Изменения в графике отпусков

Содержание

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Несмотря на то, что такой локально-нормативный акт, как график отпусков согласовывается со всеми сотрудниками и профсоюзным органом, а затем его вводит в действие приказ об утверждении графика отпусков, закон не ограничивает от внесения в него изменений.

Такой шаг, порой, даже необходим, если по какой-либо личной причине сотрудники просят перенести период, на который намечен отдых, на другой срок, либо в коллектив принимаются новые лица. Кроме этого, существуют случаи, в которых сам работодатель обязан произвести перенос отпуска либо его продление.

При продлении или переносе по инициативе работодателя

ТК устанавливает несколько случаев, когда отпуск необходимо перенести либо продлить:

  • Работник ушел в отпуск и заболел. Но в этом случае важно, сообщил ли он о своей болезни. Если это был сделано, то время отдыха просто увеличивается на количество дней болезни. В противном случае уже после выхода из отпуска и предъявления больничного эти дни переносятся на другое время.
  • Сотрудник во время нахождения на отдыхе должен исполнять гражданские обязанности, причем трудовое законодательство определяет на их период освобождение от работы.

Внимание! Также по закону компания обязана предупредить сотрудника о том, что у него скоро наступит ежегодный оплачиваемый отпуск, за 2 недели до этого. Если же это было не сделано, то внесение изменений в график отпусков производится путем написания заявления на отпуск, в котором работник указывает новый желаемый период отдыха.

В ограниченных случаях

В ограниченном количестве случаев работодатель может выступить с инициативой о переносе времени отпуска на иной период. Это может быть связано с обеспечением непрерывного процесса производства.

В частности, это может понадобиться в случаях:

  • Возникновение срочного важного задания, которое может выполнить только этот работник;
  • Изменение структуры компании (слияние, дробление, сокращение штата и т. д.);
  • Внедрение новых методов работы, пуско-наладка нового оборудование, изменение программного обеспечения;
  • Проведение проверки деятельности фирмы контролирующими госорганами;
  • Выезд в срочную командировку по производственной необходимости;
  • Неожиданная болезнь одного из руководящих сотрудников, чьи обязанности можно передать только ограниченному числу лиц.

Однако даже в этом случае перенос отпуска должен быть согласован с работником. Изменения в график отпусков вносятся только при наличии его письменного согласия с переносом отдыха на другое время.

Важно! Даже при наличии производственной необходимости, не дать работнику уйти на отдых по графику нельзя.

Перенос отпуска по инициативе работника

Необходимо помнить, что существует несколько категорий работников, которые имеют право менять время отдыха на более удобное для них. Это может происходить даже если при составлении графика с ними был согласован один период, а уже в течение года они решили изменить его на другой.

К таким категориям сотрудников относятся:

  • Работники младше 18 лет;
  • Совместители, поскольку они ходят в отпуск одновременно и по основному месту, и по совмещению;
  • Работницы, которые ожидают ребенка;
  • Мужья, чьи супруги в данный момент находятся в отпуске по беременности и родам;
  • Работники, кто имеет двух и больше детей до 12 лет;
  • Имеющие статус почетного донора;
  • Жены военнослужащих, которые получают отпуск одновременно с мужем;
  • Ликвидаторы аварии на ЧАЭС;
  • Прочие категории, установленные законодательно.

Внимание! Обычно, если произведен прием нового сотрудника, производить изменения в графике нет необходимости. Новый работник получает право на отдых проработав не менее 6 месяцев, однако по соглашению с администрацией, отпуск может быть предоставлен и авансом. Оформление производится путем написания сотрудником заявления с просьбой отпустить его в отпуск.

Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.

Как внести изменения в график отпусков

Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.

Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.

В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в личной карточке сотрудника.

Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.

Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.

В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».

Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».

Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:

  • Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
  • Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.

>Какие правила оформления и внесения изменений в график отпусков? Разбираемся в нюансах

Определение

Можно ли вносить в него изменения? Ст. 114 ТК РФ (далее, если это особо не оговорено, номера статей будут относиться именно к Трудовому кодексу) предусматривает, что каждый человек, официально трудоустроенный, имеет право на ежегодный отпуск с сохранением оплаты.

Время для отдыха предоставляться должно каждый год, и порядок, в котором работники будут уходить в отпуск, определяется, согласно ст. 123 того же кодекса, графиком. Это официальный документ, утверждаемый руководством предприятия не позже, чем за 2 недели до того, как наступит очередной календарный год.

Оформляется он обычно по форме Т-7, утверждённой в 2004 году Госкомстатом, либо по аналогичной, разработанной на предприятии самостоятельно. Право самостоятельно разрабатывать такие документы дано работодателям с 2012 года согласно закону №402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Абзац 2 ст. 123 указывает, что график обязателен для обеих сторон трудовых отношений – как для самого работника, так и для его работодателя.

Однако, несмотря на обязательность, этот документ при необходимости может быть изменён в случаях, предусмотренных законом.

Когда можно поменять утвержденный план?

Основными причинами для того, чтобы изменить содержание утверждённого графика отпусков являются:

  • Перенос.

    Ст. 124 предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан перенести по заявлению работника время отпуска (болезнь, исполнение государственных обязанностей в период отпуска и т. д.). Однако никто не запрещает руководству предприятия пойти навстречу работнику и по обоюдному согласию сторон перенести время отпуска и в других случаях.

  • Отзыв.

    Ст. 125 разрешает работодателю в случае острой необходимости вызвать работника, находящегося в отпуске, на рабочее место. Однако отзыв допускается только с согласия работника, и не может производиться для некоторых категорий:

    1. не достигших к моменту отзыва 18 лет;
    2. беременных;
    3. занятых на работах с вредными условиями.

    В случае отзыва та часть отпуска, которая не была использована, предоставляется позже в том же году, либо, по выбору работника, присоединяется уже к следующему отпуску.

  • Изменения в личном составе работников.

    В том случае, если изменился состав работников, то есть были приняты новые или уволены старые, в любом случае надо вносить изменения. Дело в том, что у новых работников уже через полгода появляется право на отпуск, а увольняющимся либо выплачивается компенсация, либо они уходят в отпуск с последующим увольнением (ст. 127).

    ВАЖНО: Более того, корректировать нужно, даже если работник не увольнялся и не был принят на работу, а лишь сменил паспортные имя или фамилию (например, женщина вышла замуж).

    В этом случае окажется, что указаны неверные данные – и в него, как и во все документы, где указаны личные данные работников, придётся вносить изменения.

  • Отпуск не по графику.

    Некоторые категории работников имеют право отдыхать тогда, когда удобно им, а не руководству – и работодатель не вправе им отказать. В частности, к ним относятся:

    1. Несовершеннолетние (ст. 267).
    2. Воспитатели или родители детей-инвалидов (ст. 262.1).
    3. Почётным донорам (ст. 23 ФЗ «О донорстве крови и её компонентов»).
    4. Героям СССР или России, кавалерам ордена Славы всех степеней (ч. 3 ст. 8 Закона РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев России и полных кавалеров ордена Славы») и т. д.

    Если такой сотрудник пожелает уйти в отпуск не тогда, когда должен, а в другое время – отпуск обязательно должен быть предоставлен именно тогда, когда они захотят.

  • Разделение отпуска.

    Ст. 125 предусматривает право работника и работодателя заключить соглашение о том, что отпуск будет разделён на части, которые придутся на разное время. Условия и границы для переноса закон не определяет, лишь указывает, что хотя бы одна из образовавшихся после разделения частей отпуска должна составлять минимум 2 полных недели.

    В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может подать заявление и, согласно ст. 126, заменить её на денежную компенсацию.

    Это право не распространяется лишь на некоторых сотрудников, которые должны отдыхать полный срок. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Как вносить корректировки?

Порядок, в котором оформленный по Т-7 документ вносятся изменения, зависит от причины, по которой происходит корректирование документа. Рассмотрим каждую отдельно.

Обязателен ли приказ?

Прежде всего отметим: изменения вносятся только на основании приказа руководства. Дело в том, что, как уже было сказано, график является обязательным документов для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись.

Именно поэтому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения (обычно – заявления работника).

ВАЖНО: С содержанием приказа руководство предприятия обязано ознакомить самого работника.

Скачать образец приказа о внесении изменений в график отпусков

Правила оформления при переносе заслуженного отдыха

Как можно перенести отпуск? В том случае, если работник желает это сделать, изменения производятся следующим образом:

  1. Работник подаёт заявление на имя руководителя предприятия.
  2. Руководитель, ознакомившись с заявлением, ставит на нём визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто вправе сами выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких изменений не происходит.
  3. При согласии работодателя на перенос готовится приказ для изменения в графике. Приказ подписывается руководителем и доводится под роспись до самого сотрудника. Официальной формы для приказа нет.
  4. Кадровая служба вносит изменения. Если используется форма Т-7, то заполняется восьмая графа (в неё записывается основание для изменения – в данном случае, приказ) и девятая (в ней указывается новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
  5. Работник знакомится с изменённым документом. Это, согласно ч.3 ст. 123, нужно сделать не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Скачать образец приказа о переносе отпуска

Отзыв служащего

В том случае, если работодателю надо вызвать из отпуска уже отдыхающего сотрудника, алгоритм будет немного другим:

  1. Руководитель отдела, в котором работает отзываемый, подаёт служебную записку руководителю о причинах, по которым необходимо вызвать отдыхающего на работу. Если же отделов, бригад или участков на предприятии нет, этот шаг может не использоваться.
  2. Представители работодателя связываются с отдыхающим и получают предварительно его согласие или несогласие.
  3. Составляется приказ об отзыве и подписывается руководителем.
  4. Приказ доводится до сведения работника. Его согласие оформляется письменно с помощью записи на приказе (в формулировке «С отзывом согласен» или иной, однозначно толкуемой как согласие).
  5. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
  6. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа об отзыве из отпуска

Прием новых сотрудников

В том случае, если на предприятии появились новые работники, порядок тоже может быть изменён. Однако при этом надо учитывать следующее:

  • Работники должны быть приняты не менее чем за полгода до конца календарного года. Только тогда у них появляется право на ежегодный отдых. Исключением являются отдельные категории сотрудников, имеющие льготы (несовершеннолетние и т. д.).
  • Если работники приняты в связи с расширением штата, изменения можно не вносить, а отпускать их в отпуск по их заявлению. Однако специалисты рекомендуют всё-таки готовить и утверждать дополнения.
  • Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Порядок изменения будет следующим:

  1. Заинтересованное лицо (обычно руководитель кадровой службы) подаёт служебную записку руководителю предприятия.
  2. Руководитель составляет в произвольной форме приказ на внесение дополнений в утверждённый ранее документ.
  3. Делается дополнительный лист, в котором указаны новые сотрудники. Заполняются все графы установленной формы. При этом в графе 10 (если используется форма Т-7) в качестве примечания указывается дата приёма на работу нового человека.
  4. Дополнения утверждаются руководством и доводятся до сведения работников.

Отдых вне расписания

В ряде случаев закон предоставляет сотрудникам самим выбирать время для отпуска. В этом случае в график тоже должны вноситься изменения. Делается это следующим образом:

  1. Сотрудник из привилегированной категории подаёт заявление на имя руководства организации.
  2. Руководитель издаёт приказ о внесении корректировок.
  3. Кадровая служба вносит новые данные. Делается это так же, как и в случае с изменением времени: заполняются восьмая, девятая и, при необходимости, десятая графа.
  4. Изменённый график доводится под роспись до сотрудника.

Частичное использование

В случае, если сотрудник желает использовать отпуск частично, изменения будут вноситься по следующему алгоритму:

  1. Работник подаёт заявление руководителю, где указывает желаемую продолжительность отпуска и время, когда он хочет воспользоваться неотгулянной частью.
  2. Руководитель визирует заявление, проставляя отметку о согласии или несогласии на изменение. Если согласие получено, переходим к следующему шагу, если же нет (по каким-то причинам предложение работника не устраивает его начальника) – проводятся переговоры, чтобы сотрудник выбрал другой вариант разделения и написал другое заявление.
  3. Руководитель издаёт приказ об изменении.
  4. Работники кадровой службы вносят коррективы, отражая в графе восьмой формы Т-7 скорректированный вариант времени и продолжительности отпуска, а в девятой указывая приказ как основание для изменений.
  5. Изменённый документ доводится до сведения сотрудника под роспись.

Основания

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

  • возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
  • скорая реорганизация предприятия;
  • возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
  • возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
  • скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
  • возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2019 году?

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

  • в учетной карточке;
  • в соответствующем табеле дней;
  • в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

  • Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
  • Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
  • Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

  • Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
  • Издает приказ.
  • Оповещает об изменениях сотрудника.
  • Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2019 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

  • наименование организации;
  • инициалы работодателя;
  • персональные сведения;
  • сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
  • дату составления;
  • подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику?

Когда можно брать отпуск за свой счет? Узнайте .

Как правильно написать заявление на административный отпуск? Информация по вопросу — .

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

  • наименование организации;
  • сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
  • на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *