Запрет редактирования в 1С

Опубликовано 10.02.2020 23:26 Administrator Просмотров: 2208

Зачастую доступ к базе данных в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0, в зависимости от структуры организации, имеет большое количество сотрудников. Помимо бухгалтеров в программе могут отражать факты хозяйственной деятельности кладовщики, секретари, менеджеры и другие сотрудники компании. Но что делать, если отчетный период закрыт и данные, переданные в государственные контролирующие органы, изменениям не подлежат? Как объяснить сотрудникам, что любая корректировка или внесение «опоздавших» документов «задним» числом в сданный период влечет за собой пересчет налогов и пересдачу налоговых деклараций?

Разработчики программы 1С изобрели универсальный инструмент, с помощью которого главный бухгалтер организации (либо другое должностное лицо, на которое возложена ответственность за сохранность и достоверность бухгалтерских и налоговых данных) сможет ограничить доступ сотрудников к закрытому периоду.

Зайдем в раздел «Администрирование» – «Настройки пользователей и прав».

Установим галочку в пункте «Даты запрета изменения» и перейдем по гиперссылке «Настроить».

Дата запрета изменения может распространятся как на всех пользователей, так и на конкретную группу. Можно составить перечень пользователей, которым будет запрещено редактировать данные в закрытом периоде.

Далее следует указать дату запрета. Весь период до этой даты включительно не будет доступен для редактирования.

Нажав на ссылку «Больше возможностей» можно установить автоматическое обновление даты запрета. При наступлении нового периода (года, квартала, месяца и т.д.) дата запрета изменений данных автоматически установится на последний день указанного в настройках периода.

Ситуация, когда внесение документов за отчетный период в программу осуществляется до окончания такого периода, является достаточно редкой. Как правило, «опоздавшие» документы вносятся и после фактического завершения периода. Для того, чтобы у сотрудников была возможность внесения недостающих документов в базу данных после окончания периода, в программе предусмотрена отсрочка установления автоматического запрета изменения данных. Выбрав необходимый период даты запрета изменений, устанавливаем галочку в поле «Вступает в действие с отсрочкой» и указываем допустимое количество дней.

Кроме того, имеется возможность установить запрет на определенные разделы и объекты учета.

Пункт «Общая дата» означает, что дата запрета изменения данных будет распространяться на все разделы бухгалтерского и налогового учета.

Выбрав пункт «По разделам», можно установить определенную дату запрета для каждого раздела.

Если в программе ведется учет данных нескольких организации, то установка запрета изменений для конкретной организации, будет выглядеть следующим образом. В пункте «По разделам и объектам» необходимо выбрать интересующий раздел и нажать на кнопку «Подобрать». Из появившегося списка организаций, выбираем ту, для которой будет действовать дата запрета изменений.

Для того, чтобы снять запрет изменения данных и разрешить пользователям вносить изменения в программу, необходимо удалить установленную ранее дату, либо заменить ее на дату, предшествующую периоду, в который вносятся изменения.

Сброс установленных ранее настроек также может быть осуществлен выбором пункта «Не установлена» в строке дата запрета.

Но прежде чем устанавливать те или иные настройки, необходимо разобраться, на что они влияют. Рассмотрим подробнее, что изменится в программе после установки запрета изменения данных.

Как и прежде любой сотрудник, имеющий доступ к программе, сможет просматривать необходимую ему информацию, открывая документ в закрытом периоде. Но вносить изменения в документ он не сможет по причине неактивности кнопок «Провести и закрыть», «Записать», «Провести».

Стоит заметить, что закрытие документов Х (крестиком) не приводит к их перепроведению, что безусловно является хорошей привычкой при просмотре документов как в прошлых, так и в текущем периоде. Ведь если данные в документе не менялись, то и перепроводить его каждый раз при закрытии не стоит.

Перед установкой даты запрета изменений проверьте, все ли документы, помеченные на удаление, удалены из программы. После установки запрета, данные документы в закрытом периоде удалить не удастся.

С особым вниманием необходимо отнестись к данным, хранящимся в различных видах справочниках. На такие данные запрет изменений не распространяется. Соответственно, поменяв значение, наименование или другой реквизит справочника, мы рискуем исказить отраженные ранее данные в отчетности.

Что же касается отслеживания оплат по выставленным счетам, то выбор статуса оплаты и отгрузки в закрытом периоде останется возможным.

Также запрет не распространяется на отметки о подписании документов реализации и о получении оригиналов от поставщиков.

Поняв механизм работы настройки даты запрета изменений, можно оптимизировать работу сотрудников организации, закрыв доступ к редактированию данных одним пользователям и предоставить возможность внесения изменений другим.

Автор статьи: Марина Аленина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Установка даты запрета изменения данных и различные настройки, связанные с ней, выполняются в разделе Администрирование – Настройки пользователей и прав – раздел «Даты запрета изменения».

Можно выбрать один из вариантов дат запрета:

  • «Для всех пользователей» – дата запрета ввода и редактирования прошлых периодов будет одинакова для всех пользователей;
  • «По пользователям» – персональная настройка дат запрета ввода и редактирования прошлых периодов для выбранных пользователей.

При выборе варианта «Для всех пользователей» (рис. 1) в поле «Дата запрета» укажите дату запрета изменения данных. По ссылке «Больше возможностей» дату запрета можно выбрать из списка предложенных значений. В разделе «Другие способы указания даты запрета» в поле «Указывать дату запрета» можно выбрать способ «Общая дата» (одна дата запрета задается для всех элементов программы, «По разделам» (для каждого раздела программы («Зарплата», «Кадровый учет», «НДФЛ» и т.д.) устанавливается своя дата запрета) (рис. 2) или «По разделам и объектам» (даты запрета задаются для разделов с возможностью указания конкретных организаций по кнопке «Подобрать»).

При выборе варианта «По пользователям» (рис. 3) по кнопке «Подобрать» можно выбрать конкретного пользователя и установить для него свою дату запрета. Для пользователя в поле «Дата запрета» можно указать «Конец прошлого месяца», установить флажок «Вступает в действие с отсрочкой в» и в поле справа указать количество дней отсрочки. В соответствии с этими настройками пользователь сможет вносить изменения в документы в течение указанных дней после окончания месяца.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

В функционале программного комплекса 1С есть важная опция «Дата запрета изменения». В рамках заданного временного отрезка эта функция запрещает редактирование документов. Данный запрет устанавливается в отношении всей программы, индивидуально для каждого пользователя или конкретных организаций. В этой статье рассмотрим возможности установления и снятия «Даты запрета изменений» для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Опция «Дата запрета изменения» доступна только пользователю, имеющему права администратора, или пользователю, которому заранее разрешён доступ к этой опции.

Ежемесячно бухгалтеры выполняют закрытие месяца в программном комплексе 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3, осуществляет проверку данных и итогов. Существует опасность, что любой сотрудник после открытия документа прошлого периода может некорректно выйти из него, перепровести или изменить. В такой ситуации произойдёт изменение последовательности документов. После этого бухгалтер будет вынужден осуществить запуск процедуры перепроведения, и цифры закрытого периода уже будут разниться с результатами в налоговых и бухгалтерских отчётах.

Для исключения подобных рисков существует опция «Дата запрета изменений». Благодаря ей 1С не даёт возможности откорректировать документацию закрытого периода.

Чтобы пользователь не смог что-либо отредактировать, в программном комплексе 1С:Бухгалтерия 8.3 следует зайти в раздел «Администрирование», во вкладку «Настройки пользователей и прав».

Далее открываем опцию «Даты запрета изменения». Выполняем установку флажка. Он означает, что запрет на редактирование документов прошлого периода будет включён.

Если нажать на гиперссылку «Настроить», открывается панель, где можно будет отредактировать дату запрета. Затем необходимо выбрать, для кого мы будем устанавливать запрет: для всех либо только для определённых пользователей. Исходя из того, что вам необходимо, перейдите на соответствующую вкладку.

Если выбран флаг «Для всех пользователей», то устанавливается «Общая дата» в поле «Дата запрета». Под ограничение подпадут все объекты, подсистемы и пользователи программы.

Когда требуется задать различные даты для каждого объекта или раздела, это выполняется с помощью опции «Другие способы указания даты запрета». Она находится внизу используемого окна. Возможны три состояния этой настройки: «По разделам и объектам», «Общая дата» и «По разделам».

Если будет выбрано «Указывать дату запрета» − «По разделам», запустится панель, где должна быть выполнена настройка разделов учёта, благодаря которой возможно поставить запрет на выбранный раздел.

Если в пункте «Указывать дату запрета» выбрать «По разделам и объектам», то, используя кнопку «Подобрать», необходимо указать ту организацию, для которой будем устанавливать дату из открывшегося списка.

После подбора необходимых компаний из списка, для каждой из них устанавливается своя дата запрета. Отменить произведённые настройки можно клавишей «Отключить».

Чтобы запретить изменение данных конкретным сотрудникам, пользующимся программой, открываем вкладку «По пользователям». Изначальная установка задана «Для всех пользователей». Выбрать сотрудников из перечня для персональных настроек можно, нажав клавишу «Подобрать».

Также в программном комплексе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 имеется возможность автоматической установки даты.

При этом 1С предлагает выбрать один из следующих вариантов: конец прошлого года, квартала, месяца, недели или установить дату запрета на предыдущий день. Конкретная дата определится программным комплексом автоматически. Опцией можно воспользоваться в общей или индивидуальной настройке.

Начало действия даты запрета возможно отсрочить. Воспользовавшись функцией, укажите, через сколько дней ограничения вступят в силу.

Итог: в программах 1С предоставляются удобные возможности для работы бухгалтеров в виде функции «Даты запрета редактирования данных». При правильной её настройке обеспечивается сохранность уже проведённых в прошлом периоде документов.

Если у вас остались вопросы по настройке 1С, то вы можете обратиться на нашу выделенную Линию консультаций 1С. Работаем семь дней в неделю, средняя оценка ответов 4,9 из 5. Первая консультация совершенно бесплатно!​

Большинство проводок по приходу или расходу делаются при внесении в 1С соответствующих первичных документов. Но бывают операции, которые надо делать с определенной регулярностью, например, раз в месяц или квартал, при этом можно задать четкий алгоритм такого расчета. В этом случае нам поможет обработка Закрытие месяца, которая автоматически произведет необходимые вычисления. В данной статье на примере конфигурации 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 будет приведена пошаговая инструкция по закрытию месяца*.

Следует отметить, что многие параметры того, как именно будет происходить закрытие месяца, задаются в настройках Учетной политики. Мы не будем рассматривать все особенности ее настройки, рекомендуем только обратить внимание на правильность ее заполнения для получения корректных результатов.

*Так как в статье будут показаны разные ситуации, рисунки не будут связаны между собой одним периодом и наименованием организации.

Операция Закрытие месяца в БП 8.3

Операция «Закрытие месяца» находится по «адресу»: Операции – блок Закрытие периода – Закрытие месяца.

Рис.1 Операции – блок Закрытие периода – Закрытие месяца

Если не задана организация или учетная политика, то можно увидеть все доступные пункты, которые могут быть при закрытии месяца. Сразу отметим, что в одной организации такая сборка быть не может, т.к. выбор вариантов зависит от системы налогообложения, настроек учетной политики и предварительно введенных первичных документов.

Рис.2 Если не задана организация или учетная политика, то можно увидеть все доступные пункты, которые могут быть при закрытии месяца

Как видим, обработка по закрытию месяца в 1С БП 8.3 содержит четыре блока, которые необходимо «пройти» последовательно.

Здесь же можно предварительно отследить динамику проведения документов во времени: если задним числом перепровели какой-либо документ, перед тем, как провести закрытие месяца, программа предложит сделать перепроведение всех последующих.

На нижней панели видно подсказку по статусу выполненных операций, из которых проведенная без ошибок будет окрашена зеленым, ошибочная красным и т.д.

Сделать закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия необходимо последней операцией за месяц. Но в списке допустимых операций можно увидеть Расчет зарплаты и регламентные документы по НДС, только обычно зарплата к закрытию месяца уже посчитана и сведена, поэтому трогать ее перепроведением не хочется. С формированием книги покупок и продаж то же самое. Что же делать?

В 1С предусмотрели такой поворот событий. И если Начисление зарплаты и Формирование книг покупок и продаж за месяц уже были произведены, то пересчитываться и перепроводиться они не будут. Возле этих операций рядом с галочкой о проведении появится символ-карандаш, означающий, что операция могла правиться вручную.

Рис.3 Исправленные вручную операции

Если начисление зарплаты не проводилось, но оклады сотрудникам установлены, при проведении месяца зарплата и взносы начислятся автоматически на основании окладов. Бывают ситуации, когда действительно не надо начислять зарплату за период. Тогда или откройте сформированную зарплату и обнулите суммы, или предварительно создайте пустой документ по начислению зарплаты.

Также следует отметить, что доступные пункты при закрытии месяца зависят от многих факторов. Например, регламентные документы по НДС появляются в конце каждого квартала, а реформация баланса в декабре. Если у предприятия нет основных средств или не надо списывать стоимость спецодежды, то такие операции и не будут в списке доступных. Как только ситуация изменится, увеличится и количество пунктов в обработке при закрытии месяца.

Рис.4 Доступные пункты при закрытии месяца зависят от многих факторов

Если надо отменить закрытие месяца, для этого существует специальная кнопка. При этом операции, отмеченные как скорректированные вручную, останутся проведенными.

Рис.5 Операции, отмеченные как скорректированные вручную, останутся проведенными

Посмотрим на ситуацию, когда, несмотря на предупреждение о необходимости перепровести документы, просто отменили закрытие месяца и решили выполнить его снова. Появился ошибочный пункт по амортизации. По щелчку мыши можно вызвать контекстное меню и посмотреть ошибки.

Рис.6 Вызвать контекстное меню и посмотреть ошибки

В данном случае предлагают перепровести документы. Обратите также внимание, что операция по закрытию месяца выполняется в последний день периода, с указанием времени – 23:59:59.

Рис.7 Можно перепровести документы

Отметим, что в пределах первого блока операции провелись независимо друг от друга, но поскольку одна из них ошибочная, дальше закрытие месяца формироваться не стало.

Рис.8 В пределах первого блока операции провелись независимо друг от друга

Если решим перепровести прошлые периоды, то корректно проведенные операции изменят свой статус с Выполнено на Необходимо повторить.

Рис.9 Изменится статус с Выполнено на Необходимо повторить

Закроем месяц повторно.

Рис.10 Закроем месяц повторно

Теперь ошибок нет, а при вызове меню по каждому пункту можно посмотреть проводки или расшифровки расчетов.

Рис.11 Теперь ошибок нет, а при вызове меню по каждому пункту можно посмотреть проводки или расшифровки расчетов

Видим итоговые проводки, например, по амортизации за месяц.

Рис.12 Видим итоговые проводки, например, по амортизации за месяц

И более подробную справку-расчет.

Рис.13 И более подробную справку-расчет

Все сформированные справки-расчеты можно посмотреть по нажатию соответствующей кнопки. Есть еще кнопка Отчет о выполнении операции, она не покажет ничего нового, подробных расчетов по ней нет, только статусы операций, которые и так хорошо видны.

Рис.14 Отчет о выполнении операции

Рассмотрим отдельные виды расчетов при закрытии месяца. Проводки по начислению амортизации мы видели, они рассчитываются в зависимости от остаточной стоимости и срока полезной эксплуатации, которые были указаны по каждому основному средству.

Блок 1

Тут есть пункт Корректировка стоимости номенклатуры. Перед расчетом себестоимости сначала должна правильно рассчитаться стоимость номенклатуры. Это приобретает особенную актуальность, если материалы списываются в производство по средним ценам, а в течение периода было несколько поступлений по разным ценам. Или дополнительно к стоимости материалов были допрасходы, которые провели не сразу, а материалы уже успели списать. Тогда следует скорректировать их стоимость.

Например, за месяц было два поступления материалов (нитки швейные), количество в обоих случаях совпадает. Цена шт. в одном случае – 30 руб., во втором – 40. Средняя цена должна быть 35, но до второго поступления 10 шт. уже успели списать в производство. Тогда при закрытии месяца стоимость списанных материалов будет увеличена.

Иногда в подобной ситуации возможны сторнирующие проводки.

Рис.15 Возможны сторнирующие проводки

Блок 2

Этот блок связан с расчетом долей списания косвенных расходов. Дело в том, что согласно НК РФ некоторые расходы могут быть учтены не полностью, а в зависимости от некоторой базы. Например, иногда расходы по рекламе или представительские расходы подлежат нормированию и т.п. В 1С все подобные виды расходов считаются косвенными. Отражать их на счете 20 не следует, это может привести к ошибкам в налоговом учете. В нашем случае показан вариант, когда расходы на рекламу составили 5000 руб., а принять можно только тысячу. Справка-расчет покажет эту ситуацию.

Рис.16 Блок 2

Блок 3

Здесь мы переходим к закрытию затратных счетов. В этот момент происходит расчет себестоимости, корректировка фактической стоимости готовой продукции и корректировка

уровня себестоимости реализации. Пожалуй, это наиболее важный и объемный пункт из всех при закрытии месяца. На формирование проводок в этом случае повлияют настройки учетной политики в БУ, а также список прямых и косвенных расходов для НУ.

Отметим, что и наибольшее количество ошибок обычно возникает при закрытии именно этих счетов. Благодаря подсказкам 1С при закрытии можно найти ошибочный документ и внести исправление. Чаще всего ошибки связаны с некорректным использованием номенклатурных групп. Например, затраты отразили по одной номенклатурной группе, а выпуск продукции или реализацию провели по другой. Или какие-либо затраты должны распределяться, а для автоматического распределения не хватает данных. Например, не указали номенклатурную группу или статью затрат, или нет выручки, а она является базой. После внесения изменений следует повторно выполнить закрытие месяца.

Итоговым результатом закрытия месяца станет расчет налога на прибыль. После проведения закрытия месяца в БУ должны закрыться счета 25 и 26. 20-й может остаться на сумму незавершенного производства. Если незавершенки нет, 20-й счет тоже должен быть закрыт. По счетам 90 и 91 итогового сальдо на верхнем уровне не должно быть, а вот развернутое сальдо по субсчетам отражается в течение года.

В налоговом учете по счету 26 может быть разница на сумму косвенных расходов, которые рассчитываются во втором блоке закрытия месяца.

При реформации баланса счета 90, 91, 99 закрываются, перенося финансовый результат на счет 84. Если сальдо по сч. 84 кредитовое, получена прибыль, если дебетовое – убыток.

Когда по итогам года получается убыток, перед реформацией баланса придется вручную ввести дополнительную операцию. Например, по итогам года получен убыток 200 000 руб. Поскольку в НУ эта сумма может быть списана в дальнейшем при получении прибыли, возникает ОНА и необходимость где-то учитывать эти суммы для НУ. В бухучете на счете 09 отразится 20% от суммы убытка с аналитикой «Убыток текущего периода», а 80% суммы (160 000) увидим в ДТ 84 как убыток. При этом в следующем году на сч. 09 сумма должны быть обозначена как «Расходы будущих периодов». Если не ввести дополнительных ручных проводок в декабре, то при закрытии января следующего года получим ошибку.

Рис.17 Блок 3

Для исправления ситуации отменяют реформацию баланса.

Рис.18 Для исправления ситуации отменяют реформацию баланса

Только эту операцию, весь месяц по остальным пунктам остается закрытым.

Рис.19 Только эту операцию, весь месяц по остальным пунктам остается закрытым

Создают ручную операцию. Согласно подсказке от 1С, в БУ по счету 09 переносим аналитику с Убыток текущего периода на Расходы будущих периодов (аналитика выбирается из справочников).

Рис.20 Аналитика выбирается из справочников

По счету 97 в НУ (БУ не меняем) записываем сумму убытка. В разных источниках упоминают разные субсчета счета 97 для этой операции, в нашем случае наиболее подходящий – 97.21. Одним из типов субконто по сч.97 могут быть подразделения, в данной операции их указывать не следует.

Рис.21 Одним из типов субконто по сч.97 могут быть подразделения, в данной операции их указывать не следует

Создаем новый вид расходов, наименование произвольное, Вид для НУ из справочника – Убытки прошлых лет. Признание расходов – в особом порядке. Задаем период списания, в нашем случае – 10 лет, начиная со следующего года. Можно в качестве подсказки указать сумму и комментарий.

Рис.22 Убытки прошлых лет

Как уже отмечалось выше, по сч.97 в БУ сумм не ставим, в НУ указываем сумму убытка. Для соответствия правилу БУ = НУ + разницы, по типу ВР ставим сумму убытка с минусом.

После этого проводим реформацию баланса.

В январе следующего года ошибок по расчету налога не будет, а в Блоке 4 закрытия месяца появится пункт о списании убытков прошлых лет. В случае получения прибыли они начнут списываться.

Рис.23 В Блоке 4 закрытия месяца появится пункт о списании убытков прошлых лет

Мы рассмотрели основные моменты при использовании обработки Закрытие месяца в 1С бухгалтерии 8.3. Следует отметить, что на нашем информационном ресурсе можно найти более подробные статьи по вопросам учета тех операций, которые участвуют в закрытии месяца, например учет ОС или спецодежды, расчет налога на имущество или прибыль, расчет себестоимости и т.д.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *