В 2019 году Почта России запустила сервис доставки заказных электронных писем. С его помощью можно отправлять обычные письма через интернет. То есть не нужно идти в отделение Почты России, чтобы отправить документы. Это можно сделать через www.zakaznoe.pochta.ru. Например, если нужно отправить копию иска ответчику или информационное письмо контрагенту. Сервис удобный, но и без недостатков не обошлось.

ПОЛЕЗНЫЙ СЕРВИС

Заказные электронные письма — https://zakaznoe.pochta.ru/

В чем суть:

Можно отправлять заказные письма в адрес госорганов и частных лиц через сервис, а затем отслеживать получение по трек-номеру. Например, можно отправить ответчику копию иска и приложенных документов. Для этого нужно:

• зайти в сервис, указав логин и пароль от Госуслуг,
• указать отправителя, получателя и его адрес,
• отсканировать или сфотографировать документы и приложить их через сервис.

У отправителя остается чек и идентификатор. Этих документов достаточно для подтверждения в суде, что вы направили копии документов лицам, участвующим в деле.

Если получатель зарегистрирован в сервисе электронных заказных писем, то он получит письмо в электронном виде. Если нет, то письмо будет автоматически распечатано (цветные документы будут распечатаны в черно-белом виде), вложено в конверт и доставлено получателю в бумажном виде.

Еще через этот сервис можно получать заказные письма от госорганов в электронном виде. Уведомления приходят на е-mail или на телефон.

Плюсы:

• можно отправлять копии документов через интернет, ходить в отделение Почты России не нужно,
• дешево: стоимость простого электронного письма (без трек-номера) – 27,6 рублей, заказного – 64,80 рубля),
• при выборе получателя идет автоматический поиск компании с указанием адреса и ИНН.

Минусы:

• нужно соблюдать требования к пересылаемым документам: письмо должно быть в PDF, размер файла – не более 1 Мb, не более 5 страниц формата А4 в одном документе. Причем бывает, что при формальном соблюдении этих требований файлы все равно не загружаются. В этом случае можно попробовать именно отсканировать документ, а не сфотографировать. Еще можно через специальные программы в интернете сжать объем файла или разместить на одном листе сразу несколько страниц,
• отправить можно только копии, для отправки оригиналов сервис не подойдет.

Мнение

Андрей Кузьмин,

к.ю.н., старший партнер, адвокат Адвокатского бюро «Титов, Кузьмин и партнеры»

Сервисом электронных заказных писем регулярно пользуюсь для отправки с сайта. Очень удобно отправлять сообщения информационного характера или копии документов сторонам дела. Единственное, есть ряд ограничений, которые пока не позволяют использовать его чаще.

Во-первых, это все-таки скан-копии. Когда требуется отправить оригинал — этот сервис не подойдет.

Во-вторых, ограничение на один документ и 4 страницы в нем. Можно отправлять лишь небольшие документы.

В-третьих, отправка в электронном виде не ускоряет процесс доставки. Письмо почему-то также распечатывается в Москве и дальше идет обычным путем. Почему они его не пересылают в город назначения и не распечатывают там. Этим вопросом я задаюсь при каждой отправке.

Теги: заказное письмопочтауведомление

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание. В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru, а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Наша справка

Кроме регламентов, сотруднику, занимающемуся отправкой почты, могут оказаться полезными следующие телефоны:

• горячая линия «Почты России» – 8-800-2005-888;
• горячая линия «Почты России» в городе, в котором происходит отправка;
• телефон главпочтамта в городе;
• телефон почтового отделения, куда приходят письма и откуда производится отправка (это не обязательно одно и то же почтовое отделение).

Все документы и контакты можно найти на сайте почты или позвонив по телефону горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые. Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое – опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции – заказные письма и бандероли. В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения. Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание! Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений – 5 лет.

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант – в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты, Наклейки).

Кстати Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете – достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение .ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате .jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
		Индекс	Название ОПС					Индекс	Адрес
Прием	18.06.2014 00.00	345678	Самара67	Единичный	0,042	–	–	123456	Москва
Обработка	20.06.2014 00.00	345678	Самара	Покинуло сортировочный центр	–	–	–
Обработка	25.06.2014 00.00	123456	Москва	Прибыло в место вручения	–	–	–
Вручение	27.06.2014 00.00	123456	Москва	Вручение адресату	0,042	–	–

Кстати Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Собственная производственная база Опыт работы с 2000 года Рекомендации ведущих компаний Комплексное предоставление услуг Оперативность Низкие цены Нашими услугами воспользовались более 4000 компаний. Среди них:

Почтовая служба США (USPS)

USPS — почтовая служба США (United States Postal Service), государственный оператор почтовой связи, независимое правительственное агентство. Штаб-квартира USPS расположена в столице США Вашингтоне (округ Колумбия).

В USPS трудятся свыше 500 тысяч человек, этот почтовый оператор — один из крупнейших работодателей в США. Служба эксплуатирует крупнейший в мире гражданский автомобильный парк, включающий более 200 тысяч транспортных единиц.

USPS доставляет почтовую корреспонденцию по более чем 150 миллионам адресов по всей стране. Объем почты, обрабатываемой почтовой службой США, составляет 40 % от мирового. В 2012 году USPS стала лидером рейтинга почтовых операторов ведущих стран мира, который составляет Oxford Strategic Consulting, консалтинговая компания из Великобритании.

Американская почта предлагает разнообразные сервисы, в том числе:

• простое письмо;
• certified letter (письмо, снабженное tracking-номером, по нему можно через интернет отследить, на какой стадии обработки оно находится);
• письмо с запросом подписи адресата (карточка с его подписью и печатью почтальона поступит по почте после доставки письма получателю);
• Priority Mail (срок доставки корреспонденции — 2—3 рабочих дня);
• Express Mail (доставляется на следующий день, максимум на 2-ой).

Доставка Express Mail включает в себя, как правило, страховку на 100 долларов США. Для отправки корреспонденции сервисами Express и Priority конверты предоставляются бесплатно.

Посылки в Соединенных Штатах могут транспортироваться в коробках отправителей любого размера. Зачастую одна и та же упаковка используется многократно. Стоимость пересылки таких посылок (с ней можно ознакомиться на сайте USPS) определяется размером и весом коробки с содержимым. Одним из способов оплаты является money order, который часто используется в государственных учреждениях. Он осуществляется только наличными или с дебетовой карты, выпущенной в США (кредитные карты, а также карты других стран к оплате не принимаются). Почтальоны доставляют посылки на дом (квартиру) адресата.

В повседневной почте американцев используются знаки оплаты в основном без указания номинала, аналогичные тем, которые выпускаются для предприятий и учреждений. В 2007 году в продажу поступила так называемая вечная марка forever stamp номиналом 41 цент, которая будет пригодна для пересылки писем весом до 20 грамм в любое будущее время, вне зависимости от того, как изменятся цены.

В США почтовые отделения открыты для посетителей по будним дням с 09:00 до 17:00, часть из них также работает по субботам. Письма и почтовые открытки отправители опускают в расположенные на углах улиц большие почтовые ящики синего цвета, на которых контрастно выделяется знак USPS. Корреспонденция, пересылаемая внутри США, имеет пятизначный почтовый индекс.

Около каждого индивидуального домовладения размещен почтовый ящик владельца. Он оснащен специальным флажком, который в поднятом состоянии означает просьбу почтальону забрать корреспонденцию. Если кто-то хочет отправить письмо или посылку, то ему не обязательно идти в почтовое отделение. Можно приобрести конверты, марки и другие необходимые аксессуары, дома все упаковать и положить в свой почтовый ящик. Поднятый флажок — это сигнал проезжающему почтальону забрать корреспонденцию для отправки.

Почта Великобритании (Royal Mail)

Royal Mail (Королевская почта Великобритании) — самая старая в мире почтовая служба, созданная более 500 лет назад, в 1512 году. Долгое время она полностью принадлежала государству, пока в 2013 году правительство не решило продать акции Royal Mail.

В 2012 году в упомянутом выше рейтинге почтовых операторов ведущих стран мира, который составляет компания Oxford Strategic Consulting, служба Royal Mail заняла 7-е место.

Почта Великобритании владеет всемирно известными брендами — помимо Royal Mail, это Parcelforce Worldwide и Post Office. Данные сервисы осуществляют пересылку корреспонденции как в пределах Великобритании, так и вне страны, а также реализуют разнообразную почтовую продукцию.

Королевская почта производит выемку писем и посылок, осуществляет прямую почтовую рассылку, выпускает широкий ассортимент марок и другой филателистической продукции. Ежедневно через Royal Mail отправляется порядка 60 миллионов писем почти на 30 миллионов адресов внутри Великобритании. Для пересылки действует единый тариф вне зависимости от расстояния между пунктами отправления и доставки. Кроме того, почтальоны ежедневно осуществляют выемку корреспонденции более чем из 100 тысяч почтовых ящиков, расположенных на территории Соединенного королевства.

Основная масса писем первого класса доставляется адресатам на следующий рабочий день, второго — в течение трех рабочих дней с момента отправки. Для писем первого класса марка стоит дороже, чем для второго. Доставка почтовой корреспонденции осуществляется шесть дней в неделю.

В Соединенном Королевстве отделения почты открыты для посетителей по будним дням с 09:00 до 17:30, а по субботам с 09:00 до 12:30. Для отправки корреспонденции используются почтовые ящики красного цвета или тумбы, которые можно обнаружить как у входа в почтовое отделение, так и просто на улице. Некоторые почтовые ящики содержат два отделения: одно для писем первого класса и международных отправлений, другое для писем второго класса. На каждом ящике (тумбе) указано время выемки корреспонденции.

Если Royal Mail осуществляет отправление за пределы Великобритании, то срок её доставки до адресата без учета времени на таможенное оформление составляет от 4 до 25 рабочих дней, что зависит от страны-получателя. Деятельность по организации внешней пересылки Royal Mail координирует с почтовыми операторами многих стран мира, включая Россию. Для международных отправлений действуют ограничения:

• по весу — не более 2 кг (для печатной продукции — до 5 кг);
• по некоторым категориям товаров (алкоголь, аэрозоли, медикаменты и другие).

Помимо Королевской почты, доставкой крупногабаритных посылок занимаются и частные почтовые компании, имеющие собственные сервисы, службы обработки и доставки отправлений: DPD, TNT, DHL, UPS и другие.

В Великобритании некоторое время курсировали подземные поезда, предназначенные для транспортировки исключительно почтовой корреспонденции. Этот проект стартовал в 1973 году в Лондоне, по маршруту ходили небольшие составы, которые управлялись диспетчерами с пульта. Однако в 2003 году данная инициатива была законсервирована вследствие того, что такой способ транспортировки почты оказался слишком дорогостоящим по сравнению с автотранспортом.

Почта Франции (La Poste)

La Poste — государственный почтовый оператор, который обслуживает как территорию собственно Франции, так и её заморские регионы (Гваделупу, Мартинику, Реюньон и другие). Кроме того, оператор оказывает почтовые услуги своим маленьким соседям — государствам Андорре и Монако. Также в сферу деятельности La Poste входит оказание курьерских и банковских услуг населению.

Почтовые отправления развозят железнодорожным транспортом в специальных составах, которые окрашены в ярко-желтый цвет. Эти поезда ходят, как правило, в ночное время, в каждом из них перевозится до 6 тонн почтовой корреспонденции и посылок.

Почтовые индексы во Франции представлены пятизначными числами. Первые две цифры индекса обозначают почтовый департамент, последние три — населенный пункт, обслуживаемый этим департаментом.

Как и специальные поезда, почтовые ящики так же окрашены в ярко-желтый цвет, и на них указано время выемки корреспонденции. Отделения почты оборудованы специальными устройствами, которые выдают клиентам инструкции на английском языке по взвешиванию посылок, а также наклейки для отправляемой корреспонденции.

Почтовые марки можно приобрести не только в почтовых отделениях, но и в табачных киосках. Стоимость марок зависит от веса отправления и адреса доставки.

В большинстве отделений почты, кроме стандартных почтовых услуг (отправка писем, посылок и телеграмм), можно воспользоваться факсом, телексом и телефонными кабинами. Отделения открыты по будним дням с 08:00 до 19:00, в субботу — с 09:00 до 12:00.

Французская почтовая служба работает очень оперативно: для доставки почты внутри страны требуется от одного до двух дней, для международных отправлений — от одного до пяти дней.

Почтовые отправления любого типа не облагаются дополнительными налогами.

Ежегодно через почту Франции проходит около 300 миллионов отправлений.

Почта Германии (Deutsche Post AG)

Deutsche Post AG (Германская почтовая компания) со штаб-квартирой в Бонне была в начале 1990-х годов приватизирована и входит (наряду с Postbank и DHL) в состав холдинга DPWN (Deutsche Post World Net).

Deutsche Post AG ведет многопрофильную деятельность, предоставляя разнообразные услуги, среди которых как традиционные почтовые, так и иные (электронная почта и торговля, посреднические услуги, операции с недвижимостью, менеджмент и прочие).

К профильной сфере деятельности относятся услуги, которые оказываются при рассылке корреспонденции в относительно небольших количествах: писем разнообразных форматов, почтовых открыток, книг, другой печатной (и не только) продукции. Для всех видов почтовых отправлений регламентированы максимальные масса и размер, которые определяют величину почтового сбора. Максимальный вес стандартного письма — 20 г. Почтовый сбор за пересылку такого письма для ФРГ и стран Европы составляет 0,55 евро. Авиапочтой осуществляется перевозка только международных отправлений.

Размер сбора для почтовых открыток, вне зависимости от их формы и размера, для ФРГ и стран Европы составляет 0,45 евро. Отправления, предназначенные для слепых адресатов (аудиокассеты, написанные шрифтом Брайля письма и т. д.) почтовыми сборами не облагаются.

Подавляющее большинство писем и открыток (более 95 %) доставляется адресатам на территории ФРГ на следующий день при условии, что они были опущены в почтовые ящики до 22 часов предыдущего дня, меньшая часть — на 2-й день после отправления.

Недоставка (утеря) корреспонденции случается чрезвычайно редко.

Deutsche Post AG при отправлении корреспонденции оказывает ряд сопутствующих услуг, за которые предусмотрен дополнительный почтовый сбор. В состав этих услуг входят:

• обслуживание заказной корреспонденции;
• доставка корреспонденции непосредственно получателю, в том числе с письменным подтверждением факта получения;
• курьерская доставка корреспонденции на территории ФРГ и в другие страны;
• контроль изменений адресных реквизитов получателя;
• страхование вложений;
• хранение корреспонденции;
• другие специфические услуги.

Почтовые отправления в Федеративной Республике доставляются ежедневно, за исключением воскресенья. Почтовые ящики, транспорт, вывески почтовых отделений окрашены желтым цветом. Немецкие почтальоны ездят на желтых велосипедах с внушительными сумками.

В Германии конверты продаются абсолютно чистыми, без напечатанных марок, знаков и линий разметки. Марки для наклеивания на конверты можно приобрести не только в почтовых отделениях, но также и в автоматах на улице или через Интернет, оплатив их кредитной картой и затем напечатав на конверте.

Для отправки письма есть две возможности: опустить его в один из почтовых ящиков, которые размещены на улицах повсюду, или отнести самому в отделение почты. Выемка корреспонденции из почтовых ящиков осуществляется строго по графику, два раза в сутки. Доставку авиапочты осуществляет компания Lufthansa («Люфтганза»), выбранная за свою исключительную надежность.

В адресе, указываемом на письме, отсутствует номер квартиры, поэтому почтальон при разносе корреспонденции ориентируется на имя получателя (оно пишется на входной двери дома или квартиры над почтовой прорезью).

Типовой режим работы немецких почтовых отделений: по будним дням — с 8:00 до 18:00, по субботам — с 8:00 до 12:00, в воскресенье они закрыты. Часы работы небольших отделений могут отличаться. Отделения на вокзалах и в аэропортах работают дольше, в том числе иногда и в воскресенье.

Помимо получения профильных услуг, на почтовых узлах Германии можно воспользоваться телефонным справочником, позвонить по телефону, отправить факс. Кроме того, на почте имеются отделы, в которых можно купить открытки и игрушки, отправить подарки и цветы, приобрести билеты в кино и театр, лотерейные билеты, воспользоваться некоторыми банковскими услугами.

В работе Deutsche Post AG на протяжении длительного времени практикуется схема, в соответствии с которой разнообразные почтовые услуги оказывают компании-подрядчики, специализирующиеся в области доставки грузов. Отправление и доставка писем в ряде регионов Федеративной Республики, что особенно характерно для сельской местности, возложены исключительно на частные специализированные компании, получившие одобрение Германской почтовой компании.

Почта Японии (Japan Post Holdings Co)

Japan Post Holdings Co (Японская почтовая корпорация) на протяжении длительного времени работала в статусе государственного агентства. В сфере её деятельности были доставка корреспонденции, страхование жизни, финансовые операции, в основном сберегательные.

В 2001 году началось реформирование японской почтовой службы. В 2003 году она была приватизирована, обретя статус принадлежащей государству корпорации. Итогом реформирования стало разделение службы на четыре компании: почтовую, банковскую, страховую и управления почтовыми операциями. В 2006 году был создан холдинг Japan Post Holdings Co., Ltd., включающий в себя: Japan Post Service Co (доставка почты), Japan Post Bank Co., Ltd. (банковские операции), Japan Post Insurance Co., Ltd. (страхование жизни), Japan Post Network Co., Ltd. (обеспечение работы операционных окон). Государству в лице министерства финансов принадлежит 100 % акций холдинга Japan Post Holdings Co., акции внутренних компаний принадлежат головной.

Созданная в результате реформирования почтовой службы Japan Post Holdings Co. входит в число крупнейших японских корпораций. Она ведет деятельность в области оказания почтовых, страховых и банковских услуг через обширную сеть своих отделений. В 2012 году японская почтовая служба оказалась на втором месте в рейтинге почтовых операторов стран мира по версии Oxford Strategic Consulting.

В Японии имеется два вида почтовых отделений. Помимо стандартных функционируют так называемые дистрибуционные центры, предлагающие клиентам широкий набор сопутствующих и дополнительных услуг.

Японская почтовая служба работает предельно четко и надежно, отправления внутри страны доставляются адресатам в основном за один-два дня. Предусмотрено оказание специальной услуги, в рамках которой доставка может быть осуществлена по схемам «к 10 часам утра следующего дня» и «через ночь». Во многих отделениях почты работают окна круглосуточного обслуживания населения.

Практикуется обработка корреспонденции, представленной в электронном виде: отправитель передает такое письмо (фотография, документ) в отделение почты, а там его печатают, вкладывают в конверт и доставляют получателю в те же сроки, как и обычные почтовые отправления. Оплата данной услуги осуществляется через кредитные карты.

Почтовые отделения в Японии работают в основном по будним дням с 9:00 до 19:00 (часть из них — с 9:00 до 17:00), а по субботам и воскресеньям они закрыты. «Дежурные» отделения открыты в субботу (с 9:00 до 15:00 либо до 17:00) и воскресенье (с 9:00 до 12:30). Часть почтовых отделений увеличивает время работы от 30 минут до 1-го часа в день.

Международный почтамт Токио работает круглосуточно. Почтовые марки отправители могут приобрести в табачных киосках и гостиницах. Почтовые ящики окрашены в основном в красный цвет. Международная пересылка осуществляется авиационным и морским транспортом.

Логотип корпорации Japan Post Holdings Co., Ltd. — «JP». Каждая компания, входящая в этот холдинг, имеет логотип, начинающийся с «JP». Japan Post Service и Japan Post Holdings используют для своих логотипов красный цвет, Japan Post Network — оранжевый, Japan Post Insurance — синий, Japan Post Bank — зеленый.

Почтовая служба Бразилии (Correios do Brazil)

Correios do Brazil (почтовая служба Бразилии) — одно из крупнейших предприятий в Латинской Америке. В 1999 году бразильская почтовая служба была реорганизована в корпорацию, находящуюся в государственной собственности. Компания подведомственна министерству связи, но не является его структурным подразделением.

В Correios do Brazil работают более 100 тысяч сотрудников. В 2012 году бразильская почтовая служба возглавила рейтинг почтовых операторов стран с развивающейся экономикой по версии Oxford Strategic Consulting.

В рамках совершенствования и развития почтовой службы Бразилии:

• установлено правило Д+1, регламентирующее доставку корреспонденции получателям на следующий день после отправления;
• внедрена ночная сеть почтовых перевозок, пользующаяся услугами крупнейших авиаперевозчиков страны;
• внедрена сеть почтовых перевозок на Амазонке, для которой используется большое количество речных судов;
• внедрена единая система почтовой индексации;
• внедрены услуги типа SEDEX (быстрая доставка отправлений по территории Бразилии);
• создан и функционирует Центр обучения и повышения квалификации сотрудников.

Кроме традиционных почтовых сервисов, служба предлагает клиентам более сотни дополнительных продуктов и услуг:

• развивается почтовый банкинг, предоставляющий финансовые услуги вне собственных отделений банков;
• предлагается услуга электронной почты;
• в рамках специальной программы Correios реализуется проект по оснащению почтовых отделений «Интернет-будок»;
• почта Бразилии принимает участие в развитии электронной торговли, а интернет-магазин компании пользуется большой популярностью;
• перспективное направление работы — коммерческая почта, в том числе директ-маркетинговые рассылки.

Почтовая служба Бразилии плотно сотрудничает с национальной ассоциацией директ-маркетинга с целью активизировать деятельность в данной сфере, расширить клиентскую аудиторию, адекватно анализировать ситуацию в сегменте директ-маркетинга и оперативно реагировать на её изменения.

Отделения почты Бразилии работают с 8:00 до 20:00 по будним дням и с 8:00 до 18:00 по субботам, воскресеньям и в праздники. Почтовые ящики в стране окрашены в желтый цвет.

У каждого человека и юридических лиц, возникает юридическая необходимость направить адресату документы (ответ на претензию, письмо о уведомление об годовом собрании учредителей или акционеров, бухгалтерские документы (ТТН, УПД, Акты выполненных работ, оказанных услуг), документы в страховую компанию, направить досудебную претензию дебитору.

Направление таких писем,отправка важных документов по почте, просто значимых для отправителя и получателя письменных сообщений требует подтверждение приема, доставки, вручения.Пересылка почтовых отправлений с подтверждением факта вручения/невручения, должна осуществляться с помощью регистрируемых почтовых отправлений, к которым относятся заказные почтовые отправления – письма, бандероли, в том числе почтовые отправления с описью вложения. Заказные почтовые отправления могут пересылаться с уведомлением о вручении.

Правила доставки заказных писем Почта России и правила доставки ООО Экспресс-курьер регламентированы законодательством РФ. Так что это миф что никто кроме почты – это миф. ООО Экспресс –курьер полноценный оператор почтовой связи.

Соответствовать современным стандартам, внедрять нововведения, развиваться, совершенствовать бизнес процессы – это одни из основных принципов Экспресс-курьер ООО, компания представляет возможность отслеживания почтовых отправлений. Стоимость заказного письма, рассчитывается исходя из веса письма.

Вызвать курьера

Для того, чтобы вызвать курьера достаточно оставить заявку по электронному адресу:

или позвонить по телефону:

Скачайте образцы описи вложения ценного письма и уведомление о вручении письма (формы 103 и 107)

Скачать образцы

Оформление заказного письма, обязательно сопровождается выдачей квитанции, и присвоение уникального номера для отслеживания.

Квитанция, выдаваемая в приеме регистрируемого почтового отправления, заполняется и подписывается работником связи. На квитанции ставится четкий оттиск календарного штемпеля предприятия связи. (Глава 8. Общий порядок приема и вручения почтовых …)

Наша компания является клиентоориентированной, для удобства вы можете заказать услугу отправка и оформление заказного письма на дому.

* — Запрещено пересылать предметы вещества, запрещенные к пересылке в пределах Российской федерации, перечень которых определен статьей 22 Федерального закона «О почтовой связи» (Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ (ред. от 29.06.2018) «О почтовой связи»
Статья 22. Ограничения в пересылке по сети почтовой связи предметов и веществ).

Как отправить заказное письмо?

Вопрос достаточно интересный, постараемся найти ответ вместе в регламенте оказание услуг почтовой связи, и написать о сложном простым текстом.

Услуги должны оказываться Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, установленными для данного вида услуг, в том числе требованиями Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи», Федерального закона от 07 июля 2003 г. № 126-ФЗ, Приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи», а также согласно требований актов Всемирного Почтового союза в области международного почтового обмена и международных договоров Российской Федерации утвержденными Советом глав Администрации связи Регионального содружества в области международного почтового обмена связи 22.04.1992г.

• РПО «регистрируемое (заказное) письмо/(бандероль)» — почтовое отправление, доставляемое (вручаемое) адресату (его законному представителю) с подтверждением факта вручения. Регистрируемое почтовое отправление может пересылаться с уведомлением о вручении (простым или заказным);
• «почтовое отправление с описью вложения» – регистрируемое почтовое отправление с объявленной ценностью, принимаемое в открытом виде с поименным перечислением вложения и указанием (на усмотрение отправителя) суммы оценки определенной отправителем;
• «уведомление о вручении» – документ, заполняемый оператором и возвращаемый объектом почтовой связи отправителю или иному указанному отправителем Адресату с информацией о том, когда и кому выдано (вручено) регистрируемое почтовое отправление;
• «заказное уведомление о вручении» — документ, возвращаемый объектом почтовой связи отправителю или иному указанному отправителем Адресату под роспись, с информацией о том, когда и кому выдано (вручено) регистрируемое почтовое отправление. Ценные письма, заказные письма и почтовые карточки с заказными уведомлениями о вручении, адресованные гражданам на дом, могут приниматься с отметкой «Вручить лично».

Такие почтовые отправления вручаются лично адресату или по его доверенности другому лицу под расписку в извещении и на бланке уведомления, если оформлена простая электронная подпись (ПЭП), можно получить конверт по коду доступа из СМС.

* — Помните, что оператор почтовой связи в течении 6 месяцев с даты приема (отправки вами письма), имеет возможность и при обращении обязан представить информацию по вашему запросу куда, когда и кем было получено ваше отправление, НЕ ЗАВИСИМО ОТ ТОГО было ваше заказное отправление с уведомлением или нет!

Как оформить заказное письмо?

Порядок оформления письменных сообщений в конверте регламентирован почтовыми правилам.

Отправитель обязан указывать на почтовых отправлениях свой полный почтовый адрес в верхнем левом углу конверта, адрес получателя указывается в нижнем правом углу конверта. Верхний правый угол конверта предназначен для отметок оператора и почтовых марок.

Отправитель/доверенное лицо обязан осуществлять сдачу/получение почтовых отправлений по доверенности, оформленной в соответствии со статьями 185 и 185.1 Гражданского кодекса Российской Федерации, либо по документам, удостоверяющим личность:

• паспорт гражданина РФ. Выдается лицу в 14 лет;
• свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего возраста, с отметкой о гражданстве);
• дипломатический паспорт;
• паспорт моряка (с 2014 года – удостоверение личности моряка). Основание: постановление правительства РФ от 1 декабря 1997 года № 1508 и постановление правительства РФ от 18 августа 2008 года № 628;
• удостоверение личности военнослужащего. Основание: постановление правительства РФ от 12 февраля 2003 года № 91;
• военный билет. Основание: приказ министра обороны РФ от 19 ноября 2007 года № 500;
• удостоверение беженца (Федеральный закон от 19 февраля 1993 года № 4528-1 «О беженцах»);
• служебное удостоверение работника прокуратуры. Основание: Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации» от 17 января 1992 года № 2202-1.

Срок доставки заказного письма?

Заказная корреспонденция доставляется от одного до трех дней, не считая двух дней, отведенных на прием и обработку почтовой корреспонденции. Некоторые письма могут быть доставлены в течении одного дня.

От чего зависит стоимость заказного или стоимость простых отправлений?

Во всех случаях стоимость заказного письма с уведомлением зависит только от трех факторов:

• веса;
• срочности;
• особых условий доставки.

Пересылка почтовых отправлений	*Стоимость руб.
Простое письмо вес до 20г.	39,00
Заказное письмо вес до 20г.	70,00
Заказное письмо вес до 20г. с простым уведомлением о вручении РПО	103,00
Ценное письмо вес до 20г.	249,00
Ценное письмо вес до 20г. с простым уведомлением о вручении РПО	276,00
Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения	49,00
Простая бандероль вес до 100г.	77,90
Заказная бандероль вес до 100г.	83,80
Заказная бандероль вес до 100г. с простым уведомлением о вручении РПО	109,00
Ценная бандероль вес до 100гр.	274,00
Ценная бандероль вес до 100гр. с простым уведомлением о вручении РПО	299,00
Нанесение знака почтовой оплаты на междугородние отправления	7,00
Заказное уведомление о вручении	70,00
Возврат, отправка по новому адресу взимается по тарифу номинальной единицы корреспонденции
Пересылка посылок по сети общего пользования	Тариф ФГУП Почта РФ + 40%
Пересылка международной письменной корреспонденции из РФ	Тариф ФГУП Почта РФ + 40%
За каждые последующие полные/неполные 20г. простого, заказного письма/бандероли	3.14
За каждые последующие полные/неполные 20г. ценного письма/бандероли	5.00

Как просмотреть или ?

В меню есть раздел «Формы почтовых бланков», где собраны необходимые для сервиса почтовых отправлений шаблоны и образцы.

Если у Вас остались вопросы по услугам, Вы можете позвонить нам по телефону +7 (343) 266–32–64 или написать на pisma2018@list.ru