Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления, а также скачать образец.

В документ, по сути представляющий собой анкету, вносятся данные о профессиональной деятельности, образовании, сведения о семье сотрудника.

Такая анкета не имеет унифицированной формы. Каждая организация имеет право составить ее по-своему.

Бумага заполняется один раз самим работником от руки. В ней отражается информация, подкрепленная:

• паспортом;
• военным билетом;
• дипломом об образовании;
• другой персональной документацией.

Все строки заполняются полно, односложные ответы недопустимы. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется, в случае когда какие-то данные изменяются.

Сотрудник может отказаться заполнять или подписывать документ, поскольку он не является обязательным.

Посмотрим подробнее, как заполнить личный листок по учету кадров.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Вторая часть содержит сведения о ближайших родственниках, которыми традиционно считаются отец, мать, родные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры, дети, бабаушки и дедушки (мужья и жены, дяди, тети и племянники близкими родственниками не являются) — статья 14 Семейного кодекса РФ.

Важно! Работник может не отвечать на вопрос о ближайших родственниках, а вот сведения о военной обязанности указать нужно обязательно.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» нужно заполнить информацию, начиная с последнего места работы, в обратном хронологическом порядке.

Далее работник сообщает о себе дополнительные сведения, касающиеся его уровня знания иностранных языков, наличия ученых степеней и целей поездок за границу.

После заполнения документ должен быть заверен подписью нового сотрудника.

Вся документация по персональному составу является собственностью предприятия, и забрать свою анкету, заполненную при поступлении на работу, работник не имеет права даже после увольнения.

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника. В листку зазначається прізвище, ім’я, по батькові, стать, дата та місце народження, вклеюється фотокартка співробітника. Також зазначаються дані про освіту: найменування та місцезнаходження навчального закладу, факультет або відділення, рік вступу та закінчення (або вибуття, якщо не закінчив, то з якого курсу вибув), одержана спеціальність, номер диплома або посвідчення. Далі вказуються дані щодо знань іноземних мов; які маєте наукові праці, авторські свідоцтва на винаходи; вказується виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом). Далі вказуються попередні місця роботи, відношення до військового обов’язку і військове звання, родинний стан на момент заповнення особового листка, домашня адреса та телефон.

Порядок заповнення особового листка з обліку кадрів подано в табл. 6.4.

Таблиця 6.4

У бланку особового листка з обліку кадрів міститься 14 розділів, які заповнюються від руки працівником при оформленні на роботу, виправлення та помарки не допускаються.

На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді. Для заповнення особового листка використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, документи про освіту, а також, у разі наявності, документи про присвоєння вченого ступеня чи звання, документи про наукові праці, винаходи тощо. Крім того, слід дотримуватись певних правил:

• 1. Прізвище, ім’я, по батькові працівника пишеться в називному відмінку (без скорочень).
• 2. Стать записується скорочено (чол., жін.).
• 3. Дата народження записується словесно-цифровим способом.
• 4. Дані про місце народження переписуються з паспорта або свідоцтва про народження. Найменування населеного пункту зазначається в називному відмінку, район, область — у родовому.
• 5. Дані про освіту. Особи, які закінчили вищі навчальні заклади, зазначають: вища; особи, які закінчили лише три курси навчального закладу, — не повна вища. Також уживають такі формулювання: середня спеціальна (технікуми, педагогічні, музичні училища та ін.); середня (повна загальна освіта — 11 класів); незакінчена середня (за наявності свідоцтва про здобуття базової загальної середньої освіти — 9 класів). Наведена таблиця заповнюється відповідно до документів про освіту. Найменування навчальних закладів зазначають так, як вони називалися на період їх закінчення.
• 6. Є кілька варіантів заповнення розділу про володіння мовами, але головне — інформація має бути правдивою. Наприклад: російською, українською — володію вільно; англійською — читаю й можу розмовляти; іспанською — читаю й перекладаю зі словником.
• 7. Дані про наявність ученого ступеня чи ученого звання заповнюються за наявності документів Вищої атестаційної комісії. Наприклад: кандидат філологічних наук, доцент. У разі відсутності таких документів робиться запис: немає. За наявності опублікованих наукових робіт та винаходів їх зазначають у хронологічній послідовності. Якщо таких немає — робиться запис: не маю.
• 8. Відомості про роботу наводяться відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність працівника почалась з навчання, то цей період також зазначається у цьому розділі. Тут вказуються відомості про військову службу, роботу за сумісництвом, а також перерви у роботі, які пов’язані з навчанням, хворобою тощо.
• 9. Запис у розділі «Відношення до військового обов’язку і військове звання» має відповідати запису у військовому квитку. Наприклад: військовозобов’язаний, старший прапорщик; склад — технічний; рід військ — сухопутні.
• 10. У рядку «Родинний стан на момент заповнення особового листка» зазначаються члени сім’ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім’я та по батькові.
• 11. Запис у розділі «Домашня адреса і номер телефону» має відповідати даним паспорта і мати такі реквізити: поштовий індекс, найменування населеного пункту, району, області, вулиці, номер будинку, квартири, телефону.

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на компенсацию отпуска .docСкачать образец заполнения заявления на компенсацию отпуска .doc

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

• дате его рождения,
• адреса местожительства,
• серии и номера паспорта,
• сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 21 сентября 2020 г.

Иногда при приеме на работу сотрудника просят заполнить личный листок по учету кадров. Давайте разберемся, что представляет собой этот документ и обязателен ли он.

Личный листок по учету кадров: что это

Как видно из названия, личный листок по учету кадров содержит личную информацию о конкретном сотруднике. К такой информации, к примеру, относятся:

• ФИО работника;
• дата рождения работника;
• паспортные данные работника;
• домашний адрес работника;
• контактный телефон работника;
• сведения об образовании;
• сведения о владении иностранными языками;
• сведения о трудовой деятельности;
• семейное положение.

Если за время работы сотрудника какие-то сведения, содержащиеся в личном листке данного сотрудника, меняются, в листке необходимо отразить эти изменения на основании подтверждающих изменения документов (например, на основании свидетельства о браке вносятся сведения об изменении фамилии и семейного положения).

Стоит отметить, что личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно.

Личный листок по учету кадров: бланк

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать форму личного листка по учету кадров.

Вы можете бесплатно воспользоваться бланком личного листка по учету кадров, представленным системой КонсультантПлюс.

Личный листок по учету кадров: образец заполнения

С образцом заполнения личного листка по учету кадров вы также можете знакомиться в системе КонсультантПлюс.

Обязан ли работодатель вести личные листки по учету кадров

В обязанности работодателей, являющихся коммерческими организациями и ИП, не входит ведение личных листков по учету кадров. Соответственно, работодатели – коммерческие организации/ИП сами решают, необходим им такой кадровый документ или нет.

Как правило, личный листок по учету кадров обязателен в госорганах. Например, при поступлении на работу в Федеральную антимонопольную службу личный листок по учету кадров приобщается к личному делу работника (п. 7.8 Инструкции, утв. Приказом ФАС России от 01.07.2016 N 887/16).