Приобретены материалы подотчетным лицом проводка

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.
Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам :
— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
— подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;
— выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;
— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.
Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом. утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:
— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет;
— срок, на который выдаются подотчетные суммы;
— предельный размер подотчетных сумм;
— срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.
Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.
Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.
Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы :
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
— командировочное удостоверение;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:
— решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;
— размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;
— необходимо получить письменное согласие работника.
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71:
Дебет 71 Кредит 50
— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 08-4 Кредит 60
— 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);
Дебет 19-1 Кредит 60
— 18 000 руб. — учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);
Дебет 60 Кредит 51
— 236 000 руб. — оплачен счет продавца;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1
— 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.
За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:
Дебет 71 Кредит 50
— 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;
Дебет 08-4 Кредит 71
— 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);
Дебет 01 Кредит 08-4
— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример.Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;
Дебет 10 Кредит 71
— 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
Дебет 50 Кредит 71
— 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:
Дебет 94 Кредит 71
— отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример.Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб. который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.
Дебет 71 Кредит 50
— 21 000 руб. — выдано под отчет работнику на командировочные расходы;
Дебет 26 Кредит 71
— 15 000 руб. — сдан авансовый отчет;
Дебет 94 Кредит 71
— 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса;
Дебет 73 Кредит 94
— 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо;
Дебет 70 Кредит 73
6000 руб. — не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами» .

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году» .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы. На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету: Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

  • Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
  • Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
  • Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур. Примеры типовых проводок по счету 71 № п/п Содержание хоз.

На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности: При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет.

Учет поступления материалов. бухгалтерские проводки

Проводка делается при наличии счета фактуры поставщика Сумма НДС Счет фактураКнига покупок 62.01 91.1 Отражается передача обмениваемых материалов поставщику по договору мены Рыночная стоимость передаваемых материалов Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактура 91.2 10 Отражается списание передаваемых материалов с баланса организации. Субсчет счета 10 определяется видом передаваемых материалов Себестоимость материалов Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактура 91.2 68.2 Отражается сумма НДС, начисленная на передаваемые материалы Сумма НДС Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактураКнига продаж 60.01 62.01 Зачитывается задолженность второй стороны по договору мены Стоимость материалов Бухгалтерская справка-расчет Учет поступления материалов по учредительным договорам.

ИнфоВозмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. ВажноДенежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту. В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71: Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание 71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение 10 71 Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек 71 51 На банковскую карточку Иванова И.И.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
71 50 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер
71 51 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение
71 55 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка
71 52 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка
71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы
29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Дт Кт Описание Документ
10 71 Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет
41 71 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *