Личный автомобиль в служебных целях: компенсация или договор аренды? (Зайцева С.Н.)

Как выгоднее использовать в рабочих целях автомобиль сотрудника? Этот вопрос возникает у крымских (севастопольских) организаций вновь и вновь. Что ж, давайте обратимся к теме <1> и посмотрим, чем отличается выплата компенсации за использование автомобиля сотрудника от аренды авто (с экипажем и без экипажа).

<1> Интересующие налогоплательщиков вопросы по указанной тематике были также рассмотрены на конференции, проводимой в г. Симферополе в ноябре 2014 г. (дополнительно см. запись мероприятия и раздаточный материал по нему по адресу http://www.audar-info.ru/conference).

Компенсация за использование автомобиля сотрудника

Обосновываем, документально подтверждаем…

Использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника предполагает наличие компенсационной выплаты (ст. 188 ТК РФ). Ее размер законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон (ст. 421 ГК РФ).

Помимо компенсации за использование личного транспорта ст. 188 ТК РФ предусматривает возмещение работнику расходов, связанных с использованием имущества. К таковым (для рассматриваемого случая) можно отнести:

— расходы на ГСМ;

— расходы на ремонт автотранспортного средства;

— расходы на платную парковку и др.

К сведению. Возмещение расходов, возникающих у работника как владельца автотранспорта (например, на проведение им техосмотра, уплату транспортного налога и т.п.), организацией не предполагается.

Как видим, по трудовому законодательству выплачиваемая работнику сумма складывается из двух частей: компенсации (возмещения износа автомобиля) и суммы затрат, понесенных в ходе эксплуатации транспортного средства. Этот же подход может быть применен организацией на практике. В то же время она вправе руководствоваться иным принципом — например, установить фиксированную сумму, не разбивая ее на составляющие. В общем, все здесь зависит от договоренности, определяемой соглашением сторон, причем такое соглашение обязательно должно быть закреплено в письменном виде.

Для заключения соглашения об использовании личного имущества работник представляет документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность).

Кроме документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества налогоплательщику, соглашения с работником, в котором установлен размер компенсации, приказа о возмещении расходов необходимы документы, экономически обосновывающие возмещаемые расходы (накладные на покупку запчастей, чеки на приобретение ГСМ и др. <2>). К числу таких документов чиновники относят и путевые листы <3>.

<2> Письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (доведено до территориальных налоговых органов Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).

<3> Дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей М.В. Подкопаева «Крымчанам о путевом листе в Российской Федерации» этого номера журнала (с. 20).

К сведению. По нашему мнению, требование о предъявлении путевых листов в случае выплаты компенсации работнику за использование им автомобиля в служебных целях не совсем незаконно, поскольку сам факт заключения такого соглашения предполагает, что работник постоянно использует свой автомобиль при выполнении служебных (трудовых) обязанностей. Исполнение им трудовых обязанностей фиксируется в табеле учета рабочего времени (явка на работу, исполнение трудовых обязанностей и использование автомобиля неразрывно связаны). К тому же путевые листы нужны в организации лишь для учета работы принадлежащего ей автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных авто, даже если данные поездки осуществляются в служебных целях.

Тем не менее во избежание споров с контролерами рекомендуем этим требованием налоговиков не пренебрегать.

Рассчитываем налоги и взносы

Итак, никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация может установить любую сумму компенсации и, в общем-то, не обязана приводить ее расчет. Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

— степень его износа и срок полезного использования <4>;

— интенсивность его использования <5>.

<4> Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2).

<5> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/020447@.

Принимая во внимание сказанное, считаем, что составить приложение к соглашению об использовании личного автомобиля работника для формирования методики расчета компенсации будет нелишним.

А теперь ближе к теме (к налогам).

Налог на прибыль. Независимо от установленной соглашением суммы (и порядка выплаты) компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях в состав налоговых расходов, по мнению финансистов и налоговиков, разрешено относить сумму только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты на основании п. 38 ст. 270 НК РФ в расходах не учитываются.

Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Об этом сказано в пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ <6>.

<6> См. также Письмо УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@.

Так о каких нормах идет речь?

Компенсационные выплаты (в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля) определены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 в следующих размерах:

Объем двигателя легкового автомобиля	Норматив (руб/мес.)
До 2000 куб. см включительно
Свыше 2000 куб. см

В указанных суммах (как утверждают чиновники, не меняя своей позиции на протяжении многих лет <7>) учтено и возмещение затрат, которые возникают при эксплуатации транспортного средства. То есть суммы дополнительного возмещения работнику, например, стоимости ГСМ, помимо установленной компенсации, учесть в целях налогообложения прибыли нельзя.

<7> Письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776.

Пример. И.И. Иванов-менеджер организации (имеет разъездной характер работы). По согласованию с руководством он написал заявление в бухгалтерию на выплату ему ежемесячной компенсации за использование его личного транспорта — автомобиля ВАЗ-2109 (объем двигателя — 1500 куб. см) — в служебных целях.

Согласованная сторонами сумма компенсации:

— выражена в твердой сумме и составляет 3000 руб/мес. (вариант 1);

— составляет 1200 руб/мес., расходы на ГСМ возмещаются дополнительно к указанной сумме (с ограничением не более 3000 руб/мес.) (вариант 2).

Организация применяет традиционную систему налогообложения (уплачивает налог на прибыль).

При выборе любого из вариантов в целях налогообложения прибыли организация учтет 1200 руб. Превышение суммы компенсации над законодательно установленной нормой в сумме 1800 руб. (вариант 1) и 4800 руб. (вариант 2 при условии, что возмещаемые расходы, подтвержденные документально, — 3000 руб.) в составе прочих расходов не учитываются.

Данные бухгалтерского и налогового учета в этом случае не совпадают. У организации (если она не относится к малым предприятиям) возникнет необходимость в применении ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» <8> (в бухгалтерском учете она отразит постоянное налоговое обязательство).

<8> Утверждено Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Более того, по вопросу об экономической обоснованности Минфин заметил: компенсация, выплаченная за время, когда имущество в служебных целях не используется (например, когда сотрудник находятся в отпуске, командировке, на больничном), в целях налогообложения не учитывается <9>.

<9> Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, от 26.05.2009 N 03-03-07/13.

«Неприятности» могут возникнуть и в том случае, когда сотрудник управляет автомобилем по доверенности. Дело в том, что согласно нормам трудового законодательства (ст. 188 ТК РФ) на компенсацию можно рассчитывать в случае использования имущества, принадлежащего работнику. Поскольку в нормах пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и Постановления Правительства РФ N 92 речь идет о личном легковом автомобиле, уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации за его использование можно только при принадлежности транспортного средства работнику на праве собственности <10>.

<10> Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49.

Однако представленное выше мнение нельзя отнести к устойчивому. Доказательством тому служит наличие иных разъяснений чиновников (о том, что норма пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ применяется и в отношении автомобилей, не являющихся собственностью работников, которыми работники пользуются по доверенности <11>) и арбитражной практики, подтверждающей данный подход <12>. (Автор придерживается такой же точки зрения.)

<11> Письма Минфина России от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@.

<12> Например, из материалов Постановления ФАС УО от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 по делу N А76-18948/2012 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. По их мнению, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности.

Налог, уплачиваемый при применении УСНО. Аналогичный подход (по учету компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях) прослеживается у компетентных органов в отношении тех налогоплательщиков, которые применяют УСНО (объект налогообложения «доходы минус расходы»). Это логично, ведь согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ названная норма принимается применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций. То есть «упрощенец», следуя рекомендациям чиновников <13>, при выплате компенсации учтет в налоговых расходах только суммы, предусмотренные Постановлением Правительства РФ N 92. В них, как уже было отмечено, учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (суммы износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

<13> См., например, Письмо Минфина России от 26.02.2013 N 03-11-11/82.

НДФЛ. А вот НДФЛ компенсация за использование личного автотранспорта (будь то суммы, выплачиваемые за износ имущества, либо возмещение расходов в связи с его использованием) не облагается в размере, установленном соглашением сторон (трудовым договором). Это явствует из п. 3 ст. 217 НК РФ. Минфин подчеркивает: «поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ» <14>.

<14> Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326. Разъяснения по данному вопросу представлены и в других Письмах ведомства (от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305).

В то же время рассматриваемая норма НК РФ (п. 3 ст. 217) не применяется в тех случаях, когда автомобиль, используемый в целях трудовой деятельности, не является личным имуществом работника организации (последний управляет транспортным средством по доверенности). При таких обстоятельствах (заявляют чиновники <15>) суммы возмещения расходов, связанных с использованием авто в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.

<15> Письма Минфина России от 21.02.2012 N 03-04-06/3-42, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@.

Обратите внимание! Сказанное справедливо лишь для случаев, когда доверенность на вождение автомобиля получена от третьего лица.

Если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля работником организации по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ, при условии, что автомобиль приобретен после вступления в брак <16>.

<16> Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49.

Мы придерживаемся следующего мнения: поскольку переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан, организация вправе не включать в базу по НДФЛ сумму компенсаций за использование личного транспорта, которым работники владеют на основании доверенности. Однако такой подход (вероятнее всего) придется доказывать в суде, впрочем, шансы на успех имеются <17>.

<17> См., например, Постановления ФАС УО от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 по делу N А60-18171/2013, АС СЗО от 28.08.2014 по делу N А56-50900/2013.

Страховые взносы. Согласно п. 3 ст. 7 Закона о страховых взносах <18> и официальным разъяснениям <19> названная компенсация не подлежит обложению страховыми взносами (в том числе на травматизм — пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона об обязательном соцстраховании <20>) в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работниками.

<18> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

<19> Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

<20> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

При этом чиновники настаивают на том, что организация должна иметь копии документов, подтверждающих и право собственности работника на используемое имущество, и величину понесенных расходов <21>. Впрочем, суды такую позицию не поддерживают <22>.

<21> Письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92.

<22> Например, в Постановлении ФАС УО от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 (Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС) указано, что на компенсацию работнику за использование автомобиля в интересах работодателя страховые взносы не начисляются. При этом не имеет значения, принадлежит автомобиль работнику на праве собственности или он управляет машиной по доверенности.

Аренда автомобиля

Поскольку «автомобильные» компенсации в целях налогообложения малопривлекательны, рекомендуем заменить их договором аренды автомобиля с сотрудником организации.

Обратите внимание! В отличие от ГК Украины, согласно ГК РФ договор аренды автотранспортного средства не подлежит обязательному нотариальному заверению.

Во всяком случае, договор аренды позволяет учесть расходы в полной (а не «усеченной», как при выплате компенсации) сумме.

К расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль арендатора (организации), относятся:

— сумма арендной платы (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В силу пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ арендная плата признается расходом либо на последнее число отчетного (налогового) периода, либо на дату расчетов в соответствии с условиями договоров;

— расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это ГСМ, ремонт, техобслуживание и др.

Если вы применяете УСНО (объект «доходы минус расходы»), арендную плату, как и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, можете учесть в целях налогообложения также в полной сумме (пп. 4 и 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Единственное неудобство аренды связано с необходимостью удержания с арендной платы НДФЛ (ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ), тогда как компенсация данным налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Обратите внимание! Вопрос о наличии у организации — арендатора имущества физического лица обязанностей налогового агента при выплате арендодателю (физическому лицу) вознаграждения некоторые специалисты считают неоднозначным <23>. Мы уже высказали свое мнение по данному вопросу <24>. Повторимся: российская организация, выплачивающая доход в виде арендной платы физическому лицу (не индивидуальному предпринимателю) за аренду его имущества, признается налоговым агентом по НДФЛ <25>.

<23> Споры порождает норма пп. 1 п. 1 ст. 228 НК РФ.

<24> См. статью Н.К. Сенина «Расчет с арендодателями продукцией и возврат товара при обложении ЕСХН» этого номера журнала (с. 29).

<25> См. также Письма Минфина России от 18.09.2013 N 03-04-06/38698, от 16.08.2013 N 03-04-06/33598, ФНС России от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5894@.

А вот страховые взносы (как и в случае с «автомобильной» компенсацией) во внебюджетные фонды платить не придется <26>.

<26> Пункт 3 ст. 7 Закона о страховых взносах, п. 1 ст. 5 и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона об обязательном соцстраховании.

Заострим ваше внимание еще на таком моменте.

Если с сотрудником организации заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, помимо суммы арендной платы в договоре рекомендуется указать стоимость услуг по управлению транспортом. Тогда арендная плата будет облагаться только НДФЛ, а вот услуги по вождению — НДФЛ и страховыми взносами. В противном случае (если в договоре аренды машины с экипажем арендную плату и стоимость услуг не разделить) проверяющие будут настаивать на уплате страховых взносов со всей суммы, проставленной в договоре.

