Недостача денежных средств в магазине — одна из самых неприятных ситуаций, существенно влияющих на отношение работодателя к своему рабочему персоналу.

Такое нарушение подразумевает обнаружение разницы между реальной стоимостью товаров, зафиксированной в бухгалтерских документах, и фактической, которую владелец магазина на самом деле имеет.

Существует два распространённых метода выявления недостачи. Это оценка розничной цены и расчёт по стоимости закупки. В обоих методах убыток хозяев исчисляется в денежных единицах, вне зависимости от того, что именно было утрачено — товар или денежные суммы.

Основные причины недостачи

Главная неприятность для работодателей заключается в том, что потери на самом деле

оказываются больше товарной стоимости. Ведь к этой стоимости можно отнести и упущенную прибыль, которую бы получил магазин, окажись товар на прилавке.

Но не всегда виноват именно рабочий персонал. Совершенно необязательно, что причиной убытка является воровство или другие, уголовно наказуемые и осознанно совершаемые работниками, махинации.

Другими причинами, приводящими к ошибкам в учёте товара, влияющим на прибыль и, соответственно, появление недостачи, может быть:

• Занижение цены. Такое случается, если работодателем не отлажен механизм формирования окончательной стоимости товара. Если в магазине активно используется система скидок, она и является главной причиной занижения. В этом случае при ревизии необходимо учесть разницу между первоначальной и скидочной стоимостью.
• Невнимательность кассиров к содержимому тележек. Покупатели укладывают более тяжёлые пакеты на дно тележек, что требует от работников магазина предельной внимательности при взимании стоимости товара и проверке его количества.
• По недосмотру в бухгалтерских документах не учитываются списанные на нужды магазина товары. Если какой-либо предмет (товар) не был своевременно списан, его обязательно включают в недочёт при проведении годовой или квартальной ревизии. В результате работодатель вводится в заблуждение относительно размеров убытка.
• Также могут не списываться повреждённые товары (закупленные с дефектами или утратившие целостность в результате хранения). Такой товар должен быть зарегистрирован и списан (оформляется специальный бланк по форме 13).
• Не исключены ошибки и при инвентаризации. Работник может случайно ошибиться и не учесть какие-то товары, находящиеся на полках.
• Но даже при правильном подсчёте не исключены ошибочные данные, которые вносятся в отчёт при указании инвентарного номера и закупочной стоимости. Лучшим выходом из ситуации будет внеочередная проверка, чтобы исключить вероятность недостачи.
• Ещё одна ошибка связана с просрочкой. Товар не списывается должным образом (не оформляется соответствующий бланк) и засчитывается, как недостача.
• Неотлаженность контроля новых поставок. В этом случае товар оплачивается, но его забывают сосчитать и произвести инвентаризацию. Новая партия попросту лежит на складе и её не учитывают при общих расчётах.

Ответственность продавцов

Последствия недостачи для продавцов зависят от составления основных документов —

акта (отчёта) об инвентаризации и договор о коллективной материальной ответственности.

Также важно, сможет ли обвиняемый работник доказать свою непричастность или нарушения со стороны работодателя (например, не были созданы все условия для нормальной работы и сохранности вверенных ценностей).

Согласно 243-й статьи ТК полная материальная ответственность для работника наступает в следующих случаях:

• если такая ответственность наложена на работника положениями трудового законодательства (работник занимает определённую должность, указанную в законе) или отдельным коллективным договором;
• ущерб был нанесён не при исполнении трудовых обязанностей (прекрасный пример такого нарушения — это использование служебного транспорта в нерабочее время лицом, которому этот транспорт доверен согласно должностным обязанностям).

То есть, отвечать за недостачу может исключительно работник, несущий материальную ответственность.

Возможные взыскания

Следует отметить, что у работника может взиматься не более 20% от размера месячного оклада. Больший размер компенсационных выплат (возмещающих убытки владельцам магазина) устанавливается в судебном порядке (138-я статья ТК). При этом размеры материальной ответственности не могут превышать размеров должностного оклада (248-я статья ТК). Исключение — выплаты, установленные судебным решением.

Если речь идёт о коллективном договоре, в этом случае тоже учитываются свои особенности:

• Выплаты для каждого работника не могут быть одинаковыми, они начисляются в пропорциональном размере (например, кто-то был в отпуске или в больнице, и по этой причине не должен отвечать за недостачу; а для новых сотрудников выплаты начисляются в пропорции к отработанным дням).
• Если подписан договор о возложении материальной ответственности на определённых лиц, они должны присутствовать на проводимой ревизии. При обнаружении недостачи с таких лиц берутся объяснительные записки. После чего издаётся соответствующий приказ на удержание определённой суммы с размеров месячного оклада.

Как было сказано выше, такие отчисления в пользу работодателя не должны превышать 20%. То есть, руководство магазина может взимать компенсацию только с материально ответственных лиц и только в размерах, установленных трудовым законодательством.

Особенности взыскания

Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том

случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.

Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.

Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:

• По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
• У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
• Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
• Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
• Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
• Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.

Как получить больничный в поликлинике — узнайте подробную информацию у нас!
Если вас отправили в командировку в выходной день, то полезные сведения по этому вопросу вы прочтете в нашей статье.
Работающим пенсионерам будет полезен наш подробный материал.

Как доказать свою невиновность?

Если продавец уверен в своей невиновности, он должен обратиться в суд с просьбой разобраться в сложившейся ситуации. Поскольку рассмотрение такого дела является достаточно сложной процедурой, лучше всего прибегнуть к помощи профессионального юриста, который поможет составить заявление и собрать все доказательства невиновности.

Если сотрудник непричастен к недостаче, но его шантажирует руководство, принуждая к выплате возмещения (компенсации) убытка, он вправе обратиться в местное отделение полиции с жалобой на злоупотребление руководителей своим положением.

Необходимо самостоятельно контролировать процесс проверки (ревизии). В ней принимают участие только специально обученные люди. Составленный акт подписывается лицом, несущим материальную ответственность. Например, кассиром. Если ревизия проводилась с нарушениями процедуры (в ней участвовали люди, не имеющие на это права, или не был оформлен акт), сотрудник также имеет право на обращение в суд.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно. Вячеслав Садчиков Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей Подпишитесь на нас в «Яндекс Дзен»

На предприятиях практически любого вида периодически проводятся различные проверки и инвентаризации. В ходе проведения подобных мероприятий может быть выявлена недостача.

При возникновении подобных ситуаций работодатель вправе потребовать от сотрудника, ответственного за сохранность ценностей, письменных объяснений. Порядок оформления такой документации имеет ряд особенностей.

Объяснение причин недостачи, выявленной при инвентаризации?

Основной целью оформления объяснительной считается изложение причины недостачи, которая была выявлена в ходе проведения инвентаризации.

Для того чтобы максимально снизить вероятность привлечения сотрудника к ответственности, он должен доказать, что не имеет отношения к нарушению и недостача возникла не по его вине.

Чаще всего причинами недостачи являются следующие факторы:

• преднамеренное/непреднамеренное совершение материально-ответственным лицом противозаконный действий (хищение, порча имущества);
• противоправное проникновение в место хранения материальных ценностей лица, не имеющего доступа к данному месту;
• присутствие ошибок и недочетов в документации.

Кроме этого часто сотрудники при составлении объяснительной указывают такую причину недостачи, как естественная убыль. При возникновении подобных обстоятельств должен соблюдаться определенный установленный предел.

Не менее часто встречается воздействие человеческого фактора. Он может заключаться в пересорте, внесении ошибочных данных в документы учета и т.д.

При оформлении документации объяснительного характера работнику следует как можно подробнее изложить причину недостачи.

Как написать в отношении товаров на складе — образец

Недостача такого характера может возникать в процессе приемки товара от поставщика, а также в результате проведения соответствующих проверок.

В первом случае о возникновении такой ситуации необходимо указать не только работодателю, но и самому поставщику.

Порядок оформления недостачи ТМЦ, выявленной при инвентаризации, .

Структура объяснительной должна выглядеть следующим образом.

• Шапка. Наименование работодателя, инициалы руководителя, являющегося получателем документа.
• Полное наименование объяснительной — пишется в середине строки.
• Дата составления записки, ее порядковый номер.
• Основная часть. Описание причине недостачи. Если в результате ее выявления работник не принял товар от поставщика, этот момент также отражается в данном пункте.
• Инициалы, должность, подпись работника.

Скачать образец объяснительной записки при недостаче товаров на складе – word.

Генеральному директору

компании «Шкаф”

Митину Л.Д.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

о недостаче товаров на складе

№153

12.06.2019 г

Я, Углов Д.А., 12 июня 2019 года проводил пересчет товара на складе. В результате работы я обнаружил недостачу электрооборудования — количество присутствующего товара не соответствует количеству, указанному в имеющейся документации.

Предполагаю, что причиной недостачи могло послужить проникновение на склад посторонних лиц. Для подтверждения этой версии предлагаю потребовать у сотрудников охраны записи с камер видеонаблюдения. Я никакого отношения к недостаче не имею, поэтому утверждаю, что моей вины в выявленном нарушении нет.

Кладовщик, Углов Д. А.

Пример записки по факту нехватки денег в кассе

В случае выявления недостачи денег в кассе также как и в предыдущей ситуации, материально-ответственным лицом оформляется объяснительная записка.

Структура документа в каждом случае одинакова — различаются лишь причины возникновения проблемы.

Скачать образец объяснительной записки при недостачи денег в кассе – word.

Генеральному директору

«ООО” Стандарт

Ефанову М.В.

Объяснительная о недостаче денег в кассе

№ 100

15.06.2019 г

15 июня 2019 года в компании была проведена инвентаризация, в результате которой специалистами, ее проводящими, была обнаружена недостача денег в кассе — 50000 р.

Предполагаю, что она возникла по причине того, что 12 июня мною была выдана аналогичная сумма сотруднику отдела кадров, Зимину А.А. Расходный ордер при этом оформлен не был. Выдача денег была произведена по доверенности, составленной главным бухгалтером Ивановой М.В.

Кассир, Маркова М. Т.

Выводы

Оформление объяснительной — неотъемлемый этап расследования недостачи С помощью документа данного образца определяется возможная причина возникновения проблемы.

От грамотности составления бумаги зависит многое, в том числе дальнейший ход развития событий. При написании объяснительной материально-ответственное лицо должно быть предельно честным.

Сокрытие информации может привести к привлечению ответственности. При оформлении документа не нужно пользоваться какой-либо унифицированной формой, достаточно придерживаться делового стиля повествования.

При наличии договора о полной материальной ответственности обязанность доказывать свою невиновность возлагается на самого работника.

Я и мой коллега работаем продавцами. С нами заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности. Недавно я была в отпуске. Вскоре после моего возвращения к работе руководство провело инвентаризацию и обнаружило недостачу. Начальник сказал, что возмещать ущерб должны оба ответственных лица, и это несмотря на то, что в мое отсутствие работал другой продавец. Имеют ли право взыскать с меня стоимость недостачи?

Е. С., Шклов

С одной стороны, если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, он отвечает за причиненный нанимателю ущерб в полном размере. С другой стороны, работник освобождается от возмещения ущерба, если будет установлено, что тот причинен не по его вине. При наличии договора о полной материальной ответственности обязанность доказывать свою невиновность возлагается на самого работника.

— Как правило, недостача устанавливается проведением инвентаризации. Она обязательна, согласно Закону Республики Беларусь от 12.07.2013 г. №57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», при реорганизации или ликвидации организации, перед составлением годовой отчетности, при смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения или порчи имущества, возникновении чрезвычайных ситуаций, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, — рассказала «АиФ» юрист SBH Law Offices Анастасия ГОРБАЧЕВА. — Перед уходом в отпуск вы, как работник, с которым заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности, имели право потребовать от нанимателя проведения инвентаризации.

Рассмотрит суд

Наниматель может потребовать возместить ущерб, даже если инвентаризация не проводилась перед выбытием члена коллектива, как в вашем случае. Работник имеет право не согласиться, и тогда вопрос рассмотрит суд. Так, члены коллектива освобождаются от возмещения ущерба, причиненного нанимателю:

• если будет установлено, что ущерб причинен не по их вине;
• если будут установлены конкретные виновники причиненного ущерба из числа членов данного коллектива;
• если ущерб относится к категории нормального производственно-хозяйственного риска (экспериментальное производство, введение новых технологий и др.).

— Приведу пример. Д. взяли на работу в магазин продавщицей. Помимо девушки, там трудились еще несколько человек. Спустя некоторое время Д. решила уволиться. Наниматель провел инвентаризацию и обнаружил недостачу товара. Он потребовал от девушки компенсации, но она отказалась платить. В результате стороны обратились в суд. Суд установил, что с момента приема на работу до увольнения сотрудницы наниматель в нарушение закона ни разу не проводил инвентаризацию товара, переданного продавцам. За это время уволились еще несколько сотрудников. Таким образом, определить, в какой именно период работы был причинен ущерб, невозможно. В итоге суд отказал нанимателю в удовлетворении исковых требований.

Недостача после увольнения. С бывшего продавца требуют деньги спустя полгода

ПЛАТИТЬ ИЛИ НЕ ПЛАТИТЬ?

Грозное такое письмо… Вы, мол, уважаемая Анастасия Дмитриевна, должны деньги, потому что коллективный договор о материальной ответственности подписали. Да ещё грозятся, что если в добровольном порядке деньги наличными в кассу любого магазина «5 элемент” или перечислением на счёт ЗАО «Патио” в течение 14 дней не внесёт, то будут обращаться в суд и привлекать к материальной ответственности.

В данном случае сумма небольшая, 45 рублей. Но вот за что платить, задаётся вопросом Анастасия. По словам ганцевчанки, уволилась она без претензий. А за месяц до увольнения, в июне 2019 года, была инвентаризация и никаких недостач не было.

Если рассудить, то с таким успехом на уволенных работников в акте ревизии можно написать, что недостача составляет десятки тысяч рублей, и требовать с них деньги.

В какой именно период возникла недостача, неизвестно. И почему не делали инвентаризацию при увольнении – тоже непонятно, хотя такое требование работник имеет право заявить. Что ж, попробуем разобраться, что следует делать в подобной ситуации.

КОЛЛЕКТИВНАЯ МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ: НЕДОСТАТКИ И ПЛЮСЫ

На первый взгляд, всё просто: подписан коллективный (бригадный) договор о материальной ответственности, недостача выявлена – плати ущерб. Он распределяется между членами коллектива пропорционально фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба – и раскошеливайся, притом добровольно.

На это и рассчитывает наниматель, который ожидает, что, увидев бумажку, работник испугается и заплатит. Но если последний не согласится, то для нанимателя истребовать недостачу не так уж и просто. Особенно с уволенного работника. И нужно ли платить, если непонятно, когда же возникла недостача?

Для этого посмотрим, что же есть в Правилах установления коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденных постановлением СовМина РБ 14.04.2000 №54.

НУЖНО ЛИ ОТВЕЧАТЬ НА ПИСЬМО И ЧТО ОТВЕТИТЬ?

На письмо лучше ответить, хотя это не обязательно. Примерная форма ответа нанимателю может быть такой:

На Ваше письмо от 18.12.2019 без номера отвечаю следующее:

1. Мои трудовые правоотношения с нанимателем прекращены 11.07.2019 года. С того же дня прекращен и договор о коллективной материальной ответственности.

2. На момент увольнения претензий по поводу недостачи стороны друг к другу не предъявили, инвентаризация на момент увольнения не была проведена, требований о ее проведении ни одна из сторон не заявила. На дату увольнения недостачи не было, документальных доказательств на наличие недостачи на эту дату нет.

3. Инвентаризация была 05.06.2019 (за месяц до моего увольнения) и последняя, 19.11.2019 г., проведена без моего присутствия. Я не участвовала в ее проведении и не могла влиять на ее результаты и выводы ревизионной комиссии.

4. За длительный период с 11.07.2019 по 19.11.2019 года состав коллектива магазина менялся, происходил интенсивный оборот материальных ценностей без моего участия.

5. Несвоевременное проведение инвентаризации в организации – вина нанимателя, и данное письмо является безосновательным, так как наниматель пытается взыскать недостачу с ненадлежащих лиц.

6. Согласно ст. 400 ТК РБ материальная ответственность наступает при наличии четырёх условий. На нанимателе лежит обязанность доказать, что недостача образовалась в период исполнения трудовых обязанностей ответчика. А таких доказательств Вами не представлено.

7. Требование о возмещении материального вреда считаю безосновательным и не подлежащим удовлетворению.

Захочет после этого наниматель обращаться в суд? За 42 рубля, как в данном случае, с высокой вероятностью можно думать, что не решится. Ответ ганцевчанка может отправить и удостовериться в этом.

Подпишитесь на наш канал