Для чего нужна сверка с контрагентом

Законодательство о бухгалтерском или налоговом учете не содержит требований о случаях, когда сверка должна быть обязательна. Она может проводиться:

• в рамках инвентаризации расчетов и обязательств при составлении годового отчета;
• при окончании срока действия договора для закрытия расчетов по нему;
• для подтверждения кредиторской или дебиторской задолженности контрагентом в целях не пропустить срок исковой давности для взыскания;
• для оформления зачета взаимных требований с контрагентом, с которым у вас несколько договоров, по которым есть как дебиторская, так и кредиторская задолженности;
• в других случаях.

Кроме того, своевременная сверка учетных данных с контрагентом позволит избежать ошибок в учете. Ведь если задолженность по вашим данным и данным контрагента совпала, значит, в учете корректно отражены все хозяйственные операции по данному контрагенту: отсутствуют неотраженные акты или «задвоенные» платежи. Если в результате сверки установлены расхождения, очевидно, одной из сторон должна быть осуществлена корректировка долга.

Как исправлять

Исправлению ошибок в бухучете посвящено целое ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». В нем дано понятие «ошибки» и способы ее исправления, которые зависят от типа (существенная, несущественная) и момента ее обнаружения: до или после подписания отчетности. Уровень существенности устанавливается каждым предприятием в учетной политике. Обычно существенными признаются ошибки, искажающие значение любой строки отчетности на 5 % или более.

Если неточность (существенная или несущественная) допущена в отчетном году и обнаружена до утверждения отчетности руководителем организации, ее нужно исправить с учетом следующего:

• если она обнаружена до 31 декабря отчетного года, корректирующие записи делаются на дату выявления ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010);
• если выявлена 31 декабря отчетного года или позже, корректирующие записи делаются на 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).

Для исправления нужно:

• составить бухсправку с обязательным содержанием: когда и какая ошибка допущена, дату ее обнаружения, исправительные проводки;
• сделать сторно неправильных проводок;
• отразить в учете правильные проводки.

Если после подписания отчетности выявлена несущественная ошибка, исправительные записи делаются на дату ее выявления (п. 14 ПБУ 22/2010) путем составления бухсправки, содержание которой аналогично описанному выше.

В зависимости от влияния ошибки на финансовый результат исправлять ее нужно так:

• неточность в учете повлияла одновременно на показатели «Нераспределенная прибыль» (непокрытый убыток) баланса и «Чистая прибыль» (убыток) отчета о финрезультатах. В этом случае делаем проводку, обратную неправильной, но в корреспонденции со сч. 91. Правильная запись также делается в корреспонденции со счетом 91 (по необходимости). Например, обнаружено, что ошибочно начислена амортизация не 9000 руб, а 10 000 руб. проводкой Дт 20 Кт 02. Исправляем:

  • Дт 02 Кт 91 на сумму 10 000руб.;
  • Дт 91 Кт 02 на сумму 9000руб.;
• погрешность повлияла на любой показатель баланса, кроме рассмотренного выше, значит, сторнируем некорректную проводку и отражаем правильную.

Если погрешность не повлияла ни на какие показатели баланса и отчета о финрезультатах, то исправления делать не надо. Например, начисление амортизации по основному производственному оборудованию не на сч. 20, а на сч. 26.

Бухгалтер по результатам сверки, проведенной с контрагентом после утверждения годовой отчетности, обнаружил, что по акту с контрагентом за август прошлого года им были оприходованы выполненные работы вместо указанных в акте 8500 руб. на 10 000 руб. проводками:

• Дт 20 Кт 60 (отражены на затраты работ). Данная ошибка не повлияла на на какой показатель баланса или отчета о финрезультатах;
• Дт 91 Кт 20 (затраты по работам признаны в расходах). Ошибка повлияла на показатели «Нераспределенная прибыль» (непокрытый убыток) баланса и «Чистая прибыль» (убыток) отчета о финрезультатах.

Исправляем:

• Дт 20 Кт 60 на сумму 10 000 руб. — сторно;
• Дт 20 Кт 60 на сумму 8500 руб. — отразили корректную сумму по акту сверки;
• Дт 20 Кт 91 на сумму 10 000 руб. — восстановили из расходов ошибочную сумму по работам;
• Дт 91 Кт 20 на сумму 8500 руб. — отразили корректную сумму затрат по акту сверки с контрагентом.

Как исправить существенную ошибку, выявленную после утверждения отчетности руководителем, зависит от того, выявлена она до утверждения отчетности участниками организации или после (п. 3 ПБУ 22/2010).

Коротко о том, как исправить ошибку в налоговом учете

Обязательно делайте это в налоговом регистре даже если искажение не привело к занижению налога.

Если выявлена ошибка прошлого периода и она повлияла на сумму налога или на налоговую базу, исправим ее в декларации по налогу на прибыль.

Если неточность выявлена за текущий год, исправить ее можно в налоговой декларации следующего отчетного периода или за год.

Как правило, ошибки прошлых лет исправляются подачей уточненных налоговых деклараций, но существуют исключения.

Для бухгалтера копейка не просто бережет рубль, она бережет равновесие бухгалтерского баланса. Бывают в хозяйственной жизни предприятия такие ситуации, при которых в оборотно — сальдовой ведомости образуются некие копеечные остатки на счетах учета расчетов с контрагентами.

Покупатель недоплатил, поставщик недопоставил, суммы от нескольких копеек до нескольких десятков рублей, как не украшают они баланс. Срок давности для списания этих сумм наступит не скоро, процесс взыскания потребует финансовых затрат, которые превышают сами долги.

Как поступить бухгалтеру при возникновении в учете «копеечной» дебиторской и кредиторской задолженности, а так же в случае выявления расхождений по актам сверки взаиморасчетов с контрагентами, расскажем в статье.

Избавляемся от «копеечной» дебиторки и кредиторки

Собственно, вариантов несколько. Всем известно, что до истечения срока давности задолженности, списать долги по правилам бухгалтерского учета нельзя (п. 77, 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н)). Финансовый результат деятельности предприятия для целей налогообложения тоже не может быть уменьшен до истечения срока давности (пп. 2 п. 2 ст. 265 и п. 18 ст. 250 НК РФ).

Причем, даже для списания действительно просроченной суммы задолженности придется приложить усилия, а именно провести инвентаризацию обязательств, собрать документы, подтверждающие истечение срока давности или нереальность взыскания долга, обосновать возникновение таких долгов и необходимость их списания. А в случае с дебиторской задолженностью еще и учитывать ее на забалансовом счете в течение пяти лет с момента списания и надеяться на ее погашение.

Этот путь для копеечных долгов слишком долог и сложен. Предлагаем воспользоваться возможностью избавиться от небольшой дебиторской и кредиторской задолженности иным способом.

Обратимся к п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н). Одним из требований, которое должна обеспечивать учетная политика, и которое должно быть учтено при ведении бухгалтерского учета, является требование рациональности его ведения исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Иными словами, если расходы на взыскание задолженности, превышают сумму самой задолженности, ничто не мешает компании воспользоваться вышеприведенной нормой, и списать с баланса копеечные долги, образовавшиеся в процессе осуществления расчетов по хозяйственным договорам. В этом случае, можно не принимать никаких мер к взысканию мелких долгов или их уплате. И списать копеечные суммы дебиторской и кредиторской задолженности на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Однако, порядком, закрепленным Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации пренебрегать не стоит. Последовательность действий при списании должна быть следующей:

• Проводим инвентаризацию обязательств (п. 27, 77 Положения);
• Составляем Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17);
• Издаем приказ о списании «копеечных» сумм дебиторской и кредиторской задолженности, обосновав принятое решение ссылкой на п. 6 ПБУ 1/2008 (требование рациональности).

Обоснованием таких списаний может являться и низкий уровень существенности списываемых сумм. Ведь бухгалтерская информация признается существенной и принимается во внимание, если значения показателей оказывают значительное влияние на принятие решений заинтересованными пользователями (п. 4 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Уменьшение налогооблагаемой прибыли при списании незначительных сумм дебиторской задолженности невозможно. Однако, особенно уверенным налогоплательщикам рекомендуем обратить внимание на пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, ведь перечень внереализационных расходов в Кодексе является открытым. Увеличить налогооблагаемую базу можно на основании пп. 18 ст. 250 НК РФ.

Практикующие бухгалтеры рекомендуют направлять в адрес контрагентов акты сверки взаимных расчетов, в которых списание копеечной задолженности уже произведено. В этом случае контрагент либо подписывает акт и возвращает его обратно, либо «молча» соглашается с показателями взаиморасчетов, отраженных актов. А организация, осуществившая списание «копеечных» долгов имеет дополнительное документальное подтверждение правоты произведенных операций.

Посоветуем и не совсем законный способ. Чтобы остатки на счетах расчетов с контрагентами, особенно покупателями не раздражали, в учете можно осуществить их «доплату» в кассу организации. При этом следует помнить о соблюдении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Банком России 22.09.1993 № 40).

Несоответствие учетных данных актам сверки контрагента

Довольно распространена ситуация, когда в процессе сверки с контрагентом, выясняется несоответствие учетных остатков данным акта, предоставленного деловым партнером. Подтверждающих документов найти не удается. Организация принимает решение скорректировать остатки по взаимным расчетам. Как отразить такую операцию в бухгалтерском и налоговом учете?

В бухгалтерском учете несущественные ошибки, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами, отражаются в месяце обнаружения ошибок в составе прочих доходов и расходов.

Кстати, если организация не согласна с данными, отраженными в акте сверки контрагента, то у нее остается право отражать в учете суммы задолженности исходя из бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Но если вдруг организация принимает решение привести учетные данные в соответствие данным контрагента, то исправления в бухгалтерский учет и отчетность следует вносить с учетом норм ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», которое применяется с годовой бухгалтерской отчетности за 2010 год.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период (п. 3 ПБУ 22/2010). Существенность ошибки определяется организацией самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности (письмо Минфина России от 24.01.2011 №07-02-18/01). Порядок определения существенности ошибок закрепляется в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Например, несоответствие сумм дебиторской и кредиторской задолженности признаны несущественными для организации, и период ее возникновения предшествует моменту подписания годовой бухгалтерской отчетности за этот период. Значит это ошибка предшествующего отчетного периода, исправлять ее нужно, опираясь на норму п. 14 ПБУ 22/2010. Такие ошибки исправляются записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Таким образом, чтобы скорректировать остатки по взаиморасчетам, нужно произвести следующие записи на бухгалтерских счетах:

Дебет 62 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы» – увеличена сумма дебиторской задолженности;

Кредит 91 Дебет 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» – доначислен НДС при увеличении суммы дебиторской задолженности;

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 60 – увеличена сумма кредиторской задолженности.

В налоговом учете ошибки в исчислении налоговой базы прошлых периодов, исправляются в периоде, в котором осуществлена ошибка. Иными словами, требуется перерасчет налоговой базы и корректировочная декларация за период возникновения ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 09.12.2004 № 03-03-01-04/1/174).

Если период возникновения ошибки определить невозможно, то перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения).

Чтобы избежать претензий налоговых органов, рекомендуем суммы, увеличивающие налоговую базу по налогу на прибыль, учесть в составе внереализационных доходов на основании пп. 20 ст. 250 НК РФ.

Если в результате ошибок за прошлые годы была завышена база по налогу на прибыль, уменьшить ее в текущем периоде невозможно, поскольку любые расходы, осуществляемые налогоплательщиком, должны иметь документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ).

Вывод: несущественные остатки по счетам расчетов с контрагентами можно списать, не дожидаясь истечения трехлетнего срока давности, основываясь на принципе рациональности учета. Главное при этом верно оформить документы и быть уверенным в своих действиях.