Выписка из приказа о приеме на работу: для чего составляется

Выписка из приказа о приеме на работу является одним из документов, которые подтверждают трудоустройство человека на определенном месте. Оформляется она, как правило, для сотрудников.

Например, выписку из приказа о приеме от работника могут требовать различные организации: банки при оформлении кредита, госорганы для получения различных социальных и тому подобных услуг.

Бывает, что выписки нужны совместителям: справка с места работы по совместительству может понадобиться, чтобы внести запись о нем в трудовую книжку, а с основного места работы — для оформления отпуска на неосновном (напомним, согласно ст. 268 ТК РФ отпуска внешним совместителям предоставляются одновременно с отпуском на основной работе).

Подробнее об этом читайте в статье «Отпуск по совместительству и основному месту работы».

Почему бы не выдать работнику просто копию приказа? В принципе, в некоторых случаях так и поступают. Если человеку нужно подтвердить не только место работы и дату трудоустройства, но и размер зарплаты, заверенная копия очень даже подойдет (для представления в банк, например). Но если информация о заработке организации-адресату не требуется или приказ о приеме составлен не на одного работника, а на группу, то остается только вариант с выпиской.

Давайте посмотрим, как ее правильно оформить.

Обязательные реквизиты и образец выписки о приеме на работу

Для начала определим, что же такое выписка из документа. Для этого обратимся к нацстандарту по информации, библиотечному и издательскому делу, делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно подп. 26 п. 3.1 ГОСТа выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке. Значит, оформляя выписку, нужно выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном документе и заверить так, как вы заверяете копии. Поэтому если мы делаем выписку из приказа о приеме, в ней указываем:

• реквизиты работодателя: наименование, адрес, др. сведения (они всегда есть на фирменном бланке);
• наименование документа: «Выписка из приказа»;
• дату составления и номер.

Это будет шапка документа.

В теле воспроизводится соответствующий текст из приказа о приеме на работу. Можно даже скопировать и вставить в нее фрагменты из приказа, но без лишних или конфиденциальных сведений.

Внизу проставляете обычную заверительную надпись, которая включает:

Слово «Верно».

• Поскольку выписка представляется в другую организацию, надпись: «Подлинник документа находится в ООО ”ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год».
• Сведения о составителе выписки: его должность и подпись с расшифровкой.
• Дату, печать.

Образец выписки из приказа о приеме на работу вы можете скачать ниже.

Скачать образец выписки

Итоги

Составить выписку из приказа о приеме на работу (назначении на должность) несложно. Она должна воспроизводить ту часть текста документа, которая требуется по месту представления выписки, а также содержать правильную заверительную надпись.

Узнайте, как правильно заверить копию трудовой книжки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Трудовые отношения, начинаются с момента подписания трудового договора.

Все вопросы, возникающие между работодателем и наемным работником, решаются, основываясь на нормы трудового законодательства.

Статья 68 ТК РФ, оговаривает условия документального оформления приема на работу нового сотрудника.

На основании трудового договора, работодателем должно быть издано письменное распоряжение (приказ).

Зачем нужен приказ?

1. Именно в приказе оговаривается конкретный факт приема с определенного дня на работу конкретного физического лица с указанием его личных данных (фамилии, имени, отчества) на определенную должность в данную организацию.
2. Приказ служит основанием для занесения записи в трудовую книжку работника, являющуюся основным трудовым документом, подтверждающим наличие необходимого стажа для выхода на пенсию по возрасту. В отдельных случаях, при работе в тяжелых и опасных условиях труда, получение льготной пенсии до достижения пенсионного возраста при соблюдении необходимых требований.
3. В случае утери трудового документа, на основании приказа могут быть восстановлены данные о наличии трудового стажа.
4. При возникновении индивидуальных трудовых споров, для возможности их объективного решения в судебных органах приказ о приеме на работу порой также играет немаловажную роль.

Согласно первой части ст. 68 ТК РФ, в содержании приказа должны отражаться условия, которые предусмотрены в трудовом договоре, заключенным с работником.

Это не означает, что необходимо всю текстовую часть договора переносить в письменное распоряжение о том, что сотрудник принят на конкретную должность и в чем заключаются его основные права и обязанности.

Приказ является скорее информационным документом, что данный человек принят на работу – временную или постоянную, в зависимости от условий трудового договора и при необходимости уточнением сроков.

Например, если заключается трудовое соглашение о выполнении сезонных работ, конкретно ставится дата начала и окончания трудовых функций работника.

Если Мальцев Николай Петрович принят на время отопительного сезона в котельную детского сада с 15. 10. 2016 г. по 15. 04. 2017 г. – это непременно прописывается в приказе о его приеме на работу оператором котельной.

С письменным распоряжением, после его регистрации в специальном журнале, присвоением номера и даты приказа, под личную роспись в трехдневный срок должен быть ознакомлен новый работник предприятия (организации).

Приказ должен быть издан до того, как фактически приступил к выполнению трудовых обязанностей вновь принятый сотрудник.

Как должно выглядеть письменное распоряжение о приеме на работу

В 2004 году, Постановлением Госкомитета по статистике № 1 был утвержден ряд унифицированных форм документации, используемой в организациях на территории РФ при учете труда и его оплате.

Министерство финансов, экономического развития и торговли, труда и социального развития РФ согласовали бланки приказов по форме Т-1 «Прием работника на работу» (одного человека) и Т-1а «Прием работников на работу» (одновременно несколько человек).

Согласно данному Постановлению, указанные формы должны были быть использованы во всех организациях, осуществляющих свою деятельность в Российской Федерации, вне зависимости от формы собственности предприятия, кроме бюджетных учреждений.

Образцы бланков Т-1 или Т- 1а, можно легко найти в интернете.

Отметим основные данные, которые должны были быть заполнены в письменном распоряжении о приеме на работу по указанным формам унифицированных документов:

1. данные об организации с указанием названия предприятия, кодов ОКУД и ОКПО;
2. регистрационные реквизиты самого письменного распоряжения, соответствующие записям журнала регистрации приказов – номер, дата издания распоряжения;
3. наименование документа; В данном случае – это «приказ о приеме работника на работу или группы работников»;
4. далее шла текстовая часть самого распоряжения о том, что:
   1. с конкретного числа указанного календарного месяца такого-то года, по какую дату (в случае заключения срочного трудового договора);
   2. физическое лицо (полностью фамилия, имя, отчество трудоустраивающегося человека) принимается на работу;
   3. в структурное подразделение;
   4. в определенной должности (специальности, профессии), при наличии разряда, класса, квалификации по специальности, конкретизировались эти данные;
5. прописывались условия приема на работу (например, испытательный срок) и характер работ (например, выполнение должностных обязанностей предусматривает разъездной характер);
6. в приказе обязательно отражена должна была быть тарифная ставка или оклад сотрудника и при наличии размер надбавки;
7. основанием данного распоряжения является трудовой договор (с указанием даты подписания и регистрационным номером);
8. приказ визируется первым руководителем организации (или уполномоченным ним лицом), только после этого вступает в законную силу и регистрируется в журнале;
9. ставится дата, когда с распоряжением знакомят нового работника и его подпись.

С «01»января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», в связи с чем, Министерство финансов дало разъясняющую информацию № ПЗ- 10/2012, отменяющую обязательность применения унифицированных форм первичной документации.

То есть, руководители сегодня могут разработать самостоятельные бланки для использования при оформлении новых сотрудников на работу, применяя конкретно к специфике деятельности предприятия.

Однако необходимо соблюдать принятые обязательными для указания в такой документации данные:

• наименование предприятия;
• сведения о сотруднике;
• должность, на какую принимают работника;
• название отдела, цеха, структурного подразделения;
• месячная заработная плата в соответствии с тарифной ставкой или должностным окладом;
• при необходимости период, в течение которого испытывают профессиональные данные вновь принятого сотрудника;
• основание данного распоряжения;
• подпись руководителя предприятия и принимаемого на работу человека.

Принятые в организации формы документов можно закрепить соответствующими локальными правовыми актами, действующими в данном учреждении как обязательными к применению.

За основу вполне можно использовать унифицированные формы приказов Т-1 и Т-1а, внеся необходимые изменения.

Как образец, приведем пример составления приказа о приеме на работу на отопительный период:

Муниципальное дошкольное образовательное учреждение

детский сад № 2 «Солнышко»

ПРИКАЗ № 267

«15» октября 2016г. г. Козельск

На основании решения горисполкома № 265 от «10» октября 2016 года «О начале отопительного сезона с 15. 11. 2016 года»,

Приказываю:

Принять Мальцева Николая Петровича оператором котельной установки (кочегаром) на время отопительного периода с 15. 11.2016 года по 15.04. 2017 года, с тарифной ставкой, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Мальцева Н. П. от 12. 11. 16г.,

Трудовой договор № 27 от 15. 11. 2016 г.

Заведующая

детским садом № 2 Белкина О. И.

С приказом ознакомлен «15» октября 2016 года _________ Мальцев Н.П.

Как написать заявление о приеме на работу

Нужно отметить, что подача заявления не является обязательным условием при трудоустройстве, согласно нормам действующего трудового законодательства.

Однако принято практически во всех организациях, что до подписания трудового договора, от претендента на вакантную должность требуют письменное обращение с просьбой принять на работу.

Унифицированной формы заявления не существует.

Пишется обычно от руки, хотя может быть использован печатный вариант, где ставится личная подпись будущего сотрудника, либо заполняется уже разработанный бланк в организации.

В заявлении должно быть указано:

1. кому адресовано обращение (должность руководителя, название предприятия, личные данные работодателя);
2. данные заявителя (в соответствии с паспортом), домашний адрес (обычно место фактического проживания) и номер телефона для возможности контакта при необходимости;
3. посередине новой строки название документа (заявление);
4. в текстовой части суть обращения с просьбой о принятии на работу в конкретной должности;
5. дата, когда заявление написано, и личная подпись лица, желающего трудоустроиться.

Приказ о назначении на должность входит в проект приказов по личному составу. Он является основным документом, который определяет служебное положение сотрудников организации. Приказ о назначении служит основанием для внесения в учетные документы работников соответствующих записей. Составляется приказ кадровиком на основании рапорта руководителя организации или структурного подразделения.

Данный приказ не имеет унифицированной формы. Порядковая нумерация самостоятельная.

В бланке приказа о назначении на должность, разработанном руководителем организации, должны быть отражены следующие основные графы:

— в шапке: наименование организации (можно в сокращенном виде), а также дата и номер приказа;

— в тексте приказа: графы ФИО назначаемого сотрудника, наименования должности, а также даты вступления сотрудника в должность и ухода с нее.

В содержании приказа необходимо указать, что срок работы и условия оплаты соответствуют сведениям, указанным в трудовом договоре.

Наименование должности в приказе должно соответствовать тому наименованию, которое прописано в штатном расписании без каких-либо сокращений.

Документ заверяется руководителем предприятия и сотрудником, на которого был составлен приказ о назначении на должность. Объявление приказа сотруднику под расписку должно произойти до начала его работы.

Изменить или отменить приказ о назначении, как и остальные приказы по личному составу, могут только руководитель предприятия и лицо, подписавшее данный приказ.

На сотрудников, по которым издаются приказы о назначении на должность руководством предприятия, после получения выписки из приказа кадровиком оформляется приказ по форме № Т-1 с установлением заработанной платы, даты вступления в должность и увольнения, а также различных надбавок. После чего копии приказов передаются в финансовый отдел для открытия лицевого счета, куда будет начисляться зарплата работнику, делаться перерасчет в связи с изменением должности и полный расчет при увольнении. Параллельно открытию лицевого счета работника, кадровик заполняет личную карточку (унифицированная форма № Т-2), а также оформляет запись в трудовой книжке.

Скачать образец приказа о назначении на должность