Журнал учета реактивов в лаборатории

Реактивы, средства измерений, испытательное и вспомогательное оборудование

Татьяна Шурмина начальник производственной лаборатории КСУП «Брилево» является ответственным лицом осуществляющим организацию, контроль и наблюдение за состоянием работы контрольно-измерительной аппаратуры, обеспечивает своевременное представление ее на периодическую государственную поверку. Осуществляет контроль за состоянием лабораторного оборудования и рабочих мест сотрудников лаборатории, их соответствием требованиям охраны труда и безопасности, принимает меры по устранению имеющихся недостатков. Организует четкое ведение лабораторных анализов и испытаний. Формирует и оформляет заказы и сопутствующие документы на получение реактивов. Поставщиками являются такие крупные и много лет действующие на нашем рынке организации: ЗАО «Магазин Химреактив», ООО ОПТИМЛАБ. При поступлении реактивов и химикатов в производственную лабораторию они должны пройти регистрацию в журнале регистрации материалов и реактивов, образец представлен на рис. №2.1 затем в зависимости от назначения и приготовления данные вносят в журнал приготовления химических реактивов рис.2.2 , журнал учета стандартных образцов рис 2.2. Ведутся также журнал: регистрации заявок; журнал учета проб (образцов), поступивших на сертификационные испытания; журнал контроля состояния окружающей среды; журнал регистрации протоколов измерений, выдаваемых из лаборатории; журнал учета и регистрации поступивших претензий; журнал регистрации внутренних проверок; В производственной лаборатории проводится плановая инвентаризация не реже одного раза в месяц.

Рис. №2.1

№п/п

Наименование химреактива

НД

Квалификация

Дата изготовления

Срок годности

Количество

Характер опасности

Место хранения

Ответственное лицо

Рис.2.2.

№п/п

Наименования стандартных образцов ОС

Дата изготовления

Срок годности

Количество

Подпись сотрудника получившего ОС

примечание

А также в производственной лаборатории ведется ряд сопутствующих документов:

— Журнал учёта кадров;

— Журнал ознакомления сотрудников с НД;

— Журнал перечень применяемых дел и журналов;

— Журнал приготовления ХР;

— Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— Журнал регистрации протоколов измерений выдаваемых из лаборатории;

— Журнал учёта документов выдаваемых из архива;

— Журнал учёта документов поступивших в архив;

— Журнал учёта отказов СИ и ИО;

— Журнал учёта проб на сертификационные испытания;

— Журнал учёта СО;

— Журнал учёта ХР;

— Журнал регистрации образцов;

— Журнал выполненных экспертиз (испытаний, анализов);

— и др.

Для химических анализов в пищевой промышленности и на предприятии КСУП «Брилево» в том числе в основном используют реактивы, которые в зависимости от содержания основного вещества и допустимых примесей выпускаются следующей квалификации: чистый (ч.) — низшая квалификация реактива; чистый для анализа (ч.д.а.) — характеризует аналитическое применение препарата; химически чистый (х.ч.) — высшая степень чистоты реактива.

Реактивы хранят в закрытых емкостях во избежание загрязнения как самих реактивов, так и воздуха в лаборатории. Концентрированные растворы кислот и аммиака хранят в склянках с притертыми пробками, на которые сверху одевают колпачок или химический стакан. Все реактивы, изменяющиеся под действием света, например йодистый калий, перманганат калия, хранят в банках из темного стекла. Излишки реактива хранят отдельно, не пересыпая в общую емкость.

На сегодня почти каждое заведение здравоохранения (далее – ЗЗО) имеет в своем составе лабораторные отделения (клинико-диагностические, бактериологические, биохимические и т. п.), которые проводят обследование своих пациентов с применением различных химических реактивов. Большинство из них имеют высокую стоимость. Как списать использованные химические реактивы и отразить эти операции в учете, рассмотрим в данной консультации.

Понятие «химические реактивы»

К химическим реактивам (химическим реагентам) относят очищенные препараты химической природы, которые используют для разного рода анализов в медицинских лабораториях, научно-исследовательских центрах, образовательных учреждениях и др.

По определению ст. 2 Закона от 04.04.96 г. № 123/96-ВР «О лекарственных средствах» лекарственным средством (далее – ЛС) является любое вещество или комбинация веществ, которые имеют свойства и предназначены для лечения или профилактики заболеваний у людей, любое вещество или комбинация веществ, которые могут быть предназначены для предотвращения беременности, восстановления, коррекции или изменения физиологических функций у человека путем осуществления фармакологического, иммунологического или метаболического действия или для установления медицинского диагноза.

Обычно в лабораториях ЗЗО химические реактивы используют в лечебном процессе для установления диагноза пациентам и назначения лечения. Поэтому химические реактивы относят к составу ЛС.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/52444-0

К сведению, химические реактивы относят к ЛС, которые являются объектами учета запасов ЗЗО и отражаются в бухучете по общим правилам.

Согласно пп. 10 пп. 2.2.1 Инструкции относительно применения экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333 (далее – Инструкция № 333), расходы на приобретение реактивов, химикатов, биопрепаратов, семян, удобрений и т. п. для лабораторных исследований (испытаний) осуществляются по коду КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

В то же время заметим: если речь идет о ЗЗО, то приобретение реактивов, химикатов для лабораторных исследований (испытаний), если они внесены в Государственный реестр медицинской техники и изделий медицинского назначения и проводятся в рамках лечебного процесса, осуществляют по КЭКР 2220 «Медикаменты и перевязочные материалы» (пп. 1 пп. 2.2.2 Инструкции № 333).

ЛС являются объектами учета запасов ЗЗО, информацию о которых отражают в бухучете по правилам, определенным нормами НП(С)БУГС 123 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 12.10.10 г. № 1202, Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11.

Для учета ЛС, к которым относятся химические реактивы, в ЗЗО следует руководствоваться также Методическими рекомендациями ведения учета лекарственных средств и медицинских изделий в заведениях здравоохранения, утвержденными приказом Минздрава, от 09.09.14 г. № 635 (далее – Методрекомендации № 635).

Складской учет и отпуск химических реактивов

Учет химреактивов на складе ведут по каждому наименованию с указанием дозировки, формы выпуска, информации об упаковке, а также с указанием производителя, количества, цены и общей суммы (п. 1 разд. ІІІ Методрекомендаций № 635).

Ответственность за учет, хранение реактивов и других химических веществ в ЗЗО приказом руководителя возлагают на материально ответственное лицо (далее – МОЛ) заведения, с которым обязательно заключают договор о полной материальной ответственности. Обычно это главная медсестра или фармацевт (если такая должность предусмотрена штатным расписанием).

Во время приемки химреактивов на склад МОЛ расписывается на каждом из трех экземпляров приходной накладной об их получении. Первый экземпляр приходной накладной передается в бухгалтерскую службу, второй – остается у МОЛ, третий экземпляр возвращается поставщику (п. 3 разд. ІІІ Методрекомендаций № 635).

Реактивы хранят на стеллажах или в специальных шкафах. Доступ к ним разрешается только лицам, которые отвечают за их учет и хранение.

МОЛ заносит данные приходных накладных в Книгу складского учета лекарственных средств и медицинских изделий для аналитического учета химических реактивов (приложение 1 к Методрекомендациям № 635).

Отпуск химических реактивов в отделения ЗЗО проводят на основании накладных (требований) по форме, приведенной в приложении 2 к Методрекомендациям № 635.

Приходные накладные и расходные накладные (требования) заносят в Реестр полученных приходных накладных и Реестра выданных накладных (требований) (приложения 3, 4 к Методрекомендациям № 635). По данным этих реестров в бухгалтерии для сверки данных складского и бухгалтерского учета составляют оборотную ведомость по товарно-материальным счетам по получению и выдаче в отделение лекарственных средств (типовая форма № З-11, утвержденная приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130, далее – Приказ № 130).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/52444-1

Важно! Не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным, МОЛ склада подают в бухгалтерию ЗЗО Отчет о полученных и отпущенных химических реактивах.

МОЛ склада не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным, составляют и подают в бухгалтерскую службу ЗЗО Отчет о поступлении и отпуске (использовании) лекарственных средств и медицинских изделий (приложение 6 к Методрекомендациям № 635).

Учет и использование в лабораториях

Поступления химических реактивов со склада и их использование в каждом отделении (лаборатории) отражают в Журнале учета полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий (приложение 5 к Методрекомендациям № 635). В графах Журнала важно указать следующую информацию:

  • количество выданных химреактивов в манипуляционные комнаты (кабинеты) – в графе 8;
  • данные о фактическом использовании химреактивов – в графе 9;
  • остаток на конец месяца (остаток на начало месяца (гр. 3) + поступило (гр. 6) – фактически использовано (гр. 9) Журнала) – в графе 10.

На основании накладных (требований) химические реактивы списывают с подотчета главной медсестры или фармацевта на МОЛ в отделении (лаборатории).

Главные (старшие) медсестры отделений (лабораторий) выдают химические реактивы медсестрам манипуляционных комнат (кабинетов), которые ведут Журнал учета фактически полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий (приложение 7 к Методрекомендациям № 635).

По данным этого Журнала в конце месяца медсестры манипуляционных комнат составляют ежемесячный Отчет о поступлении и использовании лекарственных средств и медицинских изделий (приложение 8 к Методрекомендациям № 635).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/52444-2

Обращаем внимание, что данные графы 4 «Использовано», указанные в Отчете о поступлении и использовании лекарственных средств и медицинских изделий, должны соответствовать данным о фактическом использовании химических реактивов, указанным в графе 9 Журнала учета полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий (приложение 5 к Методрекомендациям № 635).

Указанный Отчет медсестры манипуляционных комнат подают главной (старшей) медсестре отделения не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным. По Отчетам манипуляционных комнат старшая медсестра отделения формирует Отчет для бухгалтерии.

Бухучет химреактивов

МОЛ склада, отделений и манипуляционных комнат по месту ответственного хранения (нахождения, использования) химических реактивов ведут оперативный предметно-количественный учет отдельных групп ЛС (п. 1 разд. VI Методрекомендаций № 635).

Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203, для учета медикаментов, компонентов, бактерицидных препаратов, дезинфекционных средств, сыворотки, вакцины, крови, пленки для рентгеновских снимков, материалов для проведения анализов и перевязочных средств, мелкого медицинского инвентаря (термометры, ланцеты, пинцеты, иглы) и т. п. предусмотрен субсчет 1512 (1522) «Медикаменты и перевязочные средства».

Информацию о расходовании медизделий (термометров) отражают в Мемориальном ордере № 13 «Накопительная ведомость расходования производственных запасов», утвержденном приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755.

На основании накладных (требований) химические реактивы списывают с подотчета главной медсестры склада на МОЛ в отделении. Отражают эту операцию в Мемориальном ордере № 13 по дебету субсчета 1512 и кредиту субсчета 1512 у разных МОЛ соответственно.

Списание химреактивов

В бухгалтерии ЗЗО использованные химреактивы списывают на основании отчетов о фактическом их использовании, полученных от МОЛ (главной медсестры или фармацевта и главной (старшей) медсестры отделения).

На конец месяца по каждому наименованию, группе или виду ЛС выводят их остатки по количеству и сумме (п. 3 разд. ІІ Методрекомендаций № 635).

Заметим, что на сегодня законодательством не предусмотрены нормы списания химреактивов. В то же время в случае использования их и других препаратов, предусмотренных для проведения исследований, лаборантам необходимо соблюдать нормативы, утвержденные инструкциями по их использованию, предоставленными производителями.

Нормативы использования химреактивов обычно применяют из расчета на одно исследование (анализ). Также могут учитываться нормы использования реактивов на пробные запуски лабораторного оборудования и другие цели, предусмотренные стандартами лабораторных исследований.

На практике руководитель заведения и лаборанты совместно разрабатывают локальные Нормы использования химических реактивов и другого расходного материала по каждому виду исследований и анализов, которые проводят в их заведении. Нормы утверждаются внутренним приказом руководителя ЗЗО.

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/52444-3

Важно, объем использованных реактивов должен соответствовать количеству исследований, которые были проведены с их применением.

Поэтому количество использованных химических реактивов, отраженное манипуляционной медсестрой в Отчете о поступлении и использовании ЛС и медизделий, должно соответствовать количеству проведенных исследований (анализов) и другим нормативным фактам использования реактивов, которые указаны в журналах регистрации анализов, в соответствии с нормами их использования.

Если количество химических реактивов, использованных для проведения исследований, в Отчете значится больше, чем количество по данным журнала регистрации анализов, то во время ревизии ревизоры могут признать такую разницу списанной необоснованно.

Списание использованных химреактивов проводит комиссия по списанию, созданная по приказу руководителя ЗЗО. Состав комиссии и ее председателя определяет руководитель.Члены комиссии составляют Акт списания материалов по типовой форме № З-2, утвержденной Приказом № 130, указывая в нем причины списания (см. фрагмент).

1 из 1 Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/52444-4

Обращаем внимание: поскольку химические реактивы учитываются в составе запасов, но их относят к ЛС, то в случае списания химреактивов составление каждый раз комиссией актов списания нецелесообразно. Бухгалтерии ЗЗО списывают медикаменты на основании отчетов, выполняющих функцию актов списания.

Рассмотрим на примере операции по списанию использованных химреактивов.

Пример

КП «Городской лечебно-диагностический центр» городского совета приобрело по тендеру наборы химреактивов для проведения диагностических исследований на сумму 9 240 грн. (в т. ч. НДС – 1 540 грн.). Нормы использования химреактивов разработаны и утверждены медработниками и руководителем Центра на основании инструкций к наборам реактивов.

В июне на проведение исследований было использовано:

  • тимоловая проба Ф – 1 набор, цена за единицу 260 грн. с НДС;
  • гемоглобин Ф – 3 набора, цена за единицу 220 грн. с НДС;

Всего использовано наборов на сумму 920 грн. (260 грн. + 660 грн.).

В бухучете лечебно-диагностического центра операции по поступлению и использованию химреактивов отражают следующим образом:

(грн.)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *