• В 2016 году ФНС ввели новую форму налоговой отчетности 6-НДФЛ о суммах налога, уплачиваемых в пользу государственного бюджета с доходов физических лиц. Каждый налоговый агент, он же работодатель, который связан трудовыми отношениями с физлицами, и регулярно выплачивающий доход наемным работникам, должен ежеквартально производить отчет по форме 6-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС РФ No ММВ-7-11/450@ от 14 октября 2015 года.

В расчете 6-НДФЛ необходимо указывать все налогооблагаемые доходы, полученные работниками в течение периода, за который происходит отчет. На законодательном уровне НДФЛ может быть удержан с выплат следующего характера:

• оплата труда;
• отпускные;
• пособия по временной нетрудоспособности (исключение составляет пособие по беременности и родам, а так же пособие по уходу за ребенком);
• премиальные выплаты;
• авансовые платежи;
• иные доходы, предусмотренные трудовым договором.

Премии в форме 6-НДФЛ должны найти свое отражение и в Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц», и в Разделе 1 «Обобщенные показатели».

Внесение данных в Раздел 2

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ будет содержать в себе информацию о датах начисления, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет государства, а так же размер полученной премии и сумму налога, удержанного с него.

При заполнении строк второго раздела, данные по доходам физических лиц необходимо группировать:

• по дате фактической выплаты доходов;
• по дате, когда удержанный с этих доходов НДФЛ был уплачен в пользу государственной казны.

Каждая группа данных, объединенная определенной датой совершения операции, размещается в строках 100-140 Раздела 2 обособленным информационным блоком.

Для каждой строки этого раздела существует особый порядок заполнения, которому необходимо придерживаться для корректного отображения данных:

1. Строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с отсылкой на статью 223 НК РФ.
2. Строка 110 «Дата удержания налога» — заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ.
3. Строка 120 «Срок перечисления налога» — на основании пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.

Однако, если речь идет именно о премиях, то порядок внесения данных в вышеперечисленные строки будет некоторым образом отличаться. Пояснения по этому поводу следующие:

Пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ гласит, что фактической датой получения дохода в виде оплаты труда за исполнение должностных обязанностей является последний день месяца, за который происходит расчет. Даже если оплата за август была получена сотрудниками в сентябре, датой фактического получения дохода будет считаться 31 августа. В соответствии с этим дата фактического получения дохода по зарплате будет отражена в строке 100 Раздела 2 формы 6-НДФЛ.

Премии же отражаются в строке 100 «Дата фактического получения дохода» несколько другим образом. Согласно Письму ФНС РФ No БС-4-11/10169 от 8 июня 2016 года, при перечислении НДФЛ с премиальной выплаты необходимо ссылаться на пункт 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ. В соответствии с этим пунктом датой фактического получения дохода будет считаться день выплаты, а не крайний день текущего месяца.

Пункт 4 статьи 226 НК РФ также повествует, что налоговые агенты обязаны удерживать подоходный налог с суммы премиальных выплат в день получения средств работниками. То есть дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ должны совпадать.

Пункт 6 статьи 226 НК РФ гласит, что перечисление НДФЛ в бюджет необходимо осуществлять не позднее дня, следующего за выплатой (исключение составляет случай, когда день уплаты налога выпадает на выходной или праздничный день месяца, и тогда, в соответствии с пунктом 7 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ, НДФЛ перечисляется в пользу государства в ближайший будний день). Удерживать налог необходимо в день выплаты премии работникам, не дожидаясь последнего дня месяца (Письмо Минфина РФ No 03-04-07/17028 от 27 марта 2015 года.

Обобщим информацию без ссылок на приказы Минфина и ФНС РФ:

• строка 100 – дата выплаты премии;
• строка 110 – дата удержания налога с премии (строка 100 = строка 110);
• строка 120 – дата перечисления налога, следующий день после даты, указанной в строках 100 и 110;
• строка 130 – сумма премии, до исчисления НДФЛ и применения каких-либо вычетов;
• строка 140 – сумма удержанного и уплаченного НДФЛ.

Разовая премиальная выплата в середине месяца

Как в действительности должно происходить заполнение Раздела 2 отчета 6-НДФЛ, если премия была выплачена в середине месяца.

Фирма «Концеляр» празднует юбилей, и в связи с этим событием произвела выплату премии сотруднику В размере 15 000 рублей. Так как этот сотрудник имеет право на налоговый вычет в размере 5 000 рублей, налогом будет облагаться сумма в размере 10 000 рублей. При ставке налога 13%, НДФЛ составит 1 300 рублей. Выплата премии произошла 15 августа 2016 года, и в этот же день бухгалтер удержала соответствующий подоходный налог. На следующий день, то есть 16 августа НДФЛ был перечислен в бюджет. Далее происходит формирование отчета 6-НДФЛ за III квартал (9 месяцев).

Так как размер вычета отображается в Разделе 1 той же декларации, в строках 100-140 Раздела 2 данные по премиальной выплате будут выглядеть следующим образом:

Премия выплачена вместе с заработной платой

В случае, когда премия и зарплата выплачиваются в один день, данные по премиальной выплате также должны быть приведены в декларации в качестве обособленного информационного блока.

Фирма «Концеляр» выплатила заработную плату и премию в один день – 5 августа 2016 года. Общая сумма выплаты составила 44 000 рублей. Из них 34 000 рублей – оплата труда за июль, и 10 000 рублей – 10 000 рублей. Не смотря на то, что суммы были выплачены в один день, датой фактического получения зарплаты будет считаться 31 июля, а датой фактического получения премии – 5 августа. В соответствии с пунктом 6 статьи 226 НК РФ, уплата налога будет осуществлена на следующий день. Сумма НДФЛ составит 1 300 рублей при ставке налога 13%.

В Разделе 2 расчета 6-НДФЛ за III квартал (9 месяцев) данные по премии отразятся следующим образом:

Заработная плата будет отражена аналогичным образом, но в другом блоке строк 100-140 Раздела 2.

Несколько премий в одном блоке

Стимулирующие выплаты любого характера отразятся в строках 100-140 Раздела 2 формы 6-НДФЛ в одном и том же порядке. Разовые, годовые или регулярные премии (ежемесячные, ежеквартальные) должны быть отражены в декларации обособленным информационным блоком, а датой фактического получения дохода всегда будет считаться день выплаты (он же день удержания налога). Такой порядок следует из пункта 1 статьи 223 НК РФ. Он же предусматривает отражение премий, выплаченных в натуральном виде (подпункт 2 пункт 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ).

Так же стоит обратить внимание, что если несколько премиальных выплат были осуществлено в один и тот же день, то в при формировании Раздела 2 формы 6-НДФЛ их можно объединить в один информационный блок. Дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ с него будут совпадать во всех случаях.

5 апреля 2016 года все сотрудники фирмы «Концеляр» получили заработную плату за март и премию за I квартал. В Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за I квартал (3 месяца) должно быть сформировано 2 блока: отдельно для всех зарплатных выплат, и отдельно для всех премий.

Ежемесячная премия – это зарплата

В некоторых случаях, работодатели выбирают метод регулярных премиальных выплат и бонусов вне зависимости от результата труда своих сотрудников. В Трудовом договоре нередко можно встретить запись о наличии фиксированного размера ежемесячной премии.

Ежемесячные фиксированные выплаты не являются стимулирующими, как таковые. А значит из премиальных выплат, они переходят в ежемесячную оплату труда. Из этого можно сделать вывод, что порядок отражения такой выплаты в Разделе 2 формы 6-НДФЛ будет такой же как у зарплаты, то есть датой фактического получения дохода будет считаться последний день месяца (пункт 2 статья 223 Налогового кодекса РФ). Обособленным блоком данные по такое премии вносить в декларацию не нужно.

Фирма «Концеляр» по условиям Трудового договора обязана ежемесячно выплачивать своим сотрудникам оклад в размере 37 000 рублей и премию 8 000 рублей. Общая сумма ежемесячного дохода составляет 45 000 рублей. В Разделе 2 отчета 6-НДФЛ зарплата и премия должны отражаться совокупно:

Обратите внимание, что такой алгоритм заполнения не подходит для ежеквартальных и годовых премий.

Внесение данных в Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели», как видно из названия, содержит суммарную информацию о всех доходах, налогах, вычетах и прочих удержаниях за весь период начиная с начала отчетного года (с нарастающим итогом).

Порядок формирования Раздела 1 преподнесен в Письме ФНС РФ No БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 года:

• 1 квартал (январь-март). Отчет происходит за первые три месяца года. В строках 020 «Сумма начисленного дохода» и 040 «Сумма исчисленного налога» показатели должны указываться совокупно за три месяца;
• 2 квартал (апрель-июнь), он же отчет за полугодие. В Разделе 2 информация отразится именно за 3 отчетных месяца, а в Раздел 1 данные должны вноситься совокупно за все 6 месяцев отчетного года;
• 3 квартал (июль-сентябрь),он же отчет за 9 месяцев. В Разделе 2 информация отразится именно за 3 отчетных месяца, а в Раздел 1 данные должны вноситься совокупно за все 9 месяцев отчетного года;
• 4 квартал (октябрь-декабрь), он же годовой (итоговый отчет). В Разделе 2 информация отразится именно за 3 отчетных месяца, а в Раздел 1 должны данные должны вноситься совокупно за весь отчетный год

Фирма «Концеляр» в период с января по июнь выплатила сотрудникам доход в размере 985 000 рублей. В эту сумму входят и заработная плата, и премии в размере 115 000 рублей, и другие выплаты. Сумма НДФЛ с общей суммы доходов по ставке 13% составит 128 050 рублей. Таким образом в Разделе 1 отчета 6-НДФЛ за полугодие данные будут отображены следующим образом:

Одним словом, в Разделе 1 премиальные выплаты будут отражаться суммарно с остальными выплатами за весь период с начала отчетного года.

Итоги

Выплата премий может происходить несколькими способами:

• разово (выплата приурочена к определенному событию, похвала за работу, поощрение и прочее);
• систематически (как результат работы за месяц, квартал, год и так далее).

Соответственно, отражаться в декларации 6-НДФЛ премии разного типа будут по-разному. Разовые премии будут отражаться в Разделе 1 за тот период, в котором сотрудник получил выплату. В Разделе 2 порядок заполнения строк должен быть следующим:

• 100 и 110 – дата фактической выплаты премии сотруднику;
• 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты (или ближайший рабочий день, если следующий после выплаты премии день выпал на выходной).

В случае с систематическими премиальными выплатами органы ФНС учредили следующий порядок заполнения декларации:

• если премии начисляются ежемесячно, то доход признается в последний день месяца, за которым значится премия. При этом дата начисления и дата выплаты не имеют значения (Письмо Минфина No 03-04-07/634000 от 29 сентября 2017 года).
• премии за год признаются раковыми, как производственные результаты. Порядок отражения годовой премии соответствует способу внесения показателей разовых премий (Письмо ФНС РФ No ГД-4-11/20102@ от 5 октября 2017 года и Письмо Минфина No 03-04-07/634000 от 29 сентября 2017 года).

Дата фактического получения дохода в 6-НДФЛ, порядок оформления

Самая полная таблица с датами по НДФЛ: точные сроки уплаты и образцы платежекИнформация о файле

Дата фактического получения дохода для 6-НДФЛ – это та дата, которую вы проставите в строке 100 указанной формы. Она не всегда совпадает с днем, когда деньги падают работнику на карточку или он получил их в кассе.

Важно! Дата получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога в 6- НДФЛ – это разные дни, хотя они и могут совпадать.

Что считать днем начисления выплат, оговорено в ст. 223 НК РФ. Так же разъяснения по этому поводу содержаться в письме ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829.

Датой получения средств, как материальных, так и не материальных, может быть:

• Последнее число месяца, за который производится выплата;
• Непосредственно день выдачи дохода;
• Дата передачи средств натурального характера.

Самое главное не путайте это число с днем, когда работник получает деньги на руки или банкомат. Это может быть один и то же день, а могут быть и разные.

Теперь перейдем непосредственно к форме 6-НДФЛ. Она включает в себя 1 и 2 Раздел. Строка 100, в которой отражается, именно дата фактического получения дохода, относится ко 2 Разделу. Но она напрямую влияет на показатели Раздела 1.

В Разделе 1 вы раскрываете сумму начисленных денежных средств нарастающим итогом с начала года. И если начисление денег пришлось у вас на один отчетный период, а выплатили деньги в другом, то эта сумма будет разбита на два отчета:

1. В Разделе 1 вы включите ее по дате начисления, которая чаще всего и есть дата фактического получения дохода;
2. В Раздел 2 по факту удержания и выплаты НДФЛ.

Такая разбивка бывает постоянно там, где зарплата платится в начале следующего месяца, при увольнении или болезни работника (разбирать каждую выплату подробно, мы будем ниже).

Дата фактически полученного дохода у зарплаты в 6-НДФЛ

Внимание! Для 6-НДФЛ датой получения зарплаты будет последний день месяца, за который она и платится.

При этом не важно, когда деньги были перечислены на руки. В строке 100 6-НДФЛ вы всегда пишите последний день месяца. Но тут есть определенные загвоздки. В частности это касается авансов, досрочных выплат, и перечисление денег в следующем месяце.

НК РФ определяет, что для зарплаты:

• число фактического получения заработка – последний день месяца;
• дата удержания налога – это день выдачи зарплаты;
• срок перечисления налога в 6-НДФЛ – следующие сутки после удержания.

Вот эта схема обычно вызывает трудности, так как обозначенные даты могут не совпадать. Поэтому обратимся к примеру.

Например. Зарплата на предприятии бывает 6 числа каждого месяца. Это значит, что, предположим, за июнь деньги сотрудники получат 6 июля. При этом для 6-НДФЛ датой фактического получения дохода будет 30 июня, датой удержания налога – 6 июля, а срок перечисления НДФЛ – 7 июля.

А теперь самое важное! Этот блок вы заполните только в отчете 6-НДФЛ за 9 месяцев, в полугодие его включать не нужно. Несмотря на то, что дата получения денег относится к отчетному периоду за 2 квартал, отразите их только в третьем.

Но зато в полугодовой отчет вы включите:

• насчитанную сумму в 1 Раздел в строку 020;
• НДФЛ с нее в том же периоде в строку 040.

Что же касается аванса, то он отдельным блоком не выделяется в 6-НДФЛ, потому что подоходный вы сможете удержать только со всей зарплаты. Это значит, что сумма аванса приплюсуется к остальной части зарплаты. Соответственно днем фактического получения аванса так же будет последнее число месяца начисления.

Изменения января 2019 года для бухгалтера по зарплате

• Взносы за январь платят по пониженному тарифу

Даты фактического получения дохода в 6-НДФЛ, таблица

В качестве обобщения всего вышесказанного мы собрали в единую таблицу даты фактического получения доходов по разным видам выплат.

Виды выплат	Дата получения дохода для 6-НДФЛ	Дата удержания налога	Срок перечисления налога
Авансовые выплаты	Последний день месяца, за который происходит выплата
Зарплата		Дата, когда деньги были отданы работникам	Следующий день после выдачи на руки
Пособие при увольнении	Последний день работы, если перед увольнением работник не уходит в отпуск; Последний день работы перед отпуском, после которого он увольняется	Дата, когда деньги фактически были отданы сотруднику	Следующий день после фактической выдачи средств
Отпуск	День, когда средства были выплачены	День, когда средства были выплачены	Последний день месяца, в котором случилась фактическая выплата
Больничный
Иные выплаты в денежной форме	День, когда средства были выплачены	День, когда средства были выплачены	Следующий день после выдачи
Выплаты в натуральной форме	День передачи натуральных выплат	Первый же день, на который придется выплата каких-либо средств в денежной форме	Следующий день, после того как были выплачены какие-либо средства в денежном выражении
Командировочные	Последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет	Первый же день, на который придется выплата каких-либо средств в денежной форме	Следующий день, после того как были выплачены какие-либо средства в денежном выражении
Материальная выгода от приобретения	День приобретения	Первый же день, на который придется выплата каких-либо средств в денежной форме	Следующий день, после того как были выплачены какие-либо средства в денежном выражении
Материальная выгода от экономии на процентах от заемных средств	Последний день каждого месяца на всем протяжении действия займа

Основания для выплаты годовой премии

Основания для премирования могут быть различными. В письме Минтруда России от 21.09.2016 № 14-1/В-911 указано, что премиальные начисляются за результаты труда, достижение определенных показателей, после их оценки работодателем. Соответственно, премиальные связаны с трудовой деятельностью конкретного сотрудника или отдела. Это и отличает премии от материальной помощи, которая может начисляться вне зависимости от результатов труда сотрудников.

Несмотря на указанные выше разъяснения Минтруда РФ, премии могут выплачиваться и к праздникам, например, юбилею сотрудника, поскольку прямо ТК РФ этого не запрещает. Годовая премия может быть выплачена и без явных достижений работника на трудовом поприще.

Перечень оснований для выплаты премий по итогам года законом не ограничен (они могут быть любыми). Это дает работодателю определенную свободу в выборе причины для выплаты.

В частности, основаниями годового премирования могут стать:

1. Высокие количественные показатели трудовой деятельности, например, — выполнение плана, создание определенного количества материальных ценностей, оказание определенного количества услуг, и т.д.
2. Хорошие качественные показатели. Это соответствие выпускаемой продукции нормативам, ГОСТ, СНиП, и т.д., либо отсутствие жалоб на качество продукции или оказанных услуг со стороны клиентов.
3. Безупречные показатели дисциплины. Например, отсутствие дисциплинарных взысканий у сотрудника/сотрудников в течение года, соблюдение работниками Правил внутреннего трудового распорядка, и т.д.
4. Сложность выполняемой работы. Выполнение сотрудниками особо сложных и ответственных заданий в течение года.

Порядок выплаты премий по итогам года

Порядок выплаты годовых премиальных ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права, не установлен. В то же время в силу ст. 57, ч. 2 ст. 135 ТК РФ порядок осуществления стимулирующих выплат (в том числе годовых премий) может быть регламентирован:

1. Трудовым договором.
2. Коллективным договором.
3. Соглашением.
4. Локальным актом.

Таким образом, в каждой организации могут приниматься различные внутренние акты, регулирующие порядок премирования сотрудников. Кроме того, в тексте трудовых договоров с работниками могут прописываться порядок и условия выплаты годовых премий. Чаще всего в организациях действуют Положения о премировании, которые принимаются в форме локальных актов и утверждаются приказом работодателя.

Такие Положения могут содержать:

• основания для премирования по итогам года;
• сроки выплаты годовой премии;
• условия для осуществления выплат (критерии, коэффициенты, перечень показателей, и т.д.);
• метод расчета размера премиальных, либо указание на твердую сумму, которую работодатель может или обязан выплатить;
• условия для лишения премии, уменьшения ее размера.

Возможна ситуация, когда порядок премирования по итогам года не закреплен в организации, не прописан в трудовых договорах с сотрудниками. В этом случае работодатель сам решает – производить выплаты или нет.

Расчет размера годовой премии, размер премии за год

Существует множество методов расчета премий по итогам работы за год. Как правило, расчет производится по всей организации в целом, либо по отдельным структурным подразделением. Это позволяет упростить процесс расчетов и не вычислять размеры премиальных для каждого конкретного сотрудника.

Размер годовых премиальных может быть установлен:

• в твердой сумме (например, 5 000 рублей);
• в процентном отношении от заработной платы или оклада (например, 10 % от оклада, размер которого составляет 20 000 рублей);
• в зависимости от выручки организации за прошедший год (например, чистая прибыль от 10 000 000 рублей влечет выплату годовой премии для каждого сотрудника в размере 10 000 рублей, а прибыль от 20 000 000 рублей – выплату премиальных в размере 20 000 рублей);
• в зависимости от количества произведенной продукции (например, за год произведено 100 станков, что влечет выплату годовой премии всем сотрудникам или конкретному отделу в размере 10 000 рублей).

Расчет размера премии по итогам работы за год может быть произведен по следующему алгоритму:

1. Производится анализ результатов трудовой деятельности за годовой период.
2. Определяется, кому будет выплачена премия, а кому нет. Например, некоторые сотрудники не имеют взысканий и им будет выплачиваться премия, а некоторые имеют, соответственно премиальные не заслужили.
3. Рассчитывается итоговый размер выплат. Возможно применение различных коэффициентов, формул, критериев для увеличения премиальных или снижения их размера.

Приказ о выплате премии по итогам года

Премии по итогам года не могут выплачиваться в произвольном порядке. Для того, чтобы все было законно, необходимо издать приказ о премировании.

Приказ может быть издан по формам № Т-11 (для одного сотрудника) и Т-11а (для нескольких сотрудников сразу). Не запрещено использовать произвольную форму приказа, путем ее самостоятельной разработки.

Приказ может содержать следующие сведения:

1. Наименование организации (полное и сокращенное, при его наличии).
2. Номер приказа.
3. Дату составления документа.
4. Табельный номер сотрудника.
5. Ф.И.О. сотрудника.
6. Структурное подразделение, в котором трудится работник.
7. Должность работника.
8. Основание для премирования.
9. Размер премиальной выплаты.
10. Ссылку на документ, который содержит порядок премирования (при наличии).
11. Данные о руководителе организации (Ф.И.О., должность).
12. Сведения об ознакомлении сотрудника с приказом (Ф.И.О., подпись).
13. Дату ознакомления.

Образец приказа о выплате годовой премии одному сотруднику можно скачать по ссылке.

Образец приказа о выплате годовой премии нескольким сотрудникам можно скачать по ссылке.

Начисление и выплата премии по итогам работы за год

Начисление премиальных осуществляет бухгалтерия. Премия начисляется в том месяце, в котором был издан приказ о премировании. Начисление и выплаты премий по итогам года (текущего) допускается и в следующем году. Это связано с тем, что необходимо оценить показатели работы за прошедший год, что возможно сделать только после его окончания. Внутренними актами организации может быть установлен месяц или конкретная дата выплаты, например, март года, следующего за текущим. Такая позиция согласуется с разъяснениями, которые даны в Письме Минтруда РФ от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532.

Проводка следующая:

Д 20 (25, 26, 44) — К 70

Начислены премии работникам

Код дохода в справке 2-НДФЛ – 2002.

Премиальные облагаются страховыми взносами. Кроме того, они учитываются в расходах на оплату труда. Если используется общая система налогообложения (ОСН), — на дату начисления, а при упрощенной системе (УСН) — на дату выплаты премиальных сотруднику.

Например, если приказ о выплате премии по итогам 2018 года издан в том же 2018 году, в бухгалтерском и налоговом учете премия должна быть включена в расходы за 2018 год. Исчисляя НДФЛ и страховые взносы, премия должна быть включена в доход сотрудника за 2018 год.

Премии к празднику, например, к новому году, не должны учитываться в налоговых расходах организации (вне зависимости от системы налогообложения), что следует из Письма Минфина от 09.07.2014 N 03-03-06/1/33167.

***

Таким образом, порядок выплаты премий по итогам года может закрепляться во внутренних актах организации, содержащих нормы трудового права. Если таковых нет, и в трудовых договорах с сотрудниками порядок премирования также не прописан, работодатель сам решает – выплачивать премию или нет.