Раздел обучающей инструкции Организация рабочего места секретаря формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается зона трудовой деятельности секретаря, оснащенная необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.  

В разделе может быть представлена схема рабочего места секретаря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.  
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.  
Организация рабочего места секретаря  
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.  
Рабочее место секретаря является важной ячей-  
Планировка рабочего места секретаря (рис. 10) должна обеспечить максимальные удобства при вы-  

Рис. 10. Схема рабочего места секретаря подразделения

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря приемной обычно входят стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.  
Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники требует размещения ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.  
Принципы планировки рабочего места руководителя (рис. 11) примерно те же, что и рабочего места секретаря. Несколько другие требования предъявляются к размерам, форме, внешнему виду мебели. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приема посетителей ставится, как правило, перпендикулярно столу руководителя.  
Что понимается под организацией рабочего места 2. Что понимается под рациональной организацией рабочих мест 3. Что означают понятия нормальная и максимальная рабочие зоны 4. Какие требования необходимо соблюдать, размещая документы и средства оргтехники на рабочем месте, в столе 5. Каковы основные требования к рациональной планировке рабочих мест 6. Что должна обеспечить рациональная планировка рабочих мест 7. Какие требования предъявляются к организации рабочего места секретаря 8..Какие функции выполняет секретарь по обслуживанию рабочего места руководителя 9. Что следует понимать под культурой рабочего места  
Для оснащения рабочих мест секретаря и руководителя эти аппараты не подходят, основное их назначение — оборудование копировально-множительных бюро.  

Гектографические адресовальные машины работают по технологии гектографической печати. Матрицей служит полоса чертежно-прозрачной или мелованной бумаги. Для удобства пользования ее вставляют в рамку. Машины состоят из адресовального устройства, имеющего приспособление для смачивания конверта (бумаги), и печатного валика. Они очень просты в эксплуатации, имеют малые габариты, могут использоваться и на отдельных рабочих местах, в том числе на рабочем месте секретаря. В полуавтоматических гектографических адресовальных машинах подача матриц и печать автоматизированы.  
Применяемые технические средства хранения документов подразделяются на средства для механизированного хранения документов, картотеки и картотечное оборудование. Кроме того, на рабочих местах секретарей, исполнителей, инспекторов и других работников в течение продолжительных периодов времени (от одного года до нескольких лет) некоторые документы хранятся в папках, скоросшивателях, регистраторах.  
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола, подальше от посторонних глаз.  
В том случае когда на рабочем месте секретаря установлен телефонный автоответчик, секретарь, вернувшись после отсутствия на рабочее место, должен прослушать записи, определить самые важные, доложить о них руководителю, некоторым абонентам позвонить, если это необходимо и абонент оставил номер своего телефона.  
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ  

Рис. 2. Схема рабочего места секретаря-машинистки

Рабочее место секретаря-машинистки насыщено большим количеством средств оргтехники.  
Требования к организации рабочего места секретарей  

Рис. 5. Рабочее место секретаря-машинистки, работающей с диктофоном

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной мебелью и другим оборудованием следует предусматривать возможности для гибкого использования технических средств максимальной электрификации, хранения личных. вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной последовательности, хранения различных носителей информации, в том числе микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п., а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной высоте подставки для ног.  
При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря, следует руководствоваться деист-  
Номенклатура дел 15J » Оснащение рабочего места секретаря 163  
Существенный интерес представляет изложение вопросов рационального планирования времени и работы секретаря. Приведенные конкретные рекомендации по контролю и распределению рабочего времени, уменьшению влияния отвлекающих факторов способствуют выработке умения выделить главное в работе. Большое внимание уделено рациональной организации рабочего места секретаря, оптимальному размещению деловых бумаг и материалов, правильной организации работы с бланками, подробно разбирается понятие стрессовых ситуаций, их влияние на эффективность работы и способ преодоления. Без сомнений, с интересом будут встречены читателем советы автора, как обеспечить рациональную работу в условиях стрессового состояния руководителя, как помочь руководителю преодолеть это состояние.  
Как организуется рабочее место секретаря  
В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входит  
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.  
Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.  
РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ  
Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя.  
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства.  
Чем вызвана необходимость копирования документов в учреждениях 2. Какие методы и способы копирования документов существуют 3. Какими основными параметрами характеризуется процесс репрографии 4. Какие копировальные процессы применяются в репрографии 5. В чем достоинства и недостатки диазографии 6. Для каких видов документов применяется светокопирование 7. Почему не получило широкого распространения в практике работы учреждений фотокопирование документов 8. Почему термокопировальные аппараты наиболее удсгбны для оборудования рабочего места секретаря 9. В чем сущность процесса электрофотографии и электронографии 0. В чем особенности размножения документации гектографическим (трафаретным, офсетным) способом печати 11. В чем сущность микрофильмирования 12. Что понимается под микрофильмом, кадром микрофильма 13. Какие возможности имеют автоматизированные системы на микрофильмах  
Рабочее место секретаря должно отвечать BJ M эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. Совершенно недопустимо, чтобы в помещении приемной курили, а из цветочниц торчали окурки, на пишущей машине валялись смятые листы бумаги вперемежку с копировальной бумагой и т.п. К сожалению, нередко можно увидеть приемные, в которых на рабочем месте секретаря чуть ли не главное место занимают принадлежности для чаепития и парфюмерия.  
Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, необходимыми ему для оперативной работы, в том числе телефонными справочниками, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими справочниками, словарями технических отраслевых термшов, каталогами, проспектами и т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорения их поиска я храниться в специализированных средствах оргтехники,  

На рабочем месте секретаря располагаются справочники, обрабатывающиеся дела, пишущая машип-ка, телефон, воспроизводящий аппарат, переговорное устройство. Вместе с тем необходимо иметь достаточную площадь для хранения материалов, которые должны быть переданы руководителю обработанной почты почты на подпись материалов, которые следует передать в другие места предварительно разложенных документов, которые следует подшить в дела.  
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легкообозримы, доступны для работы.  

Практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к сети Интернет делает возможным использование сетевых технологий для реализации различных коммуникаций при работе секретаря.

Существует ряд функций, выполнение которых делает интернет необходимым менеджеру или любому человеку, занимающемуся бизнесом :

• информационная, так как по сети можно получить любую интересующую специалиста не конфиденциальную биржевую и коммерческую информацию, научную и политическую информацию и т.д.

• коммуникационная, поскольку сетевые технологии позволяют пользователю разговаривать по телефону со своим партнером в любом городе и стране, причем обойдется это дешевле обычной телефонной связи, а также послать ему факс или письмо с затратами меньшими, нежели при использовании обычной почты, и к тому же существенно более оперативно;

• совещательная, специалисты при помощи Интернета могут обсудить интересующие их проблемы и обменяться информацией в интерактивном режиме;

• коммерческая, связанная с интенсивным развитием торговли по сети. Когда покупатель находят не в магазине может выбрать, заказать и оплатить товар с существенной экономией времени.

• рекламная, связана с тем, что реклама в Интернете порой гораздо эффективнее и оперативна;

• развлекательная, поскольку через Интернет пользователь может получить неограниченный доступ к различной литературе и т.д.;

• специфично компьютерная функция, в соответствии с которой пользователь или компания в целом может самостоятельно и в индивидуальном порядке выбирать соответствующее требованием программное обеспечение, получить инструкции и рекомендации по работе в сети.

Основные ячейки сети интернет – локальные вычислительные сети предприятия. Но существуют и локальные компьютеры, самостоятельно подключенные к интернету.

Итак, пользуясь сетью Интернет секретарь может выполнять задания руководителей по поиску какой-либо информации, организовывать Интернет-конференции. Но самым необходимым и распространенным средством оптимизации работы сотрудников компании является электронная почта.

Электронная почта стала наиболее распространенной информационной службой Интернет, так как исторически является первой информационной услугой и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронная почта – система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Если компьютер подключен к Интернету, то имеется возможность посылать сообщения любому компьютеру, имеющему доступ к сети. Единственное, что необходимо знать – адрес электронной почты получателя.

Сообщения, посылаемые через Интернет, имеют вид тестового файла. При наличии соответствующей программной обработки электронной почты можно вложить в сообщение другие файлы. Вложенные файлы могут быть какими угодно – графическими изображениями, звуковыми файлами, другими документами и даже программами.

Чтобы получать и отправлять электронный сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самому Интернету и программное обеспечение для работы с электронной почтой (почтовый клиент).

Почтовый клиент – программа, установленная на компьютер и предназначенная для отправки и получения электронной почты.

После получения электронного адреса, который для каждого пользователя является уникальным, необходимо выбрать подходящий почтовый клиент. Большинство компаний выбирает MicrosoftOfficeOutlook. Так же на мелких предприятиях могут использоваться почтовыми клиентами, предоставляющими в самой сети Интернет. Например:mail.ru,google.com,yandex.ruи др. все они предоставляют необходимые средства для полноценной работы с электронной почтой. При выборе почтового клиента необходимо учитывать ответы на следующие вопросы:

• является ли интерфейс программы удобным;

• имеет ли данная программа электронную адресную книгу, куда можно заносить важные электронные адреса;

• обладает ли данная программа способностью кодировать и декодировать вложенные файлы;

• обладает ли данная почтовая программа возможностью проверки орфографии.

Несмотря на то, что наличие всех этих возможностей не является необходимым условием для работы с почтовой программой, многие программы представляют их как само собой разумеющееся.

При создании нового электронного письма требуется ввести некоторые данные:

• от кого;

• кому;

• копия;

• тема.

Строку «от кого» большинство современных почтовых клиентов проставляют автоматически, так что нет необходимости заполнять эту строку. Строка «кому» предполагает ввод электронного адреса (или выбор данного адреса из ранее отправленных либо адресной книги) получателя. Строку «копия» заполняют при необходимости донести данные сведения и для других адресатов, либо ознакомить их с процессом выбора решения на определенный вопрос. Строка «тема» также может быть заполнена при необходимости, данная строка должна быть короткой и состоять из одного слова или короткого предложения, которые должны отражать суть сообщения. Например «отчет за февраль», «расчет заработной платы сотрудников» и т.д.

Остальную часть окна занимает текст сообщения. При написании сообщения следует пользоваться теми же правилами, что и при подготовке обычных писем или должностных записок.

Однако у электронной почты есть и свои правила. При написании электронного письма следует придерживаться следующих рекомендаций:

• быть внимательным к другим, писать кратко и придерживаться темы. Следует помнить, что электронные письма предназначены для рассылки необходимой информации и быстрого ее донесения, а не для сочинений;

• файлы подписи должны быть небольшими (не более пяти-шести строк). Следует помнить, что для большей информативности файл подписи должен содержать ваше имя, название организации, вашу должность и необходимые средства связи с вами;

• следует помнить, что написание письма прописными буквами может быть не правильно истолковано. Если вы желаете выделить какой-либо фрагмент теста письма, лучше обозначить его полужирным начертанием, курсивом или выделить другим цветом;

• не следует рассылать сообщения, не содержание никакой важной и полезной информации. Для этого на многих крупных и средних предприятиях устанавливаются специальные чат-программы, предназначенные для более быстрого и менее официального общения между сотрудниками.

Для большей уверенности многие почтовые клиенты предполагают уведомление отправителя о том, что получатель не только данное письмо получил, но также и ознакомился с ним. Данная функция называется «уведомление о прочтении». После того как письмо написано оно может быть либо отправлено, либо сохранено в черновиках данного почтового клиента.

Что касается входящих электронных сообщений, то его можно:

• прочитать;

• переслать;

• удалить,

• ответить;

• скачать или просмотреть вложенные файлы.

Для оптимизации работы с электронной почтой, следует соблюдать следующие рекомендации:

• следует читать сообщения по мере их поступления. Так вы не пропустите важную информацию;

• необходимо сразу же отвечать на письма. Это одно из правил сетевого этикета. Так вы сможете оставить положительное впечатление о себе своему собеседнику. Ведь чем скорее решается какой бы то ни было вопрос, тем лучше;

• ненужные сообщения необходимо сразу удалять. Так же если вы не желаете получать письма от конкретного адресата, вы можете добавить электронный адрес в черный список, либо отметить письмо как «спам». В данном случае подобные письма будут приходить в специальную папку.

• важные сообщения можно сохранить, поместить в отдельную папку или отметить как «важные».

Большая часть компаний хранит все данные на серверах, принадлежащих данной компании. Это обеспечивает их сохранность и ограниченный доступ к ним. Однако некоторые пользователи предпочитают использовать еще и онлайн-хранилища, называемые «облако». Благодаря данной функции вы будете иметь доступ к определенным файлам с любого устройства (даже телефона) в любое время.

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www.docflow.ru), выходящий под лозунгом «Все о мире электронного документооборота». По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта можно прочитать о примерах внедрения автоматизированных технологий работы с документами в той или иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.

В разделе «Аналитика» можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел «Для начинающих».

Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.

Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут оставить без внимания, — это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас приходится по всем страницам данного раздела.

Наиболее важной для практиков является информация об уже реализованных проектах автоматизации ДОУ, которую можно найти в подразделе «Проекты». Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала «Каталог» содержит упорядоченную информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту обновления материалов на указанном сайте, его можно рекомендовать к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств — модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер — модем — телефонная сеть — модем — компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно .

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

• отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему;

• получать подтверждения доставки документов по назначению;

• выводить на экран дисплея полученные документы;

• изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу;

• распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров;

• отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку;

• расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией;

• составлять и «прикреплять» к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Электронная почта Интернет — это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

1.4.1 Организация рабочего места секретаря

1.4.2 Условия труда

1.4.1 Организация рабочего места секретаря

Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря — референта — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность — в отдельных случаях — особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Поскольку секретарь — «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

— рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

— в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

— мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места.

Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда — неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. У секретаря — референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере — без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно). Кроме стола с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого — его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

— средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

— средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

— средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

— средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

— средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь,радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

— специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Компьютеры с плоским (ТРТ) экраном стали занимать значительно меньше места на рабочем столе. Но все-таки и монитор, и системный блок, и клавиатуру лучше вынести на специальный стол-приставку, освободив площадь основного рабочего стола для документов. Рядом с компьютером обычно ставится многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) для персонального использования.

Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты — и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости — дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

— на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

— каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

— канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

— все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

— документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

— документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

— движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

— секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.

Соблюдение данных правил позволит секретарю экономно расходовать физические усилия.

На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаше они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. Именно поэтому специалисты не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Грамотное обеспечение сотрудников и посетителей наглядной информацией в приемной офиса позволяет секретарю сэкономить значительную часть времени, избежав целого ряда вопросов.

В холле и приемной офиса отечественные и зарубежные специалисты в области информационного менеджмента рекомендуют разместить:

— информационный стенд для посетителей;

— стенд с рекламной информацией;

— демонстрационную витрину;

— информационные автоматы;

— информационные листки.

Информация, содержащаяся на стендах, должна быть конкретной, оперативной, обладать избирательностью воздействия. Естественно, необходимо внимательно следить, чтобы среди представленной информации не было сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

Инициативу по созданию системы наглядной информации в фирме может и должен проявить секретарь, естественно, поставив в известность руководителя. А руководитель не сможет не оценить всех плюсов, которые даст эта система. К числу этих плюсов относится не только экономия рабочего времени секретаря, руководства и сотрудников, но и увеличение числа клиентов фирмы, объемов сделок и др. Оперативно получив необходимую информацию об услугах, ценах, порядке оплаты, ответственных должностных лицах и др., клиент быстрее и качественнее решит свой вопрос и, безусловно, при необходимости не только сам снова обратится в вашу фирму, но и рекомендует ее своим партнерам по бизнесу. Именно на эти положительные аспекты организации информационного пространства в фирме секретарю следует обратить внимание руководителя.

При подготовке стенда для посетителей следует учесть, какая информация необходима посетителю и позволит ему быстрее сориентироваться в вопросах деятельности фирмы. Кроме этого, посетитель стремится получить информацию, к кому из руководителей или сотрудников ему необходимо обратится для решения его проблемы.

Соответственно на информационном стенде можно предусмотреть следующие блоки:

— правовые основы деятельности фирмы;

— справочно-информационные сведения о фирме;

— руководство и ведущие сотрудники фирмы;

— основные направления деятельности фирмы;

— перечень услуг, предоставляемых фирмой, и цены на них;

— порядок и способы расчетов с клиентами;

— образцы документов, заключаемых фирмой с клиентами.

Представляется удобным разместить на информационным стенде для посетителей и образцы документов, которые клиенты заключают с фирмой. Заранее ознакомившись с содержанием и условиями договора, гарантиями и взаимными обязательствами, клиент уже примет предварительное решение о возможности сотрудничества с фирмой. Это позволит существенно сократить затраты времени руководителя и менеджеров.

В крупных коммерческих фирмах, государственных учреждениях, связанных с предоставлением широкого спектра услуг и таким образом неизбежно сталкивающихся с большим количеством клиентов, целесообразно в приемной устанавливать информационные автоматы.

В инфоматы загружается база данных об услугах; их ценах; сроках исполнения; организации заключения сделок; составе документов, которые должен предоставить клиент; должностных лицах, отвечающих за конкретные направления деятельности; графике их работы и др. В том числе, если секретарь давно работает в фирме, ему проще «наполнить» эту базу данных конкретным содержанием. Ежедневно отвечая на вопросы посетителей, секретарь прекрасно представляет, какая информация интересует их в первую очередь.

Секретарь вместе с руководителем определяет состав и содержание базы данных для информационного автомата, а технически ее разработка и введение в действие осуществляется специалистами в области информационного обеспечения.

Крупные фирмы, заботящиеся о своем имидже, могут издавать собственные печатные бюллетени.

В информационном бюллетене могут быть следующие разделы:

— официальные мероприятия;

— производственная работа;

— информация для клиентов;

— законодательные и нормативные акты по вопросам деятельности фирмы;

— обзоры новой литературы;

— кадры;

— социальная сфера;

— справочная информация о фирме;

— почта.

Следует помнить о том, что нужно не только создавать информационную систему, но и постоянно заниматься ее обновлением. Для этих целей секретарь должен выделять не менее 30 минут рабочего времени в ежедневном графике. При этом устаревшая информация должна быть снята с информационных стендов и заменена новой. Аналогичным образом заменяется устаревшая информация и в информационных автоматах. Важно не только подготовить информационные и демонстрационные стенды, но и сделать их интересными, насыщенными, привлекающими внимание. Информация должна быть своевременной и актуальной.

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

1.4.2 Условия труда

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Таблица 5 — Основные санитарно-гигиенические нормы труда

Санитарно-гигиенические факторы	Нормативные показатели
Температура воздуха, ° С: летом зимой	22-25 18-21
Относительная влажность воздуха, %	40-60
Скорость движения воздуха, м/с, не более	0,2
Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания	300 150
Уровень шума, дБ, не более	40-65
Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли	15-20
Коэффициент отражения стен, %, не более	60

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как

температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных

помещениях не должна превышать 22 ° С — в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой — холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 — 30%, нормальная — в пределах 40 — 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам — желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.

Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.