Что касается налогового учета, стоимость услуг по управлению автомобилем списывается в расходы на оплату труда на основании п. 21 ст. 255 НК РФ (если ваша организация является плательщиком налога на прибыль) и пп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ (при применении УСНО).

Вместо заключения

Подводя итог сказанному, отметим: наиболее привлекательным использованием личного автомобиля в служебных целях является использование по договору аренды транспортного средства без экипажа. Во всяком случае, для организаций, находящихся на традиционной системе налогообложения либо применяющих «доходно-расходную» УСНО, этот договор позволит учесть все расходы, возникающие в ходе эксплуатации машины (главное, чтобы они были экономически обоснованны и документально подтверждены).

«Упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы» есть смысл обратить внимание на выплату компенсации за использование личного имущества. Дело в том, что расходы в учете такие налогоплательщики не отражают, а суммы компенсации (как было отмечено выше) не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в то время как с арендной платы НДФЛ исчислить нужно). Только не забывайте: чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы, необходимо подтвердить принадлежность используемого имущества работнику, запастись расчетами компенсаций и иметь в наличии документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы конкретных расходов.

Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

Никита Куликов, исполнительный директор
консалтинговой компании HEADS
Источник: Журнал «Семинар для бухгалтера» № 10/2015

План семинара:

1. Компенсация.
2. Аренда.

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

А вот на компенсации и аренде остановимся подробнее.

Компенсация

Посмотреть вебинар

Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы.В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.

Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Пример 1

Как рассчитать компенсацию, если работник болел или был в отпуске

Компания платит сотруднику компенсацию за использование личной машины в сумме 4000 руб. в месяц. С 12 октября 2015 года он ушел в отпуск на две недели. В октябре 22 рабочих дня. Из них сотрудник был на месте 12. Сумма компенсации за октябрь – 2181,82 руб. (4000 руб. : 22 дн. × 12 дн.).

Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.

Например, в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 финансисты прямо указали, что компенсацию можно включить в расходы только при условии, что сотрудник – собственник. Такого же мнения чиновники придерживаются и в отношении грузовых машин (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).

С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228, Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92. Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).

Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.

Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14. К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).

Чтобы оформить и учесть компенсацию, нужны следующие документы:

– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);

– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;

– приказ руководителя о компенсации;

– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.

Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.

Пример 2

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.

Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.

30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.

Аренда

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Проводки на случай, если компания арендует автомобиль у сотрудника

Организация 1 октября заключила с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. Согласованная стоимость машины – 500 000 руб. Ежемесячная арендная плата – 15 000 руб. в месяц.

В октябре на бензин было потрачено 2000 руб. (без НДС). Водитель использует топливную карту.

1 октября нужно принять на забаланс арендованное авто проводкой по дебету счета 001 на сумму 500 000 руб.

А затем отразить покупку ГСМ и оплату аренды следующими записями:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
– 15 000 руб. – начислена арендная плата;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. (15 000 – 1950) – выплачены деньги сотруднику;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходован бензин;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
– 2000 руб. – списана в расходы стоимость ГСМ.

Выберите выгодный для компании вариант

О лекторе

Никита Александрович Куликов – кандидат юридических наук, эксперт в области правового консалтинга. Занимается юридическим сопровождением проектов и сделок, представляет интересы компаний в суде. Окончил один из ведущих юридических вузов страны – Институт государства и права РАН. Автор научных статей в отраслевых и научных изданиях.

Показатель для сравнения	Компенсация	Аренда
Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН	Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы	Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ
Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто	Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239)	По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах
Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы	Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору	С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять
Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности	Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ	Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет

А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.

Конспект подготовила Екатерина Сумина

О семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Сотрудник использует личное имущество в работе: учет, налоги и оформление»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 9000 рублей
Компания-организатор: Консалтинговая компания HEADS,
тел. (495) 988-97-98

Как составить договор аренды автомобиля работника в служебных целях

Если работодателю выгоднее пользоваться транспортом сотрудника, чем покупать собственный, он может оформить договор аренды личного автомобиля в служебных целях. Если же ситуация обратная и в транспорте для личных целей нуждается работник, заключается договор аренды служебного автомобиля сотрудником. Оба эти соглашения имеют схожую структуру и включают такие пункты: предмет сделки, ее сроки, стоимость, порядок передачи транспортного средства, права, обязанности и ответственность сторон.

С помощью нашего сервиса вы можете скачать договор аренды служебного автомобиля, который не придется дорабатывать и подстраивать под себя. Чтобы получить готовый к подписанию документ, заполните шаблон, подготовленный нашими юристами.

С этим шаблоном часто используют: Договор аренды автомойки Договор аренды автосервиса Договор безвозмездной аренды автомобиля у физического лица Договор аренды бытовки Договор аренды дачи образец

Популярные документы и процедуры: Бланк договора технического обслуживания (общий) Бланк договора купли продажи ЕНВД Претензия в энергосбыт График платежей Дополнительное соглашение о реорганизации работодателя

КонсультантПлюс:Форумы

Чтобы не заморачиваться на путевых листах, мы решили, что фирма заключит с ним гражданский договор и он ежемесячно будет выставлять нам акты оказанных услуг на 5000 руб. Я буду удерживать НДФЛ 13% Это правильно?

Договор аренды? можете сделать, только путевые нужны в любом случае.

облагается ли данная выплата страховыми взносами в ПФ и взносами в ТФОМС, ФФОМС, ФСС?

нет

Это будет договор аренды авто с экипажем или без?

делайте без.

Как назвать данную услугу в акте?

аренда автомобиля

И какие еще тонкости в этой операции, кто сталкивался?

Налоговое планирование. Машина сотрудника: ищем выгодный вариант
Не всегда у организации есть возможность и желание приобрести автомобиль. Зачастую для поездок используется транспорт сотрудников. При этом возникает вопрос, как лучше оформить такие отношения.
Мария Щербакова, эксперт «УНП»
Пользуйтесь безвозмездно
Оформить использование организацией автомобиля, принадлежащего сотруднику, можно тремя разными способами. При этом все они будут законными. Однако налоговые последствия каждый из вариантов оформления повлечет свои.
Первый вариант предполагает заключение договора безвозмездного пользования. По такому договору организация (ссудополучатель) обязана поддерживать вещь в исправном состоянии и нести все расходы на ее содержание (ст. 695 ГК РФ). Такие затраты можно учесть в расходах при подсчете обязательств перед бюджетом по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С единым социальным налогом и НДФЛ проблем также не возникнет. Поскольку по такому договору работник плату за пользование автомобилем просто не получит. Именно в этом и кроется основной недостаток этого варианта. Однако если сотрудник согласен не получать дополнительное вознаграждение, то безвозмездное пользование является идеальным способом оформления.
Экипаж заказывали?
Проблему с выплатой вознаграждения снимает заключение договора аренды автомобиля. Чтобы документально подтвердить расходы на аренду, необходимо заключить договор в письменной форме (ст. 633, 643 ГК РФ).
Арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). В понятие «платежи» включается не только арендная плата. Затраты на топливо и запчасти, компенсируемые арендатором, также можно учесть в расходах, если договор содержит в себе такое условие (письмо Минфина России от 28.12.05 № 03-03-04/1/463).
Поскольку аренда не признается услугой, с арендной платы ЕСН начисляться не должен (ст. 38, п. 1 ст. 236 НК РФ). Однако, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем (то есть с услугами по управлению), по этому поводу возможны конфликты с налоговой. Налоговики считают, что часть платы по такому договору идет на оплату услуг водителя. А это уже объект обложения ЕСН. Такой подход прямо противоречит ГК РФ, который не предусматривает разделения платы по договору аренды машины с экипажем (ст. 632 ГК РФ). Но во избежание спора лучше оформлять договор аренды без экипажа, а в дальнейшем приказом по организации поручать сотруднику управлять арендованным авто.
Зато никаких проблем нет с НДФЛ. Арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Следовательно, облагается НДФЛ. Организация в таком случае является налоговым агентом и должна удержать налог при выплате арендной платы.
Двуличная компенсация
Наконец, третий вариант предполагает оформление использования автомобиля по правилам Трудового кодекса. Статья 188 ТК РФ разрешает сотруднику использовать при работе свое имущество, если это происходит с согласия и ведома работодателя. Последний в таком случае обязан, во-первых, возместить сотруднику расходы, связанные с использованием машины. И во-вторых, выплатить компенсацию за использование, износ (амортизацию) транспорта.
Налогообложение при таком варианте оформления использования автомобиля будет следующим. И компенсация, и возмещение расходов не будут облагаться ЕСН и НДФЛ. Так, компенсация подпадает под действие статей 238 и 217 НК РФ соответственно. Эти статьи освобождают от «зарплатных» налогов, в частности компенсации, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ. Обратите внимание, что ЕСН и НДФЛ не начисляются на всю сумму компенсации, установленную в соглашении работника и работодателя (постановления федеральных арбитражных судов Уральского округа от 26.01.04 по делу № Ф09-5007/03-АК и Северо-Западного округа от 23.01.06 по делу № А26-6101/2005-210).
Компенсация же расходов в принципе не подпадает под объект обложения как ЕСН, так и НДФЛ. Поскольку не является вознаграждением по трудовому договору, а значит, и доходом сотрудника в том смысле, которое этому понятию придает статья 41 НК РФ.
Что же касается налога на прибыль, то компенсацию, выплаченную сотруднику, можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией лишь в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти нормы содержатся в постановлении Правительства РФ от 08.02.02 № 92. За легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. сантиметров работнику организации полагается компенсация 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя превышает указанное значение, то 1500 рублей в месяц.
А вот возмещение расходов, на наш взгляд, можно учесть в полном размере (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин в данном случае придерживается другой позиции, считая, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая прямо предусматривает два вида выплат, полагающихся сотруднику, использующему при работе свое имущество.
Таким образом, оформление использования автомобиля по правилам ТК РФ позволяет учесть выплаты сотруднику при налогообложении прибыли (в пределах лимитов) и вывести их из-под обложения ЕСН и налога на доходы физлиц. Этот вариант, на наш взгляд, самый выгодный.
Вопрос:
Организация заключила с физическим лицом договор безвозмездного пользования автомобилем. Возникнет ли у организации в данном случае внереализационный доход, и если возникнет, то как его отразить в налоговом учете?
Ответ:
Пунктом 1 ст. 689 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
При этом в соответствии с п. 2 указанной статьи Гражданского кодекса Российской Федерации к договору безвозмездного пользования соответственно применяются правила о договоре аренды, предусмотренные ст. 607, п. 1 и абз. 1 п. 2 ст. 610, п. п. 1 и 3 ст. 615, п. 2 ст. 621, п. п. 1 и 3 ст. 623 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Получая имущество по договору безвозмездного пользования, организация безвозмездно получает право пользования указанным имуществом. Учитывая изложенное, для целей налогообложения прибыли получение имущества в безвозмездное пользование следует рассматривать как безвозмездное получение имущественного права.
Доход в виде безвозмездно полученных имущественных прав подлежит включению в состав внереализационных доходов на основании п. 8 ст. 250 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс).
При получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 40 Кодекса, но не ниже определяемой в соответствии с настоящей главой остаточной стоимости — по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) — по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.
Установленный п. 8 ст. 250 Кодекса принцип определения дохода при безвозмездном получении имущества, заключающийся в его оценке исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст. 40 Кодекса, подлежит применению и при оценке имущественного права, в том числе права пользования вещью.
Таким образом, налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества.
Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 17 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/125
2006-03-17 Е.В.Зернова
Проект «КонсультантБухгалтер»
Вопрос:
Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.
Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, то целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129
2006-03-17 Е.В.Зернова
Проект «КонсультантБухгалтер»

Довольно часто специфика деятельности фирмы, осуществляющей, например, доставку продаваемых товаров непосредственно на дом покупателям, предполагает, что в штате должны состоять работники, имеющие собственный транспорт – автомобиль или мотоцикл. Однако эксплуатировать имущество своего сотрудника принудительно и на безвозмездных началах работодатель не может. Для оформления отношений, в которых будут учтены интересы владельца такого имущества, Российское законодательство предлагает две возможные схемы. И как водится, каждая из них имеет свои нюансы.

Компенсация

Согласно положениям статьи 188 Трудового кодекса, использование в интересах фирмы личного имущества работника возможно только с его согласия. При этом ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием имущества. Размер такой компенсации зависит исключительно от того, к каким договоренностям придут стороны. Конкретные суммы фиксируются в трудовом договоре. Однако, чем она выше, тем больше будет размер сопутствующих налоговых расходов для каждой из заинтересованных сторон.

Фирма на ОСНО могут учесть выплату компенсации сотруднику за использование личного авто в уменьшение налога на прибыль, на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Аналогичная возможность предоставлена и фирмам на упрощенной системе налогообложения (подп. 12 п. 2. ст. 346.16 НК РФ). Однако и те и другие обязаны руководствоваться в вопросах определения максимальной суммы таких расходов нормами, установленными Постановлением Правительства РФ № 92. Они в свою, очередь предполагают, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 кубический сантиметров включительно компенсация должна составлять 1 200 рублей в месяц, а для авто свыше 2 000 кубический сантиметров — 1 500 рублей в месяц. Для мотоциклов Постановлением предусмотрен предел компенсации в 600 рублей. То есть вне зависимости от суммы, о которой договорятся работник и работодатель, часть компенсации, превышающая этот лимит, в налоговых расходах не участвует.

Не следует забывать также и о требовании статьи 252 Налогового кодекса, которое распространяется и на «упрощенцев»: налоговыми расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода. Последнее не вызывает сомнений у налоговиков, если работа сотрудника действительно связана с постоянными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. К «бумажной» стороне вопроса инспекторы, как правило, более придирчивы. Так что сам факт назначения компенсации за использование личного транспорта, а также ее размер должны быть зафиксированы в приказе руководителя организации. Сотрудник в свою очередь должен предоставить копию технического паспорта транспортного средства. И, разумеется, за то время, в течение которого сотрудник находился в отпуске, командировке, на больничном, словом, когда он фактически не работал, а его автомобиль соответственно не использовался, компенсация не выплачивается.

Теперь рассмотрим компенсацию за личное авто с точки зрения налогообложения дохода самого работника. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса все виды установленных действующим законодательством Российской федерации компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах законодательно установленных норм, обложению НДФЛ не подлежат.

Надо сказать, что контролирующие органы долгое время были уверены, что лимиты, установленные Постановлением Правительства № 92, действуют и в данном случае, и все выплаты свыше заявленных норм следует не только исключать из налоговых расходов, но и облагать налогом на доходы физлиц (письма Минфина от 26 марта 2007 года № 03‑04‑06-01/84, от 01 июня 2007 года № 03‑04‑06-01/171, от 24 декабря 2007 года № 03‑11‑04/3/513). Однако позже в письмах от 31 декабря 2010 года № 03-04-06/6-327 и от 25 октября 2012 года № 03-04-06/9-305 финансовое ведомство изменило свою позицию. Авторы этих писем ссылались на то, что в главе 23 Налогового кодекса нет норм компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях. Исходя из этого делался вывод, что руководствоваться следует лишь Трудовым кодексом, который в свою очередь предполагает, что размеры компенсации целиком и полностью зависят от договоренностей сторон. Аналогичные выводы напрашиваются и из положений статьи 9 закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 года и статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года (в редакции от 29 февраля 2012 года): от обложения любыми взносами освобождается вся сумма компенсации, оговоренная в письменном соглашении между работником и фирмой.

Авто-аренда

Для того чтобы организация не была привязана к упомянутым выше нормам и могла полностью учесть компенсацию (точнее, ее аналог) при расчете налогооблагаемой базы, оформить использование личного транспорта работника можно с помощью предлагаемого статьей 642 Гражданского кодекса способа – путем заключения договора аренды транспортного средства без экипажа. В этом случае стороны подписывают соглашение, согласно которому сотрудник передает личный автомобиль во временное пользование фирме и получает за это ежемесячную плату. Сумма арендной платы полностью учитывается в налоговых расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса для общережимных организаций и на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса — для фирм на УСН.

А вот для владельца автомобиля арендная плата будет являться доходом, облагаемым НДФЛ 13% на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса. При его выплате сотруднику организация должна будет исполнить свои обязанности налогового агента и удержать соответствующую сумму налога (ст. 226 НК РФ). Взносами арендная плата не облагается. Согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, а также подпункту 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона № 125-ФЗ любые выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, расчетную базу для начисления взносов не увеличивают.

Таким образом, оформляя использование автомобиля работника в интересах фирмы договором аренды, мы имеем обратную ситуацию. Если при выплате адекватного размера компенсации дополнительные затраты налогового бремени ложатся на работодателя, то в данном случае пожертвовать частью дохода придется работнику. Впрочем, ничто не мешает увеличить цену в договоре аренды на 13/87, чтобы покрыть издержки, связанные с уплатой НДФЛ. На возможность списать соответствующие суммы в расходы организации это не повлияет. Главное не завышать стоимость аренды настолько, чтобы она радикально отличалась от среднерыночной.

Авто по доверенности

В вопросе выплаты компенсации за использование имущества работника есть и еще один нюанс. Так, ни для кого не секрет, что управлять автомобилем можно на основании доверенности. Однако если в интересах фирмы будет использоваться такой автомобиль, то следует быть готовыми к тому, что компенсационные выплаты за него подпадут под налогообложение по полной программе. Так, в письмах Минфина от 21 сентября 2011 года № 03-04-06/6-228 и от 21 февраля 2012 года № 03-04-06/3-42 уточняется, что пункт 3 статьи 217 Кодекса предполагает освобождение от НДФЛ компенсаций лишь за личное имущество. Кроме того, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, не предусмотрено Трудовым кодексом. И в продолжение рассматриваемого вопроса в письме от 3 мая 2012 года № 03-03-06/2/49 специалисты финансового ведомства безапелляционно констатируют: в целях главы 25 Налогового кодекса транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать ему на праве собственности. А это означает, что и на упрощенной системе налогообложения необходимо руководствоваться этим правилом, исключая выплату компенсации за авто по доверенности из налоговых расходов.

Оплата ГСМ

Отдельное внимание стоит уделить вопросу возмещения стоимости бензина работнику с личным транспортом. Если речь идет о выплате фиксированной ежемесячной компенсации, то ее размер, как считают в Минфине, уже включены все затраты по эксплуатации автомобиля, включая ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо от 31 января 2013 года № 03-11-11/38). То есть фактически это означает, что даже при постоянных разъездах в служебных целях, списать при расчете «прибыльной» базы фактическую стоимость израсходованного бензина не получится – нужно руководствоваться все теми же мизерными по нынешним меркам нормами из Постановления № 92.

Решить эту проблему можно опять же с помощью договора аренды. Просто пропишите в нем дополнительную компенсацию затрат на ГСМ отдельным пунктом. В этом случае такие выплаты работнику не будут облагаться «зарплатными» сборами, ведь они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. Одновременно их можно будет учесть при расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога. Правда тут возникает очередной нюанс. Дело в том, что по мнению Минфина, выраженному, в частности в письме от 17 ноября 2011 года № 03-11-11/288, при списании затрат на бензин следует ориентироваться на нормы расхода ГСМ, содержащиеся в Методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Однако данный документ предназначен для автотранспортных предприятий – это следует из его текста. А в Налоговом кодексе о таких нормах не говорится. Так что не будет большой ошибкой, если фирма учтет полную стоимость сожженного горючего в своих налоговых расходах. Тем более, что подобный подход одобрен и в арбитражной практике (определение ВАС РФ от 14 августа 2008 года № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 января 2009 года № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

А вот в вопросе необходимости оформлять путевые листы в качестве подтверждения служебных целей каждой поездки судьи и налоговики в основном солидарны. Это такие же необходимые первичные документы, как, например чеки и накладные, подтверждающие покупку бензина. И соответственно их отсутствие грозит фирме исключением расходов на ГСМ из налогового расчета. Оформлять путевые листы необходимо как в случае использования автомобиля сотрудника на основании договора аренды, так и при выплате компенсации.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на http://pravo.gov.ru/

4. Определение ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу N А76-24083/2012

С Решениями ВАС РФ можно ознакомиться на http://kad.arbitr.ru/

♦ Рубрика: , .

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. » «). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

• Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
• Риски доначисления налога на прибыль;
• Работник не получает дополнительного вознаграждения;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43 , п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

• Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
• Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

• Необходимость заключения дополнительного договора;
• Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
• Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
• Вознаграждение сотруднику облагается .

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633 , ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644 , ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

• Не нужно заключать дополнительный договор;
• Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
• Работник получает дополнительное вознаграждение;
• Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

• Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
• Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
• Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни НК РФ, ни Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России ).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?

Да, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Сумма компенсации

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление № 92):

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя
до 2 000 куб. см включительно — 1 200 (руб. в месяц);

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см — 1 500 (руб. в месяц);

Мотоциклы — 600 (руб. в месяц).

Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Затраты на ГСМ

Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?

В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат — износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля — сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были.

При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

Доверенность

Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?

«Упрощенцы» вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ — Определение от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718).

Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

Документы

Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?

Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ , Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036 ). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
• более 2000 куб. см, то — 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 ).