Что нужно для участия в тендерах

Вопреки распространенному мнению, не все тендеры являются «заказными», и победить в них могут не только крупные компании: сфера госзакупок строго регулируется законодательством. Выиграть в конкурсе или аукционе без предварительных контактов с заказчиком может любая компания, которая соответствует определенным критериям.

Итак, для того чтобы принять участие в торгах, нужно обратить внимание на следующие моменты:

• знание законодательства и процессов в сфере закупок;
• соответствие требованиям к заявителям;
• соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов;
• наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме;
• финансовое обеспечение заявки.

Знание законодательства и процессов в сфере госзакупок. На сегодняшний день государственные тендеры регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом № 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Некоторые моменты применения этих законов закреплены в дополнительных нормативных актах, например, в постановлениях Правительства от 08.11.2013 г. № 1005, от 04.02.2015 г. № 99 и других.

Законодательство регламентирует все этапы проведения тендера:

• Объявление торгов.
• Сроки и процесс подачи заявок.
• Размер обеспечения заявок и контрактов.
• Условия изменения или отзыва заявки на участие.
• Условия предоставления разъяснений заказчиком по конкурсной документации.
• Условия вскрытия конвертов (в случае конкурсов).
• Общие принципы определения победителя.
• Порядок обжалования действий заказчика.
• Порядок заключения контрактов.

Проще говоря, все, что необходимо знать для предварительного знакомства с процедурой организации и проведения госзакупок, можно найти в законах и подзаконных актах.

Соответствие требованиям к заявителям. Требования к участникам установлены в 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также других нормативных документах, например, постановлении Правительства РФ от 04.02.2015 г. № 99. Закон также прописывает, какие дополнительные условия может выдвинуть государственный заказчик.

В основном требования имеют общий характер, например, отсутствие задолженности по налогам. К дополнительным требованиям можно отнести определенный опыт работы и т.д. В целом условия зависят от вида тендера. К примеру, принять участие в открытом конкурсе или аукционе может любое юридическое лицо, которое соответствует общим требованиям к участникам и предоставит необходимый пакет документов. В закрытых тендерах круг поставщиков ограничен: как правило, исполнители приглашаются непосредственно заказчиком, так как такие закупки часто связаны с государственной тайной.

Стоит отметить, что заказчики коммерческих тендеров не обязаны строго выполнять условия законодательства в сфере госзакупок. Они имеют право устанавливать собственные требования к участникам.

Соответствие продукта торгов требованиям организатора торгов. Качественные и количественные характеристики закупаемых товаров или услуг государственный заказчик устанавливает в соответствии с законодательством. Обычно требования к продукту прописаны в конкурсной документации. Если информации недостаточно, то у заказчика можно запросить разъяснения, которые он обязан предоставить.

Исполнителю необходимо внимательно изучить документацию и прописанные в ней условия, в соответствии с требованиями сделать свое предложение исполнения контракта. Несоответствие продукта условиям ведет к отклонению заявки на участие.

Наличие всей необходимой документации, оформленной по установленной форме. Стандартный пакет документов, который требуется для участия в любом государственном тендере, прописан в законодательстве. Однако заказчик может запрашивать дополнительные документы, не нарушая при этом положения закона. В стандартный пакет, как правило, входит заявка, составленная по образцу, предоставленному заказчиком, предложение по исполнению контракта и документы о компании-участнике. Всю документацию важно оформить и предоставить правильно. На небольшие недочеты заказчик, возможно, не обратит внимания, но более серьезные ошибки приведут к отклонению заявки.

Отметим, что организаторы коммерческих тендеров могут запрашивать документы по своему усмотрению.

Финансовое обеспечение заявки или исполнения контракта. Закон установил, что обеспечение заявки может доходить до 5% от стоимости контракта, а размер обеспечения исполнения контракта — до 30%. Выполнить это обязательное условие можно путем внесения залога или предоставления банковской гарантии. Какой вариант наиболее приемлем, решить может только сам участник.

Суммы контрактов часто бывают значительными, а залог предполагает выведение и замораживание средств из оборота на продолжительный период времени. Поэтому банковская гарантия считается обычно более удобным и эффективным инструментом обеспечения заявки.

Какие требования предъявляются к участникам тендеров

Как уже отмечалось ранее, основные требования к участникам тендеров установлены законодательством. К ним относятся:

• отсутствие у участника задолженности или недоимки по налогам (в случае наличия — веские причины для их обоснования);
• отсутствие у руководителя и других должностных лиц компании-участника судимости в экономической сфере (исключение — погашенная или снятая судимость);
• у участника должны быть исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности (исключение — контракты на создание произведений литературы или искусства, на финансирование проката или показа национального фильма);
• отсутствие конфликта интересов между заказчиком и участником (то есть первые лица компаний заказчика и исполнителя не могут состоять в родственных связях, так как всем участникам тендера должны быть обеспечены равные условия);
• участник тендера не может быть офшорной компанией;
• информации об участнике не должно быть в реестре недобросовестных поставщиков;
• деятельность компании не должна быть приостановлена;
• компания не должна быть ликвидирована;
• компания не должна быть банкротом.

Перечисленные требования вполне выполнимы, подтвердить их можно соответствующими документами. К примеру, предоставление копии отчетов по прибылям и убыткам покажет, что компания ведет успешную деятельность.

При некоторых видах тендеров, например, при проведении двухэтапного конкурса, к участникам могут предъявляться дополнительные требования:

• опыт работы, связанный с предметом госзакупки;
• положительная деловая репутация участника;
• финансовые возможности для выполнения условий контракта;
• необходимое количество профильных сотрудников для исполнения контракта;
• наличие оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта.

Как уже говорилось ранее, заказчики коммерческих тендеров могут устанавливать свои требования. К ним относится, например, получение аккредитации у компании-организатора торгов.

Какие документы нужны для участия в тендерах

Перед тем, как принять участие в тендере, необходимо собрать пакет документов. Законодательство предусматривает следующий стандартный пакет:

• заявка на участие, заверенная руководителем;
• опись прилагаемых к заявке документов;
• документы о компании (название, адрес, ИНН, свидетельство о государственной регистрации);
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (или их нотариальные копии);
• копии учредительных документов;
• справка об отсутствии налоговой задолженности;
• документ, подтверждающий полномочия лица, действующего от имени участника конкурса (копия решения о назначении на должность руководителя или доверенность);
• копия приказа о назначении главного бухгалтера;
• документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства);
• документы, подтверждающие соответствие конкурсанта требованиям к участникам тендеров;
• документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия);
• при необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Дополнительные документы, которые в рамках законодательства может запрашивать заказчик, предугадать сложно, поскольку этот пакет зависит от типа тендера (строительный, транспортный), а также от тех характеристик, по которым заказчик определяет квалификацию поставщика.

К участникам коммерческих тендеров заказчик предъявляет свои требования. Жесткая регламентация 44-ФЗ и 223-ФЗ на них не распространяется. Деятельность таких заказчиков регулируется Гражданским кодексом. Кроме стандартного пакета документов коммерческий заказчик может потребовать аккредитационные документы (их необходимо обновлять хотя бы раз в год) и актуальную электронную цифровую подпись (ЭЦП), так как практически все коммерческие тендеры проходят на электронных торговых площадках.

Обеспечение заявки

Важный момент, на который следует обратить внимание — это обеспечение. Как уже говорилось ранее, размер обеспечения заявки на участие доходит до 5%. При высокой стоимости контракта такая сумма значительна.

Законодательство предусматривает два способа обеспечения заявки: залог и банковская гарантия. Внесение залога на банковский счет заказчика выводит из оборота компании значительную сумму на длительное время, поскольку такое обеспечение возвращается поставщику после подведения итогов конкурса, а в случае его победы — после подписания с ним контракта.

Банковская гарантия обеспечит заявку с минимальными затратами. Гарантом исполнения обязательств по подписанию контракта участником является третья сторона, то есть кредитное учреждение, которое входит в специальный реестр и имеет право выдавать банковские гарантии. Конечно, оформление такого документа потребует времени. Нужно правильно выбрать банк, соответствовать требования кредитной организации и собрать необходимый пакет документов. Но на сегодняшний день есть большое количество брокеров, которые возьмут на себя весь процесс оформления гарантии, помогут получить документ в сжатые сроки, причем, как правило, такие услуги бесплатны.

Документы для участия в электронном аукционе

Сегодня все больше тендеров проводится в электронном виде. Госзакупки в такой форме проходят на специальных торговых площадках, на которых поставщик должен получить аккредитацию. Также нужна электронная цифровая подпись. Для участия же в электронных аукционах стандартный список документов выглядит так:

• Документы о компании (название, адрес, ИНН).
• Копии документов, подтверждающих соответствие требованиям товара или услуги.
• Документы, подтверждающие право на преимущество (например, декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства).
• При необходимости: документы, подтверждающие соответствие участника запретам и ограничениям, установленным заказчиком.

Стоит отметить, что по 223-ФЗ перечень документов идентичен.

Как видите, есть множество тонкостей и нюансов, на которые потенциальный участник тендера может не обратить внимания, но для заказчика это окажется важным. Однако, как говорится, глаза боятся — руки делают. Обязательно готовьтесь серьезно, обращайтесь к профессиональной помощи, если необходимо, и тогда успех вам гарантирован!

>Подготовка документов для участия в торгах

Декларация соответствия

Декларация — это документ, который подтверждает, что:

• компания не ликвидируется,
• компания не приостанавливала деятельность,
• нет недоимок по налогам, сборам, задолженности в бюджет РФ и т.д. (полный список есть в ч.1. ст. 31)

Самостоятельно готовить декларацию соответствия по 44-ФЗ нужно только в бумажных процедурах, тогда ее нужно заполнить и отправить в составе заявки. Заказчик может сам установить форму такой декларации в документации: тогда ее нужно заполнить и отправить в составе заявки. Если у заказчика нет шаблона, используйте наш. Обратите внимание, что с 1 июля 2018 появился новый 11 пункт в ч. 1 ст. 31: «отсутствуют ограничения для участия в закупках, установленных законодательством Российской Федерации», но в бумажных процедурах не требуется ему соответствовать.

Если закупка проходит в электронной форме, то декларация соотвествия для нее создается с помощью средств ЭТП, на которой проходит закупка. Площадка должна сама предоставить вам такую декларацию, которая соответствует всем действующим требованиям, а поставщик подписывает ее своей электронной подписью.

В 223-ФЗ нет перечня обязательных документов, их наличие и формат определяет заказчик. Ориентируйтесь на документацию и положение о закупке.

При подготовке декларации участник может не прикладывать подтверждающие документы. Если их приложить, это будет дополнительным плюсом, но заказчик не имеет права отклонить заявку, в которой нет подтверждающих документов. Если такое произошло, жалуйтесь в ФАС.

Участник должен соответствовать тому, что декларирует. Если обнаружатся несоответствия, а контракт уже заключили, то заказчик должен будет расторгнуть его.

Принадлежность к СМП или СОНО

Часть закупок по 44-ФЗ проводится только среди субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально-ориентированых некоммерческих организаций (СОНО), а по 223-ФЗ — среди малого и среднего бизнеса (МСП). Участник такой закупки должен подать декларацию о том, что он относится к этой категории бизнеса. Критерии субъектов малого предпринимательства (для организаций и ИП):

Средняя численность работников за предшествующий год

• Средние предприятия: 101-250 человек.
• Малые предприятия: до 100 человек.

Выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС

• Не выше 800 млн. руб. для малого предприятия.
• 120 млн. руб. для микропредприятия.

Доля сторонних организаций в уставном капитале

Это требование действует только для юридических лиц, максимальная доля сторонних организаций — 49%.

Подтверждать сведения, указанные в декларации необязательно, но по желанию участник может приложить:

• форму № 2 бухгалтерского баланса,
• сведения о среднесписочной численности работников.

Подробнее о требованиях к малому и среднему можно прочитать в этом федеральном законе.

Чтобы заявить о своей принадлежности к социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО), нужно в свободной форме написать об этом в декларации. В нашем пакете документов есть шаблон такого бланка.

Заказчик по 223-ФЗ использует утвержденную форму декларации о принадлежности к МСП и включает ее в свое положение о закупке. Кроме такой декларации он не вправе ничего требовать от поставщиков.