Изъятие или, как еще говорят, выемка документов на предприятиях и в организациях может производиться в самых разных ситуациях. Для того, чтобы зафиксировать список изъятых документов, участниками процедуры составляется специальный акт.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта изъятия документов .docСкачать образец заполнения акта изъятия документов .doc

Кем и в каких целях изымаются документы

Чаще всего к этому прибегают инспекторы различных государственных контролирующих структур:

• налоговой инспекции – для проверки бухгалтерской деятельности компании и сообразности ее с действующим законодательством;
• таможенной службы – для контроля за движением товаров через границу;
• следственных органов – для разбирательств в рамках уголовных или административных производств и т.д.

Какие бумаги могут изыматься

Изъятию могут быть подвергнуты любые бумаги, относящиеся к тому делу, по которому у сотрудников надзорной организации возникли вопросы. Изымание других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, недопустимо.

При этом специалистам контролирующих ведомств позволяется самостоятельно определять значение того или иного документа.

Исключение составляют бумаги, в которых содержится государственная или другая законом охраняемая тайна – их выемка может быть осуществлена только при разрешении прокурора.

Точно также ограничения касаются документов, в которых есть информация о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие возможно исключительно на основании решения, принятого по суду.

Следует отметить, что в процессе изъятия забираются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются надлежащим образом заверенные копии.

Если возможность изготовить копии документов непосредственно на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после выемки оригинальных бумаг.

Обоснование для действий специалистов надзорных структур

Просто прийти и изъять нужные бумаги работники контролирующих организаций права не имеют. Для этого нужны веские основания. В качестве таковых, например, при налоговых проверках может выступать отказ работников предприятий от предоставления документов, имеющих значение для проведения мероприятий финансового контроля. Выемка дает возможность избежать в дальнейшем уничтожения, сокрытия или исправления данных бумаг.

На какой период можно забирать бумаги

Однозначно период изъятия документации законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.

В любом случае, после того как процесс исследования бумаг и расследования по производству будет завершен, все документы должны быть возвращены владельцу.

Порядок процедуры изъятия документов

1. Перед тем, как приступить непосредственно к изъятию документов, специалисты надзорной структуры обязаны предоставить заинтересованным лицам письменное постановление, ввиду выполнения которого производится данная процедура. Также они должны зачитать права и обязанности владельцев бумаг, затем предложить им выдать нужные документы по собственной воле. Если ответ отрицательный, происходит выемка по принуждению.

ВАЖНО! При выемке обязательно должны присутствовать понятые, в количестве не менее двух человек.

2. Изъятым документам должны быть присвоены порядковые номера, они должны быть прошнурованы, пропечатаны и заверены автографом владельца. Если последний не желает их проштамповывать и подписывать, в акте ставится соответствующее обозначение.
3. Копия акта о выемке бумаг передается собственнику документации. Все сведения о забираемых документах вносятся в протокол и акт выемки, затем бумаги надлежащим образом упаковываются и транспортируются по месту дальнейшей проверки.

Выемка должна производиться строго в дневное время суток.

При нарушении вышеописанного порядка, действия работников проверяющей организации могут быть обжалованы в судебной инстанции.

Особенности составления акта, общие моменты

Сейчас стандартного унифицированного акта изъятия документов нет, так что он может быть составлен в произвольном виде или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Главное, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.

В частности, он должен включать в себя три основных раздела:

1. начало — наименование документа и его номер, дата составления;
2. основной блок – данные о сторонах, участвующих в процессе изъятия документов, и перечень забираемых бумаг;
3. заключение – подписи присутствующих лиц.

Акт можно заполнять в рукописном виде или на компьютере (обязательной последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного ведомства или на обыкновенном листе бумаги.

Единственное условие, которое должно быть учтено: акт в обязательном порядке должны подписать все лица, присутствовавшие при изъятии: инспекторы, проводящие выемку, работники предприятия, которому принадлежат бумаги, а также понятые. Кроме того, акт должен быть заверен печатью учреждения, специалисты которого изымали документы.

Акт составляется в нескольких равнозначных экземплярах – по одному для каждого участника процесса.

Образец акта изъятия документов

В самом начале акту присваивается номер.

Далее идет основная часть, где по порядку вписывается:

• должность, ФИО сотрудника который проводит выемку документов, а также наименование организации, в которой он работает;
• точное время (в часах и минутах) и дата проведения данной процедуры;
• присутствующие при выемке другие должностные лица;
• компания, в которой происходит изъятие бумаг;
• полный перечень изымаемых документов (обозначив их номер и дату составления). Если в акте сделать это невозможно (например, по причине большого объема документации), допускается вписать данные бумаги в отдельное приложение, информацию о котором надо также внести в акт;
• общее количество листов всех документов;
• количество экземпляров составленного акта.

Юридическая консультация > Административное право > Акт изъятия документов в РФ

В России уполномоченные государственные органы имеют право требовать от юридических и физических лиц, предпринимателей и государственных органов, учреждений конкретные бумаги. Это необходимо в целях контроля и надзора. По окончании процедуры составляется акт изъятия документов с указанием перечня. В нормах права содержатся особенности такого порядка действий контролирующих служб.

Что такое изъятие документов

Под изъятием документации подразумевают принудительный отбор оригиналов бумаг у юридического лица, учреждения, физического лица в целях проведения контроля и надзора.

Для данной процедуры обязательно должны присутствовать законные причины. Правила и требования по проведению выемки содержатся в статьях 94 НК РФ, 183 УПК РФ, 15 Федерального закона об оперативно-розыскной деятельности.

Также сотрудники контролирующих органов должны руководствоваться инструкциями, регламентами и методическими рекомендациями.

Все страны разрабатывают соответствующие структуры для обеспечения бесперебойного функционирования рынков финансовых инструментов. Эти структуры сотрудничают на международном уровне.

Миссия регулирующих органов включает в себя значительное количество расследований, сбора информации об экономике и рынках и размышлений, преследуя при этом некоммерческую цель. Поэтому посещение сайтов этих организаций часто бывает очень интересным, поскольку они являются источником бесплатной информации.

Контрольно-надзорные органы Российской Федерации в ходе своей деятельности выполняют различные задачи. С одной стороны, их работа направлена ​​на обеспечение законности деятельности определенных субъектов, с другой — они контролируют этих субъектов с целью повышения эффективности их существования и выполнения определенных функций.

Но здесь необходимо провести важную линию. Надзор — это деятельность по отношению к другим субъектам, которые не являются частью структуры определенного органа. В свою очередь, только внутренние подразделения определенных отделов могут быть проверены. Этот факт является ключевым моментом, который характеризует взаимосвязь двух представленных видов деятельности.

Эффективность задач, выполняемых представленными агентствами, обусловлена ​​наличием специального законодательства. То есть работа надзорных органов осуществляется как на основе общеправовых, так и специальных правовых норм. Это также указывает на наличие уникальных полномочий.

Правовой статус регулирующих и надзорных органов закреплен в актах отраслевого законодательства, то есть в нормативных актах и ​​законах, которые непосредственно регулируют деятельность конкретной структуры. Изъятие документов лишь часть деятельности российских регулирующих и надзорных органов. Другие особенности правового статуса каждого ведомства в отдельности закреплены в отраслевом законодательстве.

В каких целях и кем могут изыматься документы

В соответствии с законодательной базой России изымать документацию имеют право:

1. ФНС РФ.
2. Правоохранительные органы.
3. Таможенные органы.

Налоговые органы на основании НК РФ имеют право проводить проверки в целях контроля и надзора. Процедура может проводиться в отношении юридических лиц, физических лиц и индивидуальных предпринимателей. Это необходимо в целях проверки налогоплательщика (налоги, сборы, пошлины) и его деятельности.

Данные уполномоченные органы (в случае невозможности пересмотреть всю массу бумаг) составляют акт изъятия документов. В ходе выявления недочетов или нарушений сотрудники ФНС РФ направляют уведомление об уточнении сведений или назначают штраф и пени.

Правоохранительные органы (в случаях дознания, предварительного следствия, доказывания по делу) имеют право изымать все необходимые бумаги, которые содержат значимые сведения. После завершения их проверки владелец бумаг может написать заявление об их возвращении.

Сотрудники таможни в соответствии с ТК ЕАЭС имеют право изымать документы, содержащие сведения о перевозимых или вывозимых товаров, ценностей, движимого имущества.

Уполномоченные органы зачастую забирают только те бумаги, которые содержат важную информацию. Нельзя по закону забирать регистрационные документы, а также учредительные (выписки, Устав и другие). К разрешенным относятся:

1. Декларации (налоговые, таможенные).
2. Справки, акты, выписки.
3. Сертификаты, медицинские акты проверки качества товара, лицензии.
4. Договоры.
5. Иные документы.

При изымании уполномоченные сотрудники самостоятельно проводят предварительный осмотр. Это необходимо в целях определения важности и значимости информации.

Есть бумаги, которые содержат коммерческую, государственную тайну. В отношении подобной информации разрешение на их изымание выдает только прокурор (территориального отделения в конкретном субъекте РФ). Есть и такие документы, которые может разрешить забирать только суд. Информация, заключенная в них, содержит персональные данные граждан, сведения о счетах в банках с указанием конкретных сумм.

Процесс этот сопровождается изъятием только оригиналов, а в дела подшивают копии. По закону уполномоченные лица имеют право сделать копии после отбора документации. Заинтересованная сторона может получить их в течении рабочей недели.

Как правильно составить акт выемки (подробный пошаговый план)

Утвержденного законодательно бланка не существует. Есть лишь рекомендованный документ, содержащий следующие реквизиты:

1. Наименование бланка с указанием порядкового номера.
2. Текст, в котором должно быть указано отделение территориального госоргана, должность и ФИО уполномоченного сотрудника, точное место и время изъятия, а также наименование организации, учреждения или органа, ФИО физического лица.
3. Полный перечень изымаемых бумаг с указанием конкретного количества (копии не считаются).
4. Количество экземпляров акта.
5. Указание ответственного лица за хранение акта.
6. ФИО лица, который приобщил к делу еще 1 экземпляр.
7. ФИО уполномоченных лиц, которые подтвердили изымание (обычно руководители государственного органа).
8. ФИО лица, составившего документ.

Бланк.

Образец заполнения.

Собственник документации может давать комментарии (пояснения) по ходу проведения процедуры. Все слова должны быть занесены в акт по его требованию.

Акт обязательно должен быть подписан присутствующими лицами и закреплен печатью. Также в самом конце должна размещаться дата подписания бумаги.

На какой срок можно забрать документы

Уполномоченные сотрудники по закону должны иметь определенные причины для проведения подобной процедуры.

Это может быть заявление одного из сотрудников предприятия о сокрытии каких-либо сведений. Ведение «черной бухгалтерии», что является важным основанием для финансового контроля.

Данная процедура дает шанс избежать последствий. Среди них может быть уничтожение каких-либо сведений, их сокрытие или исправление. По закону сроки проведения выемки бумаг неоднозначен и зависит от конкретных ситуаций.

В правовых актах указано только, что все изъятые бумаги после проверки, обязательно должны быть возвращены собственнику.

Ключевые моменты составления и оформления акта, на что следует обратить внимание

Специалисты выделяют несколько важных нюансов:

1. Количество уполномоченных лиц, присутствующих при изымании бумаг, должно быть не менее 2.
2. Любые контролирующие органы должны выполнять свои обязанности только в дневное рабочее время.
3. Копии обязательно выдаются на руки владельцу оригиналов (при невозможно выполнить такую процедуру в течение 5 рабочих дней). Весь перечень должен содержаться в протоколе с подписями и печатью. Бумаги тщательно упаковывают и направляют или забирают по месту проведения проверки и анализа.
4. Все документы должны быть прошиты, прошнурованы и указанием их индивидуального номера. Если собственник против, то об этом должна содержаться соответствующая запись.
5. Перед проведением изъятия сотрудники государственного органа обязаны по закону составить постановление с указанием причин. Копию должны выдать на руки владельцу оригиналов. Также ему должны быть зачитаны его законные права и обязанности в рамках процедуры. Если владелец против подобных мероприятий, то выемка происходит в принудительном порядке.

Если уполномоченные сотрудники нарушат законодательные нормы, то их действия можно обжаловать в суде.

Акт обязательно должен соответствовать правовым нормам (наличие реквизитов, причины и полномочия изъятия). В противном случае суд может вынести решение о его недействительности.

Видео о нарушениях при изъятии документов:

Утилизация основных средств проводится в случае полного демонтажа оборудования, но только после списания.

Для этого необходим приказ руководителя предприятия, а также специальный акт о передаче списанных объектов.

Проведение процедуры для списанного оборудования

Утилизация проводится только после списания основных средств. Списание может производиться по причине морального или физического износа оборудования.

Физический износ — потеря или значительное снижение физических данных и материальных свойств объекта. Это происходит как под влиянием внешних факторов, так и при длительной эксплуатации.

Моральный износ — невозможность использовать данное оборудование из-за того, что нет на него запчастей, или снизилась функциональность по сравнению с необходимой для работы предприятия.

Для проведения утилизации списанных основных средств издается приказ руководителя и создается комиссия, которая признает необходимость данной процедуры.

В состав комиссии входят:

• Председатель (чаще всего руководитель предприятия).
• Главный бухгалтер.
• Бухгалтер по учету ценностей предприятия.
• Заведующий хоздеятельностью.
• Материально ответственные лица.

Данная комиссия проводит осмотр оборудования, чтобы определить степень износа и возможность списания и последующей утилизации.

Стоит понимать, что есть разница между процессом утилизации и процессом уничтожения.

Утилизация предусматривает, что от объекта могут остаться материалы, детали, или он будет переработан вторично.

А уничтожение подразумевает полную ликвидацию списанного объекта, например его сожжение. При этом также оформляется акт об уничтожении.

Также предлагаем скачать образец акта:

• разукомплектации ОС;
• осмотра ОС для списания.

В каких случаях составляется?

Есть несколько случаев, когда акт необходим. К таким относятся:

• Если происходит ликвидация основного средства, который представляет опасность.
• Если списывается для утилизации оборудование учреждения.
• Если есть части объекта, которые должны сохраниться после процедуры. В таком случае в документации следует перечислить, какие элементы сохранены.

В любом случае важно отметить, что весь процесс утилизации и списания должен быть документирован в соответствии с законодательством.

Примерная форма

Строго регламентированной формы акта не существует. В большинстве своем предприятия ориентируются на формы – ОС-3.

Но есть некоторые детали, которые отличаются в зависимости от специфики предприятия, а также от вида утилизируемых основных средств.

Главное условие для такого акта — обязательная подпись всех членов комиссии.

При этом независимо от того, составляется ли документ вручную или печатается на ПК — подпись должна быть ручкой синего или черного цвета, четко различаться.

Председателем комиссии обычно выступает руководитель предприятия, но в любом случае вся комиссия формируется по его приказу.

В приказе должны быть перечислены все члены комиссии, которая назначается для данной процедуры.

Как составить бланк о передаче ОС после списания?

Для того, чтобы акт был составлен правильно, в нем должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

• Название организации, в которой проводится утилизация списанных основных средств, а также ее правовой статус.
• Основания для проведения процедуры. Обычно это документ о списании объекта с учета предприятия. Для списания материальных ценностей необходимо предварительно оставить акт инвентаризации.
• Состав комиссии, с упоминанием всех ее членов и указанием их должностей.
• Список основных средств, подлежащих передаче после их списания.
• Место, где будет утилизировано оборудование, а также конкретный способ.
• Список материалов или деталей, которые останутся после процедуры.
• Назначение ответственного лица, которое примет все оставшиеся материалы.
• Подпись комиссии, а также материально ответственного лица.

Также в обязательном порядке указывается дата документа. Если речь идет о утилизации опасных объектов, то в акте должно быть подтверждение, что при утилизации не нанесено ущерба окружающей среде.

В обязательном порядке акт оформляется в нескольких экземплярах и раздается всем заинтересованным сторонам.

Скачать образец заполнения

Скачать примерный образец акт о передаче основного средства на утилизацию после списания – word.

Выводы

Рано или поздно на любом предприятии приходится утилизировать или старое оборудование, или ненужные документы, а также устаревшие станки и объекты.

Для того чтобы правильно утилизировать объекты ОС, оборудованаие понадобится составить приказ, сделать инвентаризацию, затем создать комиссию, которая проследит за процессом и составит соответствующий акт.

Только в этом случае можно списать любые основные средства, в том числе и являющиеся материальными ценностями.

Важно не забыть вписать в акт все компоненты и детали, которые останутся после процедуры, если таковые имеются.

При трудоустройстве работников работодатель обязан заполнять их трудовые книжки и хранить их у себя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, поэтому вносить в него записи необходимо очень аккуратно. Если книжка была заполнена с ошибками или испортилась по причине каких-либо аварий и природных катастроф, то ее и вкладыш к ней необходимо уничтожить. При проведении процедуры составляют акт уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним .docСкачать образец акта об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним .doc

Основания для уничтожения книжек

Законодательное регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими актами:

• Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, содержащейся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Трудоустраиваемый сотрудник должен отдать свою книжку работодателю на хранение. Если гражданин заключает трудовой контракт впервые, то сам работодатель обязан завести ему этот документ.

Списать и впоследствии уничтожить книжку кадровый работник обязан, если имели место такие ситуации:

1. По его вине бланки трудовой были повреждены. К примеру, во время внесения записей в бланк сотрудник допустил ошибку, но сразу же ее увидел. В этом случае требуется уничтожить испорченный бланк. Во время процедуры заполняют акт списания и уничтожения трудовых книжек. Если испорченных бланков «накопилось» несколько, то необходимо списать и уничтожить их все.
2. Трудовые книжки повредились вследствие аварий и стихийных бедствий (наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.).

Коротко о комиссии по списанию трудовых книжек

Такая комиссия должна состоять минимум из трех человек. Цель ее создания — подтвердить необходимость уничтожения документов. В состав могут входить такие сотрудники, как специалист по кадрам, бухгалтер, завхоз и т.д. Руководство организации может самостоятельно закрепить состав комиссии.

Действия комиссии:

• проведение инвентаризации книжек;
• подтверждение того, что они действительно должны быть уничтожены;
• обязательное присутствие на процедуре уничтожения испорченных бланков;
• подписание акта.

Способы уничтожения документов

Подвергшиеся порче документы могут быть уничтожены такими способами:

• посредством измельчения на специальном аппарате — шредере;
• путем сожжения;
• разрезанием на мелкие кусочки ножницами (если документов не большое количество).

Можно обратиться в специальные организации, которые занимаются хранением документов и их последующим уничтожением. К этому способу целесообразно прибегать тогда, когда документов очень много.

Как правильно составить акт

Документ не имеет унифицированного бланка. Форма его произвольная, однако есть стандартная структура для актов:

1. Наименование компании или предприятия, где требуется уничтожить трудовые книжки.
2. Название документа.
3. Номер, который присвоили данному документу.
4. Город или другой населенный пункт, дату подписания акта.



5. Перечисление должностей, ФИО и членов комиссии.
6. Временной интервал, за который накопились испорченные трудовые книжки, или дата, когда они были испорчены, если это случилось в определенный день.
7. Причины, по которым книжки подверглись порче.
8. Количество бланков и вкладышей к ним, их номера.
9. Способ, которым были уничтожены трудовые книжки.
10. Подписи членов комиссии.

Некоторым организациям удобнее оформлять список испорченных трудовых книжек в виде таблицы, куда вписывают номера документов и причины их порчи.

Важно! Можно написать акт от руки, но для большей читаемости рекомендуется использовать машинописный вариант. Компаниям, где списывают и уничтожают трудовые часто, удобнее использовать бланк.

Если документ был создан с ошибками

Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить следующим образом:

• зачеркнуть ошибку аккуратно;
• сверху надписать верный вариант;
• рядом поставить «Исправленному верить»;
• расписываются члены комиссии.

Если ошибок и неточностей много, то целесообразно сформировать новый документ, а старый уничтожить.

Акт уничтожения средства электронной подписи составляется в организации в случаях, когда необходимость в использовании этого вида подписи отпадает, меняются условия эксплуатации либо истекает срок самого сертификата электронной подписи и ЭЦП.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Где регистрируется

Когда происходит получение ключа, его номер и дата получения обязательно заносятся реестр сертификатов ключей. Это отражено в пятом пункте статьи 14 Закона №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

При уничтожении в этом документе делается соответствующая отметка с подписями ответственных лиц. При этом могут быть упомянуты номер и дата акта уничтожения средства электронной подписи.

Сроки

Удостоверяющие центры выдают электронные цифровые печати организациям и частным лицам, они и определяют сроки их действия. В большинстве случаев это календарный год. Практика показала, что это оптимальный срок использования, за который организация успеет выполнить все полагающиеся действия с электронной подписью.

Кроме того, бухгалтерия за год минимум один раз делает сводный отчет с проверкой сроков действия электронной подписи. При правильно организованной в учреждении работе печать будет вовремя заменена на новую. Предыдущая версия, если она устарела, уничтожается.

Виды средств электронной подписи

В 2011 году закон точно определил, какие электронные подписи могут быть действительны в Российской Федерации. Это всего две разновидности: обычная и усиленная электронная печать. Последняя, в свою очередь, делится на квалифицированные и неквалифицированные экземпляры.

Обычная электронная подпись может представлять собой пароль.

Усиленная отличается от обычной тем, что при ее формировании применяются криптографические способы. Квалификация же печати приобретается путем издания специального квалифицированного сертификата.

Юридическими лицами допускается использование только квалифицированной усиленной печати. И акт уничтожения средства электронной подписи может быть издан только по поводу уничтожения этого вида ЭП.

Кем составляется акт

Для того чтобы документ имел законную силу, числиться в составителях должны минимум три человека. Согласно общепринятым требованиям в акте должна содержаться информация о:

• Полном наименовании организации (юридического лица), которому принадлежит средство электронной печати.
• ФИО и должности членов комиссии, которая составила акт.
• Дате и городе подписания документа. Эти данные располагаются в верхней части, сразу после названия акта уничтожения средства электронной подписи.

• Полном наименовании средства электронной подписи.
• Способе уничтожения.
• Том, куда будет передана карточка учета лицензии ЭЦП.

Причем последние два пункта уже сформулированы в бланке. Остается вписать название местного казначейства и название уничтожаемой единицы учета на предприятии.

Когда электронная подпись перестает действовать

14 статья, пункт 6 закона 63-ФЗ предусматривает такие основные случаи, при которых дальнейшее использования электронной цифровой печати нецелесообразно, так как сертификат на ее использование теряет силу. Это происходит если:

• Вышел срок его действия и требуется продление. Обычно УЦ, которые выдают ЭП и сертификаты к ним, ограничивают время действия одним годом.
• Тот, кто владеет правом подписи, пишет заявление специального образца о том, что он уничтожает ее и больше не собирается использовать.
• Закрывается учреждение, которое использовало ЭЦП. В этом случае обязательно наличие подтверждающих этот факт документов.
• Удостоверяющий центр, который выдал ЭЦП, закрылся и не передал свои права другому учреждению. Причем ответственность за информирование владельцев электронных печатей лежит на самом удостоверяющем центре.
• Если для продолжения действия сертификата в него необходимо внести какие-либо изменения (например, продлить срок).
• Если физический носитель ЭЦП (например, флешка) вышел из строя, а копий его не было сохранено.

Причем если у сертификата истек срок действия, то его владелец обязан максимум за 5 дней написать заявление о том, что ему требуется продление. Если владелец такого заявления не написал, то все документы, подписанные этой электронной цифровой печатью, теряют свою силу, а деятельность по процессам, заверяемым с помощью такой ЭЦП, считается незаконной.

Большинство удостоверяющих центров строго следят за сроками пользования своих печатей и в таких случаях прекращают их действие дистанционно.

Кто может уничтожить

Средства электронной подписи контролируются не меньше, чем физические печати. Уничтожить их могут либо владельцы, которые писали заявление на получение и пользовались в рабочей деятельности, либо доверенные лица этих сотрудников.

Важно! Право действовать от имени владельца сертификата должно быть официально подтверждено нотариально заверенной доверенностью.

Кому нужно сообщить

Все ЭЦП и сертификаты к ним с самого начала заносятся в общий Реестр сертификатов. Когда происходит уничтожение средства электронной подписи, эта информация должна быть удалена из этого реестра в течение 1 рабочего дня.

Несмотря на то что действие сертификата можно прекратить и по телефону, и при личном устном обращении, юридически более грамотно будет оформить все в письменном виде. Так, при обращении в суд, например, на руках остается официальный документ, который может послужить веским доказательством в пользу одной из сторон.

Также информация об уничтожении ЭП и аннулировании сертификата поступает в САС, которая издает официальное уведомление об аннулировании. Таким образом, инициатором уничтожения и вычеркивания из реестра действующих ЭП может быть как владелец, так и удостоверяющий центр, который ее выдал. И в этом процессе очень помогает акт уничтожения средства электронной подписи, бланк и образец которого размещены на нашем сайте.