Оплата командировки за рубеж: расчёт и примеры

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. При этом считать длительность поездки следует исходя из отметок пограничной службы.

Величина суточных в частных компаниях не регламентируется. Ограничения размера этой выплаты действуют только для работников госструктур, поскольку они финансируются из федерального бюджета. Узнать конкретный размер суточных для каждого иностранного государства можно из таблицы. приведённой в Постановлении Правительства №812 от 26.12.2005.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Если поездка за рубеж укладывается всего лишь в один день, то суточные уплачиваются в половинном размере.

Если специалисту, выезжающему за рубеж, необходимо оформить загранпаспорт, то все расходы на его изготовление берёт на себя организация после предъявления работником оправдательных документов в бухгалтерию.

В какой валюте выдаётся аванс

Если поездка запланирована заранее, сотрудник имеет право написать заявление о предоставлении аванса на возможные командировочные расходы. К ним относятся:

• траты на поднаём жилья или оплату гостиницы;
• расходы на дорогу туда и обратно;
• затраты на питание.

Обратите внимание, что аванс может выдаваться как в рублях, так и в валюте той страны, куда отправляется сотрудник. В первом случае причитающаяся сумма переводится в иностранную валюту, например, в доллары США, путём умножения курса ЦБ РФ на день выдачи аванса на сумму суточных. Во втором случае при наличии иностранной валюты она выдаётся работнику из кассы организации.

Как рассчитать суточные в иностранной поездке

Общая сумма суточных расходов выводится посредством умножения суточной нормы на количество дней, проведённых за границей. Расчёт производится в соответствии с отметками в паспорте сотрудника, которые проставляют офицеры пограничной службы.

Учимся считать командировочные расходы

О подобных расходах после возвращения обратно на работу сотрудник обязан написать авансовый отчёт, где он указывает итоговую сумму расходов.

При этом в случае, когда потраченная сумма окажется больше, чем величина выданного аванса, работнику обязаны оплатить недостающую сумму. Если работник потратил меньше выданной под отчёт суммы, то сотрудник обязан вернуть оставшиеся средства работодателю. Ниже представлен образец авансового отчёта, по которому можно возместить расходы, понесённые в загранпоездке.

Законодательная база

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации .

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ. где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Статья 167 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает, что при командировке за границу за сотрудником остается его прежнее место работы и он сможет приступить к своим обязанностям по возвращению. Также сохраняются оплата труда и больничного листа.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент .

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Служебная записка от руководителя будет являться документом, подтверждающим основание для командировки.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Бюджетников

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

Командировочное удостоверение обязательно к выдаче только при поездке в страны СНГ.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Госслужащих

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Однако, отличием командировки госслужащего от бюджетника, является то, что первый должен предоставить отчет об исполнении поручения и возмещение затрат на проезд.

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Перед приказом допускается составление доклада, в котором указываются причины поездки и необходимость командирования данного сотрудника.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь ,

бланк приказа о направлении в командировку здесь .

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета. оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Нормы суточных

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Однодневная командировка имеет свой порядок оформления.

Может ли работник отказаться от командировки? Смотрите тут .

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

• оплата проживания;
• оплата суточных;
• медицинская страховка;
• оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
• оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
• затраты на переговоры по телефону;
• компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
• оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет отчет о расходах, и та сумма расходов, которая превышает размер аванса, подлежит возмещению работодателем.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

• затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
• затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.

К числу таковых относятся:

1. Суточные затраты. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки.
2. Проживание и бронирование. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
3. Дополнительные услуги отелей. НДФЛ не начисляется на сумму, не превышающую 2500 рублей в сутки, при отсутствии документов.
4. Проезд. НДФЛ не применяется при документальном подтверждении.
   Все затраты заносятся в статью «расходы».

Служебное задание на командировку составляется в соответствии с требованиями законодательства.

Возможно ли оформление командировки без суточных? Информация здесь .

Как написать отчет о командировке? Пример в этой статье .

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, командировки за границу 2017 года получили свое четкое законодательное регулирование, и при их оформлении работодатель должен учитывать все особенности российского законодательства, даже если он – зарубежный субъект предпринимательства.

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Сотруднику, отправляющемуся в загранкомандировку, были выданы под отчет денежные средства в размере 15 000 руб. ему было поручено купить валюту самостоятельно. Справку о проведении операции по обмену валюты подотчетное лицо приложило. Курс обмена валюты — 93,99 руб. за 1 евро. Всего — 159,59 евро. За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро, что составляет на день обмена валюты 4746,50 руб. У сотрудника остался неиспользованный аванс. Авансовый отчет утвержден 3.

НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках? Каков порядок обложения страховыми взносами. НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках. При направлении работника в служебную. зарплаты и суточных, выплачиваемых при загранкомандировках в страны ЕАЭС, был рассмотрен. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат налогообложению независимо от.

не облагается взносами, даже если загранкомандировка отменена 13. Может появиться особый. не облагается взносами, даже если загранкомандировка отменена Письмо Минтруда России от.

какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда.

свыше 2500 руб. за день загранкомандировки нужно начислять страховые взносы ( п.

– командировки внутри России; 2500 руб. – загранкомандировки. Важно! Поскольку порядок исчисления и.

октября 2008 г. № 749. При загранкомандировке документы, подтверждающие временную нетрудоспособность работника.

РФ и 2500 руб. при загранкомандировках). III. Разъяснения налоговых органов Письмо.

России и 2500 руб. при загранкомандировках. И если работодатель установил размер.

Организация (общая система налогообложения, метод начисления), занимающаяся оптовой торговлей, приобретает для директора визу в Германию для поездок в служебные командировки (цели командировок разнообразные — деловые встречи с поставщиками, посещение выставок). Виза приобретается у организации-туроператора (между организациями заключен договор). Туроператор — российская организация, оплата осуществляется в рублях. В декабре 2014 года от туроператора получен акт выполненных работ по получению.

за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п.

за каждый день нахождения в заграничной командировке. По мнению Минфина, высказанному в.

; 2500 руб. в день – при заграничной командировке. Однако организации могут выплачивать суточные.

за каждый день нахождения в заграничной командировке. В случае выплаты суточных в.

за каждый день нахождения в заграничной командировке). В Законе № 212-ФЗ такой.