Docsvision возможности

Анна Гаевская ELMA

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.

Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

И дополнительные требования:

  • наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
  • преднастроенный модуль управления договорами;
  • планшетная версия;
  • мобильные клиенты.

Сравнение

Рассмотрим, как реализуются эти функции в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow и 1С: Документооборот 8. Все эти системы объединяет общая концепция, основанная на сочетании классической СЭД и средств управления бизнес-процессами. Объединяя преимущества электронного документооборота и BPM-систем, компании получают развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

ELMA

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ — стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ — реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.

Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности создавать пользовательские папки.

1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Интерфейсы

Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Рис. 1. Интерфейс системы Directum

Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Рис. 3. Интерфейс ELMA

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Функции поиска

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Docsvision

В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.

Недостаток – медленное действие панели просмотра.

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Административные настройки

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Моделирование бизнес-процессов

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов — BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Безопасность данных и действий

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

ELMA

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

  1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
  2. Вход по Токену. Токен — устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
  3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) — для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами — роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные — сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum.

Версия для печати

27 апреля в 11:00 мск подключайтесь к онлайн-семинару серии Practicum DIRECTUM «Интеграция с 1С – выгоды и тонкости реализации». Бухгалтерам и финансистам мы продемонстрируем, как ведутся процессы в интегрированных системах DIRECTUM и 1С. ИТ-специалистов заинтересуют технические аспекты коннектора к 1С и его настройка.

Каждая информационная система решает свой специализированный круг задач, но работают они зачастую с одними и теми же данными. Свяжите системы между собой, и работать станет проще – информация «подхватывается» из разных систем автоматически, дублировать ее не нужно.

Онлайн-семинар проведут специалисты компании DIRECTUM: руководитель проектов Никита Аксянов и специалист отдела заказной разработки Андрей Девятьяров.

Первую часть вебинара Никита Аксянов посвятит общим вопросам и расскажет, с какими системами может быть интегрирована СЭД, какую пользу получают заказчики и почему различные платформы не являются сколь-нибудь весомым препятствием для обмена данными.

Во второй части Андрей Девятьяров пояснит, что представляет собой коннектор и как он работает. Технические специалисты получат уникальную возможность посмотреть, как настраивается коннектор DIRECTUМ к 1С. Кроме того, мы затронем вопрос модификаций со стороны 1С: какими механизмами обеспечивается обмен данными с учетной системой.

В ходе семинара будут продемонстрированы три процесса при синхронизации с 1С: согласование счета на оплату, обработка финансовых документов и согласование договора. Вы сможете задать вопросы, в том числе и по технической части, в прямом эфире. Также вопросы, пожелания и предложения принимаются по адресу webinar@directum.ru.

Встречаемся 27 апреля в 11:00 мск – регистрируйтесь на онлайн-семинар уже сейчас.

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю работу в привычном и удобном интерфейсе. Платформа состоит из клиентской и серверной частей.

Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов), а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа и многие другие функции.

Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор, предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Навигатор работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.

Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают:

  • единые механизмы хранения и представления информации;

  • единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними;

  • общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя;

  • общую структуру справочников;

  • общие средства поиска и извлечения знаний;

  • единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации;

  • единую инфраструктуру управления и администрирования приложений;

  • единые средства разработки (настройки) инфраструктуры;

  • единообразную объектную модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра — сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Кроме того, при помощи Web-сервера решается проблема установки модулей на клиентской рабочей станции, что резко снижает затраты на установку и обновление системы.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft App Center.

DocsVision позволит обеспечивать работу с:

  • электронными документами, содержащие большие объемы данных;

  • большими количествами документов, хранящимися на сервере;

  • большим количеством одновременных пользовательских сессий.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации. В качестве Системы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.
В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office Share Point Serverс использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система Docs Vision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений Docs Vision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих беспрецедентную гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения создаваемые на его базе.
Изначальная и полная WEBсовместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств офлайн-маршрутизации документов позволяет подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

Свяжитесь с нами

Более подробную информацию Вы можете получить, позвонив в «ФБ Консалт» по тел.: +7(495) 781–6400 или отправив запрос по электронной почте: info@fbconsult.ru. Специалисты компании с радостью ответят на все интересующие Вас вопросы. Обращайтесь!

Итоги 2018 года для российского рынка СЭД/ECM-систем оказались несколько ниже прогнозируемых. По оценке TAdviser, рост составил порядка 5%, а объем достиг 48,5 млрд рублей. По итогам 2018 года «просели» показатели ряда крупных игроков.

По предварительным итогам 2019 года, стоит ожидать роста рынка на уровне 7%, при этом его объем не превысит 52 млрд руб.

Финансовые показатели участников рынка

«ДоксВижн» в составе группы компаний «Диджитал Дизайн» совместно занимают 5 строчку рейтинга участников российского рынка по выручке.

Рейтинги систем

Docsvision входит в ТОП-3 самых популярных платформ автоматизации.

Появился новый рейтинг — по выручке вендоров СЭД/ECM

Впервые в обзор вошёл рейтинг вендоров по доходам от продаж СЭД/ECM-систем в ценах конечных пользователей, включая услуги вендорской поддержки. Участников будет расширяться со временем, а пока мы попали на 2 место.

Интервью с вендором

«О причинах растущего оживления рынка СЭД». Системы электронного документооборота и управления контентом (СЭД/ECM) — сегмент рынка, c которым обычно не ассоциируются яркие события, потрясающие воображение общественности. Однако именно здесь и сейчас проявляются тенденции и движения, связанные с реальной цифровой трансформацией компаний и организаций. Каким образом скромная отрасль выходит на первые роли в значимых процессах преобразований бизнес-моделей? Об этом TAdviser рассказал Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн».

Интервью с клиентом

Центр Финансовых Технологий – российский финтех-провайдер, обеспечивающий доступ к передовым технологиям ведения бизнеса участникам финансовой индустрии. Для успешной работы в высокотехнологичном секторе на стыке ИТ и финансов критически важно, чтобы все процессы взаимодействия осуществлялись чётко и оперативно. ЦФТ — пример компании, которая максимально эффективно реализует функциональные и интеграционные возможности внедренной ещё в 2008 году платформы Docsvision. Нюансами и успехами в развитии проекта поделился Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учета ГК ЦФТ.

Кейс

В обзор вошло описание проекта внедрения в «Ракетно-Космическом Центре «Прогресс». Предприятие работает в СЭД Docsvision с 2011 года, развивая свою систему и реализуя возможности новых версий платформы для работы с внутренними документами: договорами, служебными записками, распоряжениями. Один из проектов 2019 года – автоматизация работы с входящими письмами. На предприятие ежедневно поступает 300-350 писем различными способами доставки (e-mail, факс, с курьером) – и теперь все они автоматически обрабатываются в системе, к которой подключены 7500 уникальных пользователей.

Аналитические материалы обзора

В обзоре представлены несколько рубрик с главными характеристиками современного рынка СЭД/ECM, сопровождающимися комментариями экспертов и практиков, в том числе наших коллег.

Планы вендоров по развитию своих систем

TAdviser опросил российских разработчиков СЭД/ECM-систем и партнеров зарубежных ECM-вендоров, представленных в России, и узнал, какие нововведения они готовят для своих клиентов.

Факторы развития рынка

Эксперты отметили следующие факторы: Цифровая экономика, Необходимость масштабирования систем и замены устаревших решений, Зрелость бизнес-заказчиков, Появление все большего числа общих центров обслуживания, Импортозамещение, Рост объёмов хранимого контента и усложнение задач, Необходимость создания единой платформы управления документами.

Главные тенденции 2019

Первой тенденцией, к слову, стал тренд от Владимира Андреева «Трансформация концепции ECM в концепцию CSP». Компанию ему составили: Рост потребностей в технологиях искусственного интеллекта, Роботизация процессов, Необходимость платформы Low-code, Мобильная доступность, Стабильный интерес к облакам, Заинтересованность в узкоспециализированных сервисах, Распространение HR-tech, Пилотирование смарт-контрактов.

Критерии выбора СЭД/ECM-системы

Критериями выбора системы к 2020 году стали: Легкая адаптация и инструменты самостоятельной настройки, Удобный интерфейс, Мобильная версия, Простота интеграции, Архитектура, Практика использования системы в схожих проектах, Стоимость приобретения и владения, Наличие специалистов на рынке и экосистемы сообщества, Мультиязычность.

Ключевые слова: Docsvision

Дайджест

Другие новости

В общем, нам не хватало только крупного опорного проекта для демонстрации всех возможностей платформы. У нас появился такой проект в Министерстве Экономического развития, которым в тот момент руководил Герман Греф.

Ключевым моментом в принятии решения о начале проекта, стал разговор в кулуарах на какой-то IT-конференции. После нашего выступления с докладом об особенностях СЭД нового поколения к нам подошли молодые сотрудники аппарата управления, которые заразились идеей создать СЭД, далеко выходящую за рамки традиционного делопроизводства. В результате мы реализовали проект внедрения, на тот момент крупнейшей СЭД в России. Решение на Docsvision работает в министерстве и сегодня. Те молодые люди, с которыми мы общались после нашего выступления на конференции, выросли до уровней заместителей министров. Благодаря этому проекту, Docsvision стал внедряться и в других министерствах. Docsvision является сегодня самой распространённой СЭД в государственных органах федерального уровня. Конечно, для реализации этого проекта в системе пришлось сделать множество доработок, без которых мы не смогли его реализовать.

Параллельно развивалась партнёрская сеть, к которой ежегодно присоединялись десятки новых партнеров с сотнями новых проектов. Это был период бурного роста рынка. Стало понятно, пора выделять бизнес Docsvision в отдельную компанию, что было сделано в 2005 году. С этого года мы пустились в относительно свободное плавание, оставаясь в составе группы компаний Digital Design. Именно 2005 год считается годом основания компании «ДоксВижн». 24 мая на конференции Docflow 2005 мы объявили об основании компании.

Часть 3. От стартапа к зрелому бизнесу

К концу 2000-х гг. бизнес Docsvision достиг такого масштаба, когда уже не мог существовать в структуре стартапа. В это время в компанию были приглашены менеджеры (в частности, нынешний генеральный директор Юлия Федорович), перед которыми стояла задача перестроить компанию «ДоксВижн» в регулярно управляемый бизнес. Мы пересмотрели организационную структуру, добавили менеджеров среднего звена, чьи функции ранее выполняли самые опытные сотрудники без чёткого разделения полномочий. Все изменения сформировали современную структуру компании.

Чтобы тиражный продукт оставался конкурентоспособным с течением времени, а точнее, с развитием базовых технологий, приходится обновлять существенную часть системы. Помимо технической базы, радикально развивается функциональность системы.

За период существования Docsvision такие существенные обновления происходили несколько раз. Первое случилось в конце 2000-х, когда фактическим стандартом для реализации приложений стал Microsoft .NET Framework. Поддерживать необходимый темп развития на технологиях (COM, С++ и Visual Basic), на которых разрабатывались предыдущие версии 2, 3 и 4, было невозможно. Решили сделать клиентский интерфейс системы на новом фреймворке и реализовать многие «хотелки», о которых просили заказчики. В первую очередь, мы радикально улучшили конструктор интерфейса карточек, реализовали ролевые модели, более гибкое управление состояниями документа, поддержку электронной подписи. Разработка Docsvision 5 была сложной и трудоёмкой, так как необходимо было обеспечить обратную совместимость системы, чтобы развивать проекты, реализованные на предыдущих версиях. В начале 2012 года мы выпустили в релиз версию 5.0. Новый конструктор решений позволил разрабатывать разнообразные приложения на базе системы и решать новые задачи, выходящие за пределы традиционных СЭД.

Рынок СЭД в России рос, появлялись новые решения, которые предлагали похожие подходы. Стала нарастать конкуренция. Из-за появления большого числа типовых решений стало сложнее продавать «голую» платформу. С одной стороны, наши партнёры, которые имели собственные наработки, стремились закрывать нишевые запросы. С другой стороны, мы видели потребность в определённой готовой функциональности «из коробки» от вендора. В начале 2010-х мы были вынуждены отказаться от работы только как вендор, хотя именно эта модель обеспечила нам быстрый старт, и создать собственную проектную практику внутри компании «ДоксВижн».

Часть 4. Борьба за масштабирование

Еще одним знаковым проектом для нас стало внедрение Docsvision в Сбербанке России. До сих пор это самая большая СЭД в России, в которой работают более 100 тысяч пользователей. История внедрения достойна отдельного рассказа, но ограничимся только итогами. В результате проекта в компании Digital Design было разработано решение «Приоритет» на базе платформы Docsvision. Оно установлено во многих крупных организациях, органах государственного и муниципального управления, постоянно развивается и обновляется параллельно с развитием платформы.

Проект в Сбербанке был реализован в распределённой архитектуре, максимальное количество пользователей на 1 сервер не превышало 4 тыс. С такой нагрузкой тогдашняя архитектура Docsvision справлялась, хотя в целом решение работало на 18 связанных серверах. Компании всё чаще стали запрашивать решения для масштабных внедрений, ставить задачи централизовать весь документооборот в распределённых организациях. В это время западные ECM системы перестали удовлетворять спрос по экономическим причинам и из-за смены курса на импортозамещение.

Возник запрос на отечественную «бесконечно масштабируемую» платформу СЭД. Docsvision отреагировал на этот запрос новой версией платформы 5.5, в которой радикально изменили серверную архитектуру системы. Разработка заняла 2 года и завершилась масштабным тестированием на реальных кейсах, которые повторяли сценарии работы сотрудников Сбербанка. Это испытание показало работоспособность системы при нагрузке более 100 тысяч одновременных пользователей на один сервер. С таким решением мы могли реализовывать самые масштабные проекты, в частности, связанные с замещением ведущих западных ECM систем.

Развитие системы потребовало радикально пересмотреть подход к организации не только разработки, но и, в первую очередь, тестировании и технической поддержки системы. Корпоративные пользователи, на которых стала ориентироваться наша система, существенно более требовательны к вопросу качества и поддержки. Дополнительно требовалось проводить тестирование на масштабирование и производительность, чего мы раньше не делали. Так появился запрос на открытие нового офиса. Мы долго выбирали регион с максимально удобными условиями: умеренная отдалённость, достаточное количество ВУЗов, готовящих специалистов по профильным специальностям, количество работодателей и другое. В результате, наш выбор остановился на городе Орёл. В 2014 году в Орловском офисе появились первые сотрудники. Теперь в этом филиале работает более 20 сотрудников программистов, тестировщиков и специалистов технической поддержки. Сегодня это самое быстрорастущее подразделение нашей компании.

Часть 5. Переход на web-клиент и новый подход к дизайну клиентского

Следующей технологической вехой стал переход от инсталлируемого «тяжелого» клиета к «легкому» клиенту на технологии HTML. Следуя этому тренду, мы перестали развивать .NET клиента и приступили к реализации очередной (уже третьей) реинкарнации клиентской части системы. Теперь уровень развития web-технологий позволил реализовать всю функциональность клиентского ПО без ограничений, которые были ранее. Из-за технологических ограничений в версии 5.0 веб-клиент был лишь дополнительным рабочим местом для выполнения типовых процессов удалёнными сотрудниками. Переход на новые технологии позволил пересмотреть концепцию интерфейса и расширить гибкость инструментов его настройки.

В ближайшее время выйдет уже 15-я версия web-клиента, содержащая полноценный Low-Code инструментарий создания самых разнообразных web приложений с практически неограниченными возможностями как настройки без программирования, так и включения программных расширений. Сегодня абсолютное большинство новых проектов реализуется именно на web-клиенте, и его функциональность превосходит возможности windows-клиента.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *