Добавить в «Нужное»

Актуально на: 13 октября 2017 г.

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

• распорядительный документ юрлица;
• письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

Общество с ограниченной ответственностью «Светотехника»
109544, г. Москва, б-р Энтузиастов, д.11
ИНН 7705217099 / КПП 770501001

ПРИКАЗ № 37к
О выдаче денежных средств под отчет

г. Москва 13.09.2017

В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника»

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Выдать под отчет менеджеру Гаврикову С.П. наличные денежные средства из кассы в размере 35 000 рублей на командировочные расходы;
2. Установить срок, на который выданы денежные средства, — до 29.09.2017 включительно.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на главного бухгалтера Маслову С.П.

Генеральный директор Логинов В.И.

С приказом ознакомлен: __________ /Гавриков С.П./

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
— Ф.И.О;
— сумму, выдаваемую под отчет;
— срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

• или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
• или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

• из кассы наличными деньгами;
• через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
• через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Заполняем платежное поручение на подотчет

Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2020 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.

Образец заполнения №1 — деньги на канцелярские товары

Проводка: Дебет 0 208 34 560 Кредит 0 201 11 610.

Скачать

Образец заполнения № 2 — деньги на оплату интернет-услуг

Проводка: Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 11 610.

Скачать

Чем грозят ошибки в платежках на подотчет

Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о выдаче подотчетных сумм .docСкачать образец приказа о выдаче подотчетных сумм .doc

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

• приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
• оплату бензина
• командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

• квитанции;
• товарные и кассовые чеки;
• проездные билеты;
• прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Служебная командировка- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.2

В настоящее время по вопросам, которые касаются служебных командировок, следует руководствоваться «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

При отправлении работника в командировку ему сохраняются место работы и средний заработок, а также гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 ТК РФ).

Организации, которые направляют своих работников в командировки, должны разработать локальный нормативный акт либо включить в коллективный договор раздел, который регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. При разработке такого документа необходимо предусмотреть следующее:

— вопросы организационного характера;

-перечень командировочных расходов;

-порядок документального оформления командировки;

-размер командировочных расходов;

-порядок возмещения командировочных расходов.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Основанием для выдачи подотчетных сумм на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника в служебную командировку.

Выдача денежных средств под отчет производится в пределах сумм, которые полагаются командировочным лицам на эти цели. Поэтому при расчете размера аванса необходимо учитывать:

-стоимость проезда к месту командировки туда и обратно;

-размер расходов на проживание;

-установленный размер суточных;

-иные расходы, предусмотренные локальным нормативным актом или коллективным договором;

-время пребывания в командировке.

Выдача аванса, как правило, производится через кассу организации, а также может перечислением с расчетного счета на банковскую карту работника. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п.11 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Продолжительность командировки определяется непосредственно руководителем работника (по согласованию с генеральным директором) с учета объема, сложности и других особенностей служебного поручения, а также исходя их экономической целесообразности поездки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (например, г. Москвы), а днем приезда- день прибытия транспортного средства в г. Москву. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Днем приезда из командировки считается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного в Москву. При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда из командировки считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда от станции, пристани или аэропорта. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути по не зависящим от него причинам и время на пересадки. Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть удостоверен должностными лицами вокзалов, станций, пристаней, аэропортов.

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

— приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

— заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу. В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1. В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы. Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абзац 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, первичные документы наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетное лицо должно видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты. Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Согласно п.2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 23.09.2011 №03-03-07/34).

Аналогично контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322).

Ответственный за приобретение билетов работник заказывает сам билет или счет на него и передает в бухгалтерию документы для оплаты.

В зависимости от условий договора с транспортной компанией или продавшей билет фирмой-посредником представитель организации может получить свой электронный билет (маршрут/квитанцию или контрольный купон к нему) разными способами- просто скачать через интернет, получить с курьером заранее или непосредственно в день отъезда на ж/д вокзале или в аэропорту на стойке соответствующего перевозчика.

На основании п.84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 №82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне может указываться другая информация.

Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному перелету (письмо Минфина России от 21.09.2011 №03-03-07/34).

При командировках заграницу согласно п. 15Положения «Об особенностях направления работников в командировку» № 749 в случаях, когда работник направляется за пределы территории РФ, оформлять командировочное удостоверение не нужно. Факт поездки в этом случае будет подтвержден отметками в заграничном паспорте работника — достаточно будет просто сделать ксерокопию соответствующих страниц. Однако если работник едет в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочное удостоверение все-таки необходимо и оформляется оно точно так же, как при командировках по России.

При оплате и возмещении расходов работников в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, необходимо учитывать требования Федерального законаот 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплачивать суточные при загранкомандировках необходимо в размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, — как это предусмотрено ст. 168ТК РФ. Но при определении размера суточных нужно иметь в виду важные нюансы, предусмотренныеп. п. 17-20Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» N 749, а именно:

— при проезде по территории РФ суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства суточные надо считать в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;

— при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

— при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

— при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;

— в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки;

— работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Также в общем порядке подлежат возмещению и расходы по проезду работника в загранкомандировку и обратно.

Кроме того, в соответствии с п. 23Положения № 749 при загранкомандировках работникам дополнительно возмещаются:

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валю­те, учитываются одновременно в валюте и в валюте, пересчитан­ной в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. Организации вправе без ограничений и специальных разре­шений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внут­реннем валютном рынке Российской Федерации для командиро­вочных расходов с обязательным зачислением купленной валю­ты на текущий валютный счет. Для получения иностранной валюты с валютного счета орга­низация не ранее чем за десять банковских дней до убытия ра­ботников в зарубежную командировку представляет в банк за­явление, в котором указывает номера и даты приказов по орга­низации о командировании работников за границу. Командиру­емые за границу работники получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неис­пользованной валюты работник должен вернуть в кассу орга­низации в валюте. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Россий­ской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от орга­низации, перерасход валюты на командировку возмещается ор­ганизацией работнику в валюте или в рублях, полученных пу­тем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:

• выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;
• не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);
• не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
• работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;
• откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;
• выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;
• сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:

• своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• назначение и фактическое использование авансов;
• командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;
• правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;
• правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
• своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
• наличие подтверждающих документов по всем операциям.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними, согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений, платежных требований-поручений, инкассовых распоряжений» от 25 апреля 2000 года № 179.

2. Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562).

3. Приказ и. о. министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений» от 2 августа 2011 года № 390.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены нормативно-правовыми актами РК, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы.

Командировочные расходы

Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем предприятия. Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам и обосновывающие документы находятся в отдельной папке. В приказе возможно прямое указание для бухгалтерии произвести расчет суммы командировочных расходов.

Согласно статье 127 Трудового кодекса, работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Необходимость учета расчетов с подотчетными лицами определяется также в Налоговом кодексе. Определение налогооблагаемого дохода юридических лиц исчисляется как разница между совокупным годовым доходом и установленными вычетами. Под вычетами в налоговом законодательстве понимаются расходы, связанные с получением дохода от предпринимательской деятельности. Расходы, признаваемые вычетами, должны подтверждаться документально, в противном случае неподтвержденные документами расходы вычитать из совокупного годового дохода недопустимо. Правилами налогообложения предусмотрен ряд расходов, которые при отнесении их в состав вычетов нормируются, т. е. вычитаются не в полном размере, а только в пределах, предусмотренных нормативными актами. Основную часть расходов, которые большинство предприятий должны включать в состав нормируемых вычетов, составляют расходы на командировки, представительские расходы и т. п. Расходы на эти цели могут превышать предельно установленные нормы, однако разница, превышающая этот предел, должна осуществляться за счет чистого дохода, т. е. не включаться в состав вычетов. При этом следует учитывать, что если возмещение расходов работнику, например по командировкам, осуществляется по фактически произведенным затратам, превышающим нормы, то эта разница включается в совокупный годовой доход работника с последующим начислением налогов. В совокупный доход работника включаются только суммы суточных.

Согласно статье 101 Налогового кодекса, к компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

• приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;
• количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

4) расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования), на основании документов, подтверждающих расходы на оформление въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Размер суточных может устанавливаться руководителем компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается относить на вычеты:

• по командировке в пределах Республики Казахстан – суточные не более 6-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;
• по командировке за пределами Республики Казахстан – суточные не более 8-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке – в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке (пп. 4 п. 3 ст. 155 Налогового кодекса).

На практике размер суточных в учетной политике организаций обычно не превышает 3–5 МРП. Утвержденная руководителем смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов.

На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.

Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.

Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном журнале по установленной форме, где делаются отметки о прибытии сотрудника.

Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

• наименование организации;
• отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;
• номер и дату составления авансового отчета;
• цель полученного аванса – командировочные расходы;
• величину полученных из кассы денежных средств;
• сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;
• сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).

Прежде чем заполнить последние два показателя, подотчетное лицо заполняет оборотную сторону авансового отчета на основании имеющихся документов.

Авансовые отчеты с приложенными к ним документами сдаются бухгалтеру, который проверяет законность и целесообразность произведенных расходов, их соответствие утвержденным нормам, а также правильность оформления счетов и документов.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца). Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Денежные средства на хозяйственные нужды

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером (ф. КО-2, приложение 2 к Приказу № 562), где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В данном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег. Затем расходный кассовый ордер в обязательном порядке регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме КО-3 (приложение 3 к Приказу № 562).

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т. е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

• счета-фактуры;
• накладной;
• товарного чека;
• квитанции к приходному кассовому ордеру;
• фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Если денежные средства израсходованы не полностью, то они возвращаются в организацию с составлением приходно-кассового ордера (ф. КО-1, приложение 1 к Приказу № 562) на сумму возврата. В этом случае на лицевой стороне авансового отчета указывается номер и дата ПКО, по которому подотчетным лицом возвращен остаток неизрасходованных средств. В случае перерасхода сотруднику, наоборот, выдаются суммы перерасхода по РКО также с указанием его реквизитов на титульном листе авансового отчета.

Бухгалтерский учет

Согласно Типовому плану счетов, для учета краткосрочной дебиторской задолженности предназначен подраздел 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность», который включает группу счетов по расчетам дебиторской задолженности работников 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». Данная группа счетов отражает операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по:

• выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другие;
• предоставленным работникам займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников.

В случае когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» счета «Прочая крат­косрочная кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы в подотчет отражается корреспонденцией:

Д-т счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам»,

К-т счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Авансовый отчет раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным суммам» дебетовался, то при сдаче авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т. е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать, на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные и другие расходы.

Следует учитывать, что величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т. е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

• счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;
• счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;
• счет 8048 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.

Корреспонденция счетов Д-т 3350 – К-т 1251 означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов:

Д-т счета 7210 «Административные расходы»,

К-т счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями и отчислениями в накопительный пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т. е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад отражаются на счете 1315 «Прочие материалы». Но в случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например в ходе командировки, то их следует списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции	Д-т	К-т
Из кассы выданы деньги в подотчет
Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету
Из подотчета списаны командировочные расходы
Из подотчета списано на заготовку материалов
НДС на них (материалы)
В кассу возвращен остаток подотчетной суммы
Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы

Необходимо осуществлять внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.