Нормативные акты, регламентирующие внесение исправлений, если запись в трудовой книжке недействительна

Трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом, подтверждающим трудовой стаж и содержащим сведения о предыдущих местах работы. Именно поэтому к ее ведению предъявляются повышенные требования, и все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с установленными правилами.

При заполнении, корректировке допущенных ошибок или внесении отметок о том, что запись недействительна в трудовой книжке, следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 (п.1.2) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РВ от 16 апреля 2003 г. №225 (с изм. От 06.02.2004 г.) (п.п. 26-30).

Общее правило, которым следует руководствоваться, если необходимо оформить признание записи в трудовой книжке недействительной (образец ниже), это недопустимость разного рода исправлений, сделанных поверх существующей записи, а также зачеркиваний. Все корректировки и исправления могут быть осуществлены только путем признания неверной записи недействительной и внесения правильных сведений под новым порядковым номером.

Как правило, отметка о том, что запись недействительна, в трудовой книжке (образец для 2016 года представлен ниже) делается работодателем, допустившим внесение неверных сведений при заполнении этого документа. Другим работодателем исправления могут быть внесены в том случае, если работник предоставит надлежащим образом оформленный документ с подтверждением от прежнего работодателя. Если нет возможности получить подтверждение от бывшего работодателя, в 2016 году признать запись в трудовой книжке недействительной (образец ниже) можно на основании архивных сведений или решения суда.

Образец признания записи в трудовой книжке недействительной, сделанного по месту работы

Как в трудовой книжке запись признать недействительной, если она сделана на титульном листе

При необходимости сделать отметку о том, что запись недействительна в трудовой книжке, на ее титульном листе, исправления могут быть внесены двумя способами. Вы можете зачеркнуть неверные данные одной чертой, внести правильные сведения и заверить их соответствующей записью, которая делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

При обнаружении подобной ошибки на титульном листе, сотруднику может быть оформлен дубликат трудовой книжки. Но, такая мера предусматривается только для тех случаев, когда документ был утерян или сильно поврежден. Ни первый, ни второй способ не предусмотрены действующим порядком внесения изменений в трудовую книжку. Поэтому еще раз обращаем ваше внимание на необходимость корректного внесения записей и личных сведений в этот важный документ.

Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.

Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «}Запись недействительна»}.

После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

№1 —} последующего порядкового номера,

№2 —} даты внесения записи,

№3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,

№ 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

Пример 3. Изменение формулировки увольнения

Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:

Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:

Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.

>Недействительная запись в трудовой книжке

Как в трудовой книжке сделать запись “недействительна”

Запись о недействительности записи в трудовой книжке нельзя подчищать и исправлять, используя корректирующие средства. Во всем остальном для каждого раздела есть свои нюансы.

Ошибки при первичном заполнении

Ошибка первичного заполнения — это неточность в заполнении титульного листа при первом оформлении документа работнику. Такие ошибки не подлежат исправлению и бланк уничтожается, оформляется новый.

Внесение изменений на титульном листе

В случае изменения персональных данных владельца (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.), необходимо признать внесенные сведения не соответствующими действительности и внести новые в трудовую книжку человека.

Делается это в следующем порядке:

1. Недействительные персональные данные в бланке аккуратно зачеркиваются одной чертой.

2. Сверху вписываются актуальные сведения.

3. На внутреннюю сторону обложки вносится информация, что персональные данные владельца изменены на основании такого-то документа.

4. Ниже ставится подпись работника, который внес изменения, и печать организации.

Информация в бланке считается ошибочной, только если изменения сделаны на основании оригиналов соответствующих документов:

• паспорт;

• свидетельство о регистрации (расторжении) брака;

• свидетельство о смене фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Сведения о реквизитах этих документов также вносятся на титульный лист документа.

Ошибки при внесении информации “Сведения о работе”

При исправлении ошибочных сведений в этом разделе бланка ничего не зачеркивается. Кадровые работники часто интересуются, как записать в трудовой книжке “запись недействительна”. Действовать надо так:

1. В первой графе указывается следующий за последним порядковый номер.

2. Указывается фактическая дата внесения исправлений.

3. В третью графу вписывают фразу “Запись под номером (указывается порядковый номер неправильной формулировки) считать недействительной” и далее пишут правильную формулировку.

4. В четвертой графе указывают реквизиты документа, который являлся основанием для внесения первоначальных сведений.

Если ошибка допускается в реквизитах документа, общий порядок тот же, только в третьей графе ничего не меняют, кроме самих реквизитов.

>Образец записи “недействительна” в сведениях о работе