотчета;
• банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
• период, на который предоставляются подотчетные деньги;
• разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
• подпись подотчетного лица;
• дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту:

Срок предоставления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций.

Кроме того, ЦБР в Письме от 23.07.2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов (Постановление 14 Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007).

Однако на практике у организаций могут возникнуть налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно – хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Авансовый отчет может быть составлен по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Кроме того, в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее – Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

– приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);

– служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);

– командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

– отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

– возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);

– переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);

– удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Вопрос недели: Можно ли принять кассовые чеки, в которых указаны реквизиты личной карточки супруги сотрудника?

Сотруднику выдали подотчет денежные средства.
Он расплатился за материалы с личной карточки своей супруги. И предоставил в бухгалтерию авансовый отчет с кассовыми чеками, в которых указаны реквизиты личной карточки супруги.
Можем ли мы принять данные кассовые чеки?
Можем ли мы принять данные расходы в целях налогообложения прибыли?

Сообщаю Вам следующее:

Будет рискованно принимать отчет только с приложенными подотчетником документами. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет.

Документ 1.

В чем проблема. Будет рискованно оставлять все как есть и принимать отчет только с приложенными подотчетником документами.

Что предпринять. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник или друг по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке друг или родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет.

Статья: Из-за чего ошибаются бухгалтеры, списывая подотчетные суммы. И как этого избежать (Лисицына П.А.) («Упрощенка», 2015, N 7) {КонсультантПлюс}

Документ 2.

Документы в случае оплаты покупки чужой картой

Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расходы <7>.

<7> Письма Минфина России от 11.10.2012 N 03-03-07/46; ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876.

Статья: Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями (Мацепуро Н.А.) («Главная книга», 2016, N 15) {КонсультантПлюс}
Услуга оказывается в соответствии с регламентом услуги ЛИНИЯ КОНСУЛЬТАЦИЙ. Рекомендуем заранее с ним ознакомиться.

Услуга «Линия Консультаций» включает в себя подбор, анализ и предоставление информации, а также нормативных и консультационных материалов, подготовленных с использованием СПС КонсультантПлюс, по вопросу

Ответ подготовил эксперт Линии консультаций

Якушева Татьяна Валерьевна

Ответ актуален на 26.04.2018.

Нужен ли авансовый отчет, если работник расплатился картой

Если сотрудник расплатился своими деньгами, он вправе не оформлять авансовый отчет. Ведь работнику ничего не выдавали, поэтому ему не за что отчитываться.

Расходы работник должен подтвердить документами – накладной, счетом-фактурой, кассовым чеком, слипом. При оплате картой подойдет распечатка платежки или квитанции.

Подробнее об оформлении трат за личные деньги, читайте здесь>>> Верните работнику деньги или из кассы, или на банковскую карту по его заявлению.

Если свои потраченные деньги возвращает директор, пусть напишет об этом в «служебке». Какой счет использовать – 71 «Расчеты с подотчетными лицами» или 73 » Расчеты с персоналом по прочим операциям «? Ответ – в статье. Годовая подписка на журнал «Зарплата» в июле стоит 8910 руб.

С 1 августа цена увеличится до 16 104 руб. Главбух не успела согласовать оплату счета, так как директор был в отпуске.

Поэтому оплатила подписку своей картой 31 июля и написала заявление на возмещение расходов: Я оплатила журнал из собственных денег. Прошу возместить понесенные расходы. Получить ответ Новое

Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами: — Энциклопедия решений.

Деньги прошу перечислить на мою зарплатную банковскую карту. Прилагаю квитанцию об оплате и выписку с моего личного банковского счета». Директор одобрил расходы. Подписку и закрывающие документы оформили на компанию. Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников; — Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм; — Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников. Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ аудитор, член РСА Мельникова Елена Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять подотчетные суммы на личные банковские карточки сотрудников.

К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288 . * Утв. Банком России от 24.12.04 № 266-П.

Банк экспертных заключений

Работнику выданы наличные деньги на приобретение авиабилета для работников, направляемых в командировку.

Каковы особенности составления авансового отчета, если работник оплатил электронные авиабилеты через интернет своей банковской картой?

Если деньги под отчет были выданы наличными из кассы, а билеты оплачены работником со своей карты через интернет, авансовый отчет составляется в общем порядке. к отчету прилагается электронный билет. Форма авансового отчета, указания по применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 (далее Указания). Указание не содержит особых требований по заполнению авансового отчета, если расходы оплачены банковской картой. Поэтому авансовый отчет заполняется в обычном порядке.

На обратной стороне форма авансового отчета необходимо указать перечень документов, подтверждающих произведенные расходы. Организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ при получении оплаты наличными деньгами или платежной картой за товары, работы и услуги (п. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Может ли подотчетное лицо расплачиваться личной картой

Заявление на выдачу денег можно не писать Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление.

1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ – далее Закон 54-ФЗ). Таким образом, к авансовому отчету нужно приложить электронные авиабилеты. ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.

До 19.08.2019 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП.

Такой вывод в настоящее время преобладает в судебной практике, см., например, комментарий к постановлению ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013. Помимо этого, на неподтвержденную сумму потребуется начислить страховые взносы, в т.ч. взносы на травматизм, поскольку подобная выплата не перечислена в перечнях сумм, освобожденных от взносов по ст.

9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст.

Публикации

16
мая
2013

Подотчетное лицо может расплачиваться своей платежной картой

Коллектив авторов, VEGAS LEX

VEGAS LEX_Гусев_Упрощенка_05.2013

Файл добавлен	15.07.2016
Презентация	.pdf (78 Кб)

– Подотчетное лицо оплатило товар своей платежной картой. Является ли это нарушением налогового законодательства?

На вопрос отвечает И.Ю. Гусев, старший юрист юридической фирмы VEGAS LEX:

– Нет, конкретного нарушения здесь не возникает. Покупая товарно-материальные ценности, подотчетное лицо может использовать платежную карту. Налоговое законодательство не содержит каких-либо ограничений по этому поводу.

Однако сложности могут возникнуть в бухгалтерском и налоговом учете фирмы-работодателя. Ведь чтобы компенсировать сотруднику расходы, от него нужно получить оправдательные документы. Значит, помимо чека ККТ, потребуются дополнительные документы, подтверждающие покупку. Это может быть товарный чек, накладная и т.п.

Минфин России в письме от 10.03.2011 № 03-03-06/1/131 обозначил свой подход в отношении похожего вопроса: речь шла об оплате картой командировочных расходов. Специалисты финансового ведомства сказали, что если подотчетное лицо при оплате товара воспользовалось личной картой, расходы при упрощенной системе учесть можно. Главное, чтобы эти расходы были подтверждены документами.

Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.

Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.

Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.

До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.

В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.

Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Обратите внимание, что принять к зачету НДС по счету-фактуре без верного наименования покупателя не получится. Для счета-фактуры реквизит «Покупатель» является обязательным (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Ответы на другие вопросы по расчетам с подотчетными лицами

Можно и на карту, но при условии

Несмотря на то что выдача в подотчет на карту работника регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 №3210-У и относится к кассовым операциям, то есть к операциям с наличными деньгами, Минфин и Казначейство России в совместном письме N 02-03-10/37209, N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 подтвердили возможность осуществлять ее с помощью безналичного расчета — путем перечисления на личную или зарплатную карточку подотчетного лица, работника организации.

Однако такое допущение сопровождалось соблюдением ряда условий:

• возможность безналичной выдачи подотчет должна быть предусмотрена в учетной политике организации;
• чтобы поступившие суммы физлицу не признали доходом, а также чтобы обеспечить «прозрачность» банковских операций, оформляя платежное поручение на подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа обязательно должно содержать указание, что перечисляемые средства являются подотчетными. Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»;
• сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки;
• к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.

Как можно тратить поступления на личный счет?

Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными. Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом.

Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока. Все, как и при выдаче наличных, никаких новых требований по расходованию безнала нет.

Учитывая, что все поступления на счет физлица становятся формально его собственностью, лучше заранее поинтересоваться об имеющихся в отношении подотчетника открытых исполнительных производств, так как все поступления в таком случае будут списываться в оплату задолженностей. Это, конечно, не снимет с него обязанности отчитаться за расходование подотчетных сумм.

Неприятности от банка

Анализ судебной практики (по делам N 33-17131/2016, N 33-1316/2016, Определение от 07.09.2016 N 4г-10455/2016) показывает, что зачастую банки блокируют карты физлиц, на которые поступают подотчетные суммы, без объяснения причин. Связано это с отнесением такого перечисления к сомнительной сделке. Перечисление денежных средств физлицу, не являющемуся предпринимателем, с последующим обналичиванием таких средств, тем более на регулярной основе, оправдывает действия банков в соответствии с законом 115-ФЗ о легализации.

И только в случае представления документов, которые снимут подозрение банка и подтвердят экономический смысл перечислений, блокировка будет снята. На это нужно время и, возможно, дополнительные судебные расходы.

Перечисление под отчет на карточку проще и современнее, но предварительно нужно оценить возможные риски: списание поступлений в уплату долгов сотрудника, блокировка счета сотрудника банков до выявления обстоятельств. Поэтому при частых и значительных по суммам перечислениях целесообразнее воспользоваться предложением банка об открытии расчетной карты к счету организации.

Заявление работника

Минфин России придерживается мнения, что для перечисления подотчетных сумм на зарплатную карту нужно получить от работника письменное заявление. В нем держатель карты укажет ее реквизиты.

Поскольку унифицированная форма такого заявления не утверждена, компания может разработать ее самостоятельно. В форму, кроме реквизитов зарплатной карты сотрудника, желательно включить поля для указания срока, на который выдаются денежные средства, и их суммы (такие сведения указывают в заявлении на выдачу подотчетных средств из кассы).

Работодатель вправе перечислить под отчет денежные средства только при условии полного погашения работником задолженности по ранее выданному ему авансу (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

На заявлении работника, не имеющего подотчетной задолженности, руководитель поставит свою визу, дату и подпись.

Обратите внимание: если у компании не будет заявления работника, инспекторы могут посчитать, что перечислялись неподотчетные суммы, а значит, с них нужно удержать НДФЛ.

Пример. Сотрудник ПАО «Дирижабль» В.И. Цеппелинов направлен в служебную командировку с 11 по 21 ноября 2014 г.

В какой форме работник должен написать заявление о перечислении на его зарплатную карту подотчетных сумм на командировку?

Решение. 5 ноября командированный сотрудник обратился к работодателю с заявлением о перечислении ему на зарплатную карту подотчетных сумм. Образец заявления работника смотрите на с. 80 (образец 1).

Образец 1

Преимущества перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты

Во-первых, снижаются расходы компании — комиссия банка за перечисление денежных средств, как правило, ниже, чем за снятие наличных.

Во-вторых, компании не нужно снимать наличные для последующей выдачи их сотруднику из кассы.

В-третьих, можно перечислять денежные средства сотруднику, который находится в другом городе.

Н.А.Муромцева

Аудитор

ООО, находящееся на общей системе налогообложения, перечисляет денежные средства в подотчет сотрудникам на зарплатные карты (возможность выдачи на зарплатные карты сумм в подотчет прописана в учетной политике организации, заявления от сотрудников на перечисление каждой суммы в подотчет на зарплатную карту имеются). Существуют ли риски перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты для организации и сотрудника как физического лица?

19 октября 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если сотрудник после совершения операций в интересах организации отчитается об израсходованных средствах, а также вернет остаток неизрасходованных сумм (при наличии), мы не видим налоговые риски как для организации, так и для физического лица (сотрудника).

Обоснование вывода:
Ограничения операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт (в том числе «зарплатных»), могут быть связаны только с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ (п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», смотрите также письма Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе «зарплатные») карты работников не запрещено.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников.
Порядок осуществления безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации», которым не установлен запрет (ограничение) на совершение рассматриваемых операций.
Отсюда можно прийти к выводу, что организация вправе перечислять подотчетные суммы (на хозяйственные или командировочные расходы) в безналичном порядке на банковские карточки сотрудников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте и в учетной политике (смотрите также письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554).
В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 еще раз подчеркивается, что Министерство финансов РФ и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
По нашему мнению, если физическое лицо (сотрудник) после совершения операций в интересах юридического лица (организации) отчитается об израсходованных средствах (приложив к отчету оправдательные документы), а также вернет остаток неизрасходованных сумм (при наличии), то мы не видим налоговых рисков как для физического лица (сотрудника), так и для организации, перечисляющей подотчетные суммы на «зарплатные» карты сотрудников.
ФНС России разъяснила, в каких случаях налоговики имеют право запросить информацию о поступлениях на карту налогоплательщика. Так, запросить информацию о счетах, вкладах и электронных кошельках налогоплательщика налоговые органы могут только при проведении проверки в отношении этого лица. При этом такие сведения налоговые органы могут запросить при согласии руководителя УФНС России по субъекту РФ или руководства ФНС России (информация ФНС России от 20.06.2018)*(1).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

25 сентября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ и, следовательно, не требует применения контрольно-кассовой техники (письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).