Отправить документы в налоговую в электронном виде

Подаче в налоговую заявлений по форме Р11001 — Р27002 предшествует поход к нотариусу для заверения подписи заявителя на форме. Это не всегда удобно, а в моем случае (Р14001) и не всегда возможно так как нотариус, как правило, требует предоставления свидетельств о регистрации и ИНН, а также устава ЮЛ. Однако существует вариант подачи заявления в налоговую минуя нотариуса. Способ мудреный и чтоб каждый раз самому по несколько часов не вспоминать что и как делать, особенно пытаясь проинструктировать кого-то по телефону, для себя же любимого и всех интересующихся сделал пошаговую инструкцию/памятку.

1. Через программу «Формирование пакета документов для подачи заявления о регистрации в электронном виде» (скачивается с сайта налоговой) заполняется форма 14001 (по шаблону — я сохраняю прежние удачные заявления), затем кнопка печать и кнопка с одной дискетой – происходит выгрузка одним многостраничным документом в формате tiff.

2. В программе Adobe Acrobat Pro открываем документ-основание для внесения изменений (в моем случае это как правило решение суда в формате pdf) и сохраняем его в формате tif, при этом файл сохраняется постранично (в несколько файлов).

3. В программе Irfan View (мой выбор, возможно есть лучше/удобней) нажимаем кнопку «Сервис», в выпадающем меню выбираем «многостраничные изображения» и далее «создать многостраничный tif» и объединяем постраничный файлы в один многостраничный.

4. В программе «Формирование пакета документов для подачи заявления о регистрации в электронном виде» нажимаем кнопку «формирование пакета» (изображен конверт), в открывшемся новом окне заполняем раздел 1 «общие сведения о пакете», в разделе 3 подставляем само заявление и прилагаемые документы (прикладываю документ-основание и паспорт — все в формате tif), подписываем каждый документ ЭЦП заявителя. После этого в верхней левой части окна нажимаем кнопку «сформировать» и пакет сохраняется в виде zip-архива с жутким названием по указанному нами адресу.

5. На сайте nalog.ru в разделе «иные функции ФНС» нажимаем «Регистрация ЮЛ и ИП», далее в разделе «Юридические лица» нажимаем «Внесение изменений в регистрационные данные ЮЛ», выбираем вариант «удаленно» и нажимаем «перейти» в варианте «Подача электронных документов на государственную регистрацию». В открывшемся окне нажимаем «Проверить условия использования сервиса и начать работу». При успешном прохождении проверки (может понадобиться установить сертификат налоговой в корневое хранилище) нажимаем «Начать работу с сервисом». В новом окне выбираем вкладку «Отправка документов», выбираем зиповский пакет и отправляем. В результате откроется вкладка «Список переданных документов» с предварительными результатами передачи заявки, а также на электронную почту почти мгновенно придет письмо от ФНС о поступлении документов на обработку.

Дошедшим до конца пятого пункта мои поздравления – квест пройден!!!

Далее расслабляемся и через несколько дней ждем письма из налоговой с информацией о результатах.

P.S. Если кто-то имеет более простой алгоритм достижения той же цели — буду благодарен за информацию.

Сканы документов: ФНС диктует свои правила

В эпоху широкого развития информационных технологий, потребность в них среди юридических лиц только возрастает. Если обратиться к событиям двадцатилетней давности, то там нам едва ли удастся встретить такое понятие, как «подача документов в электронной форме» или «отправка электронного письма с вложением», вы не услышали бы просьбы «выслать принтскрин» и многого тому подобного. Сейчас же это является частью нашей реальности и волей-неволей профильным ведомствам приходится к этому адаптироваться. Правда, как-то у них это все в очередной раз запоздало происходит…

Мы поговорим с вами о сканах документов, столь востребованных в документообороте между компаниями и государственными инстанциями. Если фирма в диалоге со своими партнерами имеет право самостоятельно выдвигать требования к высылаемым и принимаемым документам, то во взаимодействии с чиновниками приходится все же придерживаться правил, которые диктуют они сами. Далее в нашей статье: почему ФНС долгое время отказывалась принимать электронные документы и вынуждала людей «стоять в очередях» с бумагами? Почему разные ведомства предъявляют разные требования к оформлению сканов? О чем нельзя забывать при отправке материала в Налоговую? Какие разговоры сейчас ходят в кабинетах ФНС?

Как-то затянулось дело…

По удивительному стечению обстоятельств, у хозяйствующих субъектов не так давно появилась возможность направлять в ФНС документы в электронном виде. Было много жалоб на то, почему со своими клиентами фирмы уже долгое время ведут переписку в электронном формате, а Налоговая до сих пор работает «по старинке». На тот момент у ФНС был веский козырь в рукаве, и они говорили, что в НК РФ нет соответствующих предписаний, в виду этого они не имеют права принимать документы в электронном виде. Так-то оно так, но, спрашивается, почему те должностные лица (депутаты), которые ответственны за то, в каком состоянии находится Налоговый Кодекс, так поздно спохватились? Интересующиеся журналисты задавали соответствующие вопросы парламентариям и им все время говорили, мол, «мы готовим законопроект» или «данный вопрос находится на стадии рассмотрения» и далее снова ссылались на то, что на тот момент времени были дела куда более важные. Если посмотреть на этот вопрос с другой стороны, то у государства и в правду есть куда более серьезные проблемы, которые нужно решать. А Государственная Дума всего одна на всю страну… Потом, когда дело стронулось с мертвой точки, ответственные лица все никак не могли определиться, в каком формате документы можно и нельзя направлять не только в ФНС, но и в другие ведомства. Самое смешное здесь то, что так до сих пор и не придумали неких «единых» требований. Дали свои рекомендации и на этот дело закрыто. Благо, ФНС, так или иначе заинтересованная в электронном документообороте идею быстро освоила, и теперь у нас на руках есть утвержденные требования к отсканированным документам.

Как должен выглядеть документ?

Итак, ФНС в одном из своих сообщений, а если быть точнее в письме 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@ распространило информацию о том, какие сканы они готовы принимать к рассмотрению. Подробнее об этом по пунктам:

  1. Оцифрованный документ в обязательном порядке должен включать в себя формирование копий формата TIFF и PDF;

  2. Документы с черными или черно-белыми изображениями должны сканироваться в режиме 8-bit Grayscale (256 градаций серого);

  3. Разрешение у документа должно быть 150 DPI или 300 DPI на усмотрение пользователя;

  4. Цветные изображения сканируются в режиме RGB в том же разрешении, что и в пункте 3;

  5. Настройки яркости и контраста должны быть выверены таким образом, чтобы чтение текста было максимально удобным (конкретных цифр нет);

  6. Любой присланный в ФНС отсканированный документ должен открывать на стандартных платформах ОС (Windows, начиная с 2000 и далее по возрастанию);

  7. При открытии документа не должно «всплывать» никаких предупреждений о возможных ошибках;

  8. Нельзя ставить пароли на открытие документа, а также устанавливать запрет печати – такой документ точно не примут;

  9. Если документ содержит в себе более одной страницы, то он должен быть отсканирован в многостраничном режиме;

  10. В том случае, если скан будет состоять только из одного листа, то здесь допускается использование разрешения JPEG.

Как мы видим, необоснованно сложных или «экзотических» требований ФНС не выдвигает – можно работать в привычном режиме. В виду этого рекомендуем нашим читателям при первой отправке документов в Налоговый орган проверить текущие настройки вашего сканера и установить их согласно требованиям. Это не должно быть сложно.

Требования на этом не заканчиваются

Выше мы описали общие условия, которые действительны для всех документов. Однако, мы хотим здесь сделать некоторое уточнение: при предварительном согласовании с ведомством, куда направляется отсканированный документ, чиновники могут запросить дополнительные характеристики документа. В частности, сотрудники ФНС не так давно высказались, что на основании статьи 93 НК РФ документы можно и нужно заверять усиленной электронной подписью ответственного лица компании (лучше, директора). Применение данной меры в разы увеличит шансы на то, что скан будет принят к рассмотрению. Более того, это дополнение может потребоваться, если компания обращается «за помощью» на портал государственных услуг, ставший столь популярным в последние годы. Усиленная электронная подпись не должна оставить сомнения в том, что документ не является фальсификатом.

XML-документы – отдельная история

Бывает и такое, что требуемые данные неудобно или вовсе невозможно отсканировать. Наиболее явно это прослеживается с документами формата XML. Это, грубо говоря, сохраненная страница браузера. Сохранение таких документов может потребоваться, если в вашем программном обеспечении не предусмотрена или «не работает» функция выгрузки данных в иной формат. Часто это касается платежных поручений, проведенных через некоторые банки. И все же ФНС полагает, что далеко не каждый файл такого разрешения может быть ими принят. Ниже разрешенный список, согласно письму ФНС от 9 февраля 2016 года № ЕД-4-2/1984@:

  1. Счета-фактуры, в том числе и корректировочные;

  2. Журналы учета;

  3. Товарная накладная ТОРГ-12;

  4. Книги покупок и продаж, а также прилагающиеся листы к ним;

  5. Акты приема и сдачи работ;

Кажется, все. Это не так много и все же вполне достаточно. Остальные документы всегда можно отсканировать в привычном режиме.

Важная заметка: В случае, если ФНС посчитает отправленные вами документы недостаточными или сообщит, что по какой-то причине недополучила часть файлов одного пакета, следует прикреплять в файлу также опись, как в традиционном виде это происходит с почтовым отправлением ценных бумаг. Порядок составления описи и требования к ее оформлению вы можете прочитать из Приказа ФНС от 29 июня 2012 года № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Данному приказу уже скоро исполнится 5 лет, однако, его актуальность пока не утратилась.

Собака лает – ветер носит

Положение дел в области электронного документа совершенно нельзя назвать удовлетворительным, однако, и удручающим – тоже нельзя. Еще несколько лет назад чиновники ни раз предлагали отойти окончательно от бумажных носителей и полностью перейти на электронный документооборот. Во-первых, по их мнению, это должно благотворно сказаться на экологии всей страны (сами посудите, сколько срубают деревьев для того, чтобы обеспечить нас бумагой, которую потом мы безжалостно килограммами уничтожаем). Во-вторых, электронные документы гораздо сложнее подделать, особенно, если к ним прилагается электронная подпись. В-третьих, деятельность многих компаний, как показала практика электронной отчетности, должна стать более прозрачной по отношению к тем временам, когда все документы были исключительно на бумажных носителях. В-четвертых, вероятность того, что какой-то документ «затеряется», сокращается в разы. А именно, при его отправке по электронной почте он автоматически будет иметь два дубликата (в папке «отправленные» самого пользователя и папке «входящие» получателя), или в программном обеспечении пользователя, или в личном кабинете портала государственных услуг. Если подумать и развить эту тему, то положительных сторон вопроса можно будет найти, как минимум, еще столько же. Спрашивается, так что же мы медлим? Нет, никто не спорит – на сегодняшний день проделана огромная работа по внедрению инновационных технологий в нашу общественную жизнь в формате огромной страны, но подумайте, сколько ведь еще нужно сделать. А наши чиновники пока только говорят и говорят, что надо…

Про форматы электронных образов документов , передаваемых по ТКС по требованию для выездной налоговой проверки

ПРИКАЗ от 18 января 2017 г. N ММВ-7-6/16@ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМАТА ДОКУМЕНТА, НЕОБХОДИМОГО ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОТНОШЕНИЯХ, РЕГУЛИРУЕМЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ О НАЛОГАХ И СБОРАХ

Таблица 4.10

Документ, представленный в виде скан-образа (ДокСкан)

Наименование элемента

Сокращенное наименование (код) элемента

Признак типа элемента

Формат элемента

Признак обязательности элемента

Дополнительная информация

Код документа
КодДок

А

T(=4) | T(=7)

ОК

Принимает значение кода вида документа (КВД) или кода налоговой документации (КНД) для документов, которым присвоен данный код.
При направлении документов в ответ на требование о представлении документов (информации), то есть если в значении <ИдФайлОсн> (из таблицы 4.8) содержатся сведения о документе с префиксом 1165013_, принимает значение = 9998
Порядковый номер запрашиваемого документа (запрашиваемой информации)
ПорНомДок

А

T(=4)

Н

Элемент обязателен при направлении документов в ответ на требование о представлении документов (информации), то есть если в значении <ИдФайлОсн> (из таблицы 4.8) содержатся сведения о документе с префиксом 1165013_.
Указывается порядковый номер запрашиваемого документа, согласно требованию о представлении документов (информации) в виде 1.XX (2.XX), где XX — порядковый номер
Наименование, реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа
НаимДок

А

T(1-1000)

О

 
Имя файла ЭП нотариуса (при наличии)
ИдФайлЭП

А

T(1-255)

Н

Имя файла ЭП нотариуса, удостоверившего в соответствии с законодательством Российской Федерации равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе в соответствии с приказом Минюста России от 29.06.2015 N 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 30.06.2015, регистрационный номер 37827).
Имя файла ЭП должно иметь следующий вид: ИмяФайл_XXX_N, где:
— имяФайл — имя файла, представляемого в налоговый орган документа в
соответствии с утвержденным форматом для данного документа (без расширения);
— XXX — постфикс файла ЭП, принимающий значение «SGN «;
— N — идентификационный номер файла (GUID);
Расширение имени файла ЭП — sgn.
Наименование, реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документа-основания (основного документа) |

СвДокОсн

П

T(1-1000)

Н

Используется для документов, составляемых при наличии основания (основного документа)
Имя файла документа-основания (основного документа)
ИмяФайлДокОсн

П

T(1-255)

Н

Указывается имя файла, направляемого (направленного ранее) документа
Имя файла документа
ИмяФайл

П

T(1-255)

ОМ

Имя файла сканированного документа имеет вид: KDP_N1_GGGGMMDD_N2, где:
— KD — префикс, принимающий значение кода документа в соответствии с <КодДок>;
— O — идентификатор отправителя имеет вид:
для организаций — девятнадцатиразрядный код (ИНН и КПП организации);
для физических лиц — двенадцатиразрядный код (ИНН физического лица, при отсутствии ИНН — последовательность из двенадцати нулей);
— P — идентификатор конечного
получателя, четырехразрядный код налогового органа;
— GGGGMMDD — дата формирования файла;
— N1, N2 — идентификационные номера файла (GUID). Если документ состоит из нескольких файлов, N1 одинаковый для всех файлов одного документа, N2 уникален для каждого файла независимо от принадлежности к документу.
Расширение имени файла — tif | jpg | pdf | png.
К файлам, содержащим отсканированные изображения, предъявляются следующие требования: черно-белое изображение с разрешением отсканированного документа не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета.

Неформализованные документы

Информационное письмо
(Произвольная форма)
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
  • Office Open XML (.docx,.xlsx);
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);
  • Rich Text Format (.rtf);
  • Open Document Format (.odt);
  • Portable Document Format (.pdf);
  • Текстовый файл (.txt)
  • Произвольный XML (.xml)
  • DBF
Уведомление о начислении премии
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение
(по форме МХ1)
Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
(Произвольная форма)
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15
(Произвольная форма)
Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1
(Произвольная форма)
Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
(Произвольная форма)
Реестр расходов
(Произвольная форма)
Реестр актов
(Произвольная форма)
Ведомость за выполненные работы (услуги)
(Произвольная форма)
Отчет агента
(Произвольная форма)
Акт зачета взаимных требований
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи прав на использование ПО
(Произвольная форма)
Договор
(Произвольная форма)

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Ценовой лист
(Произвольная форма)
Удостоверение о качестве угля
(Форма УПД-35И)
Расходно-приходная накладная
(Форма ТОРГ 14)
Счет
(Произвольная форма)
Реестр акционеров общества
(Произвольная форма)
Протокол разногласий
(Произвольная форма)
Акт о признании документа не действительным
(Произвольная форма)
Доверенность на передачу ТМЦ
(Произвольная форма)
Кредит-нота
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям
(Произвольная форма)
Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления
(Произвольная форма)
Акт сверки взаиморасчетов
(Произвольная форма)
Транспортная накладная
Поручение экспедитору
Экспедиторская расписка
Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
Копия энергетического паспорта
(Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ
от 19 апреля 2010 г. N 182)
  • Portable Document Format (.pdf)
Карточка учета в СТК
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls)
Прайс-лист

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *