Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Содержание

Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно: — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; — при смене материально ответственных лиц; — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; — при реорганизации или ликвидации организации; — в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Исходя из этой нормы закона можно сделать вывод, что инвентаризация основных средств должна проводиться как минимум один раз в год перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности. Однако из п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н следует, что инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Учитывая, что данное положение разработано на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете», считаем, что организация может воспользоваться этим правом, и проводить инвентаризацию основных средств один раз в два года или один раз в три года. Данный порядок следует закрепить в учетной политике.

Должно ли федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение (далее — ФГБОУ) в приказе о проведении инвентаризации указывать «провести инвентаризацию на такое-то число», если в унифицированной форме N ИНВ-22 такого реквизита нет (согласно приказу Минфина учреждение обязано провести инвентаризацию перед годовой отчетностью в период с 01.10.2017 до 31.12.2017)? На какую дату снимать остатки бухгалтерского учета, на какую дату делать инвентаризационные описи (ФГБОУ имеет большой список активов в один день инвентаризацию не провести)? Обязательно ли заполнять примечание инвентаризационных описей по каждому инвентарному объекту и номенклатурному номеру? Если да, то что указывается в примечании?

5 декабря 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. В приказе о проведении инвентаризации указывается не конкретное число, а период проведения инвентаризации (дата начала и окончания).
2. В инвентаризационных описях отражаются остатки по бухгалтерскому учету на начальную дату проведения инвентаризации.
3. Действующим законодательством не предусмотрено обязательное заполнение в инвентаризационных описях графы «Примечание», если в этом нет необходимости.
Учреждения государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
Действующими нормативными документами не установлена обязанность заполнения в инвентаризационных описях графы «Примечание».

Обоснование вывода:
В части организации и ведения бухгалтерского учета бюджетные учреждения должны руководствоваться следующими нормативными актами:
— Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон N 402-ФЗ);
— Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н);
— Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н;
— Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
В то же время при разработке порядка проведения инвентаризации используются нормы Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания), в части, не противоречащей требованиям Закона N 402-ФЗ и Инструкции N 157н (смотрите также письма Минфина России от 27.11.2015 N 02-06-10/69491, от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).
Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть установлен учетной политикой учреждения (в виде раздела учетной политики или приложения к ней). Такое требование установлено в ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п.п. 6, 20 Инструкции N 157н (письмо Минфина России от 15.07.2014 N 02-06-10/34544). Локальным документом учреждения определяются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях, за исключением обязательного проведения инвентаризации*(1). Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (письма Минфина России от 02.06.2017 N 02-06-10/34524, от 13.01.2015 N 02-06-10/70).
Согласно п. 1.5 Методических указаний проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию следует проводить в отношении любых объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах.
Обязанность проведения инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой отчетности также определена п. 9 Инструкции N 33н.
По общему правилу результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (п. 20 Инструкции N 157н). Исключением из данного правила является инвентаризация, проведенная в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. Так, в п. 20 Инструкции N 157н были внесены изменения, согласно которым результаты инвентаризации, проведенной в целях составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности. То есть, даже если инвентаризационная комиссия подписала протоколы и акты годовой инвентаризации в январе, ее результаты нужно учесть при составлении отчетности за истекший год. Ранее использовалась формулировка «перед составлением» и на этом основании некоторые проверяющие не признавали подписанные в январе материалы инвентаризации в качестве документов, подтверждающих достоверность годового отчета.
Нормативные акты не регулируют сроки проведения инвентаризации. Учреждение самостоятельно определяет дату начала и окончания проведения инвентаризации исходя из своей структуры и объема активов и обязательств подлежащих инвентаризации. В части годовой инвентаризации главное условие, чтобы инвентаризация была начата не ранее 1 октября и закончена до окончания финансового года, то есть до 31 декабря (включительно).
Приказом учреждения утверждается срок проведения инвентаризации и инвентаризационная комиссия (комиссии). Приказ оформляется по форме N ИНВ-22, которую можно дополнить необходимыми реквизитами, или по форме, разработанной организацией госсектора самостоятельно. Он должен быть зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (например, форма N ИНВ-23 или разработанная организацией). Председатель и члены инвентаризационной комиссии в обязательном порядке ставят подписи в журнале, подтверждающие их ознакомление с приказом.
Например, в соответствии с приказом учреждения инвентаризация начинается 30 ноября, а заканчивается 11 декабря текущего года. Соответственно, на 30 ноября в инвентаризационных описях будут указаны остатки по данным бухгалтерского учета. Этот день является датой начала инвентаризации, но ее результаты должны быть отражены в учете по окончании инвентаризации 11 декабря.
До начала проверки фактического наличия имущества, иных объектов бухгалтерского учета, в том числе на забалансовых счетах, инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и (или) отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». На этом основании бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний N 49).
С материально ответственных лиц члены инвентаризационной комиссии обязаны взять расписки в инвентарных описях по формам NN 0504081, 0504086, 0504087, 0504088 в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. В период проведения инвентаризации в учреждение могут поступить ценности, а также произойти их выбытие. В таком случае информацию о таком движении следует заносить в отдельные описи.
На основании ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ учреждения государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством. Так, в настоящее время бюджетным учреждением обязательно должны применяться унифицированные формы:
— требования об оформлении которых предусмотрены положениями приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Приказ N 52н);
— установленные правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.
В иных случаях могут применяться формы, разработанные учреждением самостоятельно (порядок их применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой).
В соответствии с Приказом N 52н результаты инвентаризации сначала фиксируются в инвентаризационных описях. При этом ни Методическими указаниями, ни Приказом N 52н не установлена обязанность заполнения в инвентаризационных описях графы «Примечание». На основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), а в случае расхождений — Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), инвентаризационная комиссия составляет Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Акт представляется на рассмотрение и утверждение руководителю учреждения с приложением документов по инвентаризации.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Инвентаризационные описи для учреждений государственного сектора составляются по формам, согласно Приказу N 52н. При этом в приказе о проведении инвентаризации не обязательно указывать фразу «провести инвентаризацию на такое то число». Можно определить начальную и конечную даты проведения и перечень объектов инвентаризуемого имущества, не забывая формулировку «в целях составления» бухгалтерской отчетности.
2. Снимать остатки и формировать инвентаризационные описи следует на начальную дату проведения инвентаризации по определенному виду имущества учреждения, а оформлять результаты Актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835) на дату ее завершения.
3. Инвентаризация проводится учреждением в порядке, определенном его учетной политикой, с учетом положений законодательства РФ, а также особенностей осуществляемых им видов деятельности и инвентаризируемых объектов. При установлении сроков проведения инвентаризации рекомендуется учитывать сроки, предусмотренные учредителем.
4. Действующим законодательством не предусмотрено обязательное заполнение в инвентаризационных описях графы «Примечание», если в этом нет необходимости.

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

17 ноября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Специальной нормой абз. 4 п. 1.5 Методических указаний предусмотрено право проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. Это норма не противоречит положениям действующих нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету в учреждениях государственного сектора. Поэтому бюджетное учреждение вправе установить в своем локальном акте (положении о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) в части основных средств выборочное проведение инвентаризации с периодичностью один раз в три года не ранее 1 октября отчетного года. Обратите внимание, что специальная норма проводить инвентаризацию не ежегодно предусмотрена Методическими указаниями только для объектов основных средств и библиотечных фондов. Следовательно, инвентаризация нематериальных и непроизведенных активов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится ежегодно (п. 1.5 Методических указаний).

Порядок проведения инвентаризации в государственном бюджетном учреждении

Одной из основных задач бухгалтерского учета является инвентаризация активов и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки активов и обязательств учреждения с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств государственных бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с:

  • 1) Приказом Минфина России от 1.12. 2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
  • 2) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризации подлежат все активы учреждения независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация активов проводится по его местонахождению и по материально ответственному лицу.

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия активов, а также проверки полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

  • 1) полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;
  • 2) правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки, возложена на руководителя учреждения.

Началом к проведению инвентаризации служит издание приказа о проведении инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

  • 1) выявление фактического наличия активов (как собственных, так и не принадлежащих учреждению, но числящихся в бухгалтерском учете) в целях обеспечения их сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
  • 2) сопоставление фактически полученных данных о наличии активов в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
  • 3) проверка полноты и правильности отражения в учете оценки активов и обязательств;
  • 4) проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация активов и обязательств проводится государственным бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации (п.20 Инструкции №157н).

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным (п.1.5 Методических указаний):

  • 1) при передаче активов организации в аренду, выкупе, продаже;
  • 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • 3) при смене материально ответственных лиц (на день приемки- передачи дел);
  • 4) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • 5) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
  • 6) в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.

В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. Например, рекомендуется проверять фактическое наличие:

основных средств — раз в три года;

лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года;

драгоценных металлов и драгоценных камней:

  • а) при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, — два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля);
  • б) в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, — один раз в год (по состоянию на 1 января);
  • в) содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), — один раз в год (по состоянию на 1 января).

Инвентаризация библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Министерства финансов Российской Федерации «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 № 16-00-16- 198, а именно:

  • а) наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;
  • б) редчайшие фонды — один раз в 3 года;
  • в) ценные фонды — один раз в 5 лет;
  • г) фонды до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
  • д) фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
  • е) фонды от 200 до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет;
  • ж) фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки фонда в течение 15 лет.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации. К плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая учреждением перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества государственного бюджетного учреждения. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Государственное бюджетное учреждение самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды активов и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов активов и обязательств, например, только денежные средства, основные средства, горюче-смазочные материалы и прочее.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Государственные бюджетное учреждения самостоятельно решают, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Инвентаризация в бюджетном учреждении в 2018 году

Главная » Бухгалтеру » Инвентаризация в бюджетном учреждении в 2018 году


Вернуться назад на Инвентаризация 2018
Перед годовой отчетностью с октября по декабрь и новыми федеральными стандартами 2018 года учреждению нужно инвентаризировать имущество, все виды финансовых обязательств и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, расскажем в статье.
Сохраните себе готовую памятку по инвентаризации нефинансовых активов. Ее можно распечатать и раздать членам комиссии. В памятке найдете сроки, порядок, как заполнить опись, и что сделать до инвентаризации по каждому виду имущества.
Обязательную инвентаризацию проводите перед отчетностью и когда наступает определенное событие.
Перед годовой бухгалтерской отчетностью проверяйте имущество и обязательства ежегодно. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.
Если провели инвентаризацию в текущем году после 1 октября, перед годовой отчетностью повторно ее не проводите. Результаты, которые отразили в протоколах и актах в период после 1 января до сдачи отчетности, отразите оборотами как событие после отчетной даты и включите в годовую отчетность. Например, излишки, недостачи, ошибки, задолженности.
Обязательную инвентаризацию также проводите, когда учреждение:
• передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование;
• продает имущество – комплекс объектов учета;
• меняет материально ответственного сотрудника. Например, кассира или кладовщика;
• выявило кражу, злоупотребление или порчу имущества;
• после стихийного бедствия, пожара, другой чрезвычайной ситуации;
• реорганизуют или ликвидируют, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.
Такие случаи установлены в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России № 49 (далее – приказ № 49).
Рассмотрим еще два случая.
1. Ежеквартальная инвентаризация дебиторской задолженности.
Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные казенные учреждения ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Разъяснили это в Методических рекомендациях Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848.
О результатах инвентаризации дебиторки нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России № 15н:
• расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191);
• расшифровка дебиторской задолженности по контрактным обязательствам (ф. 0503192).
Бюджетные и автономные учреждения отчитываются ежегодно по форме Расшифровка дебиторской задолженности по предоставленным субсидиям (грантам) (ф. 0503793).
2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений.
Федеральные органы власти и учреждения всех типов контролируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимости (ф. 0503190). Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России № 15н.
В каких случаях добровольно инвентаризировать активы, закрепите в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона№ 402-ФЗ, п. 2.1 приказа № 49). Например, театр может делать это после закрытия очередного театрального сезона.

Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.
В Порядке пропишите:
• график для отчетном году;
• сроки проверок;
• перечень имущества и обязательств для проверки.
В Порядке учтите специфику деятельности учреждения.
Если у вас есть имущество казны, то в учетной политике пропишите, как его инвентаризировать. Имущество казны выверяют с данными бюджетного учета из реестра публично-правового образования, а по недвижимости – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России № 02-07-10/17037.
Специальная комиссия и материально ответственные сотрудники. Порядок работы комиссии пропишите в положении о комиссии по инвентаризации.
В состав комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель приказом.
В комиссию можно включить:
• представителей администрации;
• сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
• независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
• специалистов других служб и отделов: инженера, экономиста, техника.
Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить описи.
Материально ответственных сотрудников в комиссию не включайте. МОЛ участвуют в инвентаризации вверенного им имущества. Обязанность присутствовать при проверках включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Такие правила установлены в пунктах 2.2, 2.3 2.8 приказа № 49.
До начала проверки руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.
Перед проверкой у сотрудника возьмите расписку, что он сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке описи в части «РАСПИСКА». Такие требования есть в пункте 2.4 приказа № 49.
Чтобы подготовиться к инвентаризации:
1. Сделайте описи имущества по каждому кабинету в учреждении. 2. Проверьте, оформили ли внутреннее перемещение объектов. 3. Купите сканер штрихкодов.
Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России № 88.
В приказе укажите причину, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца. Утверждает приказ руководитель.
Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (абз. 1 п. 2.3 приказа № 49).
Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам.
Для каждого вида имущества заполните отдельную инвентаризационную опись:
• ценных бумаг (ф. 0504081);
• остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
• задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
• состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
• состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
• бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• наличных денежных средств (ф. 0504088);
• расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• расчетов по поступлениям (ф. 0504091).
Описи заполните вручную или на компьютере. На бумажном бланке в пустых строках поставьте прочерки.
Опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.
Подробные правила описаны в пункте 2.9 приказа № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России № 52н.
Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.
Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в проверке.
После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если в результате проверки выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России № 52н.
Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности учреждения:
• бюджетные и автономные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760);
• казенные – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).
Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют. Обнаружить нарушения могут в ходе сторонней проверки.
ИФНС России не может оштрафовать за то, что не провели обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных проверок отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.

Затраты 2018
Заявление на отпуск 2018
Земельная собственность 2018
Земельный налог 2018
Изменения для юристов в 2018 году


| | Вверх

Инвентаризация в бюджетных учреждениях

Инвентаризация – это один из методов бухгалтерского учета, представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату.

Инвентаризация — это оценка, контроль за правилами хранения и состояния средств и ценностей в целом.

Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного взвешивания, обмера и подсчета.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должна проводиться инвентаризация в бюджетном и казенном учреждениях, с целью проверки товарно-материальных ценностей и документального подтверждения их наличия. В ряде случаев порядок (количество, сроки, даты, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них и т.п.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации и утверждается в учетной политике учреждения (пункт 8 приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г., № 34н), за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. К таковым относятся смена руководителя бюджетного учреждения, стихийные бедствия, реорганизация и ряд других случаев).

Если вас интересует услуга проведения инвентаризации в бюджетном учреждении в 2016 году, ознакомьтесь с соответствующим разделом .

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств учреждения, а также порядок оформления ее результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13,06,1995 № 49.

Согласно п.1.3 Методических рекомендаций инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств:

  • производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные)
  • имущество, не учтенное по каким либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу (п.332 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.).

Материально ответственное лицо является обязательным участником процесса инвентаризации.

До момента начала инвентаризации в школе, детском саду (ДОУ), музее или другом бюджетном учреждении материально ответственное лицо в бухгалтерию сдает все подтверждающие документы о движении имущества (приходные накладные или расходные акты).

Как провести инвентаризацию в школе или другом бюджетном учреждении

Рассмотрим поэтапно процесс проведения инвентаризации:

  • Формирование инвентаризационной комиссии.
  • Согласование сроков проведения и видов имущества для инвентаризации.
  • Подготовка приказа о проведении инвентаризации (форма, утвержденная Госкомстата России от 18 августа 1998 г № 88) Приказ утверждается руководителем учреждения.
  • Передача данных учета бухгалтерией председателю комиссии (инвентаризационные описи, сличительные ведомости).
  • Проверка фактического имущества и обязательств.
  • Сопоставление наличия имущества с данными отраженными в бухгалтерском учете.
  • Отражение результатов инвентаризации (излишки. недостача) в бухгалтерских регистрах.

Инвентаризационные описи формируются на фактическую дату проведения инвентаризации.

Описи могут быть заполнены с помощью вычислительной техники или ручным способом (по данным бухгалтерского учета).

Фактическое наличие имущества (ценностей) в описи прописываются разборчиво, шариковой ручкой или чернилами:

  • количество,
  • цену,
  • итоги.

Исправления в описи согласовываются всеми членами инвентаризационной описи.

Инвентаризации подлежат

  • Основные средства – материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более одного года).
  • Материальные запасы, находящаяся на различных стадиях производства (и обращения) продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс внутреннего потребления или потребления производственного. Срок полезного использования – менее одного года.
  • Расчеты с поставщиками и подрядчиками.
  • Расчеты с подотчетными лицами.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризации расчетов (с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами, с работниками) – это проверка сумм дебиторской и кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского учета и их обоснование.

Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в сличение представленных актов сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Акт содержит информацию по суммам и количеству оплаченных и полученных товаров или оказанных работ, услуг.

При проведении инвентаризации с бюджетом и внебюджетными фондами в акте сверки необходимо обратить особое внимание на суммы исчисленных и фактически поступивших от налогоплательщика денежных средств в бюджет, сумм недоимки или переплаты в разрезе каждого вида налогов.

Инвентаризация расчетов с работниками — метод выявления задолженности или переплаты у сотрудников учреждения, точность исчисления налогов и правомерность применения льгот.

При инвентаризации подотчетных сумм авансовые отчеты проверяют с первичными документами обоснования расходов (кассовый чек, товарная накладная, маршрутный лист), дата выдачи и сроки предоставления отчета в бухгалтерию. Порядок расчетов с подотчетными лицами утвержден в учетной политике организации.

Статья актуальна на март 2015 года.

Екатерина Коверигина

Руководитель группы по аутсорсингу государственных учреждений.

Интеркомп ЦБУ

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

  • реорганизация учреждения;
  • смена или увольнение материально-ответственных лиц;
  • составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
  • подозрения по факту хищения или кражи;
  • чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект

Основные средства Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. → порядок проведения инвентаризации основных средств в 2018)
Материальные запасы Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму
Расчеты с подотчетными лицами Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов
Денежные средства Все денежные средства в наличной и безналичной форме
Расчеты с поставщиками или подрядчиками Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ

Описание

Приказ на проведение инвентаризации в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22) Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии
Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1, форма ИНВ-3) Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов
Сличительная ведомость (форма ИНВ-18) Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии
Дополнительные документы Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения
Приказ по инвентаризации Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

  1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
  2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
  3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
  4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
  5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
  6. выявление причин появления таких отклонений;
  7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап

Описание

Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия
Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи
Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости
Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена – тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?

В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *