Разновидности

Авизо отличаются друг от друга в зависимости от того, от кого и кому они направляются:

• Между разными контрагентами. Покупка-продажа предполагает направление оповещения продавцу. В документе указываются эти сведения: объем продукции, списываемой со склада, установленная стоимость сделки, поступление сумм. Также требуется отправить оповещение покупателю. В бумаге прописывается эта информация: списание денег с личного счета контрагента. Если в транзакциях принимает участие несколько контрагентов, можно составить прямое авизо. В нем прописывается запрос о направлении обратного авизо. Последнее представляет собой ответное извещение. Заполняется оно компанией-контрагентом. Делать это нужно в заданные сроки. Ответное авизо является подтверждением завершения деловой операции и отсутствия претензий контрагентов друг к другу.
• Между структурными отделами одной фирмы. Подобное авизо представляет собой форму бухгалтерской справки. Функция этого документа – передача сведений между отделами.

Бухгалтер может упростить ведение документов. Для этого можно воспользоваться ПО «1С: Бухгалтерия 8». В этой программе есть специальная форма «Авизо».

Также уведомления подразделяются на эти типы:

• Прямые. Предполагают отправку без предварительного получения оповещения. В документе могут указываться различные запросы, разная информация.
• Обратные. Такие уведомления отправляются тогда, когда компания получила оповещение. Авизо в рассматриваемом случае является ответом на полученный ранее запрос. Бумага обозначает, что фирма получила уведомление. Направление обратного авизо необязательно обозначает согласие с запросом изначального отправителя. С помощью этого документа можно попросить пересмотреть условия соглашения или же дополнить его. После того как компании обменялись авизо, договорились обо всех условиях, вносятся изменения в бухгалтерские документы.

Авизо подразделяются на эти виды:

• Электронные (заверяются электронной подписью).
• Почтовые.

Чем больше развиваются технологии, тем чаще используются электронные авизо. Однако нужно помнить, что они не будут действительными без цифровой подписи.

К СВЕДЕНИЮ! Авизо достаточно часто используется в рамках коммуникации между структурными подразделениями. К примеру, документ актуален при распределении трат по хозяйствам с различными отраслями, при поступлении средств на расчетный счет для распределения зарплат.

Оформление авизо

Унифицированная форма авизо отсутствует. Поэтому фирма может установить свою форму документа, которая будет удобна в рамках деловой переписки. Однако в бумаге обязательно должны содержаться эти данные:

• Номер уведомления.
• Дата совершения операции.
• Суть проведенной операции.
• Основания, по которым она проведена.
• Сумма и номер счета.
• Сумма транзакции или доход от продажи.
• Информация об отправителе и получателе (в том числе, реквизиты).
• Исходящий номер.

Метод передачи авизо регламентируется корреспондентскими и межбанковскими договорами. Авизо содержит в себе все реквизиты официальных документов. Если эта бумага направляется в банк или в государственную структуру, нужно заверить ее печатью.

К авизо могут прилагаться эти документы:

• Платежные поручения.
• Мемориальные ордеры.
• Прочее.

Все это – сопроводительная документация, которая нужна для подтверждения информации, изложенной в авизо. Также сам рассматриваемый документ может являться подтверждением. К примеру, он может прилагаться к платежным поручениям. На базе документа могут создаваться дебетовые и кредитовые авизо.

ВАЖНО! Установленную компанией форму авизо нужно закрепить с помощью внутренних актов.

Формирование авизо через бухгалтерские программы зависит от наименования этой программы, а также от релиза конфигурации.

ВНИМАНИЕ! Авизо является заменяемым документом. Его аналогами являются платежные поручения, расчетные бумаги.