(комментарий к письму Минфина от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511)

Суть вопроса

Как определять оплату за проживание в гостинице, если командированный работник заселился в отель до начала расчетного часа суток или после его истечения?

Можно ли возместить расходы на оплату комиссии банка, уплаченной при оплате услуг по проживанию в гостинице?

Позиция Минфина

Физлицу, находящемуся в трудовых отношениях со своим работодателем или являющемуся членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, расходы возмещают в пределах фактических расходов, в частности, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений и т.п. (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ).

Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные приказом Государственной туристической администрации Украины от 16.03.2004 г. № 19 (далее — Правила № 19), определяют единый расчетный час для взыскания платы за предоставление гостиничных услуг — 12:00 текущих суток по местному времени.

В случае проживания в гостинице менее одних суток или раннего заезда (до расчетного часа) либо позднего выезда (после расчетного часа) отель самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг (абз. 3 п. 3.8 Правил № 19).

Поэтому при определении расходов на проживание для госслужащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, данные расходы возмещают в размере, указанном в подтверждающих документах. Но расходы на проживание в гостинице за сутки не должны превышать предельных сумм расходов на наем жилого помещения, приведенных в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98 (далее — Постановление № 98).

Указанным Постановлением и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), определен исчерпывающий перечень расходов, связанных с проживанием в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях за время пребывания в командировке, которые возмещаются командированному работнику. Следовательно, законодательство не предусматривает возможности возместить расходы в командировке на услуги банков, понесенные в связи с оплатой проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях.

Комментарий редакции

В первую очередь выясним, что указывают в гостиничном счете, то есть что именно по нему оплачивается. Цену номера (места), стоимость дополнительных услуг, в т.ч. бронирование, гостиница устанавливает самостоятельно, а форму оплаты определяют договором между потребителем/заказчиком и гостиницей. Но гостиница может применять суточную или почасовую оплату гостиничных услуг (п. 3.5 Правил № 19).

Как определяются расчетные сутки?

Пункт 1.3 Правил № 19 содержит определения следующих терминов:

• расчетный час — час, который установлен в гостинице и при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу;
• ранний заезд — заезд потребителя в гостиницу до расчетного часа;
• поздний выезд — выезд потребителя из гостиницы после расчетного часа в день выезда.

Однако гостиницы с учетом местных особенностей вправе изменить единый расчетный час. Поэтому расчетным часом может быть 8:00, 12:00 или 14:00 текущих суток. При этом в гостиничных счетах единицу измерения записывают по-разному: количество суток проживания (иногда даже 1,5 или 2,5 суток); дополнительно указывают «ранний заезд» или «поздний выезд»; или могут указать, скажем, количество часов проживания.

Форма гостиничного счета (форма № 4-г) утверждена приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. № 230. Она используется для оформления расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Ее рекомендуют применять отелям независимо от подчиненности и формы собственности (см. письмо Госстроя от 06.03.2002 г. № 5/3-197).

Графа «Послуга» форма № 4-г должна содержать перечень основных и дополнительных услуг гостиницы, предоставленных проживающему за определенный период, и налогов на данные услуги. Сумма к оплате рассчитывается ежесуточно согласно перечню фактически полученных услуг вместе с суммами НДС и гостиничного сбора, и указывается общая сумма к уплате (п. 2.4 Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП «Укркомунобслуговування», утвержденной приказом Госстроя от 13.10.2000 г. № 230).

Но в гостиничный счет (форма № 4-г) вносят также данные о прибытии клиента в отель и выбытие из него, по которым как раз и можно определить количество суток проживания в гостинице. Однако Постановление № 98, ограничивающее расходы в командировке работников бюджетных учреждений, не предусматривает пропорционального расчета суммы расходов на наем жилья в зависимости от того, сколько часов в сутки работник проживал в гостинице.

Напомним

Предельные суммы расходов на наем жилого помещения за сутки установлены с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и прочих расходов (кроме расходов на бытовые услуги, которые возмещаются в размере, установленном п. 7 Постановления № 98, и расходов на оплату НДС).

(примечание 1 приложения 1 к Постановлению № 98)

До 18.04.2017 г. предельная сумма расходов на проживание в пределах Украины составляла 250 грн в сутки (без НДС), а с 19.04.2017 г. стала 600 грн.

Учитывая вышесказанное, наименование услуги в счете «ранний заезд» или «поздний выезд» является по сути проживанием в гостинице. Поэтому, определяя, не превышает ли стоимость проживания в гостинице за сутки предельную стоимость (установленную приложением 1 к Постановлению № 98), следует ориентироваться на:

• стоимость услуги по проживанию в сутки, если она указана в гостиничном счете;
• общую стоимость услуг по проживанию, включая пользование телефоном, телевизором, прочие услуги (кроме бытовых расходов и сумм НДС) и количество суток проживания.

К прочим услугам, включаемым в стоимость проживания, можно отнести также пользование кондиционером (см. письмо Минфина от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534). Без сомнения, в состав услуги по проживанию в гостинице попадет и «ранний заезд», и «поздний выезд».

Пример 1

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 500 грн и отдельной строкой «ранний заезд» — 150 грн, сумма НДС — 130 грн, всего общая сумма — 780 грн. В счете указано время прибытия в гостинницу — 25 апреля в 9:00 и время выбытия — 26 апреля в 14:00 (расчетный час — 14:00).

Тогда это можно рассматривать как двое суток проживания с общей стоимостью проживания — 780 грн, в т.ч. НДС — 130 грн, а это значит, что расходы на проживание за сутки не превышают предельной суммы расходов на проживание (600 грн).

Пример 2

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 700 грн в сутки и отдельной строкой «поздний выезд» — 90 грн, сумма НДС — 158 грн, всего общая сумма — 948 грн. Время прибытия в отель — 25 апреля в 12:00, а время выбытия — 26 апреля в 15:00 (расчетный час — 12:00).

В этом случае есть вероятность, что контролеры будут рассматривать оплату такого гостиничного счета как превышение стоимости проживания в сутки — 700 грн без НДС и будут настаивать на уменьшении данной суммы до 600 грн за сутки.

Следовательно, если в гостиничном счете сумма проживания за сутки без НДС составит 700 грн, то возможны следующие варианты:

• возместить сумму фактических расходов на проживание согласно подтверждающим документам — с разрешения руководителя;
• если руководитель не дал разрешения — компенсировать расходы на проживание в рамках предельных сумм, определенных Постановлением № 98 (не более 600 грн в сутки);
• в случае, когда руководитель установил предельную сумму расходов на проживание в размере меньше 600 грн (выдав соответствующий приказ или распоряжение), то возмещают расходы в пределах суммы, установленной руководителем.

Но сумму оплаты за «поздний выезд» в данном случае возмещают в полной сумме.

Пример 3

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 600 грн за каждые сутки, НДС – 120 грн, всего — 2160 грн, в т.ч. сумма НДС — 360 грн. Время прибытия в гостиницу — 25 апреля в 14:00, а время выбытия — 27 апреля в 10:00 (расчетный час — 12:00). За ранний заезд и поздний выезд гостиница счет-оплату не выставляет, а считает их как полные сутки проживания.

У данном случае имеет место ситуация, когда фактически работник проживал в гостинице менее двух суток, но, учитывая расчетный час суток, гостиничный счет выставлен за 3 суток проживания.

С учетом ограничения предельных сумм расходов на проживание, установленных Постановлением № 98, работнику бюджетного учреждения могут возместить расходы за двое суток проживания в сумме не более чем 1440 грн, в т. ч. НДС — 240 грн. Конечно, с разрешения руководителя может быть возмещена и большая сумма, но, скорее всего, по этому поводу у контролеров возникнут вопросы.

Заметим: для возмещения расходов, понесенных в командировке на наем жилых помещений, к авансовому отчету нужно приобщить, кроме гостиничного счета, еще и расчетный документ, подтверждающий оплату услуг. Оригинал квитанции (счета) на оплату стоимости проживания в гостинице (мотеле), другом жилом помещении должен содержать конкретную информацию о командированном работнике, а именно: фамилию лица, за проживание которого произведена оплата; срок проживания лица в гостинице; стоимость нанятых номеров отеля; виды и стоимость включенных в квитанцию (счет) расходов.

Без указанных реквизитов квитанция (счет) не может быть принята к отчету об использовании средств, выданных на командировку (см. письмо Минфина от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19).

Но иногда случается, что отель не принимает наличные и предлагает оплатить услуги по проживанию через учреждение банка. Тогда и возникает вопрос о возможности возмещения суммы комиссии банка, уплаченной при оплате услуг по проживанию в гостинице. Минфин в данном вопросе категоричен: законодательство не предусматривает возмещения, понесенных в командировке расходов на оплату услуг банка.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт

Расселение состоит из встречи, регистрации, вручения ключа и сопровождения до номера.

Возможны два вида встречи: в аэропорту или на вокзале (на дальних подступах), а также перед входом в гостиницу или в вестибюле (на ближних подступах).

Встреча на дальних подступах позволяет до прибытия в гостиницу познакомиться с гостем, составить или скорректировать программу обслуживания, рассказать о гостинице и услугах. О такой встрече договариваются при бронировании. В отелях высокого класса гостей встречает швейцар и приветствует их у входа.

В небольших гостиницах гость подходит к стойке службы приема и размещения, где его приветствует администратор. Если клиент приезжает в гостиницу не первый раз, то, чтобы произвести положительное впечатление, желательно обратиться к нему по имени. Также во многих отелях администратор стоит за стойкой, а не сидит. Этим он выражает свое уважение к гостю.

Процесс регистрации в гостиницах различной категории отличается по времени и качеству обслуживания, но информация о госте везде одинаковая. В отелях, имеющих автоматизированную систему, регистрация проходит очень быстро.

Различают два типа клиентов, которые прибывают для регистрации. Одни из них заранее забронировали место в гостинице, другие — нет. Поселение клиентов по брони в гостиницах с автоматизированной системой занимает несколько минут. Кстати, в одной из японских гостиниц время от приветствия до получения ключа занимает 45 секунд.

При предварительном заказе данные о клиенте уже известны из заявки на бронирование. Администратор лишь уточняет номер заявки, выбирает необходимый модуль в компьютерной системе и осуществляет регистрацию. От гостя требуется только подписать регистрационную карточку.

Процесс регистрации гостей без предварительного бронирования занимает больше времени, иногда до пяти минут. В этом случае администратор учитывает характер размещения, необходимого гостю.

Кроме того, в процессе общения с гостем нужно обсудить такие вопросы, как стоимость номера, срок размещения, порядок оплаты. Во время этого обсуждения работник гостиницы должен убедиться в платежеспособности гостя. Нормальным для большинства гостиниц является просьба показать кредитную карту гостя, которая является своего рода гарантией его платежеспособности.

При этом отель обязан заключить с гостем договор о предоставлении услуг. Договор о предоставлении услуг заключается при предъявлении гостем паспорта или другого документа, подтверждающего его личность.

Если подтверждение на размещение получено, гость заполняет регистрационную карточку (анкету), что является договором между Исполнителем и Потребителем. В анкете гость указывает адрес своего постоянного места жительства, адрес организации, оплачивает проживание (если оплата производится третьим лицом), и вид платежа (наличные, кредитная карточка или чек).

Следует очень тщательно заполнять анкету, поскольку данные о клиенте могут быть использованы для приглашения его вновь посетить гостиницу во время отпуска, участия в деловой встрече т.д.. Неправильно записанный адрес может сделать бесполезным рассылку рекламных материалов или стать причиной других неприятностей.

Неправильно заполненная регистрационная карточка (анкета) гостя делает невозможным возвращение забытых ним в номере вещей. Время правильно заполненная карточка гарантирует получение оплаты, даже если гость уехал, не заплатив за предоставленные услуги. Если в анкете указана ошибочная дата отъезда, это приводит к тому, что номер может простоять непроданным сутки, если гость выезжает раньше. А в случае, когда гость планировал остаться дольше, номер может быть продан еще раз. Если номер кредитной карты записан неправильно, это может привести к неуплате услуг, если гость выехал, не заплатив наличными.

Заполнив карточку, гость подписывает ее, тем самым заключая с отелем договор, подтверждающий вид размещения, продолжительность проживания и стоимость номера.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой он будет жить, дату и время прибытия и подписывает ее. Далее администратор выписывает разрешение на поселение.

После оплаты гость получает второй экземпляр счета. При регистрации ему выписывают счет за проживание, содержащий тариф номера (или места), умноженный на число суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации, и различные гостиничные налоги.

Администратор заполняет визитную карточку (карточку гостя) — документ на право входа в отель и получения ключа от номера. Карта гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания, а также данные, куда сотрудники отеля должны заносить его вещи. Для идентификации багажа удобно пользоваться талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар при входе гостя в отель. Если талона нет, то гость показывает свой багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и портье относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием, и информирует о правилах пользования.

Особенности регистрации групп

Предварительный заказ мест дает возможность заранее подготовить номер к заселению, спланировать работу администратора. Накануне заезда группы администратор заполняет карточку подготовки и заселения номеров (карту бронирования).

При поселении туристической группы в гостиницу ее руководитель предъявляет администратору направление туристской фирмы (документ, подтверждающий право проживания данной группы в гостинице и гарантирует, что оплата произведена) и список группы, оформленный в соответствии с требованиями паспортного режима.

Администратор сообщает номера комнат, которые забронированы для данной группы. Туристы из группы размещаются обычно в двухместных номерах. Все туристы должны заполнить анкеты. Администратор заполняет групповое разрешение на поселение по безналичному расчету, где указываются номера комнат, в которых будут жить туристы.

Каждому гостю администратор выписывает визитную карточку. Счет за проживание при регистрации группы не выписывают, так как оплата производится по безналичному расчету.

Очень часто в туристических фирмах вместе с путевкой туристам выдают ярлыки с номерами для багажа. Номер на ярлыке соответствует порядковому номеру туриста в списке, который находится у руководителя группы. Сравнив номера на багаже ​​и в списке группы, администратор определяет номер комнаты и доставляет туда багаж.

Часто, чтобы не платить еще за сутки проживания, туристы освобождают номера, а багаж сдают в камеру хранения. Но за группой остается один номер для возможного отдыха туристов.

← Дополнительные услуги в гостинице/хостеле.

Завтрак в гостинице →

Для удобства проживания гостей отели и хостелы предоставляют множество услуг, которые делают проживание действительно комфортным. Часть услуг предоставляется бесплатно, часть за дополнительную стоимость.

При заезде лучше уточнить на Ресепшн, какие услуги входят в стоимость проживания, а какие могут оплачиваться дополнительно. Этот список разный, у разных гостиниц. Итак, какие дополнительные услуги Вы можете получить в гостинице.

• — Визовая поддержка – оплачивается дополнительно.
• — Регистрация по месту проживания. Для российских граждан эта процедура бесплатна, для иностранных граждан – может оплачиваться дополнительно.
• — Завтрак. Может входить в стоимость проживания, в зависимости от тарифа.
• — Сейф. Может находиться в номере или на Ресепшн. Может быть как бесплатной, так и платной услугой.
• — Локеры в хостелах – закрывающиеся на ключ индивидуальные щкафчики. Обычно предоставляются бесплатно.
• — Утюг, гладильная доска. Могут предоставляться как бесплатно, так и за дополнительную оплату.
• — Стиральная машинка или услуги прачечной. Обычно оплачиваются дополнительно.
• — Услуги такси или трансфер. Всегда оплачиваются дополнительно.
• — Услуги бизнес-центра, копировальные услуги, пользование гостевыми компьютерами. Может быть как бесплатной, так и платной услугой.
• — Уборка в номерах. Осуществляется бесплатно.
• — Прокат велосипедов. Обычно оплачивается дополнительно.
• — Постельное белье, полотенца. Выдаются бесплатно.
• — Мини-бар. Оплачивается дополнительно.

В зависимости от отеля, количество предоставляемых услуг может сильно отличаться. Стоимость услуг, которые Вас интересуют, всегда лучше уточнять заранее, при заезде.

Желаем Вам приятного отдыха! Здесь можно просмотреть фотографии описания хостелов:

• Хостелы Петербурга
• Хостелы Москвы

В этап приема гостей входит: встреча гостя, оформление документов, проведение в номер, предоставление информации о работе хозяйств, предоставляющих различные услуги.

Своих гостей предприятие гостиничного хозяйства может встречать не только непосредственно в отеле, но и в аэропорту, на вокзале в зависимости от достигнутых договоренностей. Первое впечатление от гостиничного предприятия гости получают общаясь с сотрудниками службы приема и размещения в момент прибытия, поэтому они должны уделять максимум теплоты и внимания каждому гостю. В общем формальности не должны превышать для физических лиц 8 минут, для группы до 30 человек — 15 минут, а для группы от 30 до 100 человек — 40 минут. Для гостей, которые забронировали номер, регистрационные формальности состоят в уточнении всех деталей бронирования, которые могут изменяться до момента их прибытия в гостиницу. Если Гость не заказал номер накануне, то сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен ему предоставить информацию о типах номеров, о тарифах и услугах гостиницы и т.д.. В случае согласия гостя с условиями проживания гость представляет документ (паспорт), и между ним и гостиницей заключается соглашение, подтверждением которой является заполненная гостем анкета в двух экземплярах. В случае посещения гостиничного предприятия иностранным гостем и лицом без гражданства заполняется регистрационная карта.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой он будет жить, дату и время прибытия и подписывает ее. При регистрации ему выписывают счет за проживание, содержащий тариф номера (или места), умноженный на количество суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и различные гостиничные налоги. После оплаты гость получает второй экземпляр счета.

Администратор заполняет визитную карту (карту гостя) — документ, который дает разрешение на вход в гостиницу и получения ключа от номера или ключа-карты. Карточка гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и срок проживания.

Визитная карточка содержит данные, куда служащим гостиницы должны заноситься вещи гостей. Для идентификации багажа пользуются талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар при входе гостя в отель. Если талона нет, то гость показывает свой ​​багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и портье относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием, и информирует о правилах пользования.