В ситуации, когда один из участников сделки имеет опасение о том, что другой участник может не выполнить свою часть оговоренного, в частности оплатить задолженность, то составляется гарантийное письмо, в котором будет прописано, что должен будет сделать второй участник соглашения.

Гарантийное письмо об оплате – это вид делового письма, которое сможет подтвердить сроки и факт оплаты за полученный товар, оказанные услуги или выполненную работу.

Чаще всего такое письменное обязательство составляется тогда, когда один из участников получил или товар или услугу полностью, а другой участник со своей стороны вынужден задержать оплату.

Составление данного письма не является обязательным условием, но если все-таки его решили составить, то его нужно написать правильно.

Правила составления гарантийного письма об уплате задолженности

Такое письмо будет иметь стандартную письменную форму и составить его может как физическое, так и юридическое лицо.

Такая форма гарантийного письма об выплате обязательств в настоящее время очень часто применяется, особенно в таких сделках как купля-продажа имущества или для выполнения каких-либо услуг и так далее.

Основными пунктами, которые следует прописать в гарантийном письме, являются:

• номер и число составления письма;
• информацию, о том, кто получает данный письменныйбланк, то есть название соответствующей организации и фамилию, имя, отчество уполномоченному человеку, которому он адресован;
• название письма: заголовок или названия соответствующего бланка можно не прописывать, можно вместо него прописать тему соответствующего бланка;
• само содержание данного письменного извещения – гарантийное письмо можно начинать с просьбы, также здесь прописывают сроки, в которые будут произведена оплата, указываются банковские данные;
• ставится личная подпись, прописывается должность, ставится также расшифровка подписи составителя соответствующего письма, а также ставится печать предприятия.

Гарантийное письмо будет иметь правовую силу только в том случае, если оно оформлено правильно и выполнены все условия.

Если какой-либо пункт не будет прописан в соответствующем письменном документе, то такой письменный документ не будет иметь юридическую силу.

Ниже расположен типовой бланк и образец гарантийного письма об оплате задолженности вариант которого можно скачать бесплатно.

Гарантийное письмо — документ, успешно выполняющий функцию обеспечения исполнения финансовых и не только обязательств заказчика. Его текст отличается четкостью и не допускает двоякого толкования содержания получателем письма. Порядок оформления гарантийного письма разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.

Использование гарантийных писем в практике работы, зависит от сферы деятельности организации, в которой они работают. При выполнении сложных заказов, связанных с изготовлением, установкой, проверкой, имеющих гарантийные сроки и массу других условий и обязательств, а также приличную стоимость, заключаются договоры, и только договоры.

В гарантийном письме все эти многочисленные и юридически значимые позиции прописать достаточно сложно. Тем не менее, если эти позиции отсутствуют, оплата незначительна и деловые партнеры вполне доверяют друг другу, целесообразно воспользоваться именно гарантийным письмом. Ведь порядок его согласования, оформления и подписания не требует столь же значительных временных и трудозатрат. А его получение позволяет приступить к исполнению заказа практически немедленно.

Юридический статус

Как правило, гарантийные письма используются при выполнении локальных заказов. Например, при заказе и приобретении полиграфической, рекламной и сувенирной продукции; мебели по каталогу (офисных стульев, различных подставок и т.д.), бронировании номеров в гостинице, билетов и прочих подобных случаях. По гарантийным письмам приобретают книги, методические указания и другую информационную продукцию. Порядок доставки различных изданий может предполагать почтовое отправление с оплатой «наложенного платежа», т.е. заказчик расплачивается в непосредственно при получении в почтовом отделении и в стоимость услуги включается не только фактическая цена продукции, но и стоимость доставки.

Гарантийные письма успешно выполняют функцию документа, который обеспечивает исполнение изложенных в письме обязательств заказчика по оплате предоставленного товара или услуг, но могут также гарантировать исполнение и каких-либо других обязательств. Слово «гарантия» может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, правильно оформленное письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантийное письмо может представлять собой отдельный документ, а может входить составляющей частью в текст другого по виду и содержанию письма.

Несмотря на то, что гарантийное письмо не является надёжным юридическим залогом исполнения обязательств, его текст отличается четкостью и не допускает непонимания или двоякого толкования содержания получателем документа. При неправильном составлении или оформлении такого рода документов рассчитывать на своевременное исполнение заказа весьма проблематично.

Порядок оформления

Гарантийные письма имеют особый порядок оформления. Для их написания выбирают бланк письма. Но если в организации разработан бланк для переписки по финансовым и хозяйственным вопросам, то используют именно его. Помимо обычных реквизитов бланка письма: (почтового адреса, телефонов и т.д.) на таких бланках обязательно указывают наименование банка, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер расчетного и корреспондентского счета, другие банковские и финансовые реквизиты. В «шапке» (так на сленге часто называют совокупность реквизитов бланка) может быть также указан код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (выдается налоговой) и др. (Смотрите позиции 04, 05, 06 ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов»).

В тексте письма банковские реквизиты повторяются, даже, если они полностью воспроизведены вверху. Если в организации для написания гарантийных писем используют «обычный» бланк письма, то указание банковских реквизитов в тексте — обязательно. Подписывают гарантийное письмо руководитель организации и главный бухгалтер, затем ставят печать организации или печать для финансовых документов.

Стандартные выражения

Когда речь идет об оплате за изготовление или поставку чего-либо, стандартных выражений не так уж и много и все они варьируются вокруг одной темы, темы гарантийного письма:

Оплату гарантируем с нашего расчетного счета…

Оплата гарантируется с нашего расчетного счета…

Гарантируем…

Гарантируем, что…

Компания «Стратегия» гарантирует…

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

Часто стороны договора используют гарантийное письмо для получения отсрочки оплаты по договору.

Но гарантийное письмо также подтверждает взятые на себя обязательства по договору и может использоваться в суде сторонами договора.

От ООО «Промпоставка»

248000, г. Калуга, ул. __________, д.____, офис ____

ИНН___________________

Тел: ________________________

Электронная почта: _____________

Кому: Руководителю

ООО «Ресурс-строй»
127400, г. Москва, ул. __________, д.____, корпус ____

ИНН___________________

Электронная почта: _____________

Исх. № ____ «___» ________ 2019г.

Гарантийное письмо об оплате задолженности.

Между ООО «Промпоставка» (покупатель) и ООО «Ресурс-строй» (поставщик) заключен договор поставки № 65 от 12 декабря 2018г.

Согласно условиям договора поставщик обязуется поставить товар, а покупатель оплатить в сроки, согласованные в спецификации.

«__» _________2018 года поставщик поставил товар, а покупатель его принял, что подтверждается УПД (универсальным передаточным актом). Согласно договора, оплата поставленного товара осуществляется в срок не превышающий 30 календарных дней с момента подписания УПД.

ООО «Промпоставка» подтверждает наличие задолженности перед ООО «Ресурс-строй» по вышеуказанному договору в размере 400 000,00 (Четыреста тысяч рублей) 00 копеек. Включая НДС в размере 20 %.

Настоящим письмом гарантируем полное погашение задолженности по вышеуказанному договору не позднее 27 мая 2019 года.

Приложение:

1. доверенность на представителя (в случае если письмо подписывает представитель по доверенности)

Генеральный директор

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

• Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
• Какие существуют разновидности гарантийных писем?
• Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Разбираемся вместе.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Пример гарантийного письма о поставке товара .docПример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .docПример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .docПример гарантийного письма о приеме на работу .doc

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
• название организации-адресата;
• ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о поставке товара .doc

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

• адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
• обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
• должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
• реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
• любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .doc

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

М.П.

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

• реквизиты стандартны;
• особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
• должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
• указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .doc

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

Приложение:

• копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
• копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

Генеральный директор

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

М.П.

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

• адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
• обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
• должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
• следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
• необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
• гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о приеме на работу .doc

По месту требования

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

М.П.

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

• указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
• обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
• наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
• прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
• письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.