Добавить в «Нужное»

Актуально на: 23 января 2020 г.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2021 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2020.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2020 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
1	2	3	4															5
1	Петрова Елена Федоровна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	Я	6
			8	8	8	8	8										8	48

*Представлен фрагмент формы Т-12

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Если на предприятии нет первичной профсоюзной организации, как составляется график отпусков? Учитывается ли в таком случае мнение работника? Должен ли работодатель ознакомить работника с графиком отпусков, и когда? Если мне не предоставили очередной оплачиваемый отпуск в соответствии с утвержденным графиком отпусков, мотивируя это тем, что на момент начала отпуска я отработал менее 6 месяцев, является ли это нарушением ТК РФ?

В случае отсутствия выборного органа первичной профсоюзной организации график отпусков утверждается работодателем без учета чьего-либо мнения, в том числе мнения работников.

Работник может выразить свое желание о времени использования отпуска, однако работодатель не обязан удовлетворить пожелание работника. Оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию в удобное для работников время только отдельным категориям в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Обязанность работодателя знакомить работников под подпись с принятым в организации графиком отпусков отдельно не установлена. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Работодатель обязан был предоставить Вам отпуск, предусмотренный графиком отпусков.

С жалобой на действия работодателя Вы вправе обратиться в территориальный орган Роструда — государственную инспекцию труда (в том числе через данный ресурс), а также в суд.

Правовое обоснование:

В соответствии со ст. 122 Трудового кодекса РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Как следует из ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Согласно ст. 352 ТК РФ каждый имеет право защищать свои трудовые права и свободы всеми способами, не запрещенными законом.

В соответствии со ст. 353 ТК РФ федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется Федеральной службой по труду и занятости (Роструд) и ее территориальными органами (государственными инспекциями труда). За защитой своих трудовых прав работник может обратиться в государственную инспекцию труда по месту нахождения работодателя, в том числе через данный ресурс.

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.

При пропуске по уважительным причинам вышеуказанных сроков, они могут быть восстановлены судом (ст. 392 ТК РФ).

Трудовые споры рассматриваются районными (городскими) судами по месту нахождения работодателя (ст. 28 ГПК РФ).

Иск к организации, вытекающий из деятельности ее филиала или представительства, может быть предъявлен также в суд по месту нахождения ее филиала или представительства (ч. 2 ст. 29 ГПК РФ).

Иски о восстановлении трудовых прав могут предъявляться также в суд по месту жительства истца (ч. 6.3 ст. 29 ГПК РФ).

Иски, вытекающие из договоров, в том числе трудовых, в которых указано место их исполнения, могут быть предъявлены также в суд по месту исполнения такого договора (ч. 9 ст. 29 ГПК РФ).

При этом необходимо иметь в виду, что государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав посредством обращения в государственную инспекцию труда.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2017 г.

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

А Вы составили график отпусков на 2018 год?

Остается совсем немного времени до наступления Нового года, и поэтому напоминаем о необходимости составления графика отпусков на 2018 год, так как вполне вероятно, что уже в январе кто-то из Ваших сотрудников собирается пойти в отпуск.

В соответствии со статьей 93 Трудового кодекса график отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника, так как очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется именно в соответствии с графиком отпусков. Вне графика отпусков оплачиваемый ежегодный отпуск может быть представлен только по соглашению сторон.

График отпусков утверждается работодателем единожды в год с учетом мнения работников, но при этом не стоит забывать и о производственном процессе.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска, и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Запланировать ежегодные отпуска нужно всем сотрудникам, даже тем, кто собираются увольняться, уйти в декретный отпуск или в отпуск по уходу за ребенком. Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то они могут указать примерные даты, а позже согласовать с руководством перенос дней отпуска.

В случае изменения графика отпусков в связи с производственной необходимостью работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска.

При составлении графика отпусков необходимо предупредить сотрудников, что они могут разбить отпуск на части, но при этом хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (пункт 3 статьи 92 Трудового кодекса).

После составления и утверждения графика отпусков рекомендуем ознакомить с ним работников под подпись, несмотря на то, что Трудовой кодекс напрямую не обязывает это делать.

Своевременно оформленный график отпусков предоставляет возможность:

— заранее оформить отпуск и своевременно произвести выплату отпускных в полном объеме — в срок не позднее чем за три рабочих дня до его начала в соответствии с пунктом 4 статьи 92 Трудового кодекса;

— в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

— контролировать сроки предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска;

— предупредить разногласия и споры между сотрудниками о выборе периода отпуска;

— гарантировать пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

За несоблюдение графика отпусков работодатель ответственности не несет, если только это не приведет к ухудшению положения работников. Поэтому Трудовым кодексом запрещается непредоставление неиспользованного оплачиваемого ежегодного трудового отпуска либо его части в течение двух лет подряд. В случае нарушения этого требования налагается штраф на должностных лиц в размере 20 МРП, на субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 40 МРП, на субъектов среднего предпринимательства — в размере 60 МРП, на субъектов крупного предпринимательства — в размере 100 МРП (статья 88 Кодекса РК «Об административных правонарушениях»).

Из этой статьи вы узнаете: зачем нужен график отпусков работников, как составить такой график и может ли меняться период отпуска, указанный в графике отпусков.

Что можно сделать на практике: руководствуясь нашими рекомендациями, согласовать с работниками периоды их отпусков с учетом требований действующего законодательства, интересов работодателя и работников.

Что такое график отпусков?

График отпусков – это установленная работодателем и согласованная с работником и с профсоюзным комитетом (при наличии такового) очередность предоставления работодателем ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) своим работникам с сохранением места работы (ч. 4 ст. 79 КЗоТ; ч. 10, 11 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).

Чем предусмотрено предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска?

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы, а работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск согласно ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗоТ; ст. 2 Закона № 504.

Запрещено не предоставлять работнику отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд (ч. 5 ст. 11 Закона № 504). Это является грубым нарушением трудовых прав работника, за которое на должностных лиц работодателя-предприятия либо на работодателя-предпринимателя может быть наложен штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Зачем нужен график отпусков?

Во-первых, наличие у работодателя графика отпусков работника на каждый календарный год предусмотрено требованиями КЗоТа (ч. 4 ст. 79) и Закона № 504 (ч. 10 ст. 10).

А во-вторых, предоставление работникам отпус­ков должно быть упорядочено. Ведь если большинство работников захотят уйти в отпуск одновременно, например летом или на период новогодних праздников, это сделает невозможной нормальную хозяйственную деятельность работодателя. А кроме того, спровоцирует конфликты как между работниками, так и между работником и работодателем.

Чтобы безболезненно совместить планы работодателя и работников, не нарушить требования трудового законодательства, избежать ссор между работниками по поводу того, кто и когда идет в отпуск, и обеспечить работодателя персоналом для выполнения необходимых работ, нужен график отпусков, составленный с учетом интересов производства и работников.

В какой форме и в какие сроки должен быть составлен график отпусков?

Действующим законодательством не установлены конкретные сроки составления и форма графика отпусков. Поэтому при составлении графика работодатель вправе:

• в своих локальных документах самостоятельно установить сроки, когда должен быть составлен график отпусков. Но лучше ориентироваться на срок, установленный Типовыми правилами, утвержденными постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213 (п. 20 разд. V) – до 5 января года, на который составляется график;
• составить график можно в произвольной форме (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.10 г. № 140/13/116-10).

График должен быть утвержден руководителем предприятия, согласован с профсоюзным комитетом или уполномоченным представителем трудового коллектива. Если профсоюз или орган, уполномоченный представлять интересы трудового коллектива, отсутствует, то график отпусков утверждается только руководителем предприятия или работодателем-предпринимателем.

В графике необходимо указать:

• фамилию, инициалы, должность каждого работника;
• планируемый период предоставления отпуска.

С графиком отпусков работников необходимо ознакомить под подпись.

Какие нюансы следует учесть при составлении графика отпусков?

Составляя график отпусков, работодатель должен учесть законодательные требования, а именно:

1. Отдельные категории работников имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время либо до истечения 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ч. 7, 12 ст. 10 Закона № 504). К таким категориям в том числе отнесены:

• несовершеннолетние;
• инвалиды;
• женщины в период перед отпуском в связи с беременностью и родами или после такого отпуска;
• женщины, имеющие 2 и более детей в возрасте до 15 лет.

2. По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться частями, при этом основная часть должна составлять не менее 14 календарных дней (далее – к. д.) (ч. 1 ст. 12 Закона № 504).

3. Работники имеют право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска разной продолжительности (ст. 7, 8 Закона № 504), например:

• за работу с вредными и тяжелыми условиями труда – до 35 к. д. по Списку производств, цехов, процессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, приведенному в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (далее – Постановление № 1290);
• за особый характер труда:
  – до 35 к. д. – работникам, занятым на работах по Списку производств, работ, профессий и должностей, работа на которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой либо выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, приведенному в приложении 2 к Постановлению № 1290;
  – до 7 к. д. – работникам с ненормированным рабочим днем согласно списку работ и должностей, определенных коллективным договором.

Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от периода занятости работника в таких условиях.

4. Общая продолжительность ежегодных отпусков (основного и дополнительного) не может превышать 59 к. д., а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона № 504).

Как согласовать периоды отпусков с работниками?

Если на предприятии большой штат работников, работающих в разных подразделениях, либо предприятие имеет территориально удаленные от главного офиса подразделения, то на практике графики отпусков первоначально согласовываются в каждом подразделении.

Сведения о стаже, дающем право на оплачиваемый ежегодный отпуск, и сведения о наличии оснований для предоставления работнику дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска учитываются в отделе кадров (отделе персонала) предприятия – в личной карточке работника по типовой форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. А подтверждающие документы, как правило, хранятся в личном деле работника.

Если устно согласовать периоды отпусков затруднительно либо в штате работает проблемный сотрудник (склонный писать жалобы, претензии по поводу и без), тогда кадровой службе предприятия следует известить непосредственного руководителя подразделения о количестве дней ежегодных основного и дополнительного отпуска, причитающихся его подчиненным в текущем году. Такая информация поможет согласовать периоды предполагаемых отпусков с учетом производственной необходимости и личных интересов каждого работника подразделения. Известить можно служебной запиской в произвольной форме или по предложенному нами образцу (см. образец 1).

1 из 1

Чтобы избежать ошибок в графике и недоразумений с работниками, можно передать в кадровую службу предприятия согласованный внутри подразделения график отпусков служебной запиской в произвольной форме либо по предложенному образцу (см. образец 2). И каждый работник своей подписью подтвердит согласие на отпуск в указанный в служебной записке период.

1 из 1

На основании сведений, полученных от подразделений, кадровая служба составляет единый график отпусков для всех работников предприятия. Составить график отпусков вы можете в произвольной форме либо воспользоваться предложенным образцом (см. образец 3), отразив в графике периодичность предоставления работникам отпусков по каждому подразделению.

1 из 1

Возможно, работодателю удобнее составить не один общий график отпусков на всех работников предприятия, а отдельные графики на каждое подразделение. Для этого можно использовать вышеприведенный образец либо составить график в виде приказа или распоряжения (см. образец 4).

1 из 1

Может ли меняться период предоставления отпуска, установленный графиком отпусков?

График отпусков – это, конечно, не догма. И первоначально согласованный период предоставления отпусков может меняться. Необходимость внесения изменений в согласованный и утвержденный график отпусков может быть обусловлена разными причинами. Например, у работника изменились личные планы и он хочет перенести на другое время свой ежегодный отпуск (например, вместо августа хочет отдыхать в сентябре), а работодатель против этого не возражает. Либо кто-то из работников подразделения уволился, а на его место принят новый работник, и понятно, что этому новому работнику отпуск может быть предоставлен в иное время, нежели запланировал его предшественник.

А кроме того, если работник продолжает работать, то продолжительность положенного ему отпуска увеличивается. И работник вправе воспользоваться отпуском как за ранее отработанные периоды, так и уже за новый период, например за 2017 год. Законодательство не устанавливает ограничений и запретов на внесение изменений в согласованный и утвержденный график отпусков.

Если первоначально согласованный период отпуска меняется, то в этом случае целесообразно:

• либо получить от работника письменное заявление о переносе даты его отпуска на другую дату,
• либо, чтобы в заявлении о предоставлении отпуска работник указал причину изменения периода ежегодного очередного отпуска.

Выводы

Планирование отпусков работников в первую очередь необходимо работодателю. Это позволит ему:

• обеспечить себя необходимым персоналом для ведения производственной деятельности;
• соблюсти требования трудового законодательства.

А выбрать максимально удобную форму для составления графика отпусков работодатель может самостоятельно